Puing Digital: Mengapa Data Membutuhkan Tanggal Kedaluwarsa

Baru-baru ini saya menerima surat dari sebuah perusahaan asuransi kesehatan besar. Bukan penyedia saya saat ini, ingatlah. Salah satu yang menutupi perawatan kesehatan saya bertahun-tahun yang lalu. Nyatanya, saya hampir mendaur ulang amplop tanpa membacanya, karena saya menganggap mereka hanya mencoba mendapatkan bisnis saya kembali. Namun, saya memutuskan untuk membukanya jika itu adalah sesuatu yang penting.

Ternyata itu. Menurut surat tersebut, karena pelanggaran data yang disebabkan oleh “serangan dunia maya yang canggih”, informasi pribadi saya mungkin telah diakses. Semuanya, mulai dari nama dan tanggal lahir saya hingga nomor jaminan sosial dan nomor rekening bank saya. Astaga!

Tidak ada informasi lebih dari itu, selain fakta bahwa saya memenuhi syarat untuk pelaporan kredit gratis selama dua tahun. Terimakasih banyak! Saya tidak akan repot, karena saya cukup yakin saya masih memiliki pelaporan kredit karena serangan cyber terakhir sekitar setahun yang lalu, dari pengecer besar. Sepertinya pelanggaran data semacam ini terjadi setiap hari. Itu karena mereka.

Bahkan pemerintah AS dikepung. Sebuah serangan menjadi berita pada bulan Juni, kali ini melibatkan peretas yang memiliki hubungan dengan China (dengan nama, saya tidak bercanda, "Deep Panda") yang mengakses formulir izin keamanan federal yang berisi informasi sensitif tentang intelijen dan personel militer. Dan Kantor Manajemen Personalia federal mengumumkan pada 9 Juli bahwa data pribadi 21,5 juta orang telah diretas oleh peretasan database investigasi latar belakang badan tersebut. Tidak ada yang aman, sepertinya.

Apa yang terjadi di sini? Dan mengapa pelanggaran keamanan ini begitu penting? Bagi pemasar, masalahnya ada tiga.

• Pertama, ini bersifat pribadi: data kita sendiri berisiko.
• Kedua, data pelanggan kami berisiko.
• Dan, terakhir, karena data pelanggan kita terancam, reputasi merek kita dipertaruhkan .

Garis pertahanan pertama adalah menjaga data pelanggan kami seaman mungkin. Dalam beberapa kasus, itu berarti menyingkirkannya dengan cara yang terdokumentasi dan dapat dipertahankan.

Dilema Data

Salah satu alasan mengapa situasi ini meningkat begitu cepat adalah karena data terakumulasi dengan kecepatan yang mencengangkan. IDC mengatakan bahwa pada tahun 2011 kami membuat 1,8 zettabytes (atau 1,8 triliun GB) informasi. Pada tahun 2012 mencapai 2,8 zettabytes dan IDC memperkirakan bahwa kami akan menghasilkan 40 zettabytes (ZB) pada tahun 2020.

Apa yang menyebabkan eskalasi? Nah beberapa data tumbuh dari pesatnya media sosial. Menurut Domo, setiap menit sepanjang hari:

• Pengguna Facebook membagikan 2.460.000 konten
• Pengguna Twitter men-tweet 277.000 kali
• Pengguna YouTube mengunggah 72 jam video baru

Tetapi pertumbuhan juga didorong oleh banyaknya data yang disimpan perusahaan tentang kita. Tampaknya setiap pengecer sekarang ingin mendapatkan nomor telepon dan alamat email Anda, bahkan jika Anda hanya ingin membeli sepasang kaus kaki. Dan setiap perusahaan, dari toko kelontong lokal Anda hingga penjaga hewan peliharaan Anda, memiliki informasi tentang Anda, termasuk kebiasaan, perilaku, dan pilihan pembayaran Anda.

Sebagai pemasar, kami tahu apa yang mendorong naluri penimbunan data ini. Semakin banyak informasi yang dapat kami kumpulkan tentang pelanggan dan prospek kami, semakin kami dapat menyesuaikan penawaran dan pengalaman yang mereka terima dari kami, dan semakin besar kemungkinan mereka mengembangkan hubungan yang langgeng dengan merek kami.

Jadi berapa lama Anda menyimpan data dari pelanggan dan prospek Anda? Jika jawabannya adalah “selamanya – mungkin lebih lama”, Anda mungkin ingin mempertimbangkan kembali. Ini bukan hanya tentang melindungi informasi pribadi pembeli Anda. Biaya pemeliharaan data lama yang tidak lagi bernilai bagi bisnis Anda semakin mahal.

Harga Sampah Digital

Menurut Dewan Kepatuhan, Tata Kelola, dan Pengawasan (CGOC), diperkirakan 69% dari semua data yang dikumpulkan oleh organisasi saat ini telah kehilangan sebagian besar, jika tidak semua, nilai bisnis, hukum, atau peraturannya. Itu berarti perusahaan besar dengan 10 petabyte data, yang mungkin menelan biaya sebanyak $50 juta per tahun, dapat menghabiskan sebanyak $34,5 juta untuk data yang dapat dihapus.

Untuk perusahaan kecil, biayanya mungkin jauh lebih sedikit, tetapi bertambah seiring waktu. Dan ketika Anda mempertimbangkan harga denda yang tinggi untuk ketidakpatuhan dan kerusakan merek Anda jika pelanggaran data yang melibatkan perusahaan Anda menjadi berita, jelas bahwa menghapus data yang tidak perlu adalah bagian penting dari kebijakan tata kelola informasi yang baik.

Karena memang, Anda harus menyimpan data hanya jika diperlukan atau berguna untuk bisnis Anda, atau karena ada undang-undang, peraturan, atau perjanjian kontrak yang mengatakan bahwa itu harus dipertahankan. Dalam beberapa kasus, data mungkin juga relevan dengan masalah hukum yang aktif, yang berarti data tersebut perlu disimpan hingga penyelesaian hukum. Tetapi sebagian besar waktu, Anda mungkin bergantung pada data yang tidak Anda perlukan.

Apa yang harus dilakukan tentang penyimpanan data

Pertama, memiliki kebijakan penyimpanan data. Tinjau setiap tahun, minimal. Anda perlu membuat keputusan tentang berapa lama Anda menyimpan data, data mana yang Anda simpan, dan apa yang Anda lakukan dengannya jika dan kapan Anda memutuskan untuk membuangnya. Anda mungkin memiliki alasan yang sah untuk menyimpan data daripada membuangnya. Anda mungkin ingin mempertahankan sebagian darinya (misalnya nama dan alamat email) sambil menghapus informasi identitas pribadi (PII) lainnya seperti nomor kartu kredit. Dan kemudian, Anda juga perlu memastikan bahwa Anda tidak melanggar peraturan negara bagian, lokal, atau nasional mana pun. Peraturan penyimpanan dan retensi data berbeda tergantung pada negara bagian atau negara tempat Anda berada. Jadi, Anda harus memperhatikan peraturan yang berhubungan dengan geografi Anda – serta peraturan untuk prospek dan pelanggan Anda.

Tentu saja, ukuran organisasi Anda dan luasnya penyimpanan data Anda merupakan faktor dalam menentukan bagaimana dan kapan Anda menanganinya. Perusahaan kecil mungkin dapat menggunakan penghancur file digital untuk membuang data. Perusahaan mana pun yang menggunakan penyimpanan cloud harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan data yang disimpan di cloud tetap aman, dan dihapus secara permanen saat waktunya dihapus. Perusahaan dalam industri yang diatur dengan ketat harus mengikuti aturan mereka sendiri, yang terkadang menyertakan kebutuhan untuk membuktikan bahwa data tertentu telah dihancurkan.

Agensi pemasaran sering kali memiliki pekerjaan terberat, karena mereka bekerja untuk berbagai macam klien, dan mempertahankan (atau membuang) data adalah pekerjaan yang terkadang menjadi tanggung jawab mereka. Selain menjaga keamanan informasi pribadi pelanggan klien mereka, agensi juga menangani kekayaan intelektual untuk perusahaan tempat mereka bekerja, dan itu membutuhkan seperangkat protokol lain. Selain itu, beberapa klien mungkin berada dalam industri yang sangat diatur, memerlukan standar praktik yang berbeda dari klien lain.

Bagi kita semua – dan terutama bagi kita yang merupakan pemasar digital – kepatuhan sangat penting untuk kesuksesan kita. Untuk menciptakan loyalitas pelanggan, kita perlu membangun kepercayaan. Dan itu berarti kami perlu membuktikan kepada pelanggan kami bahwa kami akan menggunakan data mereka dengan bijak, dengan kesadaran dan pertimbangan – dan membuangnya secara bertanggung jawab.

Siap menyingkirkan beberapa puing data? Berikut adalah beberapa praktik terbaik yang dapat membantu membuang data Anda.

Jangan lupa juga untuk membersihkan daftar email Anda secara berkala. Jika Anda memerlukan bantuan atau tidak yakin harus mulai dari mana, layanan kebersihan data kami dapat membantu Anda mengidentifikasi dan menghapus data apa pun yang akan berdampak negatif pada tingkat keterkiriman Anda. Atau Anda dapat mengunduh eBuku gratis kami, Praktik Terbaik dalam Keterkiriman Email , untuk mempelajari lebih lanjut tentang faktor penting yang dapat memengaruhi kesuksesan kampanye email Anda.