İşletmelerin En Kısa Sürede Yanıt Alabilmesi İçin Kapsamlı E-posta Biçimi Kılavuzu

1. Profesyonel e-posta formatı
2. Uygun bir e-posta formatı oluşturmaya yönelik ipuçları
3. E-posta biçimi örnekleri

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. Mailchimp - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Hubspot E-posta Pazarlama - Pazarlama otomasyonu platformu
4. MailerLite - Açılış sayfası oluşturucu
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

E-postalar iş dünyasında kritik bir rol oynamaktadır. İyi düşünülmüş ve düzgün biçimlendirilmiş bir e-posta sizi başarıya götürebilirken, kötü bir e-posta itibarınızı mahvedebilir ve ilişkilerinize zarar verebilir. E-posta içeriği her zaman böyle değildir. Çoğu zaman, biçimlendirmeyi görmezden geliriz. Ancak, doğru biçimlendirme, alıcının e-postanızı okuma ve yanıtlama şansını artırır.

Makalemizde, işletmeler için doğru e-posta formatı hakkında değerli bilgiler bulacaksınız. Ayrıca, iletişimlerinize uygulayabileceğiniz en iyi iş e-posta biçimi örneklerini size sağlayacağız.

Profesyonel e-posta formatı

Profesyonel bir e-postanın en az bir konu satırı, selamlama, e-posta gövdesi ve bir kapanış bölümü olmalıdır. Şimdi her bileşeni daha ayrıntılı olarak inceleyelim.

Konu satırı

Konu satırları önemlidir çünkü alıcılar e-posta aldıklarında ilk gördükleri şeylerdir.

kaynak: pinterest

E-postanın bu kısmı, alıcının onu açıp açmayacağını belirleyebilir. Konu satırınızdan en iyi şekilde yararlanmak için aşağıdaki temel kurallara uyduğunuzdan emin olun:

• açıklığa kavuştur

Bir yanıt bekliyorsanız, konunuzu her zaman mümkün olduğunca netleştirmelisiniz. Bu, alıcının e-postanın önemini ve aciliyetini hemen değerlendirmesine yardımcı olacaktır.

• kısa yap

Çoğu uzman, konu satırınızı on kelimeden fazla tutmamanızı önerir. Altı kelime daha da iyi olurdu. Ancak "Stuff", "Merhaba" vb. gibi çok kısa konu satırlarının mesajınızın spam olmasına neden olabileceğini unutmayın.

• Aciliyet kullanın

"Acil", "uyarı" veya "önemli" gibi kelimeleri içeren konu satırlarının e-posta açma oranlarını iyileştirdiği kanıtlanmıştır. Ancak bunları yalnızca e-postanız gerçekten acilse kullandığınızdan emin olun. Aksi takdirde, alıcı "acil" e-postalarınıza alışabilir ve bir dahaki sefere okuyucudan hemen harekete geçmeniz gerektiğinde, bunun tipik numaranız olduğunu varsayabilir.

İpucu: Aciliyet hissini korumanız gerektiğinde “acil” kelimesini kullanmak gerekli değildir. Bunun yerine, bir son tarih belirleyebilirsiniz. Örneğin, "EOD Salı günü ihtiyaç duyulan yardım sunum notları."

• Büyük Harf Yok

Büyük harflerden (kısaltmalar ve kısaltmalar hariç) ve aşırı kullanılan ünlem işaretlerinden uzak durun. CAPS genellikle gönderenin mesajının yüksek, öfkeli bir haykırışla okunmasını amaçladığı hissini yaratır.

• İyi bir konu satırı örnekleri

“ABC Proje Notları ve İletişim Yönergeleri” — Altı kelimelik konu satırı ideal uzunluktur. Özeldir. Ayrıca projeyi adıyla tanımlar ve mesajın konusunu tanımlar.

“FDA gerekli durumu bildiriyor. Lütfen en kısa sürede yanıtlayın” — Konu satırı kısa ve spesifiktir. Ayrıca, alıcının gecikmeden yanıt verme olasılığını artıran bir aciliyet duygusuna sahiptir.

Konu satırları hakkında daha fazla bilgi:

• “Göz Alıcı E-posta Haber Bülteni Konu Satırları Nasıl Yazılır”
• "Satışların Anlaşmayı Kapatması İçin Bir Kickass Takip E-postası Konu Satırı Nasıl Yazılır"

Selamlama

Resmi bir e-postayı nasıl başlatacağınızı bulmak, özellikle çok iyi tanımadığınız biriyle iletişim kurarken zor olabilir. “Sevgili Bay veya Bayan” aşırı resmi mi? "Hey" çok sıradan değil mi? Hadi bulalım.

• Bay/Bayan ne zaman kullanılır?

Özellikle sizden üstün olan birine yazıyorsanız ve adını da biliyorsanız, Bay/Bayan selamını kullanabilirsiniz. Örneğin, "Sevgili Bayan Clarks." Alıcının cinsiyeti hakkında şüpheleriniz varsa, bunun yerine tam adını kullanın. Örneğin, "Sevgili Alex Smith."

• Sevgili ne zaman kullanılır

Alıcıyı zaten oldukça iyi tanıyorsanız, “Sevgili” ve kişinin adı gibi daha resmi olmayan bir selamlama kullanabilirsiniz. Örneğin, "Sevgili John."

• Merhaba vs Merhaba

Çok iyi tanıdığınız iş arkadaşlarınıza veya müşterilerinize yazarken “Merhaba” veya “Merhaba” kullanabilirsiniz. Amacınız biraz daha resmi bir tonsa, sonuncusu iyi bir seçimdir. Örneğin, "Merhaba Diana."

• Hey!

Bu selamlama, özellikle uygun iş e-posta formatı bağlamında çok gayri resmidir. “Hey” ifadesini yalnızca uzun süredir birlikte çalıştığınız kişilerle iletişimde veya ortamın sıradan olduğu durumlarda kullanmanız şiddetle tavsiye edilir.

kaynak: thebalancecareers

E-posta gövdesi

E-posta gövdesi, e-postanızın özüdür. Bu bölümde, mesajınızı olabildiğince basit ve iyi yapılandırılmış olarak iletmeniz gerekir. Buradaki nihai hedefinizin, alıcının sağlanan bilgileri verimli ve doğru bir şekilde anlamasına yardımcı olmak olduğunu unutmayın. İşte uymanız gereken birkaç e-posta formatı yazma kuralı:

• Kısa bir giriş yapın

E-postanıza, alıcıya e-postanızın ne hakkında olduğunu söyleyen cümle ile başlayın. Bu paragrafı nispeten kısa tutmaya çalışın (sadece bir veya iki cümle), çünkü insanların zamanını boşa harcamamanız önemlidir.

İşte e-posta tanıtım bölümünün bazı iyi örnekleri: "ABC şirketindeki QA mühendisi pozisyonuna başvurmak için yazıyorum", "Geçen haftaki hoş sohbet için teşekkür ederim", "XYZ projesine hoş geldiniz." Girişi daha gayri resmi hale getirmeyi amaçlıyorsanız, okuyucuya yakın tarihli bir etkinlik veya ekip toplantısı, tatil vb. hakkında bazı sorular sormayı düşünün. Böyle bir yaklaşım, alıcının onların iyiliğiyle içtenlikle ilgilendiğinizi bilmesini sağlayacaktır.

• Bilgilerinize öncelik verin

Kendinizi ve mesajınızın genel amacını tanıttıktan sonra e-postanızın gövdesini yazmaya başlayabilirsiniz. En önemli içeriği en üste koyun. Bu şekilde okuyucunuzun zamanına olan saygınızı gösterebilirsiniz.

• Kısa tut

İnsanların e-postanızı sonuna kadar okumasını nasıl engelleyeceğinizi bilmek ister misiniz? Onları bilginin içine gömün. Konunuzla ilgilenilmesini bekliyorsanız, kısa tutmaya çalışın. İş e-postaları için standart bir uzunluk olmamasına rağmen, mektubunuzu yaklaşık bir PC ekran uzunluğunda tutmak akıllıca bir fikirdir.

• Görsel olarak taranabilir hale getirin

E-posta metniniz kolayca tanınabilir olmalıdır. Uzun bir e-postanız varsa, onu kısa paragraflara bölmek en iyisidir. Ayrıca, her bölümü üç cümle etrafında tutmaya çalışın.

kaynak: müşteri.io

• Kısa cümleler kullanın

Bir cümleyle bir fikri tanıtın. Ayrıca, çok fazla virgül ve parantez kullanmaktan kaçının. Cümlelerinizi çok uzatacaklar. Kısa cümlelerle, okuyucunun pes etme ve istediğiniz eylemi yapmama olasılığını azaltırsınız.

• Kalın ve İtalik kullanın

Alıcının mesajınızın en önemli kısımlarını daha kolay bulmasına yardımcı olabilirler. Ancak, bu yalnızca onları dikkatli kullanırsanız işe yarar. Ayrıca, aşırı kalın ve italik kullanımının aslında tam tersi bir etkiye sahip olabileceğini unutmayın. Kurala bağlı kalmaya çalışın - cümle başına birden fazla vurgulanmış kelime veya kelime grubu.

• Listeleri/madde işaretlerini göz önünde bulundurun

Okuyucuların e-postanızı her yeniden açtıklarında en önemli bilgileri hızla bulmalarına yardımcı olmak istiyorsanız, listeleri/madde işaretlerini kullanmak iyi bir fikirdir.

• Basit kelimeler kullanın

İşleri olduğundan daha karmaşık hale getirme. Alıcının anlayabileceği sözcükleri kullanarak e-postanızı oluşturun. Ancak, alanınızdaki uzmanlarla iletişim kuruyorsanız, karmaşık kelimeler ve teknik kelime dağarcığı sorun olmaz.

Resmi e-posta formatının bir parçası olarak kapatma

Profesyonel bir e-posta genellikle çok yönlü bir sonuca sahiptir. Harekete geçirici mesaj eklemek, istekte bulunmak veya soru sormak için bitişi kullanmak iyi bir fikirdir.

• CTA'yı kullan

Alıcıyı belirli bir eylemde bulunmaya teşvik eden bir cümle/cümle ekleyin. Örneğin, “Belgelere göz atın”, “Kılavuzu indirin” vb.

• Soru sor

Resmi e-postalarda genellikle doğrudan sorular yerine dolaylı sorular kullanırız. Örneğin, “Konferans saatleri nedir?” yerine “Bu, konferans zamanlamaları hakkında bir sorgulamadır”.

• Rica etmek

Bir isteğiniz varsa, mümkün olduğunca açık bir şekilde belirtmeye çalışın. Örneğin, "Lütfen raporu bana gün sonuna kadar gönderin."

E-posta formatında imza

Ayrıca profesyonel bir e-posta imzası oluşturmanızı ve gönderdiğiniz her mesaja bunu eklemenizi öneririz. Bunun arkasındaki fikir, okuyucunun iletişim bilgilerinizi ve diğer ek bilgileri kolayca bulabilmesidir. İşte e-posta imzanıza ekleyebileceğiniz bazı temel bilgiler: tam ad, iş unvanı, şirket adı ve web sitesi, iletişim bilgileri. Bunun yanı sıra, şirketinizin sosyal medya profillerine, bir logoya ve kişisel bir fotoğrafa bağlantılar da ekleyebilirsiniz.

İlişkili:

• “En Kötü E-posta İmzaları”
• “Satışlarınızı Anında Kapatmak için E-posta Satış Kapanış Hatlarında Nasıl Ustalaşılır”

ekler

İş e-postaları göndermek genellikle dosya eklemeyi içerir. Buradaki ana kurallardan biri, “Gönder” düğmesine basmadan önce mesajınızda bahsettiğiniz tüm dosyaları eklediğinizi iki kez kontrol etmektir. Ayrıca, aşağıdakileri de yaptığınızdan emin olun:

• Boyutu kontrol edin

Alıcınızın e-posta gelen kutusunun depolama alanının nispeten sınırlı olabileceğini unutmayın. Ayrıca, insanlar genellikle e-postalarını akıllı telefonları kullanarak okurlar ve İnternet bağlantısı her zaman sabit değildir. Bu nedenle, eklenen dosyaların boyutunu 5 MB'tan fazla olmayacak şekilde sınırlamak önemlidir.

• Dosya deposuna yüklemeyi düşünün

Ancak, büyük ekler göndermeniz gerekiyorsa, aşağıdaki seçenekleri göz önünde bulundurun. 1) Büyük dosyayı göndermek için izin isteyin. 2) Dosyalarınızı güvenilir bir veri havuzuna yükleyin ve indirmek için bağlantıyı paylaşın.

Uygun bir e-posta formatı oluşturmaya yönelik ipuçları

Hedefiniz doğru bir e-posta biçimiyse, kaçırmamanız gereken bazı iyi ipuçlarını burada bulabilirsiniz.

Kitlenizi tanıyın

Alıcılarımız farklı. Bu nedenle tüm e-postalar aynı şekilde yazılmamalı ve biçimlendirilmemelidir. Bazı postalar daha resmi bir tarzda yapılandırılmalıdır. İyi tanıdığınız kişilere yazdıklarınız daha az resmi bir şekilde yapılandırılabilir.

Ses tonu

İş e-postalarınız için uygun tonu seçin. İşte nasıl tanımlayacağınız.

• Resmi

Şirketinizde gerekliyse resmi üslubu kullanmalısınız; alıcıyı iyi tanımıyorsanız;

Eğer yetki bakımından sizden üstün birine yazıyorsanız.

• gayri resmi

Şirketinizde teşvik ediliyorsa, resmi olmayan stili kullanabilirsiniz; iyi tanıdığınız bir kişiyle temasa geçiyorsanız; E-postanız hem ticari hem de ticari olmayan konuları içeriyorsa.

Dilbilgisini iki kez kontrol edin

İş e-postanızı göndermeden önce, yazım hataları veya net olmayan ifadeler için her zaman bağlantıları ve metinleri kontrol edin. Bu, mesajınızın profesyonel görünmesine yardımcı olacaktır.

Düz metin ve HTML e-posta biçimi

Alıcılar, e-postalarınızı hem HTML hem de düz metin biçiminde görüntüleyebilir. Ancak, e-posta istemcisine veya kullandıkları belirli ayarlara bağlı olarak, bir HTML e-postasının düzgün görüntülenip görüntülenemeyeceğine dikkat edin. HTML'nin tanınması durumunda, okuyucu e-postanızı istediğiniz gibi görüntüler, metinler ve tasarımlarla görecektir. Ancak HTML tanınmazsa (alıcı e-postaları kontrol etmek için bir mobil cihaz kullanıyorsa bu olabilir), e-postanızın düz metin sürümünün olması çok önemlidir. Bu, İnternet bağlantısının yavaş olduğu bölgelerdeki kullanıcılar için de önemlidir.

Soldaki görselleri ekleyin

İnsanların gözlerinin metin yerine görsellere daha fazla çekildiğini biliyor muydunuz? Bu nedenle, resmi sola koymanız önerilir. Bu şekilde, alıcıların e-postanızı açtıklarında gördükleri ilk şey olacaktır. Ve görsel meraklarını tatmin ettiklerinde, e-postanızın tamamını okumaya devam edebilirler.

E-posta biçimi örnekleri

Aşağıdaki e-posta biçimi şablonu, iş e-postasına eklemeniz gereken temel bilgileri listeler. Özelleştirilmiş mesajınızı oluşturmak için bu şablonu kullanın.

E-posta iletisinin konu satırı:

Onlara e-postanızın ne hakkında olduğunu söyleyin. 6-10 kelime yapın.

Selamlama:

Sayın Bay/Bayan + soyadı veya alıcıyı iyi tanıyorsanız Sevgili + adı.

Kısa giriş:

E-postanızın bu bölümünde, neden yazdığınıza dair bilgi vermelisiniz. Mümkün olduğunca açık ve doğrudan olun. Bir işe başvurmak için yazıyorsanız, bir pozisyondan bahsedin.

E-postanın gövdesi:

Bu bölüm, e-posta mesajınızın özüdür. Alıcıya gerekli ayrıntıları verin. Ne teklif etmeniz gerektiğini açıklayın, yardım isteyin, talepte bulunun, vb.

Son paragraf:

Bir harekete geçirici mesaj ekleyerek veya bir soru sorarak e-postanızı sonlandırabilirsiniz. Teşekkür ederim de.

E-posta imzası:

Etkileşimli bağlantılar, simgeler ve afişlerle profesyonel e-posta imzalarını tercih edin.

Çözüm

Özetlemek için, e-posta formatının temellerini bir kez daha gözden geçirelim:

• Hedef kitlenizin doğru yazı stilini seçmesini bilin (resmi, daha az resmi);
• Kısa ama açıklayıcı bir konu satırı kullanın;
• Profesyonel e-postanın her zaman bir selamlama ile başlaması gerektiğini unutmayın;
• Metninizde çok sayıda olgusal veri veya bilgi varsa madde işaretleri/listeler kullanın;
• Metninizi okunabilir kılmak için, kalın ve İtalik kullanarak ilgili alanları vurgulayabilirsiniz;
• Aşırı karmaşık veya uzun cümlelerden, tamamı büyük harften veya aşırı noktalama işaretlerinden kaçının;
• Sözlü olup olmadığını kontrol edin ve fazla bilgiyi silin;
• Gerekirse eklerde destekleyici bilgiler sağlayın;
• Dilbilginizi iki kez kontrol edin;
• Baş harfleriniz/adınız/e-posta imzanızla düzgün bir şekilde kapatın.