Dijital Enkaz: Verilerin Neden Son Kullanma Tarihine İhtiyacı Var?

Geçenlerde büyük bir sağlık sigortası şirketinden bir mektup aldım. Mevcut sağlayıcım değil, dikkat edin. Yıllar önce sağlık bakımımı kapsayan biri. Aslında, sadece işimi geri almaya çalıştıklarını düşündüğüm için zarfı okumadan neredeyse geri dönüştürüyordum. Ancak, önemli bir şey olma ihtimaline karşı açmaya karar verdim.

Öyle olduğu ortaya çıktı. Mektuba göre, “gelişmiş bir siber saldırının” neden olduğu bir veri ihlali nedeniyle kişisel bilgilerime erişilmiş olabilir. Adım ve doğum tarihimden sosyal güvenlik numarama ve banka hesap numaralarıma kadar her şey. Eyvah!

İki yıl boyunca ücretsiz kredi raporlamasına hak kazandığım gerçeği dışında bundan daha fazla bilgi yoktu. Tanrım, teşekkürler! Zahmet etmeyeceğim, çünkü yaklaşık bir yıl önce büyük bir perakendeciden gelen son siber saldırı nedeniyle hala kredi raporlamam olduğundan oldukça eminim. Görünüşe göre bu tür veri ihlalleri her gün oluyor. Çünkü onlar.

ABD hükümeti bile kuşatma altında. Haziran ayında haberlerde, bu kez istihbarat ve askeri personel hakkında hassas bilgiler içeren federal güvenlik izni formlarına erişen Çin ile bağlantılı bilgisayar korsanlarının (adıyla, seni kandırmıyorum, "Derin Panda") yer aldığı bir saldırı meydana geldi. Ve federal Personel Yönetimi Ofisi 9 Temmuz'da, 21.5 milyon kişinin kişisel verilerinin, teşkilatın geçmiş araştırma veri tabanının hacklenmesiyle ele geçirildiğini duyurdu. Görünüşe göre kimse güvende değil.

Burada neler oluyor? Ve bu güvenlik ihlalleri neden bu kadar önemli? Pazarlamacılar için sorun üç yönlüdür.

• Birincisi, kişiseldir: kendi verilerimiz risk altındadır.
• İkincisi, müşterilerimizin verileri risk altındadır.
• Ve son olarak, müşterilerimizin verileri risk altında olduğu için markamızın itibarı tehlikede .

İlk savunma hattı, müşterilerimizin verilerini mümkün olduğunca güvenli tutmaktır. Bazı durumlarda bu, belgelenmiş, savunulabilir bir şekilde ondan kurtulmak anlamına gelir.

Veri İkilemi

Bu durumun bu kadar hızlı artmasının nedenlerinden biri, verilerin şaşırtıcı bir hızla birikiyor olmasıdır. IDC, 2011'de 1,8 zettabayt (veya 1,8 trilyon GB) bilgi oluşturduğumuzu söylüyor. 2012'de 2,8 zettabayta ulaştı ve IDC, 2020 yılına kadar 40 zettabayt (ZB) üreteceğimizi tahmin ediyor.

Yükselişe ne sebep oluyor? Verilerin bir kısmı sosyal medyanın hızlı yükselişinden kaynaklanıyor. Domo'ya göre günün her dakikası:

• Facebook kullanıcıları 2.460.000 adet içerik paylaşıyor
• Twitter kullanıcıları 277.000 kez tweet attı
• YouTube kullanıcıları 72 saatlik yeni video yükler

Ancak büyüme aynı zamanda şirketlerin hakkımızda depoladığı devasa miktardaki verilerden de kaynaklanıyor. Sadece bir çift çorap almaya çalışıyor olsanız bile artık her perakendeci telefon numaranızı ve e-posta adresinizi almak istiyor gibi görünüyor. Yerel bakkalınızdan evcil hayvan kuaförünüze kadar her şirket, alışkanlıklarınız, davranışlarınız ve ödeme seçenekleriniz dahil olmak üzere sizinle ilgili bilgilere sahiptir.

Pazarlamacılar olarak, bu veri istifleme içgüdüsüne neyin yol açtığını biliyoruz. Müşterilerimiz ve potansiyel müşterilerimiz hakkında ne kadar çok bilgi toplayabilirsek, bizden aldıkları teklifleri ve deneyimleri o kadar özel hale getirebiliriz ve markamızla kalıcı bir ilişki geliştirmeleri o kadar olası olur.

Peki, müşterilerinizden ve potansiyel müşterilerinizden gelen verileri ne kadar süreyle saklıyorsunuz? Cevap "sonsuza kadar - belki daha uzun" ise, yeniden düşünmek isteyebilirsiniz. Bu sadece alıcılarınızın kişisel bilgilerini korumakla ilgili değil. İşletmeniz için artık değeri olmayan eski verileri korumanın maliyeti oldukça artıyor.

Dijital Enkazın Fiyatı

Uyumluluk, Yönetişim ve Gözetim Konseyi'ne (CGOC) göre, bugün kuruluşlar tarafından toplanan tüm verilerin tahmini %69'u iş, yasal veya düzenleyici değerinin tamamını değilse de çoğunu kaybetti. Bu, yılda 50 milyon dolara mal olabilecek 10 petabaytlık veriye sahip büyük bir şirketin silinebilecek veriler için 34,5 milyon dolar harcayabileceği anlamına geliyor.

Daha küçük şirketler için maliyet çok daha az olabilir, ancak zamanla artar. Uyumsuzluktan kaynaklanan para cezalarının yüksek fiyatını ve şirketinizin karıştığı bir veri ihlalinin haberlerde yer alması durumunda markanıza gelebilecek zararı hesaba kattığınızda, gereksiz verileri kaldırmanın iyi bir bilgi yönetişimi politikasının önemli bir parçası olduğu açıktır.

Çünkü gerçekten, verileri yalnızca işiniz için gerekli veya yararlı olduğunda veya saklanması gerektiğini söyleyen bir yasa, yönetmelik veya sözleşme anlaşması olduğu için saklamanız gerekir. Bazı durumlarda, veriler aynı zamanda aktif bir yasal meseleyle ilgili olabilir, bu da yasal saklamanın çözümlenmesine kadar saklanması gerektiği anlamına gelir. Ancak çoğu zaman ihtiyacınız olmayan verilere takılıp kalabilirsiniz.

Veri depolama konusunda ne yapılmalı?

İlk olarak, bir veri saklama politikanız olsun. En azından her yıl gözden geçirin. Verileri ne kadar süreyle tutacağınıza, hangi verileri saklayacağınıza ve ondan kurtulmaya karar verirseniz ve ne zaman bu verilerle ne yapacağınıza dair kararlar vermeniz gerekecek. Verileri silmek yerine saklamak için geçerli nedenleriniz olabilir. Kredi kartı numarası gibi diğer kişisel olarak tanımlanabilir bilgileri (PII) silerken bunun bir kısmını (bir ad ve e-posta adresi söyleyin) saklamak isteyebilirsiniz. Ayrıca, herhangi bir eyalet, yerel veya ulusal düzenlemeye ters düşmediğinizden de emin olmanız gerekir. Veri saklama ve saklama düzenlemeleri, bulunduğunuz eyalete veya ülkeye göre farklılık gösterir. Bu nedenle, potansiyel müşterileriniz ve müşterileriniz için kurallar kadar, bulunduğunuz coğrafyayla ilgili olanlara da dikkat etmeniz gerekir.

Elbette kuruluşunuzun boyutu ve veri depolama alanınızın kapsamı, bununla nasıl ve ne zaman başa çıkacağınızı belirleyen faktörlerdir. Küçük şirketler, verileri imha etmek için dijital dosya parçalayıcıları kullanmaktan kurtulabilir. Bulut depolamayı kullanan herhangi bir şirket, bulutta depolanan verilerin güvende tutulmasını ve silme zamanı geldiğinde kalıcı olarak silinmesini sağlamak için adımlar atmalıdır. Yüksek oranda düzenlemeye tabi sektörlerdeki şirketler, bazen belirli verilerin yok edildiğini kanıtlama ihtiyacını da içeren kendi kurallarına uymak zorundadır.

Pazarlama ajansları, çok çeşitli müşteriler için çalıştıkları ve verileri saklamak (veya elden çıkarmak) bazen onlara düşen bir iş olduğundan, genellikle en zor işi yaparlar. Ajanslar, müşterilerinin müşterilerinin kişisel bilgilerini güvende tutmanın yanı sıra çalıştıkları şirketlerin fikri mülkiyet haklarını da yönetir ve bu da başka bir dizi protokol gerektirir. Ek olarak, bazı müşteriler, diğer müşterilerden farklı bir uygulama standardı gerektirecek şekilde, yüksek düzeyde düzenlemeye tabi sektörlerde olabilir.

Hepimiz için - ve özellikle dijital pazarlamacı olan bizler için - uyum, başarımız için kritik öneme sahiptir. Müşteri sadakati yaratmak için güven inşa etmemiz gerekiyor. Bu da, müşterilerimize verilerini akıllıca, farkındalıkla ve düşünerek kullanacağımızı ve sorumlu bir şekilde elden çıkaracağımızı kanıtlamamız gerektiği anlamına gelir.

Bazı veri kalıntılarından kurtulmaya hazır mısınız? Verilerinizi elden çıkarmanıza yardımcı olabilecek bazı en iyi uygulamaları burada bulabilirsiniz.

E-posta listelerinizi de düzenli aralıklarla temizlemeyi unutmayın. Yardıma ihtiyacınız varsa veya nereden başlayacağınızdan emin değilseniz, veri hijyeni hizmetlerimiz teslim edilebilirlik oranlarınızı olumsuz yönde etkileyecek tüm verileri belirlemenize ve kaldırmanıza yardımcı olabilir. Veya e-posta kampanyalarınızın başarısını etkileyebilecek kritik faktörler hakkında daha fazla bilgi edinmek için ücretsiz e-Kitabımızı, E-posta İletilebilirliğinde En İyi Uygulamaları indirebilirsiniz.