Le guide complet du format d'e-mail pour que les entreprises obtiennent des réponses dès que possible

1. Format de messagerie professionnel
2. Conseils pour créer un format d'e-mail approprié
3. Exemples de formats de courrier électronique

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Hubspot Email Marketing - Plateforme d'automatisation du marketing
4. MailerLite - Générateur de pages de destination
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Les e-mails jouent un rôle essentiel dans les affaires. Et si un e-mail bien pensé et correctement formaté peut vous mener au succès, un mauvais e-mail peut ruiner votre réputation et nuire à vos relations. Le contenu de l'e-mail n'est pas toujours le cas. Souvent, nous ignorons le formatage. Cependant, un formatage correct augmente les chances que le destinataire lise et réponde à votre e-mail.

Dans notre article, vous trouverez des informations précieuses sur le format d'e-mail correct pour les entreprises. De plus, nous vous fournirons les meilleurs exemples de format de courrier électronique professionnel que vous pouvez appliquer à vos communications.

Format de messagerie professionnel

Un e-mail professionnel doit avoir au moins une ligne d'objet, une salutation, un corps d'e-mail et une partie de clôture. Explorons maintenant chaque composant plus en détail.

Objet

Les lignes d'objet sont importantes car ce sont les premières choses que voient les destinataires lorsqu'ils reçoivent des e-mails.

source : pinterest

Cette partie de l'e-mail peut déterminer si le destinataire l'ouvre ou non. Pour tirer le meilleur parti de votre ligne d'objet, assurez-vous de suivre ces règles essentielles :

• Préciser

Si vous attendez une réponse, vous devez toujours rendre votre sujet aussi clair que possible. Cela aidera le destinataire à évaluer immédiatement l'importance et l'urgence de l'e-mail.

• Faites court

La plupart des experts suggèrent de garder votre ligne d'objet pas plus de dix mots. Six mots seraient encore mieux. Mais gardez à l'esprit que des lignes d'objet trop courtes, telles que "Stuff", "Bonjour", etc. peuvent entraîner le spam de votre message.

• Utiliser l'urgence

Il a été prouvé que les lignes d'objet contenant des mots tels que "urgent", "alerte" ou "important" améliorent les taux d'ouverture des e-mails. Mais assurez-vous de ne les utiliser que si votre e-mail est vraiment urgent. Sinon, le destinataire peut s'habituer à vos e-mails "urgents", et la prochaine fois que vous avez besoin d'une action immédiate de la part du lecteur, il peut supposer que c'est votre astuce habituelle.

Conseil : Il n'est pas nécessaire d'utiliser le mot « urgent » lorsque vous devez maintenir un sentiment d'urgence. Au lieu de cela, vous pouvez définir un délai. Par exemple, « Notes de présentation caritative nécessaires pour le mardi EOD ».

• Pas de CAP

Éloignez-vous des majuscules (à l'exception des acronymes et des abréviations) et des points d'exclamation galvaudés. CAPS crée généralement le sentiment que l'expéditeur voulait que son message soit lu dans un cri fort et furieux.

• Exemples d'une bonne ligne d'objet

"Notes de projet ABC et directives de communication" - La ligne d'objet de six mots est la longueur idéale. C'est spécifique. De plus, il identifie le projet par son nom et décrit le sujet du message.

«Le statut des rapports de la FDA est nécessaire. Veuillez répondre dès que possible » — La ligne d'objet est courte et précise. Il a également un sentiment d'urgence qui rend le destinataire plus susceptible de répondre sans délai.

Plus d'informations sur les lignes d'objet :

• "Comment écrire des lignes d'objet accrocheuses pour un bulletin électronique"
• "Comment rédiger une ligne d'objet d'e-mail de suivi Kickass pour que les ventes concluent l'affaire"

Salutation

Comprendre comment démarrer un e-mail formel peut être un défi, surtout lorsque vous entrez en contact avec quelqu'un que vous ne connaissez pas très bien. Est-ce que "Cher Monsieur ou Madame" est trop formel ? Le "Hey" n'est-il pas trop décontracté ? Découvrons-le.

• Quand utiliser Mr/Ms

Si vous écrivez à quelqu'un en particulier qui est d'un rang supérieur à vous, et que vous connaissez son nom, vous pouvez utiliser la salutation Mr/Ms. Par exemple, « Chère Mme Clarks ». Si vous avez des doutes sur le sexe du destinataire, utilisez plutôt un nom complet. Par exemple, "Cher Alex Smith".

• Quand utiliser Cher

Si vous êtes déjà assez familier avec le destinataire, vous pouvez utiliser une salutation plus informelle comme "Cher" et le prénom de la personne. Par exemple, "Cher John".

• Salut vs Bonjour

Lorsque vous écrivez à des collègues ou à des clients que vous connaissez très bien, vous pouvez utiliser « Salut » ou « Bonjour ». Le dernier est un bon choix si votre objectif est un ton légèrement plus formel. Par exemple, « Bonjour, Diana ».

• Hé!

Cette salutation est trop informelle, en particulier dans le contexte du format de courrier électronique professionnel approprié. Il est fortement recommandé d'utiliser "Hey" uniquement dans les communications avec des personnes avec lesquelles vous travaillez depuis longtemps ou lorsque l'environnement est décontracté.

source : thebalancecareers

Corps de l'e-mail

Le corps de l'e-mail est le cœur de votre e-mail. Dans cette partie, vous devez communiquer votre message de la manière la plus simple et la plus structurée possible. N'oubliez pas que votre objectif ultime ici est d'aider le destinataire à comprendre efficacement et correctement les informations fournies. Voici quelques règles d'écriture de format d'e-mail que vous devez suivre :

• Faire une courte introduction

Commencez votre e-mail par la phrase qui indique au destinataire en quoi consiste votre e-mail. Essayez de garder ce paragraphe relativement court (juste une ou deux phrases) car il est important de ne pas faire perdre de temps aux gens.

Voici quelques bons exemples de la section d'introduction par e-mail : "Je vous écris pour postuler au poste d'ingénieur QA dans la société ABC", "Merci pour l'agréable conversation de la semaine dernière", "Bienvenue dans le projet XYZ". Si vous souhaitez rendre l'intro plus informelle, envisagez de poser au lecteur des questions sur un événement récent ou une réunion d'équipe, des vacances, etc. Une telle approche fera savoir au destinataire que vous vous intéressez sincèrement à son bien-être.

• Priorisez vos informations

Une fois que vous vous êtes présenté et que vous avez défini l'objectif général de votre message, vous pouvez commencer à rédiger le corps de votre e-mail. Mettez le contenu le plus important en haut. De cette façon, vous pouvez montrer votre respect pour le temps de votre lecteur.

• Soyez bref

Vous voulez savoir comment décourager les gens de lire votre e-mail jusqu'au bout ? Enterrez-les dans l'information. Si vous attendez de l'attention sur votre sujet, essayez d'être bref. Bien qu'il n'y ait pas de longueur standard pour les e-mails professionnels, c'est une bonne idée de garder votre lettre à environ une longueur d'écran de PC.

• Rendez-le visuellement scannable

Le texte de votre e-mail doit être facilement reconnaissable. Si vous avez un long e-mail, il est préférable de le diviser en courts paragraphes. Aussi, essayez de garder chaque section autour de trois phrases.

source : client.io

• Utilisez des phrases courtes

Présentez une idée dans une phrase. Aussi, évitez d'utiliser beaucoup de virgules et de parenthèses. Ils rendront vos phrases trop longues. Avec des phrases courtes, vous réduisez la probabilité que le lecteur abandonne et ne prenne pas l'action souhaitée.

• Utilisez les caractères gras et italiques

Ils peuvent aider le destinataire à trouver plus facilement les parties les plus importantes de votre message. Cependant, cela ne fonctionne que si vous les utilisez avec parcimonie. Notez également que l'utilisation excessive de gras et d'italiques peut en fait avoir l'effet inverse. Essayez de vous en tenir à la règle - pas plus d'un mot ou groupe de mots en surbrillance par phrase.

• Considérez les listes/puces

Si vous souhaitez aider les lecteurs à trouver rapidement les informations les plus importantes chaque fois qu'ils rouvrent votre e-mail, il est judicieux d'utiliser des listes/puces.

• Utilisez des mots simples

Ne rendez pas les choses plus compliquées qu'elles ne le sont. Composez votre e-mail en utilisant des mots que le destinataire peut comprendre. Cependant, si vous communiquez avec des experts dans votre domaine, les mots compliqués et le vocabulaire technique ne seraient pas un problème.

Fermeture dans le cadre d'un format d'e-mail formel

Un e-mail professionnel a généralement une conclusion bien équilibrée. C'est une bonne idée d'utiliser la fin pour insérer un appel à l'action, faire une demande ou poser une question.

• Utiliser l'incitation à l'action

Incluez une expression/phrase qui encourage le destinataire à effectuer une action spécifique. Par exemple, « Consulter les documents », « Télécharger le manuel », etc.

• Poser une question

Dans les e-mails formels, nous utilisons généralement des questions indirectes au lieu de questions directes. Par exemple, "Ceci est une demande d'informations sur les horaires de la conférence" au lieu de "Quels sont les horaires de la conférence ?"

• Demande

Si vous avez une demande, essayez de l'énoncer aussi clairement que possible. Par exemple, "Veuillez m'envoyer le rapport d'ici la fin de la journée."

Signature au format e-mail

De plus, nous vous recommandons de créer une signature électronique professionnelle et de l'inclure dans chaque message que vous envoyez. L'idée derrière cela est que le lecteur peut trouver facilement vos coordonnées et d'autres informations supplémentaires. Voici quelques éléments de base que vous pouvez ajouter à votre signature d'e-mail : un nom complet, une fonction, le nom et le site Web de l'entreprise, des coordonnées. En plus de cela, vous pouvez également inclure des liens vers les profils de médias sociaux de votre entreprise, un logo et une photo personnelle.

Lié:

• "Les pires signatures d'e-mails"
• "Comment maîtriser les lignes de clôture des ventes par e-mail pour sceller vos ventes immédiatement"

Pièces jointes

L'envoi d'e-mails professionnels implique souvent de joindre des fichiers. L'une des principales règles ici est de vérifier que vous avez joint tous les fichiers que vous avez mentionnés dans votre message avant d'appuyer sur le bouton "Envoyer". Assurez-vous également de faire les choses suivantes :

• Vérifiez la taille

Notez que l'espace de stockage d'une boîte de réception de courrier électronique de votre destinataire peut être relativement limité. De plus, les gens lisent souvent leurs e-mails à l'aide de smartphones et la connexion Internet n'est pas toujours stable. C'est pourquoi il est important de limiter la taille des fichiers joints à 5 Mo maximum.

• Envisagez de télécharger sur le stockage de fichiers

Toutefois, si vous devez envoyer des pièces jointes volumineuses, envisagez les options suivantes. 1) Demandez la permission d'envoyer le gros fichier. 2) Téléchargez vos fichiers dans un référentiel de données fiable et partagez le lien de téléchargement.

Conseils pour créer un format d'e-mail approprié

Voici quelques bons conseils à ne pas manquer si votre objectif est un format d'e-mail correct.

Connaissez votre public

Nos destinataires sont différents. C'est pourquoi tous les e-mails ne doivent pas être écrits et formatés de la même manière. Certains mails doivent être structurés dans un style plus formel. Tandis que ceux que vous écrivez à des personnes que vous connaissez bien peuvent être structurés de manière moins formelle.

Ton de la voix

Choisissez le ton approprié pour vos e-mails professionnels. Voici comment vous le définissez.

• Officiel

Vous devez utiliser le style formel s'il est requis dans votre entreprise ; si vous ne connaissez pas bien le destinataire ;

si vous écrivez à une personne qui est au-dessus de vous en autorité.

• Informel

Vous pouvez utiliser le style informel s'il est encouragé dans votre entreprise ; si vous entrez en contact avec une personne que vous connaissez bien ; si votre e-mail contient à la fois des sujets professionnels et non professionnels.

Revérifiez la grammaire

Avant d'envoyer votre e-mail professionnel, vérifiez toujours les liens et les textes pour les fautes d'orthographe ou les phrases peu claires. Cela vous aidera à rendre votre message professionnel.

Format d'e-mail texte brut vs format HTML

Les destinataires peuvent afficher vos e-mails aux formats HTML ou texte brut. Mais attention, selon le client de messagerie ou les paramètres particuliers qu'ils utilisent, un e-mail HTML peut ou non s'afficher correctement. Si le code HTML est reconnu, le lecteur verra votre e-mail comme vous le souhaitez - avec des images, du texte et des dessins. Mais si le HTML n'est pas reconnu (ce qui peut arriver si le destinataire utilise un appareil mobile pour consulter ses e-mails), il est crucial d'avoir une version en texte brut de votre e-mail. Ceci est également important pour les utilisateurs dans les zones où les connexions Internet sont lentes.

Ajouter des images à gauche

Saviez-vous que les yeux des gens sont plus attirés par les images que par le texte ? De ce fait, il est recommandé de mettre l'image à gauche. De cette façon, ce serait la première chose que les destinataires verraient lorsqu'ils ouvriraient votre e-mail. Et une fois qu'ils ont satisfait leur curiosité visuelle, ils peuvent continuer à lire l'intégralité de votre e-mail.

Exemples de format d'e-mail

Le modèle de format d'e-mail suivant répertorie les informations de base que vous devez inclure dans l'e-mail professionnel. Utilisez ce modèle pour créer votre message personnalisé.

Objet du message électronique :

Dites-leur de quoi parle votre e-mail. Faites-en 6 à 10 mots.

Salutation:

Cher Monsieur/Madame. + nom de famille ou cher + nom si vous connaissez bien le destinataire.

Courte introduction :

Dans cette section de votre e-mail, vous devez fournir des informations sur les raisons pour lesquelles vous écrivez. Soyez aussi clair et direct que possible. Si vous écrivez pour postuler à un emploi, mentionnez un poste.

Corps du mail :

Cette section est le cœur de votre message électronique. Donnez au destinataire les détails essentiels. Décrivez ce que vous avez à offrir, demandez de l'aide, faites une demande, etc.

Dernier paragraphe :

Vous pouvez conclure votre e-mail en ajoutant un appel à l'action ou en posant une question. Dis merci.

Signature e-mail :

Privilégiez les signatures email professionnelles avec des liens interactifs, des icônes et des bannières.

Conclusion

Pour conclure, passons en revue les éléments essentiels du format d'e-mail une fois de plus :

• Connaissez votre public pour choisir le bon style d'écriture (formel, moins formel);
• Utilisez une ligne d'objet brève mais descriptive;
• N'oubliez pas que les e-mails professionnels doivent toujours commencer par une salutation ;
• Utilisez des listes à puces si votre texte contient beaucoup de données ou d'informations factuelles ;
• Pour que votre texte reste lisible, vous pouvez mettre en surbrillance les zones pertinentes en gras et en italique ;
• Évitez les phrases trop compliquées ou longues, les majuscules ou la ponctuation excessive ;
• Vérifiez la verbosité et supprimez les informations en excès ;
• Si nécessaire, fournissez des informations complémentaires en pièces jointes ;
• Revérifiez votre grammaire;
• Fermez correctement avec vos initiales/nom/signature e-mail.