الدليل الشامل لتنسيق البريد الإلكتروني للشركات للحصول على الردود في أسرع وقت ممكن

1. تنسيق بريد إلكتروني احترافي
2. نصائح لعمل تنسيق بريد إلكتروني مناسب
3. أمثلة على تنسيق البريد الإلكتروني

أدوات مفيدة:
1. Newoldstamp - تسويق توقيع البريد الإلكتروني
2. Mailchimp - منشئ البريد الإلكتروني والمرسل
3. Hubspot Email Marketing - منصة أتمتة التسويق
4. MailerLite - منشئ الصفحة المقصودة
5. Canva - أداة على الإنترنت لعمل التصميمات

تلعب رسائل البريد الإلكتروني دورًا مهمًا في الأعمال التجارية. وبينما يمكن أن يقودك البريد الإلكتروني المدروس جيدًا والمنسق بشكل صحيح إلى النجاح ، فإن البريد الإلكتروني السيئ يمكن أن يفسد سمعتك ويضر بعلاقاتك. محتوى البريد الإلكتروني ليس هو الحال دائمًا. في كثير من الأحيان ، نتجاهل التنسيق. ومع ذلك ، فإن التنسيق المناسب يزيد من فرص قراءة المستلم لرسالتك الإلكترونية والرد عليها.

في مقالتنا ، ستجد معلومات قيمة حول تنسيق البريد الإلكتروني الصحيح للأعمال. أيضًا ، سنزودك بأفضل أمثلة تنسيق البريد الإلكتروني للأعمال التي يمكنك تطبيقها على اتصالاتك.

تنسيق بريد إلكتروني احترافي

يجب أن يحتوي البريد الإلكتروني الاحترافي على الأقل على سطر الموضوع والتحية ونص البريد الإلكتروني وجزء إغلاق. الآن دعنا نستكشف كل مكون بمزيد من التفصيل.

سطر الموضوع

سطور الموضوع مهمة لأنها أول الأشياء التي يراها المستلمون عندما يتلقون رسائل بريد إلكتروني.

المصدر: بينتيريست

يمكن لهذا الجزء من البريد الإلكتروني تحديد ما إذا كان المستلم يفتحه أم لا. لتحقيق أقصى استفادة من سطر الموضوع ، تأكد من اتباع القواعد الأساسية التالية:

• اجعلها واضحة

إذا كنت تتوقع ردًا ، فعليك دائمًا أن تجعل موضوعك واضحًا قدر الإمكان. سيساعد هذا المستلم على تقييم أهمية وإلحاح البريد الإلكتروني على الفور.

• اجعلها قصيره

يقترح معظم الخبراء إبقاء سطر الموضوع الخاص بك لا يزيد عن عشر كلمات. ست كلمات ستكون أفضل. لكن ضع في اعتبارك أن سطور الموضوع القصيرة جدًا ، مثل "الأشياء" أو "مرحبًا" وما إلى ذلك ، قد تؤدي إلى تحويل رسالتك إلى رسائل غير مرغوب فيها.

• استخدم الاستعجال

ثبت أن سطور الموضوع التي تتضمن كلمات مثل "عاجل" أو "تنبيه" أو "مهم" تعمل على تحسين معدلات فتح البريد الإلكتروني. لكن تأكد من استخدامها فقط إذا كان بريدك الإلكتروني عاجلاً حقًا. بخلاف ذلك ، يمكن للمستلم أن يعتاد على رسائل البريد الإلكتروني "العاجلة" الخاصة بك ، وفي المرة القادمة عندما تحتاج إلى إجراء فوري من القارئ ، فقد يفترض أنها خدعتك المعتادة.

نصيحة: ليس من الضروري استخدام كلمة "عاجل" عندما تحتاج إلى الحفاظ على الشعور بالإلحاح. بدلاً من ذلك ، يمكنك تحديد موعد نهائي. على سبيل المثال ، "ملاحظات العرض التقديمي الخيري مطلوبة من قبل EOD الثلاثاء."

• لا قبعات

الابتعاد عن الأحرف الكبيرة (باستثناء الاختصارات والمختصرات) وعلامات التعجب التي يتم الإفراط في استخدامها. عادةً ما تخلق الأحرف الكبيرة شعورًا بأن المرسل كان ينوي قراءة رسالته بصوت عالٍ وغاضب.

• أمثلة على سطر موضوع جيد

"ملاحظات مشروع ABC وإرشادات الاتصال" - سطر الموضوع المكون من ست كلمات هو الطول المثالي. إنه محدد. بالإضافة إلى أنه يحدد المشروع بالاسم ويصف موضوع الرسالة.

“حالة تقارير إدارة الغذاء والدواء مطلوبة. الرجاء الرد في أسرع وقت ممكن "- سطر الموضوع قصير ومحدد. كما أن لديها إحساسًا بالإلحاح الذي يجعل المتلقي أكثر عرضة للاستجابة دون تأخير.

مزيد من المعلومات حول سطور الموضوع:

• "كيفية كتابة سطور موضوع الرسالة الإخبارية للبريد الإلكتروني ملفتة للنظر"
• "كيفية كتابة سطر عنوان بريد إلكتروني لمتابعة الركلة للمبيعات لإتمام الصفقة"

تحية

يمكن أن يمثل اكتشاف كيفية بدء بريد إلكتروني رسمي تحديًا ، خاصةً عندما تكون على اتصال بشخص لا تعرفه جيدًا. هل عبارة "سيدي أو سيدتي" رسمية بشكل مفرط؟ أليست كلمة "هاي" عادية جدًا؟ هيا نكتشف.

• متى تستخدم السيد / السيدة

إذا كنت تكتب إلى شخص ما على وجه الخصوص يتمتع بمكانة أعلى منك ، بالإضافة إلى أنك تعرف اسمه ، يمكنك استخدام تحية السيد / السيدة. على سبيل المثال ، "عزيزتي السيدة كلاركس". إذا كانت لديك شكوك حول جنس المستلم ، فاستخدم الاسم الكامل بدلاً من ذلك. على سبيل المثال ، "عزيزي أليكس سميث."

• متى تستخدم عزيزي

إذا كنت بالفعل على دراية بالمتلقي ، يمكنك استخدام تحية غير رسمية مثل "عزيزي" والاسم الأول للشخص. على سبيل المثال ، "عزيزي جون."

• مرحبًا مقابل مرحبًا

عند الكتابة إلى زملاء العمل أو العملاء الذين تعرفهم جيدًا ، يمكنك استخدام "مرحبًا" أو "مرحبًا". الخيار الأخير يعد اختيارًا جيدًا إذا كان هدفك هو استخدام نغمة رسمية بدرجة أكبر. على سبيل المثال ، "مرحبًا ديانا".

• يا!

هذه التحية غير رسمية للغاية ، لا سيما في سياق تنسيق البريد الإلكتروني المناسب للعمل. يوصى بشدة باستخدام "Hey" فقط في الاتصالات مع الأشخاص الذين عملت معهم لفترة طويلة ، أو عندما تكون البيئة غير رسمية.

المصدر: الميزان

هيئة البريد الإلكتروني

نص البريد الإلكتروني هو جوهر بريدك الإلكتروني. في هذا الجزء ، تحتاج إلى توصيل رسالتك بشكل مباشر ومنظم جيدًا قدر الإمكان. تذكر أن هدفك النهائي هنا هو مساعدة المتلقي على فهم المعلومات المقدمة بكفاءة وبشكل صحيح. فيما يلي بعض قواعد كتابة تنسيق البريد الإلكتروني التي يجب عليك اتباعها:

• اكتب مقدمة قصيرة

ابدأ بريدك الإلكتروني بجملة تخبر المستلم عن موضوع بريدك الإلكتروني. حاول أن تجعل هذه الفقرة قصيرة نسبيًا (جملة واحدة أو جملتين فقط) لأنه من المهم ألا تضيع وقت الناس.

فيما يلي بعض الأمثلة الجيدة لقسم مقدمة البريد الإلكتروني: "أكتب للتقدم لشغل منصب مهندس ضمان الجودة في شركة ABC" ، "شكرًا لك على المحادثة الممتعة الأسبوع الماضي" ، "مرحبًا بك في مشروع XYZ." إذا كنت تهدف إلى جعل المقدمة أكثر رسمية ، ففكر في طرح بعض الأسئلة على القارئ حول حدث أو اجتماع فريق أو عطلة ، وما إلى ذلك. سيتيح هذا الأسلوب للمستلم معرفة أنك مهتم بصدق برفاهيته.

• إعطاء الأولوية للمعلومات الخاصة بك

بمجرد تقديم نفسك والغرض العام من رسالتك ، يمكنك البدء في كتابة نص رسالتك. ضع المحتوى الأكثر أهمية في الأعلى. بهذه الطريقة ، يمكنك إظهار احترامك لوقت القارئ.

• اختصر

هل تريد أن تعرف كيف تثني الناس عن قراءة بريدك الإلكتروني حتى النهاية؟ دفنهم في المعلومات. إذا كنت تتوقع الاهتمام بمسألتك ، فحاول أن تجعلها مختصرة. على الرغم من عدم وجود طول قياسي لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل ، إلا أنه من الجيد إبقاء رسالتك بطول شاشة جهاز كمبيوتر واحد تقريبًا.

• اجعله قابلاً للفحص بصريًا

يجب أن يكون من السهل التعرف على نص البريد الإلكتروني الخاص بك. إذا كان لديك بريد إلكتروني طويل ، فمن الأفضل تقسيمه إلى فقرات قصيرة. حاول أيضًا الاحتفاظ بكل قسم حول ثلاث جمل.

المصدر: customer.io

• استخدم جمل قصيرة

قدم فكرة واحدة في جملة واحدة. أيضًا ، تجنب استخدام الكثير من الفواصل والأقواس. سوف يجعلون جملك طويلة جدًا. مع الجمل القصيرة ، فإنك تقلل من احتمالية استسلام القارئ وعدم اتخاذ الإجراء الذي تريده.

• استخدم الخط الغامق والمائل

قد تساعد المستلم في العثور على أهم أجزاء رسالتك بسهولة أكبر. ومع ذلك ، فإن هذا لا يعمل إلا إذا كنت تستخدمها باعتدال. لاحظ أيضًا أن الاستخدام المفرط للخط الغامق والمائل يمكن أن يكون له تأثير معاكس. حاول الالتزام بالقاعدة - لا توجد أكثر من كلمة أو مجموعة كلمات محددة في كل جملة.

• ضع في اعتبارك القوائم / النقاط

إذا كنت ترغب في مساعدة القراء في العثور على أهم المعلومات بسرعة في كل مرة يعيدون فتح بريدك الإلكتروني ، فمن الجيد استخدام القوائم / النقاط.

• استخدم كلمات بسيطة

لا تجعل الأمور أكثر تعقيدًا مما هي عليه. اكتب بريدك الإلكتروني باستخدام الكلمات التي يمكن للمستلم فهمها. ومع ذلك ، إذا كنت تتواصل مع خبراء في مجالك ، فلن تكون الكلمات المعقدة والمفردات الفنية مشكلة.

الإغلاق كجزء من تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي

عادةً ما يكون للبريد الإلكتروني الاحترافي خاتمة شاملة. من الجيد استخدام النهاية لإدراج عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو تقديم طلب أو طرح سؤال.

• استخدم CTA

قم بتضمين عبارة / جملة تشجع المتلقي على اتخاذ إجراء معين. على سبيل المثال ، "راجع المستندات" ، "تنزيل الدليل" ، إلخ.

• اسأل سؤالا

في رسائل البريد الإلكتروني الرسمية ، نستخدم عادةً أسئلة غير مباشرة بدلاً من الأسئلة المباشرة. على سبيل المثال ، "هذا استفسار حول مواعيد المؤتمر" بدلاً من "ما هي مواعيد المؤتمر؟"

• طلب

إذا كان لديك طلب ، فحاول ذكره بأكبر قدر ممكن من الوضوح. على سبيل المثال ، "يُرجى إرسال التقرير إليّ بحلول نهاية اليوم."

التوقيع بتنسيق البريد الإلكتروني

نوصيك أيضًا بعمل توقيع بريد إلكتروني احترافي وتضمينه في كل رسالة ترسلها. الفكرة من وراء ذلك هي أنه يمكن للقارئ العثور على تفاصيل الاتصال الخاصة بك وغيرها من المعلومات الإضافية بسهولة. فيما يلي بعض الأساسيات التي يمكنك إضافتها إلى توقيع البريد الإلكتروني الخاص بك: الاسم الكامل والمسمى الوظيفي واسم الشركة والموقع الإلكتروني وتفاصيل الاتصال. إلى جانب ذلك ، يمكنك أيضًا تضمين روابط لملفات تعريف الوسائط الاجتماعية لشركتك وشعار وصورة شخصية.

متعلق ب:

• "أسوأ عمليات تسجيل البريد الإلكتروني"
• "كيفية إتقان خطوط إغلاق المبيعات عبر البريد الإلكتروني لإغلاق مبيعاتك على الفور"

المرفقات

غالبًا ما يتضمن إرسال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إرفاق ملفات. تتمثل إحدى القواعد الرئيسية هنا في التحقق جيدًا من إرفاق جميع الملفات التي ذكرتها في رسالتك قبل الضغط على الزر "إرسال". تأكد أيضًا من عمل الأشياء التالية أيضًا:

• تحقق من الحجم

لاحظ أن مساحة التخزين لصندوق البريد الإلكتروني الخاص بالمستلم قد تكون محدودة نسبيًا. أيضًا ، غالبًا ما يقرأ الأشخاص رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم باستخدام الهواتف الذكية ، ولا يكون اتصال الإنترنت مستقرًا دائمًا. هذا هو السبب في أنه من المهم تحديد حجم الملفات المرفقة بما لا يزيد عن 5 ميغا بايت.

• ضع في اعتبارك التحميل على تخزين الملفات

ومع ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى إرسال مرفقات كبيرة ، ففكر في الخيارات التالية. 1) اطلب الإذن لإرسال ملف كبير. 2) قم بتحميل ملفاتك إلى بعض مستودعات البيانات الموثوقة وشارك الرابط للتنزيل.

نصائح لعمل تنسيق بريد إلكتروني مناسب

إليك بعض النصائح الجيدة التي يجب ألا تفوتها إذا كان هدفك هو تنسيق بريد إلكتروني صحيح.

اعرف جمهورك

المتلقون لدينا مختلفون. لهذا السبب لا يجب كتابة وتنسيق جميع رسائل البريد الإلكتروني بنفس الطريقة. يجب تنظيم بعض الرسائل بأسلوب أكثر رسمية. بينما يمكن تنظيم تلك التي تكتبها إلى أشخاص تعرفهم جيدًا بطريقة أقل رسمية.

نبرة الصوت

اختر النغمة المناسبة لرسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل. هنا كيف تعرفه.

• رَسمِيّ

يجب عليك استخدام الأسلوب الرسمي إذا كان ذلك مطلوبًا في شركتك ؛ إذا كنت لا تعرف المتلقي جيدًا ؛

إذا كنت تكتب إلى شخص أعلى منك في السلطة.

• غير رسمي

يمكنك استخدام الأسلوب غير الرسمي إذا تم تشجيعه في شركتك ؛ إذا كنت على اتصال بشخص تعرفه جيدًا ؛ إذا كان بريدك الإلكتروني يحتوي على موضوعات متعلقة بالعمل وغير متعلقة بالعمل.

تحقق جيدًا من القواعد

قبل إرسال البريد الإلكتروني الخاص بالعمل ، تحقق دائمًا من الروابط والنصوص بحثًا عن الأخطاء الإملائية أو العبارات غير الواضحة. سيساعدك هذا في جعل رسالتك تبدو احترافية.

نص عادي مقابل تنسيق البريد الإلكتروني بتنسيق HTML

يمكن للمستلمين عرض رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بتنسيق HTML أو بتنسيق النص العادي. لكن انتبه إلى أنه بناءً على عميل البريد الإلكتروني أو إعدادات معينة يستخدمونها ، قد يتم عرض بريد إلكتروني بتنسيق HTML أو لا يتم عرضه بشكل صحيح. في حالة التعرف على HTML ، سيرى القارئ بريدك الإلكتروني كما تريد - مع الصور والنصوص والتصميمات. ولكن إذا لم يتم التعرف على HTML (والذي قد يحدث إذا كان المستلم يستخدم جهازًا محمولًا للتحقق من رسائل البريد الإلكتروني) ، فمن الضروري أن يكون لديك نسخة نص عادي من بريدك الإلكتروني. هذا مهم أيضًا للمستخدمين في المناطق ذات اتصالات الإنترنت البطيئة.

أضف الصور على اليسار

هل تعلم أن الصور تنجذب بقوة أكبر إلى النص؟ وبسبب هذه الحقيقة يوصى بوضع الصورة على اليسار. بهذه الطريقة ، سيكون أول ما يراه المستلمون عندما يفتحون بريدك الإلكتروني. وبمجرد أن يرضوا فضولهم البصري ، يمكنهم متابعة قراءة بريدك الإلكتروني بالكامل.

أمثلة على تنسيق البريد الإلكتروني

يسرد قالب تنسيق البريد الإلكتروني التالي المعلومات الأساسية التي تحتاج إلى تضمينها في البريد الإلكتروني للعمل. استخدم هذا القالب لإنشاء رسالتك المخصصة.

سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني:

أخبرهم ما هو بريدك الإلكتروني. اجعلها من 6 إلى 10 كلمات.

تحية:

عزيزي السيد / السيدة. + الاسم الاخير او الاسم العزيز + اذا كنت تعرف المستلم جيدا.

مقدمة قصيرة:

في هذا القسم من بريدك الإلكتروني ، يجب أن تقدم معلومات عن سبب كتابتك. كن واضحًا ومباشرًا قدر الإمكان. في حال كنت تكتب للتقدم لوظيفة ، اذكر الوظيفة.

نص البريد الإلكتروني:

هذا القسم هو جوهر رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بك. امنح المستلم التفاصيل الأساسية. صِف ما لديك لتقدمه ، اطلب المساعدة ، قدم طلبًا ، إلخ.

فقرة أخيرة:

يمكنك إنهاء رسالتك الإلكترونية عن طريق إضافة عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء أو طرح سؤال. قل شكرا.

توقيع البريد الإلكتروني:

أعط الأفضلية لتوقيعات البريد الإلكتروني الاحترافية التي تحتوي على روابط وأيقونات وشعارات تفاعلية.

استنتاج

للختام ، دعنا ننتقل إلى أساسيات تنسيق البريد الإلكتروني مرة أخرى:

• تعرف على جمهورك لاختيار أسلوب الكتابة المناسب (رسمي ، أقل رسمية) ؛
• استخدم سطرًا مختصرًا وصفيًا في نفس الوقت ؛
• تذكر أن البريد الإلكتروني المهني يجب أن يبدأ دائمًا بتحية ؛
• استخدم النقاط / القوائم إذا كان نصك يحتوي على الكثير من البيانات أو المعلومات الواقعية ؛
• للحفاظ على نصك قابلاً للقراءة ، يمكنك إبراز المناطق ذات الصلة باستخدام الخط الغامق والمائل ؛
• تجنب الجمل المفرطة التعقيد أو الطويلة ، أو الأحرف الاستهلالية الكاملة أو علامات الترقيم المفرطة ؛
• تحقق من الالفاظ واحذف المعلومات الزائدة ؛
• إذا لزم الأمر ، قدم المعلومات الداعمة في المرفقات ؛
• تحقق مرة أخرى من القواعد الخاصة بك ؛
• أغلق بشكل صحيح بالأحرف الأولى من اسمك / الاسم / توقيع البريد الإلكتروني.