Detriti digitali: perché i dati hanno bisogno di una data di scadenza

Di recente ho ricevuto una lettera da una grande compagnia di assicurazioni sanitarie. Non è il mio attuale fornitore, intendiamoci. Uno che copriva la mia assistenza sanitaria molti anni fa. In effetti, ho quasi riciclato la busta senza leggerla, poiché pensavo stessero solo cercando di riavere i miei affari. Tuttavia, ho deciso di aprirlo nella remota possibilità che fosse qualcosa di importante.

Si scopre che lo era. Secondo la lettera, a causa di una violazione dei dati causata da un "sofisticato attacco informatico", potrebbe essere stato effettuato l'accesso alle mie informazioni personali. Tutto dal mio nome e data di nascita al mio numero di previdenza sociale e numeri di conto bancario. Accidenti!

Non c'erano molte più informazioni di quelle, a parte il fatto che avevo diritto a rapporti di credito gratuiti per due anni. Wow, grazie! Non mi preoccuperò, dal momento che sono abbastanza sicuro di avere ancora rapporti di credito in atto a causa dell'ultimo attacco informatico circa un anno fa, da parte di un grande rivenditore. Sembra che questo tipo di violazione dei dati avvenga ogni giorno. Questo perché lo sono.

Anche il governo degli Stati Uniti è sotto assedio. Un attacco ha colpito le notizie a giugno, questa volta coinvolgendo hacker con legami con la Cina (con il nome, non ti prendo in giro, "Deep Panda") che hanno avuto accesso a moduli di autorizzazione di sicurezza federale contenenti informazioni sensibili sull'intelligence e sul personale militare. E l'Ufficio federale per la gestione del personale ha annunciato il 9 luglio che i dati personali di 21,5 milioni di individui sono stati compromessi dall'hacking del database delle indagini precedenti dell'agenzia. Nessuno è al sicuro, a quanto pare.

Cosa sta succedendo qui? E perché queste violazioni della sicurezza sono così importanti? Per i marketer, il problema è triplice.

• Innanzitutto, è personale: i nostri dati sono a rischio.
• In secondo luogo, i dati dei nostri clienti sono a rischio.
• E, infine, poiché i dati dei nostri clienti sono a rischio, la reputazione del nostro marchio è a rischio .

La prima linea di difesa è mantenere i dati dei nostri clienti il ​​più al sicuro possibile. In alcuni casi, ciò significa liberarsene in modo documentato e difendibile.

Il dilemma dei dati

Uno dei motivi per cui questa situazione si è intensificata così rapidamente è che i dati si stanno accumulando a un ritmo sorprendente. IDC afferma che nel 2011 abbiamo creato 1,8 zettabyte (o 1,8 trilioni di GB) di informazioni. Nel 2012 ha raggiunto i 2,8 zettabyte e IDC ha previsto che genereremo 40 zettabyte (ZB) entro il 2020.

Cosa sta causando l'escalation? Ebbene, alcuni dei dati stanno crescendo grazie alla rapida ascesa dei social media. Secondo Domo, ogni minuto della giornata:

• Gli utenti di Facebook condividono 2.460.000 contenuti
• Gli utenti di Twitter twittano 277.000 volte
• Gli utenti di YouTube caricano 72 ore di nuovi video

Ma la crescita è guidata anche dalle enormi quantità di dati che le aziende memorizzano su di noi. Sembra che ogni rivenditore ora voglia ottenere il tuo numero di telefono e indirizzo e-mail, anche se stai solo cercando di acquistare un paio di calzini. E ogni azienda, dal tuo negozio di alimentari locale al tuo toelettatore, ha informazioni su di te, comprese le tue abitudini, comportamenti e opzioni di pagamento.

Come professionisti del marketing, sappiamo cosa sta guidando questo istinto di accaparramento di dati. Più informazioni riusciamo a raccogliere sui nostri clienti e potenziali clienti, più possiamo personalizzare le offerte e le esperienze che ricevono da noi e più è probabile che sviluppino una relazione duratura con il nostro marchio.

Quindi per quanto tempo conservi i dati dei tuoi clienti e potenziali clienti? Se la risposta è "per sempre, forse più a lungo", potresti voler riconsiderare. Non si tratta solo di proteggere le informazioni personali dei tuoi acquirenti. Il costo del mantenimento dei vecchi dati che non hanno più valore per la tua azienda sta diventando piuttosto elevato.

Il prezzo dei detriti digitali

Secondo il Compliance, Governance, and Oversight Council (CGOC), circa il 69% di tutti i dati raccolti oggi dalle organizzazioni ha perso la maggior parte, se non tutto, del suo valore commerciale, legale o normativo. Ciò significa che una grande azienda con 10 petabyte di dati, che possono costare fino a 50 milioni di dollari all'anno, potrebbe spendere fino a 34,5 milioni di dollari in dati che potrebbero essere eliminati.

Per le aziende più piccole, il costo potrebbe essere molto inferiore, ma aumenta nel tempo. E se si tiene conto del prezzo elevato delle multe per non conformità e del danno al proprio marchio se una violazione dei dati che coinvolge la propria azienda fa notizia, è chiaro che la rimozione dei dati non necessari è una parte fondamentale di una buona politica di governance delle informazioni.

Perché in realtà, dovresti conservare i dati solo quando è necessario o utile per la tua attività, o perché c'è una legge, un regolamento o un accordo contrattuale che dice che devono essere conservati. In alcuni casi, i dati possono anche essere rilevanti per una questione legale attiva, il che significa che dovrebbero essere conservati fino alla risoluzione della conservazione legale. Ma la maggior parte delle volte potresti rimanere aggrappato a dati che semplicemente non ti servono.

Cosa fare per l'archiviazione dei dati

Innanzitutto, avere una politica di conservazione dei dati. Rivedilo ogni anno, come minimo. Dovrai prendere decisioni su quanto tempo conservi i dati, quali dati conservi e cosa ne fai se e quando decidi di sbarazzartene. Potresti avere validi motivi per conservare i dati piuttosto che eliminarli. Potresti volerne conservare una parte (ad esempio un nome e un indirizzo e-mail) mentre elimini altre informazioni di identificazione personale (PII) come un numero di carta di credito. E poi, devi anche assicurarti di non violare alcuna normativa statale, locale o nazionale. Le normative sull'archiviazione e la conservazione dei dati sono diverse a seconda dello stato o del paese in cui ti trovi. Quindi devi essere consapevole di quelle che riguardano la tua area geografica, così come le regole per i tuoi potenziali clienti e clienti.

Naturalmente, le dimensioni della tua organizzazione e l'estensione dell'archiviazione dei dati sono fattori che determinano come e quando gestirli. Le piccole aziende potrebbero essere in grado di farla franca utilizzando i distruggidocumenti digitali per eliminare i dati. Qualsiasi azienda che utilizza l'archiviazione cloud deve adottare misure per garantire che i dati archiviati nel cloud siano protetti e vengano eliminati definitivamente quando è il momento di eliminarli. Le aziende in settori altamente regolamentati devono seguire le proprie regole, che a volte includono la necessità di dimostrare che alcuni dati sono stati distrutti.

Le agenzie di marketing hanno spesso il lavoro più duro, poiché lavorano per un'ampia varietà di clienti e conservare (o eliminare) i dati è un lavoro che a volte spetta a loro. Oltre a proteggere le informazioni personali dei clienti dei loro clienti, le agenzie gestiscono anche la proprietà intellettuale per le aziende per cui lavorano, e ciò richiede un'ulteriore serie di protocolli. Inoltre, alcuni clienti potrebbero trovarsi in settori altamente regolamentati, il che richiede uno standard di pratica diverso da quello di altri clienti.

Per tutti noi, e in particolare per quelli di noi che sono esperti di marketing digitale, la conformità è fondamentale per il nostro successo. Per fidelizzare i clienti, dobbiamo creare fiducia. Ciò significa che dobbiamo dimostrare ai nostri clienti che utilizzeremo i loro dati con saggezza, consapevolezza e deliberazione e li elimineremo in modo responsabile.

Pronto a sbarazzarti di alcuni detriti di dati? Ecco alcune best practice che possono aiutarti a eliminare i tuoi dati.

Non dimenticare di pulire periodicamente anche le tue liste di posta elettronica. Se hai bisogno di aiuto o non sai da dove iniziare, i nostri servizi di igiene dei dati possono aiutarti a identificare e rimuovere tutti i dati che avranno un effetto negativo sui tuoi tassi di deliverability. Oppure puoi scaricare il nostro eBook gratuito, Best Practices in Email Deliverability , per saperne di più sui fattori critici che possono influenzare il successo delle tue campagne email.