デジタル デブリ: データに有効期限が必要な理由

最近、大手健康保険会社から手紙を受け取りました。 私の現在のプロバイダーではありません。 何年も前に私のヘルスケアをカバーしたもの. 実際、封筒は私の事業を取り戻そうとしているだけだと思っていたので、ほとんど読まずにリサイクルしました。 でも、何か大事な事があったので開けてみることにしました。

だったことが判明しました。 書簡によると、「巧妙なサイバー攻撃」によるデータ侵害により、私の個人情報にアクセスされた可能性があります。 私の名前と生年月日から、社会保障番号と銀行口座番号まで、すべてです。 うわぁ！

それ以上の情報はありませんでしたが、私が 2 年間無料の信用調査を受ける資格があるという事実以外にはありませんでした。 ええ、ありがとう！ 約 1 年前に大手小売業者からの最後のサイバー攻撃があったため、私はまだ信用調査を実施していると確信しているので、気にするつもりはありません。 この種のデータ侵害は毎日発生しているようです。 それは彼らだからです。

米国政府でさえ包囲下にある。 今回は、中国と関係のあるハッカー (「ディープ パンダ」という名前) が関与し、諜報機関や軍関係者に関する機密情報を含む連邦セキュリティ クリアランス フォームにアクセスしました。 また、連邦人事管理局は 7 月 9 日、2,150 万人の個人データが、同局のバックグラウンド調査データベースのハッキングによって侵害されたと発表しました。 誰も安全ではないようです。

何が起きてる？ そして、なぜこれらのセキュリティ侵害がそれほど重要なのでしょうか? マーケティング担当者にとって、問題は 3 つあります。

• まず、個人的なことです。私たち自身のデータが危険にさらされています。
• 2 つ目は、お客様のデータが危険にさらされていることです。
• 最後に、お客様のデータが危険にさらされているため、当社のブランドの評判が危うくなっています。

防御の最前線は、お客様のデータを可能な限り安全に保つことです。 場合によっては、それは文書化された防御可能な方法でそれを取り除くことを意味します。

データのジレンマ

この状況が急速に拡大している理由の 1 つは、データが驚くべき速度で蓄積されていることです。 IDC によると、2011 年には 1.8 ゼタバイト (または 1.8 兆 GB) の情報が作成されました。 2012 年には 2.8 ゼタバイトに達し、IDC は 2020 年までに 40 ゼタバイト (ZB) を生成すると予測しています。

エスカレーションの原因は何ですか？ 一部のデータは、ソーシャル メディアの急速な台頭によって増加しています。 Domo によると、1 日の毎分:

• Facebook ユーザーは 2,460,000 個のコンテンツを共有しています
• Twitter ユーザーは 277,000 回つぶやきます
• YouTube ユーザーが 72 時間分の新しい動画をアップロード

しかし、この成長は、企業が私たちについて保存している膨大な量のデータによっても促進されています。 靴下を購入しようとしているだけの場合でも、すべての小売業者が電話番号とメールアドレスを取得したいと考えているようです. また、地元の食料品店からペットのトリマーまで、あらゆる企業が、習慣、行動、支払いオプションなど、あなたに関する情報を持っています。

マーケターとして、私たちはこのデータ貯蔵本能を駆り立てているものを知っています。 顧客や見込み客について収集できる情報が多ければ多いほど、顧客が受け取るオファーや体験をカスタマイズできるようになり、顧客が当社のブランドと永続的な関係を築く可能性が高くなります。

では、顧客や見込み客からのデータをどのくらい保持していますか? 答えが「永遠に – おそらくもっと長く」である場合は、再考することをお勧めします. 購入者の個人情報を保護するだけではありません。 ビジネスにとって価値がなくなった古いデータを維持するためのコストは、かなりの額になっています。

デジタルデブリの価格

Compliance, Governance, and Oversight Council (CGOC) によると、現在、組織が収集するすべてのデータの推定 69% が、そのビジネス、法律、または規制上の価値のすべてではないにしても、ほとんどを失っています。 つまり、年間 5,000 万ドルにもなる 10 ペタバイトのデータを持つ大企業は、削除可能なデータに 3,450 万ドルを費やしている可能性があります。

小規模な会社の場合、コストははるかに低くなる可能性がありますが、時間の経過とともに増加します。 また、コンプライアンス違反に対する多額の罰金と、会社に関係するデータ侵害がニュースになった場合のブランドへの損害を考慮に入れると、不要なデータを削除することが優れた情報ガバナンス ポリシーの重要な部分であることは明らかです。

実際には、ビジネスに必要または有用な場合にのみデータを保持する必要があるため、または法律、規制、または契約で保持する必要があると規定されている場合にのみ、データを保持する必要があります。 場合によっては、データが進行中の法的事項に関連している場合もあります。つまり、訴訟ホールドが解決されるまでデータを保持する必要があります。 しかし、ほとんどの場合、必要のないデータにしがみついている可能性があります。

データストレージについて何をすべきか

まず、データ保持ポリシーを設定します。 最低でも毎年見直す。 データを保持する期間、保持するデータ、およびデータを削除する場合とその時期について決定する必要があります。 データを削除するのではなく保持する正当な理由がある場合があります。 クレジット カード番号などの他の個人を特定できる情報 (PII) を削除しながら、その一部 (たとえば、名前と電子メール アドレス) を保持したい場合があります。 そして、州、地方、または国の規制に違反していないことを確認する必要もあります. データの保存と保持に関する規制は、居住している州や国によって異なります。そのため、見込み客や顧客に関する規則だけでなく、地域に関連する規則にも注意する必要があります。

もちろん、組織の規模とデータ ストレージの範囲は、いつ、どのように処理するかを決定する要因となります。 小規模な企業は、デジタル ファイル シュレッダーを使用してデータを破棄することを回避できる場合があります。 クラウド ストレージを使用しているすべての企業は、クラウドに保存されているデータを安全に保ち、削除するときに完全に削除するための措置を講じる必要があります。 規制の厳しい業界の企業は、特定のデータが破壊されたことを証明する必要性を含む独自の規則に従う必要があります。

マーケティング エージェンシーは、さまざまなクライアントに対応しているため、最も困難な仕事をしていることが多く、データの保持 (または破棄) は彼らの仕事になることもあります。 代理店は、クライアントの顧客の個人情報を安全に保つだけでなく、所属する企業の知的財産も扱います。これには、さらに別の一連のプロトコルが必要です。 さらに、一部のクライアントは高度に規制された業界に属している可能性があり、他のクライアントとは異なる実務基準が必要になります。

私たち全員、特にデジタル マーケターにとって、コンプライアンスは成功に不可欠です。 顧客ロイヤルティを生み出すためには、信頼を築く必要があります。 つまり、私たちはお客様のデータを認識し、熟考して賢明に使用し、責任を持って廃棄することをお客様に証明する必要があります。

データの破片を取り除く準備はできましたか? データの破棄に役立つベスト プラクティスをいくつか紹介します。

メーリングリストも定期的に整理することを忘れないでください。 サポートが必要な場合、またはどこから始めればよいかわからない場合は、配信率に悪影響を与えるデータを特定して削除するために、データ衛生サービスを利用できます。 または、無料の電子ブック「Best Practices in Email Deliverability」をダウンロードして、メール キャンペーンの成功に影響を与える可能性がある重要な要素について詳しく知ることができます。