Basura digital: por qué los datos necesitan una fecha de caducidad

Recientemente recibí una carta de una gran compañía de seguros de salud. No es mi proveedor actual, eso sí. Uno que cubrió mi atención médica hace muchos años. De hecho, casi reciclé el sobre sin leerlo, ya que asumí que solo estaban tratando de recuperar mi negocio. Sin embargo, decidí abrirlo por si acaso era algo importante.

Resulta que lo era. Según la carta, debido a una violación de datos causada por un “ataque cibernético sofisticado”, es posible que se haya accedido a mi información personal. Todo, desde mi nombre y fecha de nacimiento hasta mi número de seguro social y números de cuenta bancaria. ¡Ay!

No había mucha más información que eso, aparte del hecho de que yo era elegible para recibir informes crediticios gratuitos durante dos años. ¡Vaya, gracias! No me voy a molestar, ya que estoy bastante seguro de que todavía tengo informes de crédito debido al último ataque cibernético hace aproximadamente un año, de un gran minorista. Parece que este tipo de violaciones de datos ocurren todos los días. Eso es porque lo son.

Incluso el gobierno de los Estados Unidos está bajo asedio. Un ataque llegó a las noticias en junio, esta vez involucrando a piratas informáticos con vínculos con China (con el nombre, no bromeo, "Deep Panda") que accedieron a formularios de autorización de seguridad federal que contenían información confidencial sobre inteligencia y personal militar. Y la Oficina Federal de Administración de Personal anunció el 9 de julio que los datos personales de 21,5 millones de personas se vieron comprometidos por la piratería de la base de datos de investigación de antecedentes de la agencia. Nadie está a salvo, al parecer.

¿Que está pasando aqui? ¿Y por qué importan tanto estas brechas de seguridad? Para los especialistas en marketing, el problema es triple.

• Primero, es personal: nuestros propios datos están en riesgo.
• En segundo lugar, los datos de nuestros clientes están en riesgo.
• Y, por último, debido a que los datos de nuestros clientes están en riesgo, la reputación de nuestra marca está en juego .

La primera línea de defensa es mantener los datos de nuestros clientes lo más seguros posible. En algunos casos, eso significa deshacerse de él de manera documentada y defendible.

El dilema de los datos

Una de las razones por las que esta situación se ha intensificado tan rápidamente es que los datos se están acumulando a un ritmo asombroso. IDC dice que en 2011 creamos 1,8 zettabytes (o 1,8 billones de GB) de información. En 2012 llegó a 2,8 zettabytes e IDC pronosticó que generaremos 40 zettabytes (ZB) para 2020.

¿Qué está causando la escalada? Bueno, algunos de los datos están surgiendo del rápido aumento de las redes sociales. Según Domo, cada minuto del día:

• Los usuarios de Facebook comparten 2.460.000 piezas de contenido
• Los usuarios de Twitter tuitean 277.000 veces
• Los usuarios de YouTube suben 72 horas de video nuevo

Pero el crecimiento también está impulsado por las enormes cantidades de datos que las empresas almacenan sobre nosotros. Parece que todos los minoristas ahora quieren obtener su número de teléfono y dirección de correo electrónico, incluso si solo está tratando de comprar un par de calcetines. Y todas las empresas, desde su supermercado local hasta su peluquero de mascotas, tienen información sobre usted, incluidos sus hábitos, comportamientos y opciones de pago.

Como especialistas en marketing, sabemos qué impulsa este instinto de acumulación de datos. Cuanta más información podamos recopilar sobre nuestros clientes y prospectos, más podremos personalizar las ofertas y experiencias que reciben de nosotros, y más probable es que desarrollen una relación duradera con nuestra marca.

Entonces, ¿cuánto tiempo conserva los datos de sus clientes actuales y potenciales? Si la respuesta es "para siempre, tal vez más tiempo", es posible que desee reconsiderarlo. No se trata solo de proteger la información personal de sus compradores. El costo de mantener los datos antiguos que ya no tienen valor para su empresa se está volviendo bastante elevado.

El precio de la basura digital

Según el Consejo de Cumplimiento, Gobernanza y Supervisión (CGOC, por sus siglas en inglés), se estima que el 69 % de todos los datos recopilados por las organizaciones en la actualidad ha perdido la mayor parte, si no todo, de su valor comercial, legal o regulatorio. Eso significa que una gran empresa con 10 petabytes de datos, que pueden costar hasta 50 millones de dólares al año, podría gastar hasta 34,5 millones de dólares en datos que podrían eliminarse.

Para las empresas más pequeñas, el costo puede ser mucho menor, pero aumenta con el tiempo. Y cuando tiene en cuenta el alto precio de las multas por incumplimiento y el daño a su marca si una filtración de datos que involucra a su empresa aparece en las noticias, está claro que eliminar datos innecesarios es una parte clave de una buena política de gobierno de la información.

Porque en realidad, debe conservar los datos solo cuando sea necesario o útil para su negocio, o porque haya una ley, regulación o contrato que establezca que deben conservarse. En algunos casos, los datos también pueden ser relevantes para un asunto legal activo, lo que significa que deberán conservarse hasta la resolución de la retención legal. Pero la mayor parte del tiempo, podría estar guardando datos que simplemente no necesita.

Qué hacer con el almacenamiento de datos

Primero, tenga una política de retención de datos. Revíselo todos los años, como mínimo. Deberá tomar decisiones sobre cuánto tiempo conservará los datos, qué datos conservará y qué hará con ellos si decide deshacerse de ellos. Es posible que tenga motivos válidos para conservar los datos en lugar de deshacerse de ellos. Es posible que desee conservar parte de ella (por ejemplo, un nombre y una dirección de correo electrónico) mientras elimina otra información de identificación personal (PII), como un número de tarjeta de crédito. Y luego, también debe asegurarse de no infringir ninguna normativa estatal, local o nacional. Las regulaciones de almacenamiento y retención de datos son diferentes según el estado o el país en el que se encuentre. Por lo tanto, debe tener en cuenta las que se relacionan con su geografía, así como las reglas para sus clientes potenciales y clientes.

Por supuesto, el tamaño de su organización y la extensión de su almacenamiento de datos son factores que determinan cómo y cuándo tratar con ellos. Las pequeñas empresas podrían salirse con la suya utilizando trituradoras de archivos digitales para deshacerse de los datos. Cualquier empresa que use almacenamiento en la nube debe tomar medidas para garantizar que los datos almacenados en la nube se mantengan seguros y se eliminen de forma permanente cuando sea el momento de eliminarlos. Las empresas en industrias altamente reguladas deben seguir sus propias reglas, que a veces incluyen la necesidad de probar que ciertos datos han sido destruidos.

Las agencias de marketing a menudo tienen el trabajo más difícil, ya que trabajan para una amplia variedad de clientes, y retener (o eliminar) los datos es un trabajo que a veces les corresponde a ellos. Además de mantener segura la información personal de los clientes de sus clientes, las agencias también manejan la propiedad intelectual de las empresas para las que trabajan, y eso requiere otro conjunto de protocolos. Además, algunos clientes pueden estar en industrias altamente reguladas, lo que requiere un estándar de práctica diferente al de otros clientes.

Para todos nosotros, y especialmente para aquellos de nosotros que somos especialistas en marketing digital, el cumplimiento es fundamental para nuestro éxito. Para fidelizar a los clientes, necesitamos generar confianza. Y eso significa que debemos demostrarles a nuestros clientes que usaremos sus datos de manera inteligente, con conciencia y deliberación, y que los eliminaremos de manera responsable.

¿Listo para deshacerse de algunos desechos de datos? Estas son algunas de las mejores prácticas que pueden ayudar a eliminar sus datos.

No olvides limpiar tus listas de correo electrónico periódicamente también. Si necesita ayuda o no está seguro de por dónde empezar, nuestros servicios de higiene de datos pueden ayudarlo a identificar y eliminar cualquier dato que tenga un efecto negativo en sus índices de capacidad de entrega. O puede descargar nuestro libro electrónico gratuito, Mejores prácticas en la capacidad de entrega de correo electrónico , para obtener más información sobre los factores críticos que pueden afectar el éxito de sus campañas de correo electrónico.