الحطام الرقمي: لماذا تحتاج البيانات إلى تاريخ انتهاء الصلاحية

لقد تلقيت مؤخرًا خطابًا من شركة تأمين صحي كبيرة. ليس المزود الحالي ، مانع لك. واحدة غطت رعايتي الصحية منذ سنوات عديدة. في الواقع ، لقد أعدت تدوير الظرف تقريبًا دون قراءته ، لأنني افترضت أنهم كانوا يحاولون فقط استعادة عملي. ومع ذلك ، قررت أن أفتحه إذا كان شيئًا مهمًا.

اتضح أنه كان. وفقًا للرسالة ، نظرًا لخرق البيانات الناجم عن "هجوم إلكتروني متطور" ، ربما تم الوصول إلى معلوماتي الشخصية. كل شيء من اسمي وتاريخ ميلادي إلى رقم الضمان الاجتماعي وأرقام الحساب المصرفي. ييكيس!

لم يكن هناك الكثير من المعلومات أكثر من ذلك ، بخلاف حقيقة أنني كنت مؤهلاً للحصول على تقارير ائتمانية مجانية لمدة عامين. جي ، شكرا! لن أزعج نفسي ، لأنني متأكد تمامًا من أنه لا يزال لدي تقارير ائتمانية في مكانها بسبب الهجوم الإلكتروني الأخير منذ حوالي عام ، من بائع تجزئة كبير. يبدو أن هذه الأنواع من خروقات البيانات تحدث كل يوم. هذا لأنهم كذلك.

حتى حكومة الولايات المتحدة تحت الحصار. انتشر هجوم في الأخبار في شهر يونيو ، وتضمن هذه المرة قراصنة لهم صلات بالصين (مع الاسم ، لا أمزح ، "الباندا العميقة") الذين تمكنوا من الوصول إلى نماذج التصاريح الأمنية الفيدرالية التي تحتوي على معلومات حساسة حول أفراد المخابرات والجيش. وأعلن المكتب الفيدرالي لإدارة شؤون الموظفين في 9 يوليو أن البيانات الشخصية الخاصة بـ 21.5 مليون شخص قد تم اختراقها من خلال اختراق قاعدة بيانات التحقيق في الخلفية للوكالة. لا أحد في مأمن ، على ما يبدو.

ما الذي يحدث هنا؟ ولماذا هذه الخروقات الأمنية مهمة للغاية؟ بالنسبة للمسوقين ، فإن المشكلة ثلاثة أضعاف.

• أولاً ، الأمر شخصي: بياناتنا في خطر.
• ثانيًا ، بيانات عملائنا في خطر.
• وأخيرًا ، نظرًا لأن بيانات عملائنا في خطر ، فإن سمعة علامتنا التجارية على المحك .

يتمثل خط الدفاع الأول في الحفاظ على بيانات عملائنا آمنة قدر الإمكان. في بعض الحالات ، يعني ذلك التخلص منه بطريقة موثقة وقابلة للدفاع.

معضلة البيانات

أحد أسباب تصعيد هذا الوضع بهذه السرعة هو أن البيانات تتراكم بمعدل مذهل. تقول IDC أنه في عام 2011 أنشأنا 1.8 زيتابايت (أو 1.8 تريليون جيجابايت) من المعلومات. في عام 2012 ، وصلت إلى 2.8 زيتابايت وتوقعت IDC أننا سنولد 40 زيتابايت بحلول عام 2020.

ما سبب التصعيد؟ حسنًا ، بعض البيانات تنمو من الارتفاع السريع لوسائل التواصل الاجتماعي. وفقًا لدومو ، في كل دقيقة من اليوم:

• يشارك مستخدمو Facebook 2460.000 قطعة من المحتوى
• تغرد مستخدمو Twitter 277000 مرة
• يقوم مستخدمو YouTube بتحميل 72 ساعة من الفيديو الجديد

لكن النمو مدفوع أيضًا بالكميات الهائلة من البيانات التي تخزنها الشركات عنا. يبدو أن كل بائع تجزئة يريد الآن الحصول على رقم هاتفك وعنوان بريدك الإلكتروني ، حتى لو كنت تحاول فقط شراء زوج من الجوارب. وكل شركة ، من متجر البقالة المحلي إلى مربية الحيوانات الأليفة ، لديها معلومات عنك ، بما في ذلك عاداتك وسلوكياتك وخيارات الدفع.

بصفتنا مسوقين ، نحن نعرف ما الذي يقود غريزة اكتناز البيانات. كلما زادت المعلومات التي يمكننا جمعها عن عملائنا وآفاقنا ، زاد قدرتنا على تخصيص العروض والتجارب التي يتلقونها منا ، وزادت احتمالية تطويرهم لعلاقة دائمة مع علامتنا التجارية.

إذن ما هي المدة التي تحتفظ فيها بالبيانات من عملائك وآفاقك؟ إذا كانت الإجابة "إلى الأبد - ربما لفترة أطول" ، فقد ترغب في إعادة النظر. لا يتعلق الأمر فقط بحماية المعلومات الشخصية للمشترين. أصبحت تكلفة الحفاظ على البيانات القديمة التي لم تعد ذات قيمة لعملك باهظة للغاية.

سعر الحطام الرقمي

وفقًا لمجلس الامتثال والحوكمة والرقابة (CGOC) ، فقد ما يقدر بنحو 69٪ من جميع البيانات التي تم جمعها من قبل المنظمات اليوم معظم ، إن لم يكن كل ، قيمتها التجارية أو القانونية أو التنظيمية. وهذا يعني أن شركة كبيرة لديها 10 بيتابايت من البيانات ، والتي قد تكلف ما يصل إلى 50 مليون دولار في السنة ، يمكن أن تنفق ما يصل إلى 34.5 مليون دولار على البيانات التي يمكن حذفها.

بالنسبة للشركات الأصغر ، قد تكون التكلفة أقل بكثير ، لكنها تزداد بمرور الوقت. وعندما تضع في الحسبان ارتفاع سعر الغرامات بسبب عدم الامتثال والأضرار التي تلحق بعلامتك التجارية في حالة ظهور خرق للبيانات يشمل شركتك في الأخبار ، فمن الواضح أن إزالة البيانات غير الضرورية هي جزء أساسي من سياسة إدارة المعلومات الجيدة.

لأنه في الحقيقة ، يجب عليك الاحتفاظ بالبيانات فقط عندما تكون ضرورية أو مفيدة لعملك ، أو بسبب وجود قانون أو لائحة أو اتفاقية عقد تنص على وجوب الاحتفاظ بها. في بعض الحالات ، قد تكون البيانات ذات صلة أيضًا بمسألة قانونية نشطة ، مما يعني أنه سيتعين الاحتفاظ بها حتى يتم حل أمر الاحتجاز القانوني. ولكن في معظم الأوقات ، قد تكون متمسكًا بالبيانات التي لا تحتاجها.

ماذا تفعل حيال تخزين البيانات

أولاً ، لديك سياسة الاحتفاظ بالبيانات. قم بمراجعتها كل عام ، على الأقل. ستحتاج إلى اتخاذ قرارات بشأن المدة التي تحتفظ فيها بالبيانات ، والبيانات التي تحتفظ بها ، وماذا تفعل بها إذا قررت التخلص منها ومتى. قد يكون لديك أسباب وجيهة للاحتفاظ بالبيانات بدلاً من التخلص منها. قد ترغب في الاحتفاظ بجزء منه (مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني) أثناء حذف معلومات التعريف الشخصية الأخرى (PII) مثل رقم بطاقة الائتمان. وبعد ذلك ، تحتاج أيضًا إلى التأكد من أنك لا تتعارض مع أي لوائح حكومية أو محلية أو وطنية. تختلف لوائح تخزين البيانات والاحتفاظ بها اعتمادًا على الولاية أو البلد الذي تتواجد فيه. لذلك عليك أن تضع في اعتبارك تلك التي تتعلق بجغرافيتك - بالإضافة إلى القواعد الخاصة بعملائك المحتملين والعملاء.

بالطبع ، حجم مؤسستك ومدى تخزين البيانات الخاصة بك هي عوامل في تحديد كيف ومتى تتعامل معها. قد تتمكن الشركات الصغيرة من التخلص من استخدام آلات تمزيق الملفات الرقمية للتخلص من البيانات. يجب على أي شركة تستخدم التخزين السحابي اتخاذ خطوات لضمان الحفاظ على أمان البيانات المخزنة على السحابة ، وحذفها نهائيًا عندما يحين وقت الحذف. يجب أن تتبع الشركات في الصناعات شديدة التنظيم قواعدها الخاصة ، والتي تتضمن في بعض الأحيان الحاجة إلى إثبات أن بيانات معينة قد تم إتلافها.

غالبًا ما يكون لدى وكالات التسويق أصعب مهمة ، نظرًا لأنها تعمل لصالح مجموعة متنوعة من العملاء ، كما أن الاحتفاظ بالبيانات (أو التخلص منها) يعد مهمة تقع عليهم في بعض الأحيان. بالإضافة إلى الحفاظ على أمان المعلومات الشخصية لعملائها ، تتعامل الوكالات أيضًا مع الملكية الفكرية للشركات التي يعملون بها ، وهذا يتطلب مجموعة أخرى من البروتوكولات. بالإضافة إلى ذلك ، قد يكون بعض العملاء في صناعات شديدة التنظيم ، مما يستلزم مستوى ممارسة مختلفًا عن العملاء الآخرين.

بالنسبة لنا جميعًا - وخاصة بالنسبة لنا من المسوقين الرقميين - يعد الامتثال أمرًا بالغ الأهمية لنجاحنا. من أجل خلق ولاء العملاء ، نحتاج إلى بناء الثقة. وهذا يعني أننا بحاجة إلى أن نثبت لعملائنا أننا سنستخدم بياناتهم بحكمة ووعي ومداومة - والتخلص منها بطريقة مسؤولة.

هل أنت جاهز للتخلص من بعض حطام البيانات؟ فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يمكن أن تساعد في التخلص من بياناتك.

لا تنس تنظيف قوائم بريدك الإلكتروني بشكل دوري أيضًا. إذا كنت بحاجة إلى مساعدة أو لم تكن متأكدًا من أين تبدأ ، يمكن أن تساعدك خدمات حماية البيانات لدينا في تحديد وإزالة أي بيانات سيكون لها تأثير سلبي على معدلات التسليم الخاصة بك. أو يمكنك تنزيل كتابنا الإلكتروني المجاني ، أفضل الممارسات في إمكانية تسليم البريد الإلكتروني ، لمعرفة المزيد حول العوامل الحاسمة التي يمكن أن تؤثر على نجاح حملات البريد الإلكتروني الخاصة بك.