Cyfrowe śmieci: dlaczego dane potrzebują daty ważności

Niedawno otrzymałem list od dużej firmy ubezpieczeniowej. Pamiętaj, że nie mój obecny dostawca. Taki, który wiele lat temu obejmował moją opiekę zdrowotną. W rzeczywistości prawie poddałem kopertę recyklingowi, nie czytając jej, ponieważ założyłem, że po prostu próbują odzyskać moją firmę. Jednak zdecydowałem się go otworzyć na wypadek, gdyby to było coś ważnego.

Okazało się, że tak. Zgodnie z listem, z powodu naruszenia bezpieczeństwa danych spowodowanego „wyrafinowanym atakiem cybernetycznym”, dostęp do moich danych osobowych mógł zostać uzyskany. Wszystko, od mojego imienia i nazwiska oraz daty urodzenia po numer ubezpieczenia społecznego i numery kont bankowych. Tak!

Nie było o wiele więcej informacji poza tym, że kwalifikowałem się do bezpłatnego raportowania kredytowego przez dwa lata. Ojej dzięki! Nie będę się tym przejmować, ponieważ jestem prawie pewien, że nadal mam raporty kredytowe z powodu ostatniego cyberataku, który miał miejsce około rok temu, przeprowadzonego przez dużego detalistę. Wygląda na to, że tego rodzaju naruszenia bezpieczeństwa danych zdarzają się każdego dnia. To dlatego, że są.

Nawet rząd USA jest oblężony. Atak pojawił się w wiadomościach w czerwcu, tym razem z udziałem hakerów powiązanych z Chinami (o nazwie, nie żartuję, „Deep Panda”), którzy uzyskali dostęp do federalnych formularzy poświadczenia bezpieczeństwa zawierających poufne informacje na temat wywiadu i personelu wojskowego. A federalne Biuro Zarządzania Personelem ogłosiło 9 lipca, że ​​dane osobowe 21,5 miliona osób zostały naruszone w wyniku włamania do bazy danych agencji. Wygląda na to, że nikt nie jest bezpieczny.

Co tu się dzieje? I dlaczego te naruszenia bezpieczeństwa mają tak duże znaczenie? Dla marketerów problem jest trojaki.

• Po pierwsze, jest to sprawa osobista: nasze własne dane są zagrożone.
• Po drugie, dane naszych klientów są zagrożone.
• I wreszcie, ponieważ dane naszych klientów są zagrożone, reputacja naszej marki jest zagrożona .

Pierwszą linią obrony jest zapewnienie jak największego bezpieczeństwa danych naszych klientów. W niektórych przypadkach oznacza to pozbycie się go w udokumentowany, dający się obronić sposób.

Dylemat danych

Jednym z powodów tak gwałtownej eskalacji tej sytuacji jest to, że dane gromadzą się w zadziwiającym tempie. IDC podaje, że w 2011 roku stworzyliśmy 1,8 zettabajta (czyli 1,8 biliona GB) informacji. W 2012 roku osiągnął 2,8 zettabajta, a IDC prognozuje, że do 2020 roku wygenerujemy 40 zettabajtów (ZB).

Co powoduje eskalację? Cóż, niektóre dane wyrastają z szybkiego rozwoju mediów społecznościowych. Według Domo, każda minuta dnia:

• Użytkownicy Facebooka udostępniają 2 460 000 treści
• Użytkownicy Twittera tweetują 277 000 razy
• Użytkownicy YouTube przesyłają 72 godziny nowych filmów

Ale wzrost jest również napędzany przez ogromne ilości danych, które firmy przechowują na nasz temat. Wygląda na to, że każdy sprzedawca chce teraz uzyskać Twój numer telefonu i adres e-mail, nawet jeśli chcesz tylko kupić parę skarpet. Każda firma, od lokalnego sklepu spożywczego po fryzjera dla zwierząt, ma informacje o tobie, w tym o twoich nawykach, zachowaniach i opcjach płatności.

Jako marketerzy wiemy, co napędza ten instynkt gromadzenia danych. Im więcej informacji możemy zebrać o naszych klientach i potencjalnych klientach, tym bardziej możemy dostosować oferty i doświadczenia, które od nas otrzymują, i tym bardziej prawdopodobne jest, że rozwiną trwałe relacje z naszą marką.

Jak długo przechowujesz dane swoich klientów i potencjalnych klientów? Jeśli odpowiedź brzmi „na zawsze – może dłużej”, warto to przemyśleć. Nie chodzi tylko o ochronę danych osobowych kupujących. Koszt utrzymania starych danych, które nie mają już wartości dla Twojej firmy, staje się dość wysoki.

Cena cyfrowych śmieci

Według Compliance, Governance and Oversight Council (CGOC) około 69% wszystkich danych gromadzonych obecnie przez organizacje straciło większość, jeśli nie całość, swojej wartości biznesowej, prawnej lub regulacyjnej. Oznacza to, że duża firma z 10 petabajtami danych, które mogą kosztować nawet 50 milionów dolarów rocznie, może wydawać nawet 34,5 miliona dolarów na dane, które można usunąć.

W przypadku mniejszych firm koszt może być znacznie niższy, ale sumuje się z czasem. A jeśli weźmiesz pod uwagę wysokie grzywny za niezgodność i szkody dla Twojej marki, jeśli naruszenie danych dotyczące Twojej firmy trafi do wiadomości, jasne jest, że usuwanie niepotrzebnych danych jest kluczowym elementem dobrej polityki zarządzania informacjami.

Ponieważ tak naprawdę powinieneś przechowywać dane tylko wtedy, gdy jest to konieczne lub przydatne dla Twojej firmy, lub ponieważ istnieje prawo, regulacja lub umowa, która mówi, że należy je przechowywać. W niektórych przypadkach dane mogą być również istotne dla toczącej się sprawy prawnej, co oznacza, że ​​będą musiały być przechowywane do czasu rozwiązania problemu prawnego. Ale przez większość czasu możesz trzymać dane, których po prostu nie potrzebujesz.

Co zrobić z przechowywaniem danych

Po pierwsze, miej politykę przechowywania danych. Przeglądaj go co najmniej raz w roku. Będziesz musiał podjąć decyzje o tym, jak długo przechowujesz dane, które dane przechowujesz i co z nimi zrobisz, jeśli i kiedy zdecydujesz się ich pozbyć. Możesz mieć ważne powody, aby zachować dane zamiast się ich pozbyć. Możesz chcieć zachować część z nich (np. imię i nazwisko oraz adres e-mail), jednocześnie usuwając inne dane osobowe (PII), takie jak numer karty kredytowej. Następnie musisz również upewnić się, że nie naruszasz żadnych przepisów stanowych, lokalnych ani krajowych. Przepisy dotyczące przechowywania i przechowywania danych różnią się w zależności od stanu lub kraju, w którym się znajdujesz. Musisz więc pamiętać o tych, które odnoszą się do Twojego położenia geograficznego – a także zasad dotyczących potencjalnych klientów.

Oczywiście wielkość Twojej organizacji i zakres przechowywania danych są czynnikami decydującymi o tym, jak i kiedy sobie z tym poradzisz. Małe firmy mogą być w stanie uniknąć używania cyfrowych niszczarek plików do usuwania danych. Każda firma korzystająca z pamięci masowej w chmurze musi podjąć kroki w celu zapewnienia, że ​​dane przechowywane w chmurze są bezpieczne i trwale usuwane, gdy nadejdzie czas na usunięcie. Firmy w ściśle regulowanych branżach muszą przestrzegać własnych zasad, które czasami obejmują konieczność udowodnienia, że ​​niektóre dane zostały zniszczone.

Agencje marketingowe często mają najtrudniejsze zadanie, ponieważ pracują dla wielu różnych klientów, a przechowywanie (lub usuwanie) danych to zadanie, które czasami spada na ich barki. Oprócz zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych klientów swoich klientów, agencje zajmują się również własnością intelektualną firm, dla których pracują, a to wymaga jeszcze jednego zestawu protokołów. Ponadto niektórzy klienci mogą działać w ściśle regulowanych branżach, co wymaga innych standardów postępowania niż pozostali klienci.

Dla nas wszystkich — a zwłaszcza dla tych z nas, którzy zajmują się marketingiem cyfrowym — zgodność ma kluczowe znaczenie dla naszego sukcesu. Aby stworzyć lojalność klientów, musimy zbudować zaufanie. A to oznacza, że ​​musimy udowodnić naszym klientom, że będziemy wykorzystywać ich dane mądrze, ze świadomością i rozwagą – i usuwać je w sposób odpowiedzialny.

Gotowy na pozbycie się resztek danych? Oto kilka najlepszych praktyk, które mogą pomóc w usuwaniu danych.

Nie zapomnij również okresowo czyścić swoich list e-mailowych. Jeśli potrzebujesz pomocy lub nie wiesz, od czego zacząć, nasze usługi w zakresie higieny danych pomogą Ci zidentyfikować i usunąć wszelkie dane, które będą miały negatywny wpływ na wskaźniki dostarczalności. Możesz też pobrać naszego bezpłatnego e-booka Najlepsze praktyki dotyczące dostarczalności wiadomości e-mail , aby dowiedzieć się więcej o krytycznych czynnikach, które mogą mieć wpływ na powodzenie kampanii e-mailowych.