디지털 파편: 데이터에 만료 날짜가 필요한 이유

나는 최근에 큰 건강 보험 회사로부터 편지를 받았습니다. 내 현재 공급자가 아닙니다. 수년 전에 내 건강 관리를 보장한 것입니다. 사실 나는 봉투를 읽지 않고 거의 재활용했습니다. 그들이 단지 내 사업을 되찾기 위한 것이라고 생각했기 때문입니다. 하지만 혹시라도 중요한 일이 있을까봐 열어보기로 했습니다.

그것이 밝혀졌습니다. 편지에 따르면 '교묘한 사이버 공격'으로 인한 데이터 유출로 인해 내 개인 정보에 액세스했을 수 있습니다. 내 이름과 생년월일부터 사회 보장 번호와 은행 계좌 번호까지 모든 것이 있습니다. 이런!

2년 동안 무료 신용 보고를 받을 수 있다는 사실 외에는 더 많은 정보가 없었습니다. 이런, 고마워! 귀찮게 하지 않겠습니다. 약 1년 전 대규모 소매점에서 마지막 사이버 공격을 받았기 때문에 신용 보고가 여전히 유효하다고 확신하기 때문입니다. 이러한 종류의 데이터 유출이 매일 발생하는 것 같습니다. 그렇기 때문입니다.

심지어 미국 정부도 포위당하고 있다. 6월에 공격이 뉴스에 등장했는데, 이번에는 정보 및 군인에 대한 민감한 정보가 포함된 연방 보안 승인 양식에 액세스한 중국과 관련된 해커("Deep Panda"라는 이름으로 장난치지 마세요)가 연루되었습니다. 그리고 연방 인사 관리국(Office of Personnel Management)은 7월 9일 2,150만 명의 개인 데이터가 기관의 배경 조사 데이터베이스 해킹으로 인해 손상되었다고 발표했습니다. 아무도 안전하지 않은 것 같습니다.

무슨 일이야? 그리고 이러한 보안 위반이 왜 그렇게 중요한가요? 마케팅 담당자에게 문제는 세 가지입니다.

• 첫째, 개인 정보입니다. 우리 자신의 데이터가 위험에 처해 있습니다.
• 둘째, 고객의 데이터가 위험합니다.
• 마지막으로 고객의 데이터가 위험에 처해 있기 때문에 브랜드 평판이 위태로워집니다 .

첫 번째 방어선은 고객의 데이터를 최대한 안전하게 유지하는 것입니다. 어떤 경우에는 문서화되고 방어 가능한 방식으로 제거하는 것을 의미합니다.

데이터 딜레마

이러한 상황이 급속도로 확대되고 있는 이유 중 하나는 데이터가 놀라운 속도로 축적되고 있기 때문입니다. IDC에 따르면 2011년에 우리는 1.8제타바이트(또는 1조 8000억 GB)의 정보를 생성했습니다. 2012년에는 2.8제타바이트에 도달했으며 IDC는 2020년까지 40제타바이트(ZB)를 생성할 것으로 예측했습니다.

에스컬레이션의 원인은 무엇입니까? 일부 데이터는 소셜 미디어의 급속한 증가로 인해 증가하고 있습니다. Domo에 따르면 하루 중 매 순간:

• Facebook 사용자는 2,460,000개의 콘텐츠를 공유합니다.
• 트위터 사용자 277,000회 트윗
• YouTube 사용자는 72시간 분량의 새 동영상을 업로드합니다.

그러나 이러한 성장은 기업이 우리에 대해 저장하는 막대한 양의 데이터에 의해 주도되기도 합니다. 이제 모든 소매점에서 양말 한 켤레를 구매하려는 경우에도 전화번호와 이메일 주소를 알고 싶어하는 것 같습니다. 그리고 지역 식료품점에서 애완동물 미용사에 이르기까지 모든 회사는 습관, 행동 및 지불 옵션을 포함하여 귀하에 대한 정보를 가지고 있습니다.

마케터로서 우리는 이러한 데이터 저장 본능을 주도하는 것이 무엇인지 알고 있습니다. 고객과 잠재 고객에 대해 수집할 수 있는 정보가 많을수록 고객이 우리로부터 받는 제안과 경험을 맞춤화할 수 있으며 고객이 우리 브랜드와 지속적인 관계를 발전시킬 가능성이 높아집니다.

그렇다면 고객과 잠재 고객의 데이터를 얼마나 오래 보유하고 계십니까? 대답이 "영원히 – 아마도 더 길 것"이라면 다시 생각하고 싶을 것입니다. 구매자의 개인 정보를 보호하는 것만이 아닙니다. 비즈니스에 더 이상 가치가 없는 오래된 데이터를 유지 관리하는 데 드는 비용이 상당히 가파르게 증가하고 있습니다.

디지털 파편의 가격

CGOC(Compliance, Governance, and Oversight Council)에 따르면 오늘날 조직에서 수집한 모든 데이터의 약 69%가 비즈니스, 법적 또는 규제 가치의 전부는 아니더라도 대부분을 잃었습니다. 이는 10페타바이트의 데이터를 보유한 대기업이 연간 최대 5천만 달러의 비용이 들 수 있으며 삭제할 수 있는 데이터에 최대 3,450만 달러를 지출할 수 있음을 의미합니다.

소규모 회사의 경우 비용이 훨씬 적을 수 있지만 시간이 지남에 따라 합산됩니다. 그리고 회사와 관련된 데이터 유출이 뉴스에 보도될 경우 비준수에 대한 높은 벌금과 브랜드 손상을 고려할 때 불필요한 데이터를 제거하는 것이 훌륭한 정보 거버넌스 정책의 핵심 부분이라는 것이 분명합니다.

실제로 비즈니스에 필요하거나 유용한 경우에만 데이터를 보관해야 하기 때문입니다. 경우에 따라 데이터가 활성 법적 문제와 관련이 있을 수도 있습니다. 즉, 법적 보존이 해결될 때까지 데이터를 보관해야 합니다. 그러나 대부분의 경우 필요하지 않은 데이터에 매달릴 수 있습니다.

데이터 저장에 대해 수행할 작업

첫째, 데이터 보존 정책이 있습니다. 최소한 매년 검토하십시오. 데이터 보관 기간, 보관하는 데이터, 데이터를 제거하기로 결정한 경우 및 시기에 대한 결정을 내려야 합니다. 데이터를 제거하지 않고 유지해야 하는 타당한 이유가 있을 수 있습니다. 신용 카드 번호와 같은 기타 개인 식별 정보(PII)를 삭제하면서 일부(예: 이름 및 이메일 주소)를 유지하고 싶을 수 있습니다. 그런 다음 주, 지역 또는 국가 규정을 위반하지 않는지 확인해야 합니다. 데이터 저장 및 보존 규정은 거주하는 주 또는 국가에 따라 다릅니다. 따라서 잠재 고객 및 고객에 대한 규칙뿐만 아니라 지역과 관련된 규정을 염두에 두어야 합니다.

물론 조직의 규모와 데이터 저장소의 범위는 데이터를 처리하는 방법과 시기를 결정하는 요소입니다. 소기업은 디지털 파일 분쇄기를 사용하여 데이터를 폐기할 수 있습니다. 클라우드 저장소를 사용하는 모든 회사는 클라우드에 저장된 데이터가 안전하게 보관되고 삭제 시점에 영구적으로 삭제되도록 조치를 취해야 합니다. 규제가 엄격한 산업에 종사하는 회사는 자체 규칙을 따라야 하며, 때로는 특정 데이터가 파기되었음을 입증해야 할 필요가 있습니다.

마케팅 대행사는 다양한 고객을 위해 일하기 때문에 가장 힘든 일을 하는 경우가 많으며 데이터 유지(또는 폐기)는 때때로 그들에게 해당되는 일입니다. 대행사는 클라이언트 고객의 개인 정보를 안전하게 유지하는 것 외에도 자신이 근무하는 회사의 지적 재산을 처리하며 여기에는 또 다른 프로토콜 세트가 필요합니다. 또한 일부 고객은 규제가 심한 산업에 속할 수 있으므로 다른 고객과 다른 관행 표준이 필요할 수 있습니다.

우리 모두에게, 특히 디지털 마케터인 우리에게 규정 준수는 우리의 성공에 매우 중요합니다. 고객 충성도를 창출하려면 신뢰를 구축해야 합니다. 이는 우리가 고객의 데이터를 인식하고 숙고하여 현명하게 사용하고 책임감 있게 폐기할 것임을 고객에게 증명해야 함을 의미합니다.

일부 데이터 파편을 제거할 준비가 되셨습니까? 다음은 데이터 폐기에 도움이 되는 몇 가지 모범 사례입니다.

이메일 목록을 주기적으로 정리하는 것도 잊지 마세요. 도움이 필요하거나 어디서부터 시작해야 할지 모르겠다면 당사의 데이터 위생 서비스를 통해 배달 가능성에 부정적인 영향을 미칠 데이터를 식별하고 제거할 수 있습니다. 또는 이메일 캠페인의 성공에 영향을 미칠 수 있는 중요한 요소에 대해 자세히 알아보려면 무료 전자책인 이메일 배달 가능성의 모범 사례를 다운로드할 수 있습니다.