기업이 최대한 빨리 회신을 받을 수 있도록 이메일 형식에 대한 종합 가이드

1. 전문 이메일 형식
2. 적절한 이메일 형식을 만들기 위한 팁
3. 이메일 형식의 예

유용한 도구:
1. Newoldstamp - 이메일 서명 마케팅
2. Mailchimp - 이메일 빌더 및 발신자
3. Hubspot 이메일 마케팅 - 마케팅 자동화 플랫폼
4. MailerLite - 랜딩 페이지 빌더
5. Canva - 디자인 제작을 위한 온라인 도구

이메일은 비즈니스에서 중요한 역할을 합니다. 신중하고 올바른 형식의 이메일은 성공으로 이어질 수 있지만 나쁜 이메일은 평판을 망치고 관계에 해를 끼칠 수 있습니다. 이메일 내용이 항상 그런 것은 아닙니다. 종종 우리는 형식을 무시합니다. 그러나 적절한 형식을 지정하면 받는 사람이 전자 메일을 읽고 답장할 가능성이 높아집니다.

우리 기사에서 비즈니스에 적합한 이메일 형식에 대한 귀중한 정보를 찾을 수 있습니다. 또한 커뮤니케이션에 적용할 수 있는 최상의 비즈니스 이메일 형식 예제를 제공합니다.

전문 이메일 형식

업무용 이메일에는 최소한 제목, 인사말, 이메일 본문 및 닫는 부분이 있어야 합니다. 이제 각 구성 요소를 더 자세히 살펴보겠습니다.

제목 줄

제목 줄은 수신자가 이메일을 받을 때 가장 먼저 보게 되는 것이기 때문에 중요합니다.

출처: 핀터레스트

이메일의 이 부분은 수신자가 이메일을 열지 여부를 결정할 수 있습니다. 제목 줄을 최대한 활용하려면 다음 필수 규칙을 따라야 합니다.

• 확실히 해

응답을 기대한다면 항상 주제를 가능한 한 명확하게 해야 합니다. 이것은 수신자가 이메일의 중요성과 긴급성을 즉시 평가하는 데 도움이 됩니다.

• 짧게 만들어

대부분의 전문가들은 제목을 10단어 이하로 유지할 것을 제안합니다. 여섯 단어가 더 좋을 것입니다. 그러나 "Stuff", "Hello" 등과 같이 제목이 너무 짧으면 메시지가 스팸으로 분류될 수 있습니다.

• 긴급 사용

"긴급", "경고" 또는 "중요"와 같은 단어를 포함하는 제목 줄은 이메일 개방률을 향상시키는 것으로 입증되었습니다. 그러나 이메일이 정말 급한 경우에만 사용하십시오. 그렇지 않으면 수신자가 귀하의 "긴급" 이메일에 익숙해질 수 있으며 다음에 독자로부터 즉각적인 조치가 필요할 때 일반적인 속임수라고 생각할 수 있습니다.

팁: 긴박감을 유지해야 할 때 "긴급"이라는 단어를 사용할 필요는 없습니다. 대신 기한을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 "EOD 화요일에 필요한 자선 프레젠테이션 메모"입니다.

• 대문자 없음

대문자(두문자어 및 약어 제외)와 과도하게 사용된 느낌표는 피하십시오. CAPS는 일반적으로 발신자가 자신의 메시지를 크고 화난 소리로 읽도록 의도했다는 느낌을 줍니다.

• 좋은 제목의 예

"ABC 프로젝트 노트 및 커뮤니케이션 지침" — 6단어 제목이 이상적인 길이입니다. 구체적이다. 또한 이름으로 프로젝트를 식별하고 메시지의 주제를 설명합니다.

“FDA는 필요한 상태를 보고합니다. 최대한 빨리 회신해 주십시오.” — 제목은 짧고 구체적입니다. 또한 받는 사람이 더 지체하지 않고 응답할 수 있도록 하는 긴박감이 있습니다.

제목에 대한 추가 정보:

• "눈을 사로잡는 이메일 뉴스레터 제목을 작성하는 방법"
• "판매를 위해 Kickass 후속 이메일 제목을 작성하여 거래를 성사시키는 방법"

인사말

특히 잘 모르는 사람과 연락을 취하는 경우 형식적인 이메일을 시작하는 방법을 찾는 것이 어려울 수 있습니다. "Dear Sir or Madam"은 지나치게 형식적입니까? "Hey"가 너무 캐주얼하지 않습니까? 알아 보자.

• Mr/Ms를 사용할 때

특히 당신보다 우월한 사람에게 편지를 쓰고 있고 그 사람의 이름을 알고 있다면 Mr/Ms 인사말을 사용할 수 있습니다. 예를 들어, "Dear Ms. Clarks." 받는 사람의 성별이 의심되는 경우 대신 전체 이름을 사용하십시오. 예: "알렉스 스미스에게."

• Dear를 사용하는 경우

받는 사람에 대해 이미 잘 알고 있는 경우 "Dear" 및 그 사람의 이름과 같이 보다 비격식적인 인사말을 사용할 수 있습니다. 예를 들어 "존에게".

• 안녕하세요 vs. 안녕하세요

잘 아는 동료나 고객에게 편지를 쓸 때는 “Hi” 또는 “Hello”를 사용할 수 있습니다. 당신의 목표가 약간 더 형식적인 어조라면 마지막 것은 좋은 선택입니다. 예: "안녕, 다이애나."

• 여기요!

이 인사말은 특히 적절한 비즈니스 이메일 형식의 맥락에서 너무 비격식적입니다. "Hey"는 오랫동안 함께 일한 사람들과의 의사 소통이나 환경이 캐주얼 할 때만 사용하는 것이 좋습니다.

출처: Balancecareers

이메일 본문

이메일 본문은 이메일의 핵심입니다. 이 부분에서는 메시지를 최대한 간단하고 잘 전달해야 합니다. 여기에서 귀하의 궁극적인 목표는 받는 사람이 제공된 정보를 효율적이고 정확하게 이해하도록 돕는 것임을 기억하십시오. 다음은 따라야 할 몇 가지 이메일 형식 작성 규칙입니다.

• 짧은 소개 만들기

받는 사람에게 이메일이 무엇인지 알려주는 문장으로 이메일을 시작하세요. 사람들의 시간을 낭비하지 않는 것이 중요하기 때문에 이 단락을 비교적 짧게(하나 또는 두 문장으로) 유지하십시오.

다음은 이메일 소개 섹션의 몇 가지 좋은 예입니다. "ABC 회사의 QA 엔지니어 직책에 지원하려고 글을 씁니다.", "지난 주에 즐거운 대화를 주셔서 감사합니다.", "XYZ 프로젝트에 오신 것을 환영합니다." 소개를 좀 더 비격식적으로 만들고 싶다면 독자에게 최근 이벤트나 팀 회의, 휴가 등에 대해 몇 가지 질문을 하는 것이 좋습니다. 이러한 접근 방식을 통해 받는 사람은 상대방의 웰빙에 진심으로 관심이 있음을 알릴 수 있습니다.

• 귀하의 정보를 우선시하십시오

자신과 메시지의 일반적인 목적을 소개하고 나면 이메일 본문을 작성할 수 있습니다. 가장 중요한 내용을 맨 위에 두십시오. 이렇게 하면 독자의 시간을 존중할 수 있습니다.

• 짧게 유지

사람들이 당신의 이메일을 끝까지 읽지 못하게 하는 방법을 알고 싶으십니까? 정보에 묻어두세요. 당신의 문제에 주의를 기울일 것으로 예상된다면, 짧게 유지하십시오. 비즈니스 이메일에 대한 표준 길이는 없지만 PC 화면 길이에 대해 편지를 유지하는 것이 현명합니다.

• 시각적으로 스캔 가능하게 만들기

이메일 텍스트는 쉽게 알아볼 수 있어야 합니다. 이메일이 길다면 짧은 단락으로 나누는 것이 가장 좋습니다. 또한 각 섹션을 세 문장으로 유지하십시오.

출처: customer.io

• 짧은 문장 사용

한 문장으로 하나의 아이디어를 소개합니다. 또한 쉼표와 대괄호를 많이 사용하지 마십시오. 그들은 당신의 문장을 너무 길게 만들 것입니다. 짧은 문장을 사용하면 독자가 포기하고 원하는 조치를 취하지 않을 가능성을 줄일 수 있습니다.

• 굵게 및 기울임꼴 사용

수신자가 메시지의 가장 중요한 부분을 더 쉽게 찾는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 이것은 드물게 사용하는 경우에만 작동합니다. 또한 굵게 및 기울임꼴을 과도하게 사용하면 실제로 반대 효과가 나타날 수 있습니다. 한 문장에 강조 표시된 단어 또는 단어 그룹을 하나만 사용하여 규칙을 지키십시오.

• 목록/글머리 기호 고려

독자가 이메일을 다시 열 때마다 가장 중요한 정보를 빠르게 찾을 수 있도록 하려면 목록/글머리 기호를 사용하는 것이 좋습니다.

• 간단한 단어 사용

그것들보다 더 복잡하게 만들지 마십시오. 수신자가 이해할 수 있는 단어를 사용하여 이메일을 작성하십시오. 하지만 해당 분야의 전문가들과 소통한다면 복잡한 단어나 전문용어는 문제가 되지 않을 것입니다.

공식 이메일 형식의 일부로 마감

전문적인 이메일은 일반적으로 균형 잡힌 결론을 가지고 있습니다. 클릭 유도문안을 삽입하거나, 요청을 하거나, 질문을 할 때 어미를 활용하는 것이 좋습니다.

• CTA 사용

받는 사람이 특정 행동을 취하도록 권장하는 문구/문장을 포함합니다. 예를 들어 "문서 확인", "매뉴얼 다운로드" 등.

• 물어보다

공식적인 이메일에서는 일반적으로 직접적인 질문 대신 간접적인 질문을 사용합니다. 예를 들어, "회의 시간은 몇시입니까?" 대신 "회의 시간에 대한 문의입니다."

• 요구

요청이 있으면 가능한 한 명확하게 말하십시오. 예를 들어 "하루가 끝날 때까지 보고서를 보내주십시오."

이메일 형식의 서명

또한 전문적인 이메일 서명을 만들어 보내는 모든 메시지에 포함하는 것이 좋습니다. 이것의 이면에 있는 아이디어는 독자가 귀하의 연락처 및 기타 추가 정보를 쉽게 찾을 수 있다는 것입니다. 이메일 서명에 추가할 수 있는 몇 가지 기본 사항은 이름, 직함, 회사 이름 및 웹사이트, 연락처 세부 정보입니다. 그 외에도 회사의 소셜 미디어 프로필, 로고 및 개인 사진에 대한 링크를 포함할 수도 있습니다.

관련된:

• "최악의 이메일 승인"
• "판매를 즉시 완료하기 위해 이메일 판매 마감 라인을 마스터하는 방법"

첨부 파일

비즈니스 이메일을 보낼 때는 파일을 첨부해야 하는 경우가 많습니다. 여기에서 주요 규칙 중 하나는 "보내기" 버튼을 누르기 전에 메시지에 언급한 모든 파일을 첨부했는지 다시 확인하는 것입니다. 또한 다음 사항도 확인하십시오.

• 사이즈 확인

수신자의 이메일 받은 편지함의 저장 공간은 상대적으로 제한될 수 있습니다. 또한 사람들은 종종 스마트 폰을 사용하여 이메일을 읽고 인터넷 연결이 항상 안정적인 것은 아닙니다. 따라서 첨부 파일의 크기를 5MB 이하로 제한하는 것이 중요합니다.

• 파일 저장소에 업로드 고려

그러나 대용량 첨부 파일을 보내야 하는 경우 다음 옵션을 고려하십시오. 1) 대용량 파일을 보낼 수 있는 권한을 요청합니다. 2) 신뢰할 수 있는 데이터 저장소에 파일을 업로드하고 다운로드 링크를 공유합니다.

적절한 이메일 형식을 만들기 위한 팁

다음은 목표가 올바른 이메일 형식인 경우 놓치지 말아야 할 몇 가지 유용한 정보입니다.

잠재고객 파악

우리의 받는 사람은 다릅니다. 그렇기 때문에 모든 이메일이 같은 방식으로 작성되고 형식이 지정되어서는 안 됩니다. 일부 메일은 보다 형식적인 스타일로 구성되어야 합니다. 당신이 잘 아는 사람들에게 쓰는 것은 덜 형식적인 방식으로 구성될 수 있습니다.

목소리 톤

비즈니스 이메일에 적합한 어조를 선택하십시오. 다음은 정의하는 방법입니다.

• 공식적인

회사에서 요구하는 경우 공식적인 스타일을 사용해야 합니다. 받는 사람을 잘 모르는 경우

당신보다 권위 있는 사람에게 편지를 쓰는 경우.

• 비공식

회사에서 권장하는 경우 비격식적인 스타일을 사용할 수 있습니다. 당신이 잘 아는 사람과 연락하고 있다면; 이메일에 비즈니스 및 비비즈니스 주제가 모두 포함된 경우.

문법을 다시 확인하십시오

비즈니스 이메일을 보내기 전에 항상 링크와 텍스트에 철자 오류나 불명확한 문구가 있는지 확인하십시오. 이렇게 하면 메시지를 전문적으로 보이게 하는 데 도움이 됩니다.

일반 텍스트와 HTML 이메일 형식

수신자는 HTML 또는 일반 텍스트 형식으로 이메일을 볼 수 있습니다. 그러나 사용 중인 이메일 클라이언트 또는 특정 설정에 따라 HTML 이메일이 제대로 표시되거나 표시되지 않을 수 있습니다. HTML이 인식되는 경우 독자는 이미지, 텍스트 및 디자인이 포함된 이메일을 의도한 대로 볼 수 있습니다. 그러나 HTML이 인식되지 않는 경우(수신자가 모바일 장치를 사용하여 이메일을 확인하는 경우 발생할 수 있음) 이메일의 일반 텍스트 버전이 있어야 합니다. 이것은 인터넷 연결이 느린 지역의 사용자에게도 중요합니다.

왼쪽에 이미지 추가

사람들의 시선은 텍스트보다 이미지에 더 강하게 끌린다는 사실, 알고 계셨나요? 이 때문에 이미지를 왼쪽에 두는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 수신자가 귀하의 이메일을 열 때 가장 먼저 보게 될 것입니다. 시각적 호기심이 충족되면 이메일 전체를 계속 읽을 수 있습니다.

이메일 형식의 예

다음 이메일 형식 템플릿은 비즈니스 이메일에 포함해야 하는 기본 정보를 나열합니다. 이 템플릿을 사용하여 맞춤형 메시지를 만드십시오.

이메일 메시지의 제목 줄:

이메일 내용을 알려주세요. 6-10 단어로 만드십시오.

인사말:

친애하는 Mr./Ms. + 받는 사람을 잘 아시는 분은 + 성 또는 Dear + 이름.

짧은 소개:

이메일의 이 섹션에는 글을 쓰는 이유에 대한 정보를 제공해야 합니다. 가능한 한 명확하고 직접적이어야 합니다. 구직을 위해 글을 쓰는 경우 직위를 언급하십시오.

이메일 본문:

이 섹션은 이메일 메시지의 핵심입니다. 받는 사람에게 필수 세부 정보를 제공하십시오. 제공해야 할 사항을 설명하고, 도움을 요청하고, 요청하는 등의 작업을 수행합니다.

마지막 단락:

클릭 유도문안을 추가하거나 질문하여 이메일을 마무리할 수 있습니다. 감사하다 말해요.

이메일 서명:

대화형 링크, 아이콘 및 배너가 있는 전문 이메일 서명을 선호합니다.

결론

마무리하기 위해 이메일 형식 필수 사항을 다시 한 번 살펴보겠습니다.

• 청중이 올바른 작문 스타일(정식, 덜 격식 있음)을 선택하도록 하십시오.
• 짧지만 설명적인 제목을 사용하십시오.
• 전문적인 이메일은 항상 인사말로 시작해야 합니다.
• 텍스트에 사실적인 데이터나 정보가 많은 경우 글머리 기호/목록을 사용하세요.
• 텍스트를 읽을 수 있도록 유지하려면 굵게 및 기울임꼴을 사용하여 관련 영역을 강조 표시할 수 있습니다.
• 지나치게 복잡하거나 긴 문장, 모두 대문자 또는 과도한 구두점을 피하십시오.
• 장황한지 확인하고 과도한 정보를 삭제하십시오.
• 필요한 경우 첨부 파일에 지원 정보를 제공합니다.
• 문법을 다시 확인하십시오.
• 이니셜/이름/이메일 서명으로 올바르게 닫습니다.