数字碎片：为什么数据需要有效期
已发表: 2015-07-29
我最近收到一家大型健康保险公司的来信。 请注意，不是我目前的提供者。 多年前就涵盖了我的医疗保健。 事实上，我差点没看信封就把它回收了，因为我以为他们只是想挽回我的生意。 但是，我决定打开它，以防万一它很重要。
原来是这样。 根据这封信，由于“复杂的网络攻击”导致数据泄露，我的个人信息可能已被访问。 从我的姓名和出生日期到我的社会安全号码和银行帐号的所有内容。 哎呀！
除了我有资格获得两年的免费信用报告这一事实外，没有比这更多的信息了。 哎呀，谢谢！ 我不会打扰，因为我很确定由于大约一年前来自一家大型零售商的最后一次网络攻击，我仍然有信用报告。 似乎此类数据泄露事件每天都在发生。 那是因为他们是。
连美国政府都被包围了。 6 月发生了一起攻击新闻，这次涉及与中国有联系的黑客（名字，我没骗你，“深熊猫”）访问了包含有关情报和军事人员敏感信息的联邦安全许可表格。 联邦人事管理局 7 月 9 日宣布，该机构的背景调查数据库遭到黑客攻击，2150 万人的个人数据遭到泄露。 似乎没有人是安全的。
这里发生了什么？ 为什么这些安全漏洞如此重要？ 对于营销人员来说，问题是三方面的。
- 首先，它是个人的：我们自己的数据处于危险之中。
- 其次，我们客户的数据存在风险。
- 最后，由于我们客户的数据处于危险之中，我们品牌的声誉岌岌可危。
第一道防线是尽可能保证客户数据的安全。 在某些情况下，这意味着以有据可查的、可防御的方式摆脱它。
数据困境
这种情况如此迅速升级的原因之一是数据正在以惊人的速度积累。 IDC 表示，2011 年我们创建了 1.8 泽字节（或 1.8 万亿 GB）的信息。 2012 年达到 2.8 泽字节，IDC 预测到 2020 年我们将产生 40 泽字节 (ZB)。
是什么导致升级？ 好吧，一些数据的增长源于社交媒体的迅速崛起。 根据 Domo 的说法，一天中的每一分钟：
- Facebook 用户分享了 2,460,000 条内容
- 推特用户发推文 277,000 次
- YouTube 用户上传了 72 小时的新视频
但这种增长也受到公司存储的关于我们的大量数据的推动。 现在似乎每个零售商都想知道你的电话号码和电子邮件地址，即使你只是想买一双袜子。 每家公司，从您当地的杂货店到您的宠物美容师，都有关于您的信息，包括您的习惯、行为和付款选项。
作为营销人员，我们知道是什么推动了这种数据囤积本能。 我们收集的有关客户和潜在客户的信息越多，我们就越能为他们提供量身定制的服务和体验，他们就越有可能与我们的品牌建立持久的关系。
那么，您会保留来自客户和潜在客户的数据多长时间？ 如果答案是“永远——也许更长”，您可能需要重新考虑。 这不仅仅是保护买家的个人信息。 维护对您的业务不再有价值的旧数据的成本越来越高。
数字垃圾的代价
据合规、治理和监督委员会 (CGOC) 称，如今组织收集的所有数据中估计有 69% 已经失去了大部分（如果不是全部的话）其业务、法律或监管价值。 这意味着一家拥有 10 PB 数据的大公司每年可能花费高达 5000 万美元，而在可删除的数据上的花费可能高达 3450 万美元。
对于较小的公司，成本可能要低得多，但随着时间的推移会增加。 当您考虑到不合规的高额罚款以及如果涉及您公司的数据泄露成为新闻时对您品牌的损害，很明显，删除不必要的数据是良好信息治理政策的关键部分。
因为实际上，只有当数据对您的业务有必要或有用时，或者因为法律、法规或合同协议规定必须保留数据时，您才应保留数据。 在某些情况下，数据也可能与正在进行的法律事务相关，这意味着它需要保留到法律保留解决为止。 但大多数时候，您可能会保留不需要的数据。
如何处理数据存储
首先，制定数据保留政策。 至少每年回顾一次。 您需要决定保留数据的时间、保留哪些数据，以及在决定删除数据时如何处理这些数据。 您可能有充分的理由保留数据而不是删除数据。 您可能希望保留其中的一部分（比如姓名和电子邮件地址），同时删除其他个人身份信息 (PII)，例如信用卡号。 然后，您还需要确保您没有违反任何州、地方或国家法规。 数据存储和保留法规因您所在的州或国家/地区而异。因此，您需要注意与您的地理位置相关的法规，以及针对您的潜在客户和客户的法规。
当然，您的组织规模和数据存储范围是决定您如何以及何时处理它的因素。 小公司或许可以使用数字文件粉碎机来处理数据。 任何使用云存储的公司都必须采取措施确保存储在云中的数据安全无虞，并在需要删除时永久删除。 高度监管行业的公司必须遵守自己的规则，其中有时包括需要证明某些数据已被销毁。
营销机构的工作往往是最艰巨的，因为他们为各种各样的客户工作，而保留（或处理）数据是一项有时会落到他们头上的工作。 除了保护客户客户的个人信息安全外，代理机构还为他们工作的公司处理知识产权，这需要另一套协议。 此外，一些客户可能处于高度监管的行业，需要与其他客户不同的实践标准。
对于我们所有人——尤其是数字营销人员——合规是我们成功的关键。 为了建立客户忠诚度，我们需要建立信任。 这意味着我们需要向我们的客户证明，我们将明智地使用他们的数据，有意识和深思熟虑 - 并负责任地处理它们。 
准备好摆脱一些数据碎片了吗？ 以下是一些有助于处理数据的最佳做法。
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