ขยะดิจิทัล: เหตุใดข้อมูลจึงต้องมีวันหมดอายุ

ฉันเพิ่งได้รับจดหมายจากบริษัทประกันสุขภาพขนาดใหญ่ ไม่ใช่ผู้ให้บริการปัจจุบันของฉัน โปรดทราบ หนึ่งที่ครอบคลุมการดูแลสุขภาพของฉันเมื่อหลายปีก่อน อันที่จริง ฉันเกือบจะรีไซเคิลซองจดหมายโดยไม่ได้อ่าน เพราะฉันคิดว่าพวกเขาแค่พยายามเอาธุรกิจของฉันกลับคืนมา อย่างไรก็ตาม ฉันตัดสินใจที่จะเปิดมันโดยบังเอิญว่ามันมีบางสิ่งที่สำคัญ

ปรากฎว่ามันเป็น ตามจดหมาย เนื่องจากการละเมิดข้อมูลที่เกิดจาก "การโจมตีทางไซเบอร์ที่ซับซ้อน" ข้อมูลส่วนบุคคลของฉันอาจถูกเข้าถึงได้ ทุกอย่างตั้งแต่ชื่อและวันเกิดของฉันไปจนถึงหมายเลขประกันสังคมและหมายเลขบัญชีธนาคาร อ๊ะ!

ไม่มีข้อมูลมากไปกว่านั้น นอกเหนือจากความจริงที่ว่าฉันมีสิทธิ์ได้รับการรายงานเครดิตฟรีเป็นเวลาสองปี ขอบคุณ! ฉันจะไม่กังวล เนื่องจากฉันค่อนข้างแน่ใจว่าฉันยังคงมีการรายงานเครดิตอยู่ เนื่องจากการโจมตีทางไซเบอร์ ครั้งล่าสุด เมื่อประมาณปีที่แล้ว จากผู้ค้าปลีกรายใหญ่ ดูเหมือนว่าการละเมิดข้อมูลประเภทนี้เกิดขึ้นทุกวัน นั่นเป็นเพราะพวกเขาเป็น

แม้แต่รัฐบาลสหรัฐก็ยังถูกปิดล้อม การโจมตีเป็นข่าวในเดือนมิถุนายน ครั้งนี้เกี่ยวข้องกับแฮ็กเกอร์ที่มีสายสัมพันธ์กับจีน (ขอเรียกว่า "ดีพแพนด้า") ซึ่งเข้าถึงแบบฟอร์มการอนุญาตด้านความปลอดภัยของรัฐบาลกลางซึ่งมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับหน่วยข่าวกรองและบุคลากรทางทหาร และสำนักงานบริหารงานบุคคลแห่งสหพันธรัฐประกาศเมื่อวันที่ 9 กรกฎาคมว่าข้อมูลส่วนบุคคลของบุคคล 21.5 ล้านคนถูกบุกรุกจากการเจาะฐานข้อมูลการสอบสวนภูมิหลังของหน่วยงาน ดูเหมือนว่าจะไม่มีใครปลอดภัย

เกิดอะไรขึ้นที่นี่? และเหตุใดการละเมิดความปลอดภัยเหล่านี้จึงมีความสำคัญมาก สำหรับนักการตลาด ปัญหามีสามเท่า

• ประการแรก เป็นเรื่องส่วนบุคคล: ข้อมูลของเรามีความเสี่ยง
• ประการที่สอง ข้อมูลของลูกค้าของเรามีความเสี่ยง
• และประการสุดท้าย เนื่องจากข้อมูลของลูกค้ามีความเสี่ยง ชื่อเสียงของแบรนด์ของเราจึงอยู่ในบรรทัดฐาน

แนวป้องกันแรกคือการรักษาข้อมูลของลูกค้าให้ปลอดภัยที่สุด ในบางกรณี นั่นหมายถึงการกำจัดด้วยวิธีที่มีเอกสารและป้องกันได้

ภาวะที่กลืนไม่เข้าคายไม่ออกของข้อมูล

สาเหตุหนึ่งที่สถานการณ์นี้ทวีความรุนแรงขึ้นอย่างรวดเร็วก็คือ ข้อมูลมีการสะสมในอัตราที่น่าอัศจรรย์ IDC กล่าวว่าในปี 2554 เราสร้างข้อมูล 1.8 zettabytes (หรือ 1.8 ล้านล้าน GB) ในปี 2012 มันสูงถึง 2.8 เซ็ตตะไบต์ และ IDC ได้คาดการณ์ว่าเราจะสร้าง 40 เซ็ตตะไบต์ (ZB) ภายในปี 2020

อะไรทำให้เกิดการเพิ่มขึ้น? ข้อมูลบางส่วนเติบโตขึ้นจากการเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วของโซเชียลมีเดีย ตามที่ Domo ทุกนาทีของวัน:

• ผู้ใช้ Facebook แบ่งปันเนื้อหา 2,460,000 ชิ้น
• ผู้ใช้ Twitter ทวีต 277,000 ครั้ง
• ผู้ใช้ YouTube อัปโหลดวิดีโอใหม่ 72 ชั่วโมง

แต่การเติบโตยังขับเคลื่อนด้วยข้อมูลจำนวนมหาศาลที่บริษัทต่างๆ จัดเก็บเกี่ยวกับเรา ดูเหมือนว่าตอนนี้ผู้ค้าปลีกทุกรายต้องการทราบหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของคุณ แม้ว่าคุณจะแค่พยายามซื้อถุงเท้าสักคู่ก็ตาม และทุกบริษัท ตั้งแต่ร้านขายของชำในพื้นที่ของคุณไปจนถึงร้านตัดแต่งขนสัตว์เลี้ยงของคุณ มีข้อมูลเกี่ยวกับคุณ รวมถึงพฤติกรรม พฤติกรรม และตัวเลือกการชำระเงินของคุณ

ในฐานะนักการตลาด เรารู้ว่าอะไรเป็นตัวขับเคลื่อนสัญชาตญาณการกักตุนข้อมูลนี้ ยิ่งเราสามารถรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของเราได้มากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งสามารถปรับแต่งข้อเสนอและประสบการณ์ที่พวกเขาได้รับจากเราได้มากขึ้นเท่านั้น และยิ่งมีแนวโน้มว่าพวกเขาจะพัฒนาความสัมพันธ์ที่ยั่งยืนกับแบรนด์ของเรา

คุณเก็บข้อมูลจากลูกค้าและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไว้นานแค่ไหน? หากคำตอบคือ “ตลอดไป – อาจนานกว่านั้น” คุณอาจต้องพิจารณาใหม่ ไม่ใช่แค่การปกป้องข้อมูลส่วนบุคคลของผู้ซื้อของคุณเท่านั้น ค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาข้อมูลเก่าซึ่งไม่มีคุณค่าต่อธุรกิจของคุณอีกต่อไปกำลังค่อนข้างสูง

ราคาของเศษดิจิทัล

จากข้อมูลของ Compliance, Governance, and Oversight Council (CGOC) ข้อมูลประมาณ 69% ของข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมโดยองค์กรในปัจจุบันได้สูญเสียคุณค่าทางธุรกิจ กฎหมาย หรือข้อบังคับไปเกือบหมดแล้ว นั่นหมายถึงบริษัทขนาดใหญ่ที่มีข้อมูลขนาด 10 เพตะไบต์ ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงถึง 50 ล้านดอลลาร์ต่อปี อาจใช้เงินมากถึง 34.5 ล้านดอลลาร์สำหรับข้อมูลที่สามารถลบทิ้งได้

สำหรับบริษัทขนาดเล็ก ค่าใช้จ่ายอาจน้อยกว่ามาก แต่จะเพิ่มขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป และเมื่อคุณคำนึงถึงค่าปรับที่สูงสำหรับการไม่ปฏิบัติตามและความเสียหายต่อแบรนด์ของคุณหากการละเมิดข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณเป็นข่าว เป็นที่ชัดเจนว่าการนำข้อมูลที่ไม่จำเป็นออกเป็นส่วนสำคัญของนโยบายการกำกับดูแลข้อมูลที่ดี

เพราะจริงๆ แล้ว คุณควรเก็บข้อมูลเฉพาะเมื่อจำเป็นหรือมีประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณเท่านั้น หรือเพราะมีกฎหมาย ข้อบังคับ หรือข้อตกลงในสัญญาระบุว่าต้องเก็บรักษาไว้ ในบางกรณี ข้อมูลอาจเกี่ยวข้องกับประเด็นทางกฎหมายที่มีผลอยู่ ซึ่งหมายความว่าจะต้องมีการเก็บรักษาข้อมูลไว้จนกว่าการเก็บรักษาระหว่างดำเนินคดีจะได้รับการแก้ไข แต่ส่วนใหญ่แล้ว คุณอาจยึดติดกับข้อมูลที่คุณไม่ต้องการ

จะทำอย่างไรเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล

ประการแรก มีนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล ทบทวนทุกปีเป็นอย่างน้อย คุณจะต้องตัดสินใจเกี่ยวกับระยะเวลาที่คุณเก็บข้อมูล ข้อมูลใดที่คุณเก็บไว้ และสิ่งที่คุณทำกับข้อมูลนั้น หากคุณตัดสินใจจะกำจัดข้อมูลนั้นเมื่อใดและเมื่อใด คุณอาจมีเหตุผลที่ถูกต้องในการเก็บรักษาข้อมูลแทนที่จะกำจัดทิ้ง คุณอาจต้องการคงไว้บางส่วน (พูดชื่อและที่อยู่อีเมล) ในขณะที่ลบข้อมูลระบุตัวบุคคล (PII) อื่นๆ เช่น หมายเลขบัตรเครดิต จากนั้น คุณต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำผิดกฎข้อบังคับของรัฐ ท้องถิ่น หรือระดับประเทศ ระเบียบการจัดเก็บและการเก็บรักษาข้อมูลจะแตกต่างกันไปตามรัฐหรือประเทศที่คุณอยู่ ดังนั้นคุณต้องคำนึงถึงกฎที่เกี่ยวข้องกับภูมิศาสตร์ของคุณ – เช่นเดียวกับกฎสำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและลูกค้าของคุณ

แน่นอน ขนาดขององค์กรของคุณและขอบเขตของการจัดเก็บข้อมูลของคุณเป็นปัจจัยที่กำหนดวิธีและเวลาที่คุณจะจัดการกับมัน บริษัทขนาดเล็กอาจสามารถหลีกเลี่ยงการใช้เครื่องทำลายไฟล์ดิจิทัลเพื่อกำจัดข้อมูลได้ บริษัทใดก็ตามที่ใช้ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์จะต้องดำเนินการเพื่อให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จัดเก็บบนคลาวด์นั้นปลอดภัย และจะถูกลบอย่างถาวรเมื่อถึงเวลาที่ต้องลบ บริษัทในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวดต้องทำตามกฎของตนเอง ซึ่งบางครั้งรวมถึงความจำเป็นในการพิสูจน์ว่าข้อมูลบางอย่างได้ถูกทำลายไปแล้ว

เอเจนซี่การตลาดมักจะมีงานที่ยากที่สุด เนื่องจากพวกเขาทำงานให้กับลูกค้าที่หลากหลาย และการรักษา (หรือการกำจัด) ข้อมูลเป็นงานที่บางครั้งตกเป็นของพวกเขา นอกเหนือจากการรักษาข้อมูลส่วนบุคคลของลูกค้าให้ปลอดภัยแล้ว เอเจนซียังจัดการทรัพย์สินทางปัญญาสำหรับบริษัทที่พวกเขาทำงานด้วย ซึ่งจำเป็นต้องมีโปรโตคอลอีกชุดหนึ่ง นอกจากนี้ ลูกค้าบางรายอาจอยู่ในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด ทำให้จำเป็นต้องมีมาตรฐานการปฏิบัติที่แตกต่างจากลูกค้ารายอื่น

สำหรับเราทุกคน และโดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับพวกเราที่เป็นนักการตลาดดิจิทัล การปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นสิ่งสำคัญต่อความสำเร็จของเรา เพื่อสร้างความภักดีของลูกค้าเราต้องสร้างความไว้วางใจ และนั่นหมายความว่าเราต้องพิสูจน์ให้ลูกค้าเห็นว่าเราจะใช้ข้อมูลของพวกเขาอย่างชาญฉลาด ด้วยความตระหนักรู้และการพิจารณาอย่างรอบคอบ และกำจัดทิ้งอย่างมีความรับผิดชอบ

พร้อมที่จะกำจัดเศษข้อมูลบางส่วนแล้วหรือยัง ต่อไปนี้เป็นแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่สามารถช่วยในการกำจัดข้อมูลของคุณ

อย่าลืมล้างรายชื่ออีเมลของคุณเป็นระยะด้วย หากคุณต้องการความช่วยเหลือหรือไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นจากที่ใด บริการสุขอนามัยข้อมูลของเราสามารถช่วยคุณระบุและลบข้อมูลใดๆ ที่จะส่งผลเสียต่ออัตราการส่งมอบของคุณ หรือคุณสามารถดาวน์โหลด eBook ของเราได้ฟรี แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการส่งอีเมล เพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับปัจจัยสำคัญที่อาจส่งผลต่อความสำเร็จของแคมเปญอีเมลของคุณ