La guía completa sobre el formato de correo electrónico para que las empresas obtengan respuestas lo antes posible

1. Formato de correo electrónico profesional
2. Consejos para hacer un formato de correo electrónico adecuado
3. Ejemplos de formato de correo electrónico

Herramientas útiles:
1. Newoldstamp - Marketing de firma de correo electrónico
2. Mailchimp: generador y remitente de correo electrónico
3. Hubspot Email Marketing - Plataforma de automatización de marketing
4. MailerLite - Creador de páginas de destino
5. Canva - Herramienta online para hacer diseños

Los correos electrónicos juegan un papel fundamental en los negocios. Y si bien un correo electrónico bien pensado y con el formato adecuado puede llevarlo al éxito, un correo electrónico incorrecto puede arruinar su reputación y dañar sus relaciones. El contenido del correo electrónico no siempre es el caso. A menudo, ignoramos el formato. Sin embargo, el formato adecuado aumenta las posibilidades de que el destinatario lea y responda a su correo electrónico.

En nuestro artículo, encontrará información valiosa sobre el formato de correo electrónico correcto para empresas. Además, le proporcionaremos los mejores ejemplos de formato de correo electrónico comercial que puede aplicar a sus comunicaciones.

Formato de correo electrónico profesional

Un correo electrónico profesional debe tener al menos una línea de asunto, un saludo, un cuerpo de correo electrónico y una parte de cierre. Ahora exploremos cada componente con más detalle.

Línea de asunto

Las líneas de asunto son importantes porque son lo primero que ven los destinatarios cuando reciben correos electrónicos.

fuente: pinterest

Esta parte del correo electrónico puede determinar si el destinatario lo abre o no. Para aprovechar al máximo su línea de asunto, asegúrese de seguir estas reglas esenciales:

• Acláralo

Si espera una respuesta, siempre debe dejar su tema lo más claro posible. Esto ayudará al destinatario a evaluar la importancia y la urgencia del correo electrónico de inmediato.

• hazlo corto

La mayoría de los expertos sugieren que la línea de asunto no supere las diez palabras. Seis palabras serían aún mejores. Pero tenga en cuenta que las líneas de asunto demasiado cortas, como "Cosas", "Hola", etc., pueden hacer que su mensaje se envíe como spam.

• Usar urgencia

Se ha demostrado que las líneas de asunto que incluyen palabras como "urgente", "alerta" o "importante" mejoran las tasas de apertura de correo electrónico. Pero asegúrese de usarlos solo si su correo electrónico es realmente urgente. De lo contrario, el destinatario puede acostumbrarse a sus correos electrónicos "urgentes", y la próxima vez que necesite una acción inmediata del lector, puede asumir que es su truco típico.

Sugerencia: no es necesario usar la palabra "urgente" cuando necesita mantener un sentido de urgencia. En su lugar, puede establecer una fecha límite. Por ejemplo, "Notas de presentación de caridad necesarias para el martes EOD".

• Sin mayúsculas

Manténgase alejado de las letras mayúsculas (excepto siglas y abreviaturas) y signos de exclamación usados ​​en exceso. MAYÚSCULAS generalmente crea la sensación de que el remitente pretendía que su mensaje se leyera en un grito fuerte y enojado.

• Ejemplos de una buena línea de asunto

“Notas del proyecto ABC y pautas de comunicación”: la línea de asunto de seis palabras es la longitud ideal. es especifico Además, identifica el proyecto por su nombre y describe el tema del mensaje.

“La FDA informa el estado necesario. Responda lo antes posible”: la línea de asunto es corta y específica. También tiene un sentido de urgencia que hace que sea más probable que el destinatario responda sin demora.

Más información sobre las líneas de asunto:

• “Cómo escribir líneas de asunto llamativas para boletines de correo electrónico”
• "Cómo escribir una línea de asunto de correo electrónico de seguimiento de Kickass para que las ventas cierren el trato"

Saludo

Averiguar cómo iniciar un correo electrónico formal puede ser un desafío, especialmente cuando se está poniendo en contacto con alguien que no conoce muy bien. ¿Es "Estimado señor o señora" demasiado formal? ¿No es "Hey" demasiado informal? Vamos a averiguar.

• Cuándo usar Sr./Sra.

Si le escribes a alguien en particular que tiene una posición superior a la tuya y además sabes su nombre, puedes usar el saludo Sr./Sra. Por ejemplo, "Estimada Sra. Clarks". Si tiene dudas sobre el sexo del destinatario, utilice un nombre completo en su lugar. Por ejemplo, "Estimado Alex Smith".

• Cuándo usar Estimado

Si ya está bastante familiarizado con el destinatario, puede usar un saludo más informal como "Estimado" y el nombre de pila de la persona. Por ejemplo, "Querido John".

• hola vs hola

Cuando escriba a compañeros de trabajo o clientes que conoce muy bien, puede usar "Hola" o "Hola". Este último es una buena opción si tu objetivo es un tono un poco más formal. Por ejemplo, "Hola, Diana".

• ¡Oye!

Este saludo es demasiado informal, especialmente en el contexto del formato de correo electrónico comercial adecuado. Se recomienda encarecidamente utilizar "Hola" solo en comunicaciones con personas con las que ha trabajado durante mucho tiempo o cuando el ambiente es informal.

fuente: thebalancecareers

Cuerpo del correo electronico

El cuerpo del correo electrónico es el núcleo de su correo electrónico. En esta parte, debe comunicar su mensaje de la manera más directa y estructurada posible. Recuerde que su objetivo final aquí es ayudar al destinatario a comprender de manera eficiente y correcta la información proporcionada. Aquí hay algunas reglas de escritura de formato de correo electrónico que debe seguir:

• Haz una breve introducción

Comience su correo electrónico con la oración que le dice al destinatario de qué se trata su correo electrónico. Trate de mantener este párrafo relativamente corto (solo una o dos oraciones) porque es importante que no pierda el tiempo de las personas.

Estos son algunos buenos ejemplos de la sección de introducción de correo electrónico: "Le escribo para solicitar el puesto de ingeniero de control de calidad en la empresa ABC", "Gracias por la agradable conversación de la semana pasada", "Bienvenido al proyecto XYZ". Si su objetivo es hacer que la introducción sea más informal, considere hacerle algunas preguntas al lector sobre un evento reciente o una reunión de equipo, vacaciones, etc. Este enfoque le hará saber al destinatario que usted está sinceramente interesado en su bienestar.

• Prioriza tu información

Una vez que se haya presentado y haya presentado el propósito general de su mensaje, puede comenzar a escribir el cuerpo de su correo electrónico. Ponga el contenido más importante en la parte superior. De esta manera, puedes mostrar tu respeto por el tiempo de tu lector.

• Que sea breve

¿Quiere saber cómo disuadir a las personas de leer su correo electrónico hasta el final? Enterrarlo en la información. Si espera atención a su asunto, trate de ser breve. Aunque no existe una longitud estándar para los correos electrónicos comerciales, es una buena idea mantener su carta en aproximadamente una pantalla de PC.

• Hazlo visualmente escaneable

El texto de su correo electrónico debe ser fácilmente reconocible. Si tiene un correo electrónico extenso, es mejor dividirlo en párrafos cortos. Además, trate de mantener cada sección alrededor de tres oraciones.

fuente: cliente.io

• Usa oraciones cortas

Introduzca una idea en una oración. Además, evite usar muchas comas y corchetes. Harán que tus oraciones sean demasiado largas. Con oraciones cortas, reduce la probabilidad de que el lector se dé por vencido y no tome la acción deseada.

• Usar negritas y cursivas

Pueden ayudar al destinatario a encontrar las partes más importantes de su mensaje más fácilmente. Sin embargo, esto solo funciona si los usa con moderación. Además, tenga en cuenta que el uso excesivo de negritas y cursivas puede tener el efecto contrario. Trate de apegarse a la regla: no más de una palabra resaltada o grupo de palabras por oración.

• Considere listas/viñetas

Si desea ayudar a los lectores a encontrar rápidamente la información más importante cada vez que vuelvan a abrir su correo electrónico, es una buena idea utilizar listas/viñetas.

• Usa palabras simples

No hagas las cosas más complicadas de lo que son. Redacte su correo electrónico usando las palabras que el destinatario pueda entender. Sin embargo, si se comunica con expertos en su campo, las palabras complicadas y el vocabulario técnico no serían un problema.

Cierre como parte del formato de correo electrónico formal

Un correo electrónico profesional suele tener una conclusión completa. Es una buena idea utilizar el final para insertar una llamada a la acción, hacer una solicitud o hacer una pregunta.

• Usar llamada a la acción

Incluya una frase/oración que anime al destinatario a realizar una acción específica. Por ejemplo, "Revisar los documentos", "Descargar el manual", etc.

• Pregunta

En los correos electrónicos formales, generalmente usamos preguntas indirectas en lugar de directas. Por ejemplo, "Esta es una consulta sobre los horarios de la conferencia" en lugar de "¿Cuáles son los horarios de la conferencia?"

• Solicitud

Si tiene una solicitud, intente expresarla lo más claramente posible. Por ejemplo, "Tenga la amabilidad de enviarme el informe al final del día".

Firma en formato de correo electrónico

Además, le recomendamos que cree una firma de correo electrónico profesional y la incluya en cada mensaje que envíe. La idea detrás de esto es que el lector pueda encontrar sus datos de contacto y otra información adicional fácilmente. Aquí hay algunos elementos básicos que puede agregar a su firma de correo electrónico: un nombre completo, cargo, nombre de la empresa y sitio web, detalles de contacto. Además de eso, también puede incluir enlaces a los perfiles de redes sociales de su empresa, un logotipo y una foto personal.

Relacionado:

• "Las peores firmas de correo electrónico"
• “Cómo dominar las líneas de cierre de ventas por correo electrónico para sellar sus ventas de inmediato”

Archivos adjuntos

Enviar correos electrónicos comerciales a menudo implica adjuntar archivos. Una de las reglas principales aquí es verificar dos veces que haya adjuntado todos los archivos que mencionó en su mensaje antes de presionar el botón "Enviar". Además, asegúrese de hacer las siguientes cosas también:

• Compruebe el tamaño

Tenga en cuenta que el espacio de almacenamiento de una bandeja de entrada de correo electrónico de su destinatario puede ser relativamente limitado. Además, las personas a menudo leen sus correos electrónicos usando teléfonos inteligentes y la conexión a Internet no siempre es estable. Por eso es importante limitar el tamaño de los archivos adjuntos a no más de 5 MB.

• Considere cargar en el almacenamiento de archivos

Sin embargo, si necesita enviar archivos adjuntos grandes, considere las siguientes opciones. 1) Pida permiso para enviar el archivo grande. 2) Cargue sus archivos en algún repositorio de datos confiable y comparta el enlace para descargar.

Consejos para hacer un formato de correo electrónico adecuado

Aquí hay algunos buenos consejos que no debe perderse si su objetivo es un formato de correo electrónico correcto.

Conoce a tu audiencia

Nuestros destinatarios son diferentes. Es por eso que no todos los correos electrónicos deben escribirse y formatearse de la misma manera. Algunos correos deben estar estructurados en un estilo más formal. Mientras que aquellos que escribes a personas que conoces bien pueden estructurarse de una manera menos formal.

Tono de voz

Elija el tono apropiado para sus correos electrónicos comerciales. Así es como lo defines.

• Formal

Debe utilizar el estilo formal si es requerido en su empresa; si no conoce bien al destinatario;

si está escribiendo a una persona que está por encima de usted en autoridad.

• Informal

Puedes utilizar el estilo informal si se fomenta en tu empresa; si se está poniendo en contacto con una persona que conoce bien; si su correo electrónico contiene temas comerciales y no comerciales.

Vuelve a revisar la gramática

Antes de enviar su correo electrónico comercial, siempre verifique los enlaces y los textos en busca de errores ortográficos o frases poco claras. Esto le ayudará a que su mensaje se vea profesional.

Texto sin formato frente a formato de correo electrónico HTML

Los destinatarios pueden ver sus correos electrónicos en formato HTML o de texto sin formato. Pero preste atención a que, según el cliente de correo electrónico o la configuración particular que esté utilizando, un correo electrónico HTML puede o no mostrarse correctamente. En caso de que se reconozca el HTML, el lector verá su correo electrónico como pretendía: con imágenes, texto y diseños. Pero si no se reconoce el HTML (lo que puede suceder si el destinatario usa un dispositivo móvil para revisar los correos electrónicos), es crucial tener una versión de texto sin formato de su correo electrónico. Esto también es importante para los usuarios en áreas con conexiones a Internet lentas.

Agregar imágenes a la izquierda

¿Sabías que los ojos de las personas se sienten más atraídos por las imágenes que por el texto? Por este hecho, se recomienda colocar la imagen a la izquierda. De esta manera, sería lo primero que verían los destinatarios cuando abran su correo electrónico. Y una vez que hayan satisfecho su curiosidad visual, pueden continuar leyendo todo su correo electrónico.

Ejemplos de formato de correo electrónico

La siguiente plantilla de formato de correo electrónico enumera la información básica que debe incluir en el correo electrónico comercial. Utilice esta plantilla para crear su mensaje personalizado.

Línea de asunto del mensaje de correo electrónico:

Dígales de qué se trata su correo electrónico. Que sea de 6 a 10 palabras.

Saludo:

Estimado Sr. / Sra. + apellido o Estimado + nombre si conoce bien al destinatario.

Breve introducción:

En esta sección de su correo electrónico, debe proporcionar información sobre por qué está escribiendo. Sea lo más claro y directo posible. En caso de que esté escribiendo para solicitar un trabajo, mencione un puesto.

Cuerpo del correo electrónico:

Esta sección es el núcleo de su mensaje de correo electrónico. Dale al destinatario los detalles esenciales. Describa lo que tiene para ofrecer, pida ayuda, haga una solicitud, etc.

Párrafo final:

Puede concluir su correo electrónico agregando una llamada a la acción o haciendo una pregunta. Di gracias.

Firma de email:

Dé preferencia a las firmas de correo electrónico profesionales con enlaces interactivos, íconos y pancartas.

Conclusión

Para concluir, repasemos los elementos esenciales del formato de correo electrónico una vez más:

• Conozca a su audiencia para elegir el estilo de escritura adecuado (formal, menos formal);
• Use una línea de asunto breve pero descriptiva;
• Recuerda que el correo electrónico profesional siempre debe comenzar con un saludo;
• Use viñetas/listas si su texto tiene muchos datos o información fáctica;
• Para mantener su texto legible, puede resaltar las áreas relevantes usando negrita y cursiva;
• Evite oraciones demasiado complicadas o largas, todo en mayúsculas o puntuación excesiva;
• Compruebe si hay palabrería y elimine el exceso de información;
• Si es necesario, proporcione información de respaldo en los archivos adjuntos;
• Vuelve a revisar tu gramática;
• Cierra correctamente con tus iniciales/nombre/firma de correo electrónico.