Panduan Komprehensif Untuk Format Email Untuk Bisnis untuk Mendapatkan Balasan ASAP

1. Format email profesional
2. Tips membuat format email yang benar
3. Contoh format email

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Pemasaran Email Hubspot - Platform otomatisasi pemasaran
4. MailerLite - Pembuat halaman arahan
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Email memainkan peran penting dalam bisnis. Dan sementara email yang dipikirkan dengan matang dan diformat dengan benar dapat membawa Anda menuju kesuksesan, email yang buruk dapat merusak reputasi Anda dan merusak hubungan Anda. Konten email tidak selalu demikian. Seringkali, kita mengabaikan pemformatan. Namun, pemformatan yang tepat meningkatkan kemungkinan penerima akan membaca dan membalas email Anda.

Dalam artikel kami, Anda akan menemukan informasi berharga tentang format email yang benar untuk bisnis. Selain itu, kami akan memberi Anda contoh format email bisnis terbaik yang dapat Anda terapkan pada komunikasi Anda.

Format email profesional

Email profesional harus memiliki setidaknya baris subjek, salam, isi email, dan bagian penutup. Sekarang mari kita telusuri setiap komponen secara lebih rinci.

Garis subjek

Baris subjek penting karena itu adalah hal pertama yang dilihat penerima ketika mereka menerima email.

sumber: pinterest

Bagian email ini dapat menentukan apakah penerima membukanya atau tidak. Untuk mendapatkan hasil maksimal dari baris subjek Anda, pastikan untuk mengikuti aturan penting ini:

• Jelaskan

Jika Anda mengharapkan tanggapan, Anda harus selalu membuat subjek Anda sejelas mungkin. Ini akan membantu penerima menilai pentingnya dan urgensi email dengan segera.

• Singkat saja

Kebanyakan ahli menyarankan agar baris subjek Anda tidak lebih dari sepuluh kata. Enam kata akan lebih baik. Namun perlu diingat bahwa baris subjek yang terlalu pendek, seperti "Barang", "Halo", dll. dapat menyebabkan pesan Anda masuk ke spam.

• Gunakan urgensi

Baris subjek yang menyertakan kata-kata seperti "mendesak", "peringatan", atau "penting" terbukti meningkatkan tingkat buka email. Tetapi pastikan untuk menggunakannya hanya jika email Anda benar-benar mendesak. Jika tidak, penerima dapat terbiasa dengan email "mendesak" Anda, dan lain kali ketika Anda membutuhkan tindakan segera dari pembaca, mereka mungkin menganggap itu trik khas Anda.

Tip: Tidak perlu menggunakan kata "mendesak" ketika Anda perlu mempertahankan rasa urgensi. Sebagai gantinya, Anda dapat menetapkan tenggat waktu. Misalnya, “Catatan presentasi amal yang dibutuhkan oleh EOD Selasa.”

• Tidak ada CAPS

Jauhi huruf kapital (kecuali akronim dan singkatan) dan tanda seru yang berlebihan. CAPS biasanya menciptakan perasaan bahwa pengirim bermaksud agar pesan mereka dibaca dengan teriakan yang keras dan marah.

• Contoh baris subjek yang baik

“Catatan Proyek ABC Dan Pedoman Komunikasi” — Baris subjek enam kata adalah panjang yang ideal. Ini spesifik. Plus itu mengidentifikasi proyek dengan nama dan menjelaskan topik pesan.

“FDA melaporkan status yang dibutuhkan. Tolong balas ASAP” — Baris subjeknya pendek dan spesifik. Ini juga memiliki rasa urgensi yang membuat penerima lebih mungkin untuk merespons tanpa penundaan.

Info lebih lanjut tentang baris subjek:

• “Cara Menulis Baris Subjek Buletin Email yang Menarik”
• “Cara Menulis Baris Subjek Email Tindak Lanjut Kickass untuk Penjualan untuk Menutup Kesepakatan”

Sapaan

Mencari tahu bagaimana memulai email formal bisa menjadi tantangan, terutama ketika Anda berhubungan dengan seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik. Apakah "Tuan atau Nyonya yang Terhormat" terlalu formal? Bukankah "Hei" terlalu santai? Mari kita cari tahu.

• Kapan menggunakan Mr/Ms

Jika Anda menulis surat kepada seseorang yang kedudukannya lebih tinggi dari Anda, ditambah Anda tahu namanya, Anda dapat menggunakan salam Tuan/Nyonya. Misalnya, "Nona Clarks yang terhormat." Jika Anda ragu dengan jenis kelamin penerima, gunakan nama lengkap saja. Misalnya, "Alex Smith yang terhormat."

• Kapan harus menggunakan Sayang

Jika Anda sudah cukup akrab dengan penerima, Anda dapat menggunakan salam yang lebih informal seperti “Yang Terhormat” dan nama depan orang tersebut. Misalnya, “Yohanes yang terhormat.”

• Hai vs. Halo

Saat menulis kepada rekan kerja atau klien yang Anda kenal dengan baik, Anda dapat menggunakan "Hai" atau "Halo." Yang terakhir adalah pilihan yang baik jika tujuan Anda adalah nada yang sedikit lebih formal. Misalnya, "Halo, Diana."

• Hai!

Salam ini terlalu informal, terutama dalam konteks format email bisnis yang tepat. Sangat disarankan untuk menggunakan "Hai" hanya dalam komunikasi dengan orang-orang yang telah lama bekerja sama dengan Anda, atau ketika lingkungan sedang santai.

sumber: thebalancecareers

Badan email

Badan email adalah inti dari email Anda. Di bagian ini, Anda perlu mengomunikasikan pesan Anda sejelas dan terstruktur sebaik mungkin. Ingatlah bahwa tujuan akhir Anda di sini adalah untuk membantu penerima secara efisien dan benar memahami informasi yang diberikan. Berikut adalah beberapa aturan penulisan format email yang harus Anda ikuti:

• Buat intro singkat

Mulailah email Anda dengan kalimat yang memberi tahu penerima tentang isi email Anda. Usahakan agar paragraf ini tetap pendek (hanya satu atau dua kalimat) karena penting agar Anda tidak membuang waktu orang.

Berikut adalah beberapa contoh bagus dari bagian pengantar email: "Saya menulis untuk melamar posisi insinyur QA di perusahaan ABC," "Terima kasih atas percakapan yang menyenangkan minggu lalu," "Selamat datang di proyek XYZ." Jika Anda bertujuan untuk membuat intro lebih informal, pertimbangkan untuk mengajukan beberapa pertanyaan kepada pembaca tentang acara atau pertemuan tim baru-baru ini, liburan, dll. Pendekatan semacam itu akan membuat penerima tahu bahwa Anda sungguh-sungguh tertarik dengan kesejahteraan mereka.

• Prioritaskan informasi Anda

Setelah Anda memperkenalkan diri dan tujuan umum pesan Anda, Anda dapat mulai menulis isi email Anda. Letakkan konten yang paling penting di bagian atas. Dengan cara ini, Anda dapat menunjukkan rasa hormat Anda pada waktu pembaca Anda.

• Tetap pendek

Ingin tahu cara mencegah orang membaca email Anda sampai akhir? Mengubur mereka dalam informasi. Jika Anda mengharapkan perhatian untuk masalah Anda, cobalah untuk membuatnya singkat. Meskipun tidak ada panjang standar untuk email bisnis, sebaiknya simpan surat Anda sekitar satu panjang layar PC.

• Jadikan itu dapat dipindai secara visual

Teks email Anda harus mudah dikenali. Jika Anda memiliki email yang panjang, yang terbaik adalah memecahnya menjadi paragraf pendek. Juga, cobalah untuk menjaga setiap bagian di sekitar tiga kalimat.

sumber: customer.io

• Gunakan kalimat pendek

Perkenalkan satu ide dalam satu kalimat. Juga, hindari menggunakan banyak koma dan tanda kurung. Mereka akan membuat kalimat Anda terlalu panjang. Dengan kalimat pendek, Anda mengurangi kemungkinan pembaca menyerah dan tidak mengambil tindakan yang Anda inginkan.

• Gunakan huruf tebal dan miring

Mereka mungkin membantu penerima menemukan bagian terpenting dari pesan Anda dengan lebih mudah. Namun, ini hanya berfungsi jika Anda menggunakannya dengan hemat. Juga, perhatikan bahwa penggunaan huruf tebal dan miring yang berlebihan sebenarnya dapat memiliki efek sebaliknya. Cobalah untuk mematuhi aturan – tidak lebih dari satu kata atau kelompok kata yang disorot per kalimat.

• Pertimbangkan daftar/poin poin

Jika Anda ingin membantu pembaca menemukan informasi paling penting dengan cepat setiap kali mereka membuka kembali email Anda, sebaiknya gunakan daftar/poin poin.

• Gunakan kata-kata sederhana

Jangan membuat hal-hal lebih rumit dari mereka. Tulis email Anda menggunakan kata-kata yang dapat dipahami penerima. Namun, jika Anda berkomunikasi dengan ahli di bidang Anda, kata-kata rumit dan kosakata teknis tidak akan menjadi masalah.

Penutupan sebagai bagian dari format email formal

Email profesional biasanya memiliki kesimpulan yang menyeluruh. Sebaiknya gunakan bagian akhir untuk menyisipkan ajakan bertindak, mengajukan permintaan, atau mengajukan pertanyaan.

• Gunakan CTA

Sertakan frasa/kalimat yang mendorong penerima untuk melakukan tindakan tertentu. Misalnya, "Periksa dokumen", "Unduh manual", dll.

• Bertanya

Dalam email formal, kami biasanya menggunakan pertanyaan tidak langsung daripada pertanyaan langsung. Misalnya, "Ini adalah pertanyaan tentang waktu konferensi" alih-alih "Berapa waktu konferensi?"

• Meminta

Jika Anda memiliki permintaan, cobalah untuk menyatakannya sejelas mungkin. Misalnya, “Kirimkan saya laporannya pada akhir hari ini.”

Tanda tangan dalam format email

Juga, kami menyarankan Anda membuat tanda tangan email profesional dan menyertakannya dengan setiap pesan yang Anda kirim. Gagasan di balik ini adalah pembaca dapat menemukan detail kontak Anda dan informasi tambahan lainnya dengan mudah. Berikut adalah beberapa dasar yang dapat Anda tambahkan ke tanda tangan email Anda: nama lengkap, jabatan, nama perusahaan & situs web, detail kontak. Selain itu, Anda juga dapat menyertakan tautan ke profil media sosial perusahaan Anda, logo, dan foto pribadi.

Terkait:

• “Penandatanganan Email Terburuk”
• “Cara Menguasai Jalur Penutupan Penjualan Email Untuk Menyegel Penjualan Anda Segera”

lampiran

Mengirim email bisnis sering kali melibatkan melampirkan file. Salah satu aturan utama di sini adalah untuk memeriksa ulang apakah Anda telah melampirkan semua file yang Anda sebutkan dalam pesan Anda sebelum Anda menekan tombol "Kirim". Juga, pastikan untuk membuat hal-hal berikut juga:

• Cek ukuran

Perhatikan bahwa ruang penyimpanan kotak masuk email penerima Anda mungkin relatif terbatas. Selain itu, orang sering membaca email menggunakan smartphone, dan koneksi internet tidak selalu stabil. Itulah mengapa penting untuk membatasi ukuran file yang dilampirkan tidak lebih dari 5MB.

• Pertimbangkan untuk mengunggah ke penyimpanan file

Namun, jika Anda perlu mengirim lampiran berukuran besar, pertimbangkan opsi berikut. 1) Minta izin untuk mengirim file besar. 2) Unggah file Anda ke beberapa repositori data yang andal dan bagikan tautan untuk mengunduh.

Tips membuat format email yang benar

Berikut adalah beberapa tip bagus yang tidak boleh Anda lewatkan jika tujuan Anda adalah format email yang benar.

Kenali audiens Anda

Penerima kami berbeda. Itulah mengapa tidak semua email harus ditulis dan diformat dengan cara yang sama. Beberapa surat harus disusun dengan gaya yang lebih formal. Sementara yang Anda tulis kepada orang yang Anda kenal baik dapat disusun dengan cara yang tidak terlalu formal.

Nada suara

Pilih nada yang sesuai untuk email bisnis Anda. Berikut adalah bagaimana Anda mendefinisikannya.

• Resmi

Anda harus menggunakan gaya formal jika diperlukan di perusahaan Anda; jika Anda tidak mengenal penerima dengan baik;

jika Anda menulis kepada seseorang yang berada di atas Anda dalam otoritas.

• tidak resmi

Anda dapat menggunakan gaya informal jika dianjurkan di perusahaan Anda; jika Anda berhubungan dengan orang yang Anda kenal baik; jika email Anda berisi topik bisnis dan non-bisnis.

Periksa kembali tata bahasanya

Sebelum Anda mengirim email bisnis Anda, selalu periksa tautan dan teks untuk kesalahan ejaan atau frasa yang tidak jelas. Ini akan membantu Anda membuat pesan Anda terlihat profesional.

Teks biasa vs. format email HTML

Penerima dapat melihat email Anda dalam format HTML atau teks biasa. Tetapi perhatikan bahwa tergantung pada klien email atau pengaturan tertentu yang mereka gunakan, email HTML mungkin atau mungkin tidak ditampilkan dengan benar. Jika HTML dikenali, pembaca akan melihat email Anda seperti yang Anda inginkan — dengan gambar, teks, dan desain. Tetapi jika HTML tidak dikenali (yang mungkin terjadi jika penerima menggunakan perangkat seluler untuk memeriksa email), sangat penting untuk memiliki versi teks biasa dari email Anda. Ini juga penting bagi pengguna di area dengan koneksi internet yang lambat.

Tambahkan gambar di sebelah kiri

Tahukah Anda bahwa mata orang tertarik lebih kuat oleh citra daripada teks? Karena fakta ini, disarankan untuk meletakkan gambar di sebelah kiri. Dengan cara ini, itu akan menjadi hal pertama yang dilihat penerima ketika mereka membuka email Anda. Dan begitu mereka telah memuaskan rasa ingin tahu visual mereka, mereka dapat melanjutkan membaca seluruh email Anda.

Contoh format email

Templat format email berikut mencantumkan info dasar yang perlu Anda sertakan dalam email bisnis. Gunakan templat ini untuk membuat pesan khusus Anda.

Baris subjek pesan email:

Beri tahu mereka tentang isi email Anda. Buatlah 6-10 kata.

Sapaan:

Bapak/Ibu yang terhormat. + nama belakang atau Dear + name jika Anda mengenal penerima dengan baik.

pengantar singkat:

Di bagian email ini, Anda harus memberikan informasi tentang alasan Anda menulis. Bersikaplah sejelas dan langsung mungkin. Jika Anda menulis untuk melamar pekerjaan, sebutkan posisi.

Isi email:

Bagian ini adalah inti dari pesan email Anda. Berikan penerima rincian penting. Jelaskan apa yang Anda tawarkan, minta bantuan, buat permintaan, dll.

Paragraf terakhir:

Anda dapat menyimpulkan email Anda dengan menambahkan ajakan bertindak atau mengajukan pertanyaan. Katakan terima kasih.

Tanda tangan email:

Berikan preferensi pada tanda tangan email profesional dengan tautan, ikon, dan spanduk interaktif.

Kesimpulan

Untuk menyelesaikannya, mari kita lihat hal-hal penting tentang format email sekali lagi:

• Ketahui audiens Anda untuk memilih gaya penulisan yang tepat (formal, kurang formal);
• Gunakan baris subjek yang singkat namun deskriptif;
• Ingatlah bahwa email profesional harus selalu diawali dengan salam;
• Gunakan poin-poin/daftar jika teks Anda memiliki banyak data atau informasi faktual;
• Agar teks Anda dapat dibaca, Anda dapat menyorot area yang relevan menggunakan huruf tebal dan miring;
• Hindari kalimat yang terlalu rumit atau panjang, semua huruf besar atau tanda baca yang berlebihan;
• Periksa kata-kata yang bertele-tele dan hapus info berlebih;
• Jika perlu, berikan informasi pendukung dalam lampiran;
• Periksa kembali tata bahasa Anda;
• Tutup dengan benar dengan inisial/nama/tanda tangan email Anda.