數字碎片：為什麼數據需要有效期
已發表: 2015-07-29
我最近收到一家大型健康保險公司的來信。 請注意，不是我目前的提供者。 多年前就涵蓋了我的醫療保健。 事實上，我差點沒看信封就把它回收了，因為我以為他們只是想挽回我的生意。 但是，我決定打開它，以防萬一它很重要。
原來是這樣。 根據這封信，由於“複雜的網絡攻擊”導致數據洩露，我的個人信息可能已被訪問。 從我的姓名和出生日期到我的社會安全號碼和銀行帳號的所有內容。 哎呀！
除了我有資格獲得兩年的免費信用報告這一事實外，沒有比這更多的信息了。 哎呀，謝謝！ 我不會打擾，因為我很確定由於大約一年前來自一家大型零售商的最後一次網絡攻擊，我仍然有信用報告。 似乎此類數據洩露事件每天都在發生。 那是因為他們是。
連美國政府都被包圍了。 6 月發生了一起攻擊新聞，這次涉及與中國有聯繫的黑客（名字，我沒騙你，“深熊貓”）訪問了包含有關情報和軍事人員敏感信息的聯邦安全許可表格。 聯邦人事管理局 7 月 9 日宣布，該機構的背景調查數據庫遭到黑客攻擊，2150 萬人的個人數據遭到洩露。 似乎沒有人是安全的。
這裡發生了什麼？ 為什麼這些安全漏洞如此重要？ 對於營銷人員來說，問題是三方面的。
- 首先，它是個人的：我們自己的數據處於危險之中。
- 其次，我們客戶的數據存在風險。
- 最後，由於我們客戶的數據處於危險之中，我們品牌的聲譽岌岌可危。
第一道防線是盡可能保證客戶數據的安全。 在某些情況下，這意味著以有據可查的、可防禦的方式擺脫它。
數據困境
這種情況如此迅速升級的原因之一是數據正在以驚人的速度積累。 IDC 表示，2011 年我們創建了 1.8 澤字節（或 1.8 萬億 GB）的信息。 2012 年達到 2.8 澤字節，IDC 預測到 2020 年我們將產生 40 澤字節 (ZB)。
是什麼導致升級？ 好吧，一些數據的增長源於社交媒體的迅速崛起。 根據 Domo 的說法，一天中的每一分鐘：
- Facebook 用戶分享了 2,460,000 條內容
- 推特用戶發推文 277,000 次
- YouTube 用戶上傳了 72 小時的新視頻
但這種增長也受到公司存儲的關於我們的大量數據的推動。 現在似乎每個零售商都想知道你的電話號碼和電子郵件地址，即使你只是想買一雙襪子。 每家公司，從您當地的雜貨店到您的寵物美容師，都有關於您的信息，包括您的習慣、行為和付款選項。
作為營銷人員，我們知道是什麼推動了這種數據囤積本能。 我們收集的有關客戶和潛在客戶的信息越多，我們就越能為他們提供量身定制的服務和體驗，他們就越有可能與我們的品牌建立持久的關係。
那麼，您會保留來自客戶和潛在客戶的數據多長時間？ 如果答案是“永遠——也許更長”，您可能需要重新考慮。 這不僅僅是保護買家的個人信息。 維護對您的業務不再有價值的舊數據的成本越來越高。
數字垃圾的代價
據合規、治理和監督委員會 (CGOC) 稱，如今組織收集的所有數據中估計有 69% 已經失去了大部分（如果不是全部的話）其業務、法律或監管價值。 這意味著一家擁有 10 PB 數據的大公司每年可能花費高達 5000 萬美元，而在可刪除的數據上的花費可能高達 3450 萬美元。
對於較小的公司，成本可能要低得多，但隨著時間的推移會增加。 當您考慮到不合規的高額罰款以及如果涉及您公司的數據洩露成為新聞時對您品牌的損害，很明顯，刪除不必要的數據是良好信息治理政策的關鍵部分。
因為實際上，只有當數據對您的業務有必要或有用時，或者因為法律、法規或合同協議規定必須保留數據時，您才應保留數據。 在某些情況下，數據也可能與正在進行的法律事務相關，這意味著它需要保留到法律保留解決為止。 但大多數時候，您可能會保留不需要的數據。
如何處理數據存儲
首先，制定數據保留政策。 至少每年回顧一次。 您需要決定保留數據的時間、保留哪些數據，以及在決定刪除數據時如何處理這些數據。 您可能有充分的理由保留數據而不是刪除數據。 您可能希望保留其中的一部分（比如姓名和電子郵件地址），同時刪除其他個人身份信息 (PII)，例如信用卡號。 然後，您還需要確保您沒有違反任何州、地方或國家法規。 數據存儲和保留法規因您所在的州或國家/地區而異。因此，您需要注意與您的地理位置相關的法規，以及針對您的潛在客戶和客戶的法規。
當然，您的組織規模和數據存儲範圍是決定您如何以及何時處理它的因素。 小公司或許可以使用數字文件粉碎機來處理數據。 任何使用雲存儲的公司都必須採取措施確保存儲在雲中的數據安全無虞，並在需要刪除時永久刪除。 高度監管行業的公司必須遵守自己的規則，其中有時包括需要證明某些數據已被銷毀。
營銷機構的工作往往是最艱鉅的，因為他們為各種各樣的客戶工作，而保留（或處理）數據是一項有時會落到他們頭上的工作。 除了保護客戶客戶的個人信息安全外，代理機構還為他們工作的公司處理知識產權，這需要另一套協議。 此外，一些客戶可能處於高度監管的行業，需要與其他客戶不同的實踐標準。
對於我們所有人——尤其是數字營銷人員——合規是我們成功的關鍵。 為了建立客戶忠誠度，我們需要建立信任。 這意味著我們需要向我們的客戶證明，我們將明智地使用他們的數據，有意識和深思熟慮 - 並負責任地處理它們。 
準備好擺脫一些數據碎片了嗎？ 以下是一些有助於處理數據的最佳做法。
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