O guia abrangente para o formato de e-mail para empresas obter respostas o mais rápido possível

1. Formato de e-mail profissional
2. Dicas para criar um formato de e-mail adequado
3. Exemplos de formato de e-mail

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Hubspot Email Marketing - plataforma de automação de marketing
4. MailerLite - Construtor de páginas de destino
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

Os e-mails desempenham um papel crítico nos negócios. E enquanto um email bem pensado e formatado corretamente pode levar você ao sucesso, um email ruim pode arruinar sua reputação e prejudicar suas relações. O conteúdo do e-mail nem sempre é o caso. Muitas vezes, ignoramos a formatação. No entanto, a formatação adequada aumenta as chances de o destinatário ler e responder ao seu e-mail.

Em nosso artigo, você encontrará informações valiosas sobre o formato de e-mail correto para negócios. Além disso, forneceremos os melhores exemplos de formato de e-mail comercial que você pode aplicar às suas comunicações.

Formato de e-mail profissional

Um email profissional deve ter pelo menos uma linha de assunto, saudação, corpo do email e uma parte final. Agora vamos explorar cada componente com mais detalhes.

Linha de assunto

As linhas de assunto são importantes porque são as primeiras coisas que os destinatários veem quando recebem e-mails.

fonte: pinterest

Essa parte do email pode determinar se o destinatário o abre ou não. Para tirar o máximo proveito da sua linha de assunto, certifique-se de seguir estas regras essenciais:

• Deixe claro

Se você espera uma resposta, deve sempre deixar seu assunto o mais claro possível. Isso ajudará o destinatário a avaliar a importância e a urgência do e-mail imediatamente.

• Curta

A maioria dos especialistas sugere manter sua linha de assunto com no máximo dez palavras. Seis palavras seria ainda melhor. Mas lembre-se de que linhas de assunto muito curtas, como "Coisas", "Olá", etc. podem fazer com que sua mensagem seja spam.

• Use a urgência

Linhas de assunto que incluem palavras como “urgente”, “alerta” ou “importante” comprovadamente melhoram as taxas de abertura de e-mail. Mas certifique-se de usá-los apenas se o seu e-mail for realmente urgente. Caso contrário, o destinatário pode se acostumar com seus e-mails “urgentes” e, da próxima vez, quando você precisar de uma ação imediata do leitor, eles podem assumir que é seu truque típico.

Dica: Não é necessário usar a palavra “urgente” quando você precisa manter um senso de urgência. Em vez disso, você pode definir um prazo. Por exemplo, “Notas de apresentação de caridade necessárias para EOD terça-feira”.

• Sem MAIÚSCULAS

Fique longe das letras maiúsculas (exceto siglas e abreviações) e pontos de exclamação usados ​​em excesso. CAPS geralmente cria a sensação de que o remetente pretendia que sua mensagem fosse lida em um grito alto e raivoso.

• Exemplos de uma boa linha de assunto

“Notas do Projeto ABC e Diretrizes de Comunicação” — A linha de assunto de seis palavras é o tamanho ideal. É específico. Além disso, identifica o projeto pelo nome e descreve o tópico da mensagem.

“A FDA relata o status necessário. Por favor, responda o mais rápido possível” — A linha de assunto é curta e específica. Ele também tem um senso de urgência que torna o destinatário mais propenso a responder sem demora.

Mais informações sobre as linhas de assunto:

• “Como escrever linhas de assunto de boletim informativo por e-mail atraentes”
• “Como escrever uma linha de assunto de e-mail de acompanhamento Kickass para vendas para fechar o negócio”

Saudação

Descobrir como iniciar um e-mail formal pode ser um desafio, especialmente quando você está entrando em contato com alguém que não conhece muito bem. “Prezado Senhor ou Senhora” é excessivamente formal? "Hey" não é muito casual? Vamos descobrir.

• Quando usar Mr/Ms

Se você está escrevendo para alguém em particular que tem uma posição superior a você, além de saber o nome dele, você pode usar a saudação Sr/Sra. Por exemplo, "Prezada Sra. Clarks". Se você tiver dúvidas sobre o sexo do destinatário, use um nome completo. Por exemplo, “Caro Alex Smith”.

• Quando usar Querido

Se você já estiver bastante familiarizado com o destinatário, você pode usar uma saudação mais informal como “Querido” e o primeiro nome da pessoa. Por exemplo, “Querido John”.

• Olá vs. Olá

Ao escrever para colegas de trabalho ou clientes que você conhece muito bem, você pode usar “Oi” ou “Olá”. O último é uma boa escolha se o seu objetivo for um tom um pouco mais formal. Por exemplo, “Olá, Diana”.

• Ei!

Essa saudação é muito informal, especialmente no contexto do formato de e-mail comercial adequado. É altamente recomendável usar “Hey” apenas em comunicações com pessoas com quem você trabalha junto há muito tempo ou quando o ambiente é casual.

fonte: thebalancecareers

Corpo do e-mail

O corpo do e-mail é o núcleo do seu e-mail. Nesta parte, você precisa comunicar sua mensagem da maneira mais direta e bem estruturada possível. Lembre-se de que seu objetivo final aqui é ajudar o destinatário a entender de forma eficiente e correta as informações fornecidas. Aqui estão algumas regras de escrita de formato de e-mail que você deve seguir:

• Faça uma breve introdução

Comece seu e-mail com a frase que diz ao destinatário sobre o que é o seu e-mail. Tente manter este parágrafo relativamente curto (apenas uma ou duas frases) porque é importante que você não desperdice o tempo das pessoas.

Aqui estão alguns bons exemplos da seção de introdução de e-mail: “Estou escrevendo para me candidatar ao cargo de engenheiro de controle de qualidade na empresa ABC”, “Obrigado pela conversa agradável na semana passada”, “Bem-vindo ao projeto XYZ”. Se você pretende tornar a introdução mais informal, considere fazer algumas perguntas ao leitor sobre um evento recente ou reunião de equipe, férias, etc. Essa abordagem fará com que o destinatário saiba que você está sinceramente interessado em seu bem-estar.

• Priorize suas informações

Depois de se apresentar e apresentar o objetivo geral de sua mensagem, você pode começar a escrever o corpo do e-mail. Coloque o conteúdo mais importante no topo. Dessa forma, você pode mostrar seu respeito ao tempo do seu leitor.

• Mantenha breve

Quer saber como desencorajar as pessoas de ler seu e-mail até o fim? Enterre-os na informação. Se você espera atenção ao seu assunto, tente mantê-lo breve. Embora não haja um tamanho padrão para e-mails comerciais, é uma ideia inteligente manter sua carta com cerca de um comprimento de tela do PC.

• Torne-o visualmente escaneável

O texto do seu e-mail deve ser facilmente reconhecível. Se você tiver um e-mail longo, é melhor dividi-lo em parágrafos curtos. Além disso, tente manter cada seção em torno de três frases.

fonte: cliente.io

• Use frases curtas

Introduza uma ideia em uma frase. Além disso, evite usar muitas vírgulas e colchetes. Eles tornarão suas frases muito longas. Com frases curtas, você reduz a probabilidade do leitor desistir e não tomar a ação desejada.

• Use negrito e itálico

Eles podem ajudar o destinatário a encontrar as partes mais importantes da sua mensagem com mais facilidade. No entanto, isso só funciona se você usá-los com moderação. Além disso, observe que o uso excessivo de negrito e itálico pode realmente ter o efeito oposto. Tente seguir a regra – não mais do que uma palavra destacada ou grupo de palavras por frase.

• Considere listas/pontos de bala

Se você quiser ajudar os leitores a encontrar as informações mais importantes rapidamente cada vez que eles reabrirem seu e-mail, é uma boa ideia usar listas/pontos de marcador.

• Use palavras simples

Não torne as coisas mais complicadas do que são. Componha seu e-mail usando as palavras que o destinatário possa entender. No entanto, se você estiver se comunicando com especialistas em sua área, palavras complicadas e vocabulário técnico não serão um problema.

Fechamento como parte do formato formal de e-mail

Um e-mail profissional geralmente tem uma conclusão completa. É uma boa ideia utilizar o final para inserir uma chamada à ação, fazer um pedido ou fazer uma pergunta.

• Usar CTA

Inclua uma frase/frase que incentive o destinatário a realizar uma ação específica. Por exemplo, “Confira os documentos”, “Baixe o manual” etc.

• Fazer pergunta

Em e-mails formais, geralmente usamos perguntas indiretas em vez de diretas. Por exemplo, "Esta é uma consulta sobre os horários da conferência" em vez de "Quais são os horários da conferência?"

• Solicitar

Se você tiver um pedido, tente declará-lo o mais claramente possível. Por exemplo, “Envie-me o relatório até o final do dia”.

Assinatura em formato de e-mail

Além disso, recomendamos que você faça uma assinatura de e-mail profissional e a inclua em todas as mensagens que enviar. A ideia por trás disso é que o leitor possa encontrar facilmente seus detalhes de contato e outras informações adicionais. Aqui estão alguns princípios básicos que você pode adicionar à sua assinatura de e-mail: um nome completo, cargo, nome da empresa e site, detalhes de contato. Além disso, você também pode incluir links para os perfis de mídia social da sua empresa, um logotipo e uma foto pessoal.

Relacionado:

• “As piores assinaturas de e-mail”
• “Como dominar as linhas de fechamento de vendas por e-mail para selar suas vendas imediatamente”

Anexos

O envio de e-mails comerciais geralmente envolve anexar arquivos. Uma das principais regras aqui é verificar novamente se você anexou todos os arquivos mencionados em sua mensagem antes de clicar no botão “Enviar”. Além disso, certifique-se de fazer as seguintes coisas também:

• Verifique o tamanho

Observe que o espaço de armazenamento de uma caixa de entrada de e-mail do destinatário pode ser relativamente limitado. Além disso, as pessoas costumam ler seus e-mails usando smartphones e a conexão com a Internet nem sempre é estável. É por isso que é importante limitar o tamanho dos arquivos anexados a não mais que 5 MB.

• Considere fazer o upload para o armazenamento de arquivos

No entanto, se você precisar enviar anexos grandes, considere as opções a seguir. 1) Peça permissão para enviar o arquivo grande. 2) Carregue seus arquivos em algum repositório de dados confiável e compartilhe o link para download.

Dicas para criar um formato de e-mail adequado

Aqui estão algumas boas dicas que você não deve perder se seu objetivo for um formato de e-mail correto.

Conheça seu público

Nossos destinatários são diferentes. É por isso que nem todos os emails devem ser escritos e formatados da mesma forma. Alguns e-mails devem ser estruturados em um estilo mais formal. Enquanto aqueles que você escreve para pessoas que você conhece bem podem ser estruturados de uma maneira menos formal.

Tom de voz

Escolha o tom apropriado para seus e-mails comerciais. Aqui está como você o define.

• Formal

Você deve usar o estilo formal se for exigido em sua empresa; se você não conhece bem o destinatário;

se você estiver escrevendo para uma pessoa que está acima de você em autoridade.

• Informal

Você pode usar o estilo informal se for incentivado em sua empresa; se estiver entrando em contato com uma pessoa que conhece bem; se o seu e-mail contiver tópicos comerciais e não comerciais.

Verifique novamente a gramática

Antes de enviar seu e-mail comercial, sempre verifique se há erros de ortografia ou frases pouco claras nos links e textos. Isso ajudará você a tornar sua mensagem profissional.

Texto simples x formato de e-mail HTML

Os destinatários podem visualizar seus e-mails nos formatos HTML ou texto simples. Mas preste atenção que, dependendo do cliente de e-mail ou das configurações específicas que eles estão usando, um e-mail HTML pode ou não ser exibido corretamente. Caso o HTML seja reconhecido, o leitor verá seu e-mail como você pretendia – com imagens, texto e designs. Mas se o HTML não for reconhecido (o que pode acontecer se o destinatário usar um dispositivo móvel para verificar e-mails), é crucial ter uma versão em texto simples do seu e-mail. Isso também é importante para usuários em áreas com conexões de Internet lentas.

Adicione imagens à esquerda

Você sabia que os olhos das pessoas são atraídos mais fortemente por imagens do que por texto? Devido a este fato, é recomendável colocar a imagem à esquerda. Dessa forma, seria a primeira coisa que os destinatários veriam ao abrir seu e-mail. E uma vez que tenham satisfeito sua curiosidade visual, eles podem continuar lendo todo o seu e-mail.

Exemplos de formato de e-mail

O modelo de formato de email a seguir lista as informações básicas que você precisa incluir no email comercial. Use este modelo para criar sua mensagem personalizada.

Linha de assunto da mensagem de e-mail:

Diga a eles sobre o que é o seu e-mail. Faça de 6 a 10 palavras.

Saudação:

Prezado Sr./Sra. + sobrenome ou Prezado + nome se você conhece bem o destinatário.

Breve introdução:

Nesta seção do seu e-mail, você deve fornecer informações sobre o motivo pelo qual está escrevendo. Seja o mais claro e direto possível. Caso você esteja escrevendo para se candidatar a um emprego, mencione uma posição.

Corpo do e-mail:

Esta seção é o núcleo da sua mensagem de e-mail. Dê ao destinatário os detalhes essenciais. Descreva o que você tem a oferecer, peça ajuda, faça um pedido, etc.

Parágrafo final:

Você pode concluir seu e-mail adicionando uma chamada à ação ou fazendo uma pergunta. Diga obrigado.

Assinatura de e-mail:

Dê preferência a assinaturas de e-mail profissionais com links, ícones e banners interativos.

Conclusão

Para finalizar, vamos analisar os fundamentos do formato de e-mail mais uma vez:

• Conheça seu público para escolher o estilo de escrita certo (formal, menos formal);
• Use uma linha de assunto breve, mas descritiva;
• Lembre-se de que o e-mail profissional deve sempre começar com uma saudação;
• Use marcadores/listas se o seu texto tiver muitos dados ou informações factuais;
• Para manter seu texto legível, você pode destacar as áreas relevantes usando negrito e itálico;
• Evite frases muito complicadas ou longas, todas em maiúsculas ou pontuação excessiva;
• Verifique se há palavrões e exclua informações em excesso;
• Se necessário, forneça informações de suporte em anexos;
• Verifique sua gramática;
• Feche corretamente com suas iniciais/nome/assinatura de e-mail.