คู่มือฉบับสมบูรณ์สำหรับรูปแบบอีเมลสำหรับธุรกิจเพื่อรับการตอบกลับโดยเร็ว

1. รูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพ
2. เคล็ดลับในการสร้างรูปแบบอีเมลที่เหมาะสม
3. ตัวอย่างรูปแบบอีเมล

เครื่องมือที่มีประโยชน์:
1. Newoldstamp - การตลาดลายเซ็นอีเมล
2. Mailchimp - ตัวสร้างและผู้ส่งอีเมล
3. Hubspot Email Marketing - แพลตฟอร์มการตลาดอัตโนมัติ
4. MailerLite - ตัวสร้างหน้า Landing Page
5. Canva - เครื่องมือออนไลน์สำหรับการออกแบบ

อีเมลมีบทบาทสำคัญในธุรกิจ และแม้ว่าอีเมลที่รอบคอบและจัดรูปแบบอย่างเหมาะสมจะนำคุณไปสู่ความสำเร็จ แต่อีเมลที่ไม่ดีสามารถทำลายชื่อเสียงและเป็นอันตรายต่อความสัมพันธ์ของคุณได้ เนื้อหาอีเมลไม่ได้เป็นเช่นนั้นเสมอไป บ่อยครั้งที่เราละเลยการจัดรูปแบบ อย่างไรก็ตาม การจัดรูปแบบที่เหมาะสมจะเพิ่มโอกาสที่ผู้รับจะอ่านและตอบกลับอีเมลของคุณ

ในบทความของเรา คุณจะพบข้อมูลที่มีค่าเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลที่ถูกต้องสำหรับธุรกิจ นอกจากนี้ เราจะจัดเตรียมตัวอย่างรูปแบบอีเมลธุรกิจที่ดีที่สุดที่คุณสามารถนำไปใช้กับการสื่อสารของคุณได้

รูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพ

อีเมลระดับมืออาชีพควรมีหัวเรื่อง คำทักทาย เนื้อหาอีเมล และส่วนปิดอย่างน้อย ตอนนี้ มาสำรวจแต่ละองค์ประกอบโดยละเอียดยิ่งขึ้น

หัวเรื่อง

หัวเรื่องมีความสำคัญเนื่องจากเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับเห็นเมื่อได้รับอีเมล

ที่มา: pinterest

ส่วนนี้ของอีเมลสามารถระบุได้ว่าผู้รับเปิดหรือไม่ เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากหัวเรื่องของคุณ อย่าลืมปฏิบัติตามกฎสำคัญเหล่านี้:

• ทำให้มันชัดเจน

หากคุณคาดหวังคำตอบ คุณควรทำให้เรื่องของคุณชัดเจนที่สุด ซึ่งจะช่วยให้ผู้รับประเมินความสำคัญและความเร่งด่วนของอีเมลได้ทันที

• ทำให้สั้น

ผู้เชี่ยวชาญส่วนใหญ่แนะนำให้เก็บหัวเรื่องไว้ไม่เกินสิบคำ หกคำจะดียิ่งขึ้นไปอีก แต่อย่าลืมว่าหัวเรื่องที่สั้นเกินไป เช่น “สิ่งของ” “สวัสดี” เป็นต้น อาจทำให้ข้อความของคุณเป็นสแปม

• ใช้ความเร่งด่วน

หัวเรื่องที่มีคำว่า "เร่งด่วน" "แจ้งเตือน" หรือ "สำคัญ" ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าปรับปรุงอัตราการเปิดอีเมล แต่อย่าลืมใช้เฉพาะเมื่ออีเมลของคุณเป็นเรื่องด่วนจริงๆ มิฉะนั้น ผู้รับอาจคุ้นเคยกับอีเมลที่ "เร่งด่วน" ของคุณ และครั้งต่อไปเมื่อคุณต้องการการดำเนินการทันทีจากผู้อ่าน ผู้รับอาจถือว่านี่เป็นเคล็ดลับทั่วไปของคุณ

เคล็ดลับ: ไม่จำเป็นต้องใช้คำว่า "เร่งด่วน" เมื่อคุณต้องการรักษาความรู้สึกเร่งด่วน แต่คุณสามารถกำหนดเส้นตายได้ ตัวอย่างเช่น “บันทึกการนำเสนอเพื่อการกุศลที่ EOD Tuesday ต้องการ”

• ไม่มีตัวพิมพ์ใหญ่

อยู่ห่างจากตัวพิมพ์ใหญ่ (ยกเว้นตัวย่อและตัวย่อ) และเครื่องหมายอัศเจรีย์ที่ใช้มากเกินไป CAPS มักสร้างความรู้สึกว่าผู้ส่งตั้งใจอ่านข้อความของตนด้วยเสียงตะโกนที่ดังและโกรธ

• ตัวอย่างหัวเรื่องที่ดี

“หมายเหตุโครงการ ABC และแนวทางการสื่อสาร” — หัวเรื่องหกคำคือความยาวที่เหมาะสมที่สุด มันมีความเฉพาะเจาะจง นอกจากนี้ยังระบุโครงการตามชื่อและอธิบายหัวข้อของข้อความ

“องค์การอาหารและยารายงานสถานะที่จำเป็น โปรดตอบกลับโดยเร็วที่สุด” - หัวเรื่องสั้นและเจาะจง นอกจากนี้ยังมีความรู้สึกเร่งด่วนที่ทำให้ผู้รับมีแนวโน้มที่จะตอบสนองโดยไม่ชักช้า

ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับหัวเรื่อง:

• “วิธีการเขียนหัวเรื่องจดหมายข่าวทางอีเมล”
• “วิธีการเขียนหัวเรื่องอีเมลติดตามผลสำหรับการขายเพื่อปิดการขาย”

คำทักทาย

การค้นหาวิธีเริ่มต้นอีเมลอย่างเป็นทางการอาจเป็นเรื่องที่ท้าทาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณติดต่อกับคนที่คุณไม่รู้จักเป็นอย่างดี “เรียนท่านหรือมาดาม” เป็นทางการเกินไปหรือไม่? “เฮ้” ไม่ธรรมดาเกินไปเหรอ? ลองหากัน

• เมื่อใดควรใช้ Mr/Ms

หากคุณกำลังเขียนถึงใครบางคนโดยเฉพาะที่มีตำแหน่งเหนือกว่าคุณ และคุณรู้จักชื่อของพวกเขาด้วย คุณสามารถใช้คำทักทายของนาย/นางได้ ตัวอย่างเช่น “เรียน คุณคลาร์ก” หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับเพศของผู้รับ ให้ใช้ชื่อเต็มแทน ตัวอย่างเช่น “เรียน อเล็กซ์ สมิธ”

• เมื่อใดควรใช้ Dear

หากคุณค่อนข้างคุ้นเคยกับผู้รับแล้ว คุณสามารถใช้คำทักทายที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น เช่น “เรียน” และชื่อของบุคคลนั้น ตัวอย่างเช่น “เรียนจอห์น”

• สวัสดี vs. สวัสดี

เมื่อเขียนถึงเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้าที่คุณรู้จักเป็นอย่างดี คุณสามารถใช้ “สวัสดี” หรือ “สวัสดี” ข้อสุดท้ายเป็นทางเลือกที่ดีหากเป้าหมายของคุณเป็นน้ำเสียงที่เป็นทางการมากกว่าเล็กน้อย ตัวอย่างเช่น “สวัสดี ไดอาน่า”

• เฮ้!

คำทักทายนี้ไม่เป็นทางการเกินไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบทของรูปแบบอีเมลธุรกิจที่เหมาะสม ขอแนะนำอย่างยิ่งให้ใช้ “เฮ้” เฉพาะในการสื่อสารกับคนที่คุณเคยร่วมงานกันเป็นเวลานานหรือเมื่อสภาพแวดล้อมไม่ปกติ

ที่มา: thebalancecareers

เนื้อหาอีเมล

เนื้อหาอีเมลเป็นแกนหลักของอีเมลของคุณ ในส่วนนี้ คุณต้องสื่อสารข้อความของคุณอย่างตรงไปตรงมาและมีโครงสร้างดีที่สุด จำไว้ว่าเป้าหมายสูงสุดของคุณคือการช่วยให้ผู้รับเข้าใจข้อมูลที่ให้มาอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง ต่อไปนี้คือกฎการเขียนรูปแบบอีเมลสองสามข้อที่คุณควรปฏิบัติตาม:

• แนะนำตัวสั้นๆ

เริ่มอีเมลของคุณด้วยประโยคที่บอกผู้รับว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร พยายามทำให้ย่อหน้านี้สั้น (เพียงหนึ่งหรือสองประโยค) เพราะเป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะไม่เสียเวลาของคนอื่น

ต่อไปนี้คือตัวอย่างที่ดีของส่วนแนะนำอีเมล: "ฉันกำลังเขียนเพื่อสมัครตำแหน่งวิศวกร QA ในบริษัท ABC" "ขอบคุณสำหรับการสนทนาที่น่ายินดีเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว" "ยินดีต้อนรับสู่โครงการ XYZ" หากคุณตั้งเป้าที่จะทำให้บทนำเป็นทางการมากขึ้น ให้ลองถามคำถามผู้อ่านเกี่ยวกับงานล่าสุดหรือการประชุมทีม การพักร้อน ฯลฯ แนวทางดังกล่าวจะทำให้ผู้รับรู้ว่าคุณสนใจในสวัสดิภาพของพวกเขาอย่างจริงใจ

• จัดลำดับความสำคัญข้อมูลของคุณ

เมื่อคุณแนะนำตัวเองและวัตถุประสงค์ทั่วไปของข้อความแล้ว คุณสามารถเริ่มเขียนเนื้อหาของอีเมลได้ ใส่เนื้อหาที่สำคัญที่สุดที่ด้านบน วิธีนี้จะทำให้คุณสามารถแสดงความเคารพต่อเวลาของผู้อ่านได้

• สั้นๆนะ

ต้องการทราบวิธีกีดกันผู้คนไม่ให้อ่านอีเมลของคุณจนจบหรือไม่? ฝังไว้ในข้อมูล หากคุณคาดหวังความสนใจในเรื่องของคุณ พยายามทำให้สั้น แม้ว่าจะไม่ได้กำหนดความยาวมาตรฐานสำหรับอีเมลธุรกิจ แต่ก็ควรที่จะเก็บจดหมายของคุณให้มีความยาวเท่ากับหน้าจอพีซีหนึ่งเครื่อง

• ทำให้สามารถสแกนได้ด้วยสายตา

ข้อความอีเมลของคุณควรจดจำได้ง่าย หากคุณมีอีเมลที่ยาว ควรแบ่งเป็นย่อหน้าสั้นๆ พยายามเก็บแต่ละส่วนไว้ประมาณสามประโยค

ที่มา: customer.io

• ใช้ประโยคสั้นๆ

แนะนำหนึ่งความคิดในหนึ่งประโยค หลีกเลี่ยงการใช้เครื่องหมายจุลภาคและวงเล็บมากเกินไป พวกเขาจะทำให้ประโยคของคุณยาวเกินไป ด้วยประโยคสั้นๆ คุณจะลดโอกาสที่ผู้อ่านจะยอมแพ้และไม่ดำเนินการตามที่คุณต้องการ

• ใช้ตัวหนาและตัวเอียง

อาจช่วยให้ผู้รับค้นหาส่วนที่สำคัญที่สุดของข้อความของคุณได้ง่ายขึ้น อย่างไรก็ตาม วิธีนี้ใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณใช้เท่าที่จำเป็น นอกจากนี้ โปรดทราบว่าการใช้ตัวหนาและตัวเอียงมากเกินไปอาจมีผลตรงกันข้าม พยายามยึดตามกฎ - ไม่เกินหนึ่งคำหรือกลุ่มคำที่เน้นสีต่อประโยค

• พิจารณารายการ/สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

หากคุณต้องการช่วยให้ผู้อ่านค้นหาข้อมูลที่สำคัญที่สุดได้อย่างรวดเร็วทุกครั้งที่เปิดอีเมลของคุณอีกครั้ง ควรใช้รายการ/สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

• ใช้คำง่ายๆ

อย่าทำให้สิ่งต่าง ๆ ซับซ้อนกว่าที่เป็นอยู่ เขียนอีเมลของคุณโดยใช้คำที่ผู้รับสามารถเข้าใจได้ อย่างไรก็ตาม หากคุณกำลังสื่อสารกับผู้เชี่ยวชาญในสาขาของคุณ คำที่ซับซ้อนและคำศัพท์ทางเทคนิคจะไม่เป็นปัญหา

การปิดเป็นส่วนหนึ่งของรูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการ

อีเมลระดับมืออาชีพมักจะมีข้อสรุปที่รอบครอบ เป็นความคิดที่ดีที่จะใช้ส่วนท้ายเพื่อแทรกคำกระตุ้นการตัดสินใจ ร้องขอ หรือถามคำถาม

• ใช้CTA

รวมวลี/ประโยคที่กระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการบางอย่าง ตัวอย่างเช่น “ดูเอกสาร” “ดาวน์โหลดคู่มือ” เป็นต้น

• ถามคำถาม

ในอีเมลที่เป็นทางการ เรามักจะใช้คำถามทางอ้อมแทนคำถามโดยตรง ตัวอย่างเช่น “นี่คือคำถามเกี่ยวกับการกำหนดเวลาการประชุม” แทนที่จะเป็น “กำหนดเวลาสำหรับการประชุมคืออะไร”

• ขอ

หากคุณมีคำขอ พยายามระบุให้ชัดเจนที่สุด ตัวอย่างเช่น “กรุณาส่งรายงานมาให้ฉันภายในสิ้นวัน”

ลายเซ็นในรูปแบบอีเมล

นอกจากนี้ เราขอแนะนำให้คุณสร้างลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพและรวมไว้กับทุกข้อความที่คุณส่ง แนวคิดเบื้องหลังนี้คือผู้อ่านสามารถค้นหารายละเอียดการติดต่อของคุณและข้อมูลเพิ่มเติมอื่นๆ ได้อย่างง่ายดาย ต่อไปนี้คือข้อมูลพื้นฐานที่คุณสามารถเพิ่มลงในลายเซ็นอีเมลของคุณ: ชื่อเต็ม ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัทและเว็บไซต์ รายละเอียดการติดต่อ นอกจากนั้น คุณยังสามารถใส่ลิงก์ไปยังโปรไฟล์โซเชียลมีเดียของบริษัท โลโก้ และรูปถ่ายส่วนตัวได้อีกด้วย

ที่เกี่ยวข้อง:

• “การลงชื่อออกจากอีเมลที่แย่ที่สุด”
• “วิธีการปิดไลน์การขายทางอีเมลเพื่อปิดผนึกการขายของคุณทันที”

เอกสารแนบ

การส่งอีเมลธุรกิจมักเกี่ยวข้องกับการแนบไฟล์ กฎหลักข้อหนึ่งที่นี่คือการตรวจสอบอีกครั้งว่าคุณได้แนบไฟล์ทั้งหมดที่คุณกล่าวถึงในข้อความของคุณก่อนที่จะกดปุ่ม "ส่ง" นอกจากนี้ อย่าลืมทำสิ่งต่อไปนี้ด้วย:

• ตรวจสอบขนาด

โปรดทราบว่าพื้นที่จัดเก็บของกล่องขาเข้าอีเมลของผู้รับของคุณอาจค่อนข้างจำกัด นอกจากนี้ ผู้คนมักอ่านอีเมลโดยใช้สมาร์ทโฟน และการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตไม่เสถียรเสมอไป ด้วยเหตุนี้จึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะจำกัดขนาดของไฟล์ที่แนบมาให้ไม่เกิน 5MB

• พิจารณาอัปโหลดไปยังที่เก็บไฟล์

อย่างไรก็ตาม หากคุณต้องการส่งไฟล์แนบขนาดใหญ่ ให้พิจารณาตัวเลือกต่อไปนี้ 1) ขออนุญาตส่งไฟล์ขนาดใหญ่ 2) อัปโหลดไฟล์ของคุณไปยังที่เก็บข้อมูลที่เชื่อถือได้และแชร์ลิงก์เพื่อดาวน์โหลด

เคล็ดลับในการสร้างรูปแบบอีเมลที่เหมาะสม

นี่คือเคล็ดลับดีๆ ที่คุณไม่ควรพลาดหากเป้าหมายของคุณคือรูปแบบอีเมลที่ถูกต้อง

รู้จักผู้ชมของคุณ

ผู้รับของเราต่างกัน นั่นคือเหตุผลที่ไม่ควรเขียนและจัดรูปแบบอีเมลทั้งหมดในลักษณะเดียวกัน อีเมลบางฉบับควรมีโครงสร้างที่เป็นทางการมากขึ้น แม้ว่าข้อความที่คุณเขียนถึงคนที่คุณรู้จักดีอาจมีโครงสร้างที่เป็นทางการน้อยกว่า

โทนเสียง

เลือกโทนเสียงที่เหมาะสมสำหรับอีเมลธุรกิจของคุณ นี่คือวิธีที่คุณกำหนด

• เป็นทางการ

คุณควรใช้รูปแบบที่เป็นทางการหากจำเป็นในบริษัทของคุณ ถ้าคุณไม่รู้จักผู้รับดีพอ

หากคุณกำลังเขียนถึงบุคคลที่มีอำนาจเหนือคุณ

• ไม่เป็นทางการ

คุณสามารถใช้รูปแบบที่ไม่เป็นทางการได้หากได้รับการสนับสนุนในบริษัทของคุณ หากคุณกำลังติดต่อกับบุคคลที่คุณรู้จักดี หากอีเมลของคุณมีทั้งหัวข้อธุรกิจและไม่ใช่ธุรกิจ

ตรวจสอบไวยากรณ์อีกครั้ง

ก่อนที่คุณจะส่งอีเมลธุรกิจ โปรดตรวจสอบลิงก์และข้อความเพื่อหาคำสะกดผิดหรือวลีที่ไม่ชัดเจน วิธีนี้จะช่วยทำให้ข้อความของคุณดูเป็นมืออาชีพ

รูปแบบข้อความธรรมดากับรูปแบบอีเมล HTML

ผู้รับสามารถดูอีเมลของคุณได้ทั้งในรูปแบบ HTML หรือข้อความธรรมดา แต่โปรดทราบว่าอีเมล HTML อาจแสดงอย่างถูกต้องหรือไม่ถูกต้อง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับโปรแกรมรับส่งเมลหรือการตั้งค่าเฉพาะที่พวกเขาใช้ ในกรณีที่ระบบรู้จัก HTML ผู้อ่านจะเห็นอีเมลของคุณตามที่คุณต้องการ — พร้อมรูปภาพ ข้อความ และการออกแบบ แต่ถ้าระบบไม่รู้จัก HTML (ซึ่งอาจเกิดขึ้นหากผู้รับใช้อุปกรณ์เคลื่อนที่เพื่อตรวจสอบอีเมล) จำเป็นต้องมีเวอร์ชันข้อความธรรมดาในอีเมลของคุณ นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้ใช้ในพื้นที่ที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตช้า

เพิ่มรูปภาพทางด้านซ้าย

คุณรู้หรือไม่ว่าสายตาของผู้คนดึงดูดสายตามากกว่าด้วยภาพมากกว่าข้อความ? ด้วยเหตุนี้ ขอแนะนำให้วางรูปภาพไว้ทางด้านซ้าย วิธีนี้จะเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับเห็นเมื่อเปิดอีเมลของคุณ และเมื่อพวกเขาพอใจกับความอยากรู้อยากเห็นของพวกเขาแล้ว พวกเขาก็สามารถอ่านอีเมลทั้งหมดของคุณต่อไปได้

ตัวอย่างรูปแบบอีเมล

เทมเพลตรูปแบบอีเมลต่อไปนี้แสดงรายการข้อมูลพื้นฐานที่คุณต้องรวมไว้ในอีเมลธุรกิจ ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างข้อความที่คุณกำหนดเอง

หัวเรื่องของข้อความอีเมล:

บอกพวกเขาว่าอีเมลของคุณเกี่ยวกับอะไร ทำให้เป็น 6-10 คำ

คำทักทาย:

เรียน คุณ/นางสาว + นามสกุล หรือ เรียน + ชื่อ ถ้าคุณรู้จักผู้รับดี

บทนำสั้น:

ในส่วนนี้ของอีเมลของคุณ คุณควรให้ข้อมูลเกี่ยวกับเหตุผลที่คุณเขียน ให้ชัดเจนและตรงไปตรงมาที่สุด ในกรณีที่คุณกำลังเขียนเพื่อสมัครงานให้ระบุตำแหน่ง

เนื้อหาของอีเมล:

ส่วนนี้เป็นแกนหลักของข้อความอีเมลของคุณ ให้รายละเอียดที่จำเป็นแก่ผู้รับ อธิบายสิ่งที่คุณเสนอ ขอความช่วยเหลือ คำขอ ฯลฯ

ย่อหน้าสุดท้าย:

คุณสรุปอีเมลได้โดยเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือถามคำถาม พูดขอบคุณ.

ลายเซ็นอีเมล:

ให้ความสำคัญกับลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพด้วยลิงก์ ไอคอน และแบนเนอร์แบบโต้ตอบ

บทสรุป

ในการสรุป มาดูข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับรูปแบบอีเมลอีกครั้ง:

• รู้จักผู้ฟังของคุณเพื่อเลือกรูปแบบการเขียนที่เหมาะสม (เป็นทางการ เป็นทางการน้อยกว่า)
• ใช้หัวเรื่องสั้น ๆ แต่ให้คำอธิบาย;
• โปรดจำไว้ว่าอีเมลระดับมืออาชีพควรเริ่มต้นด้วยคำทักทาย
• ใช้หัวข้อย่อย/รายการหากข้อความของคุณมีข้อมูลหรือข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงจำนวนมาก
• เพื่อให้ข้อความของคุณอ่านได้ คุณสามารถเน้นพื้นที่ที่เกี่ยวข้องโดยใช้ตัวหนาและตัวเอียง
• หลีกเลี่ยงประโยคที่ซับซ้อนหรือยาวเกินไป ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือเครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป
• ตรวจสอบการใช้คำและลบข้อมูลส่วนเกิน
• หากจำเป็น ให้ระบุข้อมูลสนับสนุนในเอกสารแนบ
• ตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณอีกครั้ง
• ปิดอย่างถูกต้องด้วยชื่อย่อ/ชื่อ/ลายเซ็นอีเมลของคุณ