ビジネスができるだけ早く返信を受け取るための電子メール形式の包括的なガイド

1.プロのメールフォーマット
2.適切なメールフォーマットを作成するためのヒント
3.メール形式の例

便利なツール：
1.Newoldstamp-電子メール署名マーケティング
2.Mailchimp-メールビルダーと送信者
3.Hubspotメールマーケティング-マーケティング自動化プラットフォーム
4.MailerLite-ランディングページビルダー
5.Canva-デザインを作成するためのオンラインツール

電子メールはビジネスにおいて重要な役割を果たします。 よく考えられ、適切にフォーマットされた電子メールは成功につながる可能性がありますが、悪い電子メールはあなたの評判を台無しにし、あなたの関係を損なう可能性があります。 電子メールの内容は常にそうであるとは限りません。 多くの場合、フォーマットは無視されます。 ただし、適切なフォーマットを使用すると、受信者があなたの電子メールを読んで返信する可能性が高くなります。

私たちの記事では、ビジネスに適した電子メール形式に関する貴重な情報を見つけることができます。 また、コミュニケーションに適用できる最高のビジネスメール形式の例を提供します。

プロフェッショナルなメールフォーマット

専門的な電子メールには、少なくとも件名、敬礼、電子メールの本文、および終了部分が含まれている必要があります。 次に、各コンポーネントについて詳しく見ていきましょう。

件名

件名は、受信者が電子メールを受信したときに最初に表示されるものであるため、重要です。

ソース：ピンタレスト

電子メールのこの部分は、受信者がそれを開くかどうかを決定できます。 件名を最大限に活用するには、次の重要なルールに必ず従ってください。

• 明確にする

応答を期待する場合は、常に主題をできるだけ明確にする必要があります。 これは、受信者が電子メールの重要性と緊急性をすぐに評価するのに役立ちます。

• 短くする

ほとんどの専門家は、件名を10語以内に抑えることを提案しています。 6つの言葉がさらに良いでしょう。 ただし、「スタッフ」、「こんにちは」などの件名が短すぎると、メッセージがスパムになる可能性があることに注意してください。

• 緊急性を使用する

「緊急」、「アラート」、「重要」などの単語を含む件名は、メールの開封率を向上させることが証明されています。 ただし、メールが本当に緊急の場合にのみ使用してください。 そうしないと、受信者はあなたの「緊急の」電子メールに慣れる可能性があり、次に読者からの即時のアクションが必要になったときに、受信者はそれがあなたの典型的なトリックであると見なす可能性があります。

ヒント：切迫感を維持する必要がある場合は、「緊急」という言葉を使用する必要はありません。 代わりに、期限を設定できます。 たとえば、「EOD火曜日に必要なチャリティープレゼンテーションノート」。

• キャップなし

大文字（頭字語と略語を除く）や使いすぎた感嘆符には近づかないでください。 CAPSは通常、送信者がメッセージを大声で怒った叫び声で読むことを意図しているという感覚を生み出します。

• 良い件名の例

「ABCプロジェクトノートとコミュニケーションガイドライン」—6語の件名が理想的な長さです。 具体的です。 さらに、プロジェクトを名前で識別し、メッセージのトピックを説明します。

「FDAは必要なステータスを報告しています。 できるだけ早く返信してください」—件名は短く具体的です。 また、受信者が遅滞なく応答する可能性を高める緊急性もあります。

件名に関する詳細：

• 「目を引くメールマガジンの件名を書く方法」
• 「取引を成立させるための販売のためのKickassフォローアップメールの件名を書く方法」

敬礼

正式な電子メールを開始する方法を理解することは、特によく知らない人と連絡を取り合うときに、難しい場合があります。 「DearSirorMadam」は過度にフォーマルですか？ 「ねえ」はカジュアルすぎませんか？ 確認してみましょう。

• Mr/Msをいつ使用するか

あなたがあなたより優れた地位にある特に誰かに手紙を書いているなら、そしてあなたが彼らの名前を知っているなら、あなたはMr/Msの敬礼を使うことができます。 たとえば、「親愛なるクラークスさん」などです。 受信者の性別について疑問がある場合は、代わりにフルネームを使用してください。 たとえば、「親愛なるアレックススミス」。

• いつ使用するか

すでに受信者に精通している場合は、「Dear」やその人の名など、より非公式な敬礼を使用できます。 たとえば、「親愛なるジョン」。

• こんにちはvs.こんにちは

よく知っている同僚やクライアントに手紙を書くときは、「こんにちは」または「こんにちは」を使用できます。 あなたの目標がもう少しフォーマルなトーンであるならば、最後のものは良い選択です。 たとえば、「こんにちは、ダイアナ」。

• おい！

この敬礼は、特に適切なビジネス用電子メール形式のコンテキストでは、あまりにも非公式です。 「Hey」は、長い間一緒に仕事をした人とのコミュニケーションや、カジュアルな環境でのみ使用することを強くお勧めします。

出典：thebalancecareers

メール本文

メール本文はメールの中核です。 このパートでは、メッセージをできるだけわかりやすく、適切に構造化して伝える必要があります。 ここでの最終的な目標は、受信者が提供された情報を効率的かつ正しく理解できるようにすることです。 従う必要のあるいくつかの電子メール形式の書き込みルールは次のとおりです。

• 短いイントロを作る

あなたの電子メールが何であるかを受信者に伝える文であなたの電子メールを始めてください。 人々の時間を無駄にしないことが重要なので、この段落は比較的短く（1つか2つの文だけ）してください。

メール紹介セクションの良い例をいくつか示します。「ABC会社のQAエンジニアのポジションに応募するために書いています」、「先週の楽しい会話に感謝します」、「XYZプロジェクトへようこそ」。 イントロをより非公式にすることを目的とする場合は、最近のイベントやチームミーティング、休暇などについて読者に質問することを検討してください。このようなアプローチにより、受信者はあなたが彼らの幸福に心から関心を持っていることを知ることができます。

• 情報に優先順位を付ける

自己紹介とメッセージの一般的な目的を理解したら、メールの本文を書き始めることができます。 最も重要なコンテンツを一番上に置きます。 このように、あなたはあなたの読者の時間へのあなたの敬意を示すことができます。

• 短くしてください

人々があなたの電子メールを最後まで読むのを思いとどまらせる方法を知りたいですか？ 情報にそれらを埋めます。 あなたがあなたの問題に注意を払うことを期待するならば、それを簡潔に保つようにしてください。 ビジネス用メールの標準的な長さはありませんが、レターをPC画面の長さの約1つに保つことをお勧めします。

• 視覚的にスキャン可能にする

メールのテキストは簡単に認識できる必要があります。 長いメールをお持ちの場合は、短い段落に分割することをお勧めします。 また、各セクションを3文前後に保つようにしてください。

ソース：customer.io

• 短い文を使用する

1つの文で1つのアイデアを紹介します。 また、多くのコンマと角かっこを使用しないでください。 彼らはあなたの文章を長くしすぎます。 短い文章で、読者が諦めて希望の行動をとらない可能性を減らします。

• 太字と斜体を使用する

受信者がメッセージの最も重要な部分をより簡単に見つけるのに役立つ場合があります。 ただし、これは慎重に使用する場合にのみ機能します。 また、太字と斜体を過度に使用すると、実際には逆の効果が生じる可能性があることに注意してください。 ルールに固執するようにしてください–文ごとに1つの強調表示された単語または単語のグループのみ。

• リスト/箇条書きを検討する

読者が電子メールを再度開くたびに最も重要な情報をすばやく見つけられるようにしたい場合は、リスト/箇条書きを使用することをお勧めします。

• 簡単な言葉を使う

物事を実際よりも複雑にしないでください。 受信者が理解できる単語を使用してメールを作成します。 ただし、自分の分野の専門家とコミュニケーションをとっている場合は、複雑な単語や専門用語は問題になりません。

正式な電子メール形式の一部として閉じる

専門的な電子メールには通常、包括的な結論があります。 エンディングを利用して、召喚状を挿入したり、リクエストを行ったり、質問したりすることをお勧めします。

• CTAを使用する

受信者が特定の行動を取るように促すフレーズ/文を含めます。 たとえば、「ドキュメントを確認する」、「マニュアルをダウンロードする」などです。

• 質問をする

正式なメールでは、通常、直接的な質問ではなく、間接的な質問を使用します。 たとえば、「会議のタイミングは？」ではなく、「会議のタイミングについてのお問い合わせです」などです。

• リクエスト

リクエストがある場合は、できるだけ明確に述べてください。 たとえば、「1日の終わりまでにレポートを送ってください。」などです。

電子メール形式の署名

また、プロの電子メール署名を作成し、送信するすべてのメッセージに含めることをお勧めします。 この背後にある考え方は、読者があなたの連絡先の詳細やその他の追加情報を簡単に見つけることができるということです。 メールの署名に追加できる基本事項は次のとおりです。氏名、役職、会社名とWebサイト、連絡先の詳細。 さらに、会社のソーシャルメディアプロファイルへのリンク、ロゴ、および個人の写真を含めることもできます。

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添付ファイル

ビジネス用メールの送信には、多くの場合、ファイルの添付が含まれます。 ここでの主なルールの1つは、[送信]ボタンを押す前に、メッセージで言及したすべてのファイルが添付されていることを再確認することです。 また、次のことも忘れずに行ってください。

• サイズを確認してください

受信者の電子メール受信ボックスのストレージスペースは比較的限られている可能性があることに注意してください。 また、スマートフォンを使ってメールを読むことが多く、インターネット接続が常に安定しているとは限りません。 そのため、添付ファイルのサイズを5MB以下に制限することが重要です。

• ファイルストレージへのアップロードを検討してください

ただし、大きな添付ファイルを送信する必要がある場合は、次のオプションを検討してください。 1）大きなファイルを送信する許可を求めます。 2）ファイルを信頼できるデータリポジトリにアップロードし、ダウンロードするリンクを共有します。

適切なメール形式を作成するためのヒント

目標が正しいメール形式である場合に見逃してはならないいくつかの良いヒントがあります。

あなたの聴衆を知る

受信者は異なります。 そのため、すべての電子メールを同じ方法で作成およびフォーマットする必要はありません。 一部のメールは、より正式なスタイルで構成する必要があります。 あなたがよく知っている人々に手紙を書くものは、あまり正式ではない方法で構成することができます。

声のトーン

ビジネスメールに適したトーンを選択してください。 これがあなたがそれを定義する方法です。

• 丁寧

会社で必要な場合は、フォーマルスタイルを使用する必要があります。 受信者がよくわからない場合。

あなたが権威においてあなたの上にいる人に手紙を書いているなら。

• 非公式

会社で推奨されている場合は、非公式のスタイルを使用できます。 あなたがよく知っている人と連絡を取っている場合; メールにビジネストピックと非ビジネストピックの両方が含まれている場合。

文法を再確認してください

ビジネス用メールを送信する前に、つづりの間違いや不明瞭なフレーズがないか、リンクやテキストを常に確認してください。 これは、メッセージをプロフェッショナルに見せるために役立ちます。

プレーンテキストとHTMLメール形式

受信者は、HTML形式またはプレーンテキスト形式の両方で電子メールを表示できます。 ただし、電子メールクライアントまたは使用している特定の設定によっては、HTML電子メールが正しく表示される場合と表示されない場合があることに注意してください。 HTMLが認識された場合、読者は意図したとおりに、画像、テキスト、デザインを含む電子メールを見ることができます。 ただし、HTMLが認識されない場合（受信者がモバイルデバイスを使用して電子メールをチェックする場合に発生する可能性があります）、電子メールのプレーンテキストバージョンを用意することが重要です。 これは、インターネット接続が遅い地域のユーザーにとっても重要です。

左側に画像を追加

人々の目はテキストよりも画像に強く惹かれることをご存知ですか？ このため、画像を左側に配置することをお勧めします。 このように、受信者があなたの電子メールを開いたときに最初に目にするのはそれです。 そして、彼らが視覚的な好奇心を満たしたら、彼らはあなたの電子メール全体を読み続けることができます。

メール形式の例

次の電子メール形式のテンプレートには、ビジネス用電子メールに含める必要のある基本情報がリストされています。 このテンプレートを使用して、カスタマイズしたメッセージを作成します。

電子メールメッセージの件名：

あなたのメールが何であるかを彼らに伝えてください。 6〜10語にします。

敬礼：

親愛なるMr./Ms。 +受信者をよく知っている場合は+姓または親愛なる+名前。

短いイントロ：

メールのこのセクションでは、なぜ書いているのかについての情報を提供する必要があります。 できるだけ明確かつ直接的に。 あなたが仕事に応募するために書いている場合は、ポジションを述べてください。

メールの本文：

このセクションは、電子メールメッセージの中核です。 受信者に重要な詳細を提供します。 あなたが提供しなければならないことを説明し、助けを求め、要求をするなど。

最後の段落：

召喚状を追加するか、質問することで、メールを締めくくることができます。 ありがとうと言ってください。

電子メールの署名：

インタラクティブなリンク、アイコン、バナーを使用して、プロの電子メール署名を優先します。

結論

最後に、メール形式の要点をもう一度見てみましょう。

• 適切な文体（フォーマル、あまりフォーマルではない）を選択するために聴衆を知ってください。
• 簡潔でありながら説明的な件名を使用してください。
• プロのメールは常に敬礼で始まる必要があることを忘れないでください。
• テキストに多くの事実データや情報が含まれている場合は、箇条書き/リストを使用してください。
• テキストを読みやすくするために、太字と斜体を使用して関連する領域を強調表示できます。
• 過度に複雑または長い文、すべて大文字、または過度の句読点は避けてください。
• 冗長性を確認し、余分な情報を削除します。
• 必要に応じて、添付ファイルでサポート情報を提供します。
• 文法を再確認してください。
• イニシャル/名前/メールの署名で適切に閉じます。