Digital Debris: Warum Daten ein Ablaufdatum benötigen

Kürzlich erhielt ich einen Brief von einer großen Krankenkasse. Nicht mein aktueller Anbieter, wohlgemerkt. Eine, die vor vielen Jahren meine Gesundheitsfürsorge abdeckte. Tatsächlich habe ich den Umschlag fast recycelt, ohne ihn zu lesen, da ich annahm, dass sie nur versuchten, mein Geschäft zurückzubekommen. Ich entschied mich jedoch, es zu öffnen, weil es etwas Wichtiges war.

Es stellte sich heraus, dass es so war. Dem Schreiben zufolge könnte aufgrund einer Datenschutzverletzung, die durch einen „ausgeklügelten Cyberangriff“ verursacht wurde, auf meine persönlichen Daten zugegriffen worden sein. Alles von meinem Namen und Geburtsdatum bis zu meiner Sozialversicherungsnummer und Bankkontonummern. Huch!

Es gab nicht viel mehr Informationen als das, außer der Tatsache, dass ich Anspruch auf eine kostenlose Kreditauskunft für zwei Jahre hatte. Alter! Danke! Ich werde mich nicht darum kümmern, da ich ziemlich sicher bin, dass ich wegen des letzten Cyberangriffs vor etwa einem Jahr von einem großen Einzelhändler immer noch eine Kreditauskunft habe. Es scheint, als ob diese Art von Datenschutzverletzungen jeden Tag passieren. Das liegt daran, dass sie es sind.

Sogar die US-Regierung wird belagert. Im Juni machte ein Angriff Schlagzeilen, diesmal mit Hackern mit Verbindungen zu China (mit dem Namen, ich mache keinen Witz, „Deep Panda“), die auf Sicherheitsfreigabeformulare des Bundes zugegriffen hatten, die vertrauliche Informationen über Geheimdienst- und Militärpersonal enthielten. Und das Bundesamt für Personalverwaltung gab am 9. Juli bekannt, dass personenbezogene Daten von 21,5 Millionen Personen durch den Hack der Hintergrundermittlungsdatenbank der Behörde kompromittiert wurden. Niemand ist sicher, so scheint es.

Was ist denn hier los? Und warum sind diese Sicherheitsverletzungen so wichtig? Für Vermarkter besteht ein dreifaches Problem.

• Erstens ist es persönlich: Unsere eigenen Daten sind gefährdet.
• Zweitens sind die Daten unserer Kunden gefährdet.
• Und schließlich steht der Ruf unserer Marke auf dem Spiel , weil die Daten unserer Kunden gefährdet sind .

Die erste Verteidigungslinie besteht darin, die Daten unserer Kunden so sicher wie möglich zu halten. In einigen Fällen bedeutet das, es auf dokumentierte, vertretbare Weise loszuwerden.

Das Datendilemma

Einer der Gründe, warum diese Situation so schnell eskaliert, ist, dass sich Daten mit erstaunlicher Geschwindigkeit ansammeln. Laut IDC haben wir 2011 1,8 Zettabyte (oder 1,8 Billionen GB) an Informationen erstellt. 2012 erreichte sie 2,8 Zettabyte und IDC prognostiziert, dass wir bis 2020 40 Zettabyte (ZB) generieren werden.

Was verursacht die Eskalation? Nun, einige der Daten wachsen aus dem schnellen Aufstieg der sozialen Medien. Laut Domo jede Minute des Tages:

• Facebook-Nutzer teilen 2.460.000 Inhalte
• Twitter-Nutzer twittern 277.000 Mal
• YouTube-Nutzer laden 72 Stunden neue Videos hoch

Das Wachstum wird aber auch von den riesigen Datenmengen angetrieben, die Unternehmen über uns speichern. Es scheint, dass jetzt jeder Einzelhändler Ihre Telefonnummer und E-Mail-Adresse wissen möchte, selbst wenn Sie nur versuchen, ein Paar Socken zu kaufen. Und jedes Unternehmen, von Ihrem örtlichen Lebensmittelgeschäft bis zu Ihrem Tierfriseur, verfügt über Informationen über Sie, einschließlich Ihrer Gewohnheiten, Verhaltensweisen und Zahlungsoptionen.

Als Vermarkter wissen wir, was diesen Instinkt zum Horten von Daten antreibt. Je mehr Informationen wir über unsere Kunden und Interessenten sammeln können, desto besser können wir die Angebote und Erfahrungen, die sie von uns erhalten, anpassen, und desto wahrscheinlicher ist es, dass sie eine dauerhafte Beziehung zu unserer Marke aufbauen.

Wie lange bewahren Sie also die Daten Ihrer Kunden und Interessenten auf? Wenn die Antwort „für immer – vielleicht länger“ lautet, sollten Sie es sich vielleicht noch einmal überlegen. Es geht nicht nur darum, die persönlichen Daten Ihrer Käufer zu schützen. Die Kosten für die Pflege alter Daten, die für Ihr Unternehmen keinen Wert mehr haben, werden ziemlich hoch.

Der Preis des digitalen Mülls

Laut dem Compliance, Governance, and Oversight Council (CGOC) haben schätzungsweise 69 % aller Daten, die heute von Organisationen erfasst werden, den größten Teil, wenn nicht sogar ihren gesamten geschäftlichen, rechtlichen oder behördlichen Wert verloren. Das bedeutet, dass ein großes Unternehmen mit 10 Petabyte an Daten, die bis zu 50 Millionen US-Dollar pro Jahr kosten können, bis zu 34,5 Millionen US-Dollar für Daten ausgeben könnte, die gelöscht werden könnten.

Für kleinere Unternehmen sind die Kosten möglicherweise viel geringer, summieren sich jedoch mit der Zeit. Und wenn Sie die hohen Bußgelder für Verstöße und den Schaden für Ihre Marke berücksichtigen, wenn eine Datenschutzverletzung in Ihrem Unternehmen in die Nachrichten gelangt, wird klar, dass das Entfernen unnötiger Daten ein wesentlicher Bestandteil einer guten Information Governance-Richtlinie ist.

Denn eigentlich sollten Sie Daten nur dann aufbewahren, wenn es für Ihr Unternehmen notwendig oder nützlich ist oder weil es ein Gesetz, eine Verordnung oder eine vertragliche Vereinbarung vorschreibt, dass sie aufbewahrt werden müssen. In einigen Fällen können die Daten auch für eine aktive Rechtssache relevant sein, was bedeutet, dass sie bis zur Auflösung des Legal Hold aufbewahrt werden müssten. Aber die meiste Zeit könnten Sie sich an Daten festhalten, die Sie einfach nicht benötigen.

Was ist mit der Datenspeicherung zu tun?

Legen Sie zunächst eine Datenaufbewahrungsrichtlinie fest. Überprüfen Sie es mindestens jedes Jahr. Sie müssen Entscheidungen darüber treffen, wie lange Sie Daten aufbewahren, welche Daten Sie aufbewahren und was Sie damit tun, wenn Sie sich entscheiden, sie loszuwerden. Möglicherweise haben Sie triftige Gründe, Daten aufzubewahren, anstatt sie loszuwerden. Möglicherweise möchten Sie einen Teil davon behalten (z. B. einen Namen und eine E-Mail-Adresse), während Sie andere personenbezogene Daten (PII) wie eine Kreditkartennummer löschen. Und dann müssen Sie auch sicherstellen, dass Sie nicht gegen staatliche, lokale oder nationale Vorschriften verstoßen. Die Vorschriften zur Datenspeicherung und -aufbewahrung sind je nach Staat oder Land, in dem Sie sich befinden, unterschiedlich. Sie müssen also diejenigen berücksichtigen, die sich auf Ihre Region beziehen – sowie die Vorschriften für Ihre Interessenten und Kunden.

Natürlich sind die Größe Ihrer Organisation und der Umfang Ihrer Datenspeicherung Faktoren dafür, wie und wann Sie damit umgehen. Kleine Unternehmen können möglicherweise mit der Verwendung digitaler Aktenvernichter zur Entsorgung von Daten davonkommen. Jedes Unternehmen, das Cloud-Speicher verwendet, muss Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass die in der Cloud gespeicherten Daten sicher aufbewahrt werden und dauerhaft gelöscht werden, wenn es an der Zeit ist, sie zu löschen. Unternehmen in stark regulierten Branchen müssen ihre eigenen Regeln befolgen, die manchmal den Nachweis beinhalten, dass bestimmte Daten zerstört wurden.

Marketingagenturen haben oft den härtesten Job, da sie für eine Vielzahl von Kunden arbeiten und die Aufbewahrung (oder Entsorgung) von Daten eine Aufgabe ist, die manchmal ihnen zufällt. Agenturen schützen nicht nur die persönlichen Daten der Kunden ihrer Kunden, sondern verwalten auch geistiges Eigentum für die Unternehmen, für die sie arbeiten, und das erfordert noch weitere Protokolle. Darüber hinaus können einige Kunden in stark regulierten Branchen tätig sein, was einen anderen Praxisstandard als andere Kunden erfordert.

Für uns alle – und insbesondere für diejenigen von uns, die digitale Vermarkter sind – ist Compliance entscheidend für unseren Erfolg. Um Kundenbindung zu schaffen, müssen wir Vertrauen aufbauen. Und das bedeutet, dass wir unseren Kunden beweisen müssen, dass wir ihre Daten mit Bedacht und Überlegung nutzen – und verantwortungsvoll damit umgehen.

Sind Sie bereit, Datenmüll loszuwerden? Hier sind einige Best Practices, die Ihnen beim Löschen Ihrer Daten helfen können.

Vergessen Sie nicht, auch Ihre E-Mail-Listen regelmäßig zu bereinigen. Wenn Sie Hilfe benötigen oder nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, können unsere Datenhygienedienste Ihnen dabei helfen, alle Daten zu identifizieren und zu entfernen, die sich negativ auf Ihre Zustellbarkeitsraten auswirken. Oder Sie können unser kostenloses eBook Best Practices in Email Deliverability herunterladen, um mehr über die kritischen Faktoren zu erfahren, die den Erfolg Ihrer E-Mail-Kampagnen beeinflussen können.