Deșeuri digitale: de ce datele au nevoie de o dată de expirare

Am primit recent o scrisoare de la o mare companie de asigurări de sănătate. Nu furnizorul meu actual, ține cont. Unul care a acoperit îngrijirea mea de sănătate în urmă cu mulți ani. De fapt, aproape că am reciclat plicul fără să-l citesc, deoarece am presupus că doar încercau să-mi recupereze afacerea. Cu toate acestea, am decis să-l deschid în cazul în care era ceva important.

Se pare că a fost. Potrivit scrisorii, din cauza unei încălcări a datelor cauzate de un „atac cibernetic sofisticat”, este posibil ca informațiile mele personale să fi fost accesate. Totul, de la numele și data nașterii, până la numărul meu de securitate socială și numerele de cont bancar. Da!

Nu existau mult mai multe informații decât atât, în afară de faptul că eram eligibil pentru raportare gratuită de credit timp de doi ani. Vai, multumesc! Nu o să mă deranjez, deoarece sunt destul de sigur că încă mai am raportare de credit în vigoare din cauza ultimului atac cibernetic de acum un an, de la un mare retailer. Se pare că astfel de încălcări ale datelor au loc în fiecare zi. Asta pentru că sunt.

Până și guvernul SUA este sub asediu. Un atac a apărut în știri în iunie, de data aceasta implicând hackeri cu legături cu China (cu numele, nu vă glumesc, „Deep Panda”) care au accesat formulare federale de autorizare de securitate care conțineau informații sensibile despre informații și personal militar. Iar Oficiul Federal de Management al Personalului a anunțat pe 9 iulie că datele personale ale a 21,5 milioane de persoane au fost compromise de piratarea bazei de date a agenției de investigații. Nimeni nu este în siguranță, se pare.

Ce se petrece aici? Și de ce contează atât de mult aceste breșe de securitate? Pentru marketerii, problema este de trei ori.

• În primul rând, este personal: propriile noastre date sunt în pericol.
• În al doilea rând, datele clienților noștri sunt în pericol.
• Și, în sfârșit, deoarece datele clienților noștri sunt în pericol, reputația mărcii noastre este în pericol .

Prima linie de apărare este să păstrăm datele clienților noștri cât mai sigure posibil. În unele cazuri, asta înseamnă să scapi de ea într-un mod documentat, defensabil.

Dilema datelor

Unul dintre motivele pentru care această situație a escaladat atât de rapid este faptul că datele se acumulează într-un ritm uimitor. IDC spune că în 2011 am creat 1,8 zettabytes (sau 1,8 trilioane GB) de informații. În 2012 a ajuns la 2,8 zettabytes, iar IDC a estimat că vom genera 40 zettabytes (ZB) până în 2020.

Ce cauzează escaladarea? Ei bine, unele dintre date cresc din creșterea rapidă a rețelelor sociale. Potrivit Domo, fiecare minut al zilei:

• Utilizatorii Facebook partajează 2.460.000 de bucăți de conținut
• Utilizatorii Twitter tweetează de 277.000 de ori
• Utilizatorii YouTube încarcă 72 de ore de videoclip nou

Dar creșterea este determinată și de cantitățile masive de date pe care companiile le stochează despre noi. Se pare că fiecare comerciant dorește acum să obțină numărul dvs. de telefon și adresa de e-mail, chiar dacă încercați doar să cumpărați o pereche de șosete. Și fiecare companie, de la magazinul tău local până la îngrijitorul tău de animale de companie, are informații despre tine, inclusiv obiceiurile, comportamentele și opțiunile de plată.

În calitate de agenți de marketing, știm ce motivează acest instinct de acumulare de date. Cu cât putem colecta mai multe informații despre clienții și potențialii noștri, cu atât mai mult putem adapta ofertele și experiențele pe care le primesc de la noi și cu atât este mai probabil ca aceștia să dezvolte o relație de durată cu marca noastră.

Deci, cât timp păstrați datele de la clienții și potențialii dvs.? Dacă răspunsul este „pentru totdeauna – poate mai mult”, poate doriți să vă reconsiderați. Nu este vorba doar de protejarea informațiilor personale ale cumpărătorilor tăi. Costul menținerii datelor vechi care nu mai au valoare pentru afacerea dvs. devine destul de ridicat.

Prețul deșeurilor digitale

Potrivit Consiliului de Conformitate, Guvernare și Supraveghere (CGOC), se estimează că 69% din toate datele culese de organizații astăzi și-au pierdut cea mai mare parte, dacă nu toată, din valoarea sa de afaceri, legală sau de reglementare. Aceasta înseamnă că o companie mare cu 10 petaocteți de date, care ar putea costa până la 50 de milioane de dolari pe an, ar putea cheltui până la 34,5 milioane de dolari pe date care ar putea fi șterse.

Pentru companiile mai mici, costul poate fi mult mai mic, dar se adună în timp. Și când luați în considerare prețul ridicat al amenzilor pentru neconformitate și daunele aduse mărcii dvs. în cazul în care o încălcare a datelor care implică compania dvs. apare la știri, este clar că eliminarea datelor inutile este o parte cheie a unei bune politici de guvernanță a informațiilor.

Pentru că într-adevăr, ar trebui să păstrați datele numai atunci când sunt necesare sau utile pentru afacerea dvs. sau pentru că există o lege, un regulament sau un contract care spune că trebuie păstrate. În unele cazuri, datele pot fi relevante și pentru o problemă juridică activă, ceea ce înseamnă că ar trebui păstrate până la soluționarea reținerii legale. Dar de cele mai multe ori, s-ar putea să te agăți de date de care pur și simplu nu ai nevoie.

Ce trebuie făcut cu stocarea datelor

În primul rând, aveți o politică de păstrare a datelor. Revizuiește-l în fiecare an, cel puțin. Va trebui să luați decizii cu privire la cât timp păstrați datele, ce date păstrați și ce faceți cu ele dacă și când decideți să scăpați de ele. Este posibil să aveți motive întemeiate să păstrați datele în loc să scăpați de ele. Este posibil să doriți să păstrați o parte din acesta (spuneți un nume și o adresă de e-mail) în timp ce ștergeți alte informații de identificare personală (PII), cum ar fi un număr de card de credit. Și apoi, trebuie să vă asigurați că nu încălcați nicio reglementare statală, locală sau națională. Reglementările privind stocarea și păstrarea datelor sunt diferite în funcție de statul sau țara în care vă aflați. Prin urmare, trebuie să fiți atenți la cele care se referă la geografia dvs., precum și la regulile pentru potențiali și clienți.

Desigur, dimensiunea organizației dvs. și amploarea stocării datelor sunt factori care determina cum și când vă ocupați de aceasta. Companiile mici ar putea reuși să folosească dispozitivele digitale de distrugere a fișierelor pentru a elimina datele. Orice companie care utilizează stocarea în cloud trebuie să ia măsuri pentru a se asigura că datele stocate pe cloud sunt păstrate în siguranță și sunt șterse definitiv atunci când este timpul să le ștergeți. Companiile din industrii foarte reglementate trebuie să-și urmeze propriile reguli, care includ uneori nevoia de a dovedi că anumite date au fost distruse.

Agențiile de marketing au adesea cea mai grea treabă, deoarece lucrează pentru o mare varietate de clienți, iar păstrarea (sau eliminarea) datelor este o sarcină care le revine uneori. Pe lângă păstrarea în siguranță a informațiilor personale ale clienților lor, agențiile se ocupă și de proprietatea intelectuală pentru companiile pentru care lucrează, iar asta necesită încă un set de protocoale. În plus, unii clienți pot fi în industrii foarte reglementate, necesitând un standard de practică diferit de alți clienți.

Pentru noi toți – și în special pentru cei dintre noi care suntem agenți de marketing digital – conformitatea este esențială pentru succesul nostru. Pentru a crea loialitatea clienților, trebuie să construim încredere. Și asta înseamnă că trebuie să le dovedim clienților noștri că le vom folosi datele cu înțelepciune, cu conștientizare și deliberare – și că le vom elimina în mod responsabil.

Sunteți gata să scăpați de unele resturi de date? Iată câteva dintre cele mai bune practici care vă pot ajuta să vă eliminați datele.

Nu uitați să vă curățați periodic listele de e-mailuri. Dacă aveți nevoie de ajutor sau nu sunteți sigur de unde să începeți, serviciile noastre de igienă a datelor vă pot ajuta să identificați și să eliminați orice date care vor avea un efect negativ asupra ratelor de livrare. Sau puteți descărca cartea noastră electronică gratuită, Cele mai bune practici în livrarea prin e-mail , pentru a afla mai multe despre factorii critici care pot afecta succesul campaniilor dvs. de e-mail.