企業盡快獲得回复的電子郵件格式綜合指南

1.專業的郵件格式
2. 製作正確電子郵件格式的提示
3. 電子郵件格式示例

有用的工具：
1. Newoldstamp - 電子郵件簽名營銷
2. Mailchimp - 電子郵件生成器和發件人
3. Hubspot 電子郵件營銷 - 營銷自動化平台
4. MailerLite - 登陸頁面構建器
5. Canva - 製作設計的在線工具

電子郵件在業務中起著至關重要的作用。 雖然經過深思熟慮且格式正確的電子郵件可以引導您取得成功，但糟糕的電子郵件可能會破壞您的聲譽並損害您的關係。 電子郵件內容並非總是如此。 通常，我們會忽略格式。 但是，正確的格式會增加收件人閱讀和回复您的電子郵件的機會。

在我們的文章中，您將找到有關正確業務電子郵件格式的寶貴信息。 此外，我們將為您提供可應用於通信的最佳商務電子郵件格式示例。

專業的電子郵件格式

一封專業的電子郵件應該至少有一個主題行、稱呼、電子郵件正文和結束部分。 現在讓我們更詳細地探索每個組件。

主題行

主題行很重要，因為它們是收件人在收到電子郵件時首先看到的內容。

資料來源：興趣

電子郵件的這一部分可以確定收件人是否打開它。 為了充分利用您的主題行，請務必遵循以下基本規則：

• 講清楚

如果您期望得到回應，您應該始終盡可能清楚地說明您的主題。 這將幫助收件人立即評估電子郵件的重要性和緊迫性。

• 讓它簡短

大多數專家建議您的主題行不要超過十個字。 六個字就更好了。 但請記住，過短的主題行，例如“Stuff”、“Hello”等，可能會導致您的郵件成為垃圾郵件。

• 使用緊迫感

包含“緊急”、“警報”或“重要”等詞的主題行被證明可以提高電子郵件的打開率。 但請務必僅在您的電子郵件非常緊急時才使用它們。 否則，收件人可能會習慣您的“緊急”電子郵件，並且下次當您需要讀者立即採取行動時，他們可能會認為這是您的典型技巧。

提示：當您需要保持緊迫感時，不必使用“緊急”一詞。 相反，您可以設置截止日期。 例如，“EOD 星期二需要的慈善演示文稿”。

• 沒有大寫字母

遠離大寫字母（首字母縮寫詞和縮寫除外）和過度使用的感嘆號。 大寫字母通常會讓人感覺發件人希望以大聲、憤怒的叫喊來閱讀他們的信息。

• 一個好的主題行的例子

“ABC 項目筆記和交流指南”——六字的主題行是理想的長度。 它是具體的。 此外，它通過名稱標識項目並描述消息的主題。

“FDA 報告需要的狀態。 請盡快回复”——主題行簡短而具體。 它還具有緊迫感，使收件人更有可能毫不拖延地做出回應。

有關主題行的更多信息：

• “如何編寫引人注目的電子郵件通訊主題行”
• “如何為銷售編寫 Kickass 後續電子郵件主題行以完成交易”

稱呼

弄清楚如何開始一封正式的電子郵件可能是一項挑戰，尤其是當您與不太了解的人取得聯繫時。 “尊敬的先生或女士”是否過於正式？ “嘿”是不是太隨意了？ 讓我們來了解一下。

• 何時使用先生/女士

如果您正在寫信給某個地位比您特別高的人，而且您知道他們的名字，您可以使用 Mr/Ms 稱呼。 例如，“親愛的克拉克斯女士”。 如果您對收件人的性別有疑問，請改用全名。 例如，“親愛的亞歷克斯·史密斯”。

• 何時使用親愛的

如果您已經非常熟悉收件人，您可以使用更非正式的稱呼，例如“親愛的”和對方的名字。 例如，“親愛的約翰”。

• 你好與你好

給您非常熟悉的同事或客戶寫信時，您可以使用“Hi”或“Hello”。 如果您的目標是更正式的語氣，最後一個是一個不錯的選擇。 例如，“你好，戴安娜。”

• 嘿！

這種稱呼過於非正式，尤其是在正確的商務電子郵件格式的背景下。 強烈建議只在與長期共事的人交流時，或環境隨意時使用“嘿”。

資料來源：平衡職業

電子郵件正文

電子郵件正文是電子郵件的核心。 在這一部分中，您需要盡可能直接且結構合理地傳達您的信息。 請記住，您的最終目標是幫助接收者有效並正確地理解所提供的信息。 以下是您應該遵循的一些電子郵件格式寫作規則：

• 做一個簡短的介紹

以告訴收件人您的電子郵件的全部內容的句子開頭您的電子郵件。 盡量讓這一段相對簡短（只有一兩句話），因為不要浪費人們的時間很重要。

以下是電子郵件介紹部分的一些很好的示例：“我正在寫信申請 ABC 公司的 QA 工程師職位”、“感謝您上週愉快的談話”、“歡迎來到 XYZ 項目”。 如果您的目標是使介紹更加非正式，請考慮向讀者詢問一些關於最近的活動或團隊會議、假期等的問題。這樣的方法會讓收件人知道您對他們的幸福非常感興趣。

• 優先考慮您的信息

一旦您介紹了自己和郵件的一般目的，您就可以開始編寫電子郵件的正文了。 把最重要的內容放在最上面。 這樣，您可以表達您對讀者時間的尊重。

• 保持簡短

想知道如何阻止人們閱讀您的電子郵件嗎？ 將它們埋在信息中。 如果您確實希望關注您的問題，請盡量保持簡短。 雖然商務電子郵件沒有標準長度，但將您的信件保持在大約一個 PC 屏幕長度是一個明智的主意。

• 使其在視覺上可掃描

您的電子郵件文本應該易於識別。 如果您有一封冗長的電子郵件，最好將其分成幾段。 另外，盡量讓每個部分都保持在三個句子左右。

來源：customer.io

• 使用短句

一句話介紹一個想法。 另外，避免使用大量的逗號和括號。 他們會讓你的句子太長。 使用簡短的句子，您可以減少讀者放棄而不採取您想要的行動的可能性。

• 使用粗體和斜體

它們可能會幫助收件人更輕鬆地找到郵件中最重要的部分。 但是，這僅在您謹慎使用它們時才有效。 另外，請注意，過度使用粗體和斜體實際上會產生相反的效果。 盡量遵守規則——每個句子不超過一個突出顯示的單詞或一組單詞。

• 考慮列表/要點

如果您想幫助讀者在每次重新打開您的電子郵件時快速找到最重要的信息，使用列表/要點是一個好主意。

• 使用簡單的詞

不要讓事情變得比實際情況更複雜。 使用收件人可以理解的詞語撰寫電子郵件。 但是，如果您正在與您所在領域的專家交流，那麼複雜的單詞和技術詞彙不會成為問題。

作為正式電子郵件格式的一部分結束

專業的電子郵件通常有一個全面的結論。 使用結尾插入號召性用語、提出請求或提出問題是個好主意。

• 使用號召性用語

包括鼓勵收件人採取特定行動的短語/句子。 例如，“查看文檔”、“下載手冊”等。

• 問問題

在正式電子郵件中，我們通常使用間接問題而不是直接問題。 例如，“這是關於會議時間的詢問”而不是“會議時間是什麼？”

• 要求

如果您有要求，請盡可能清楚地說明。 例如，“請在一天結束前將報告發送給我。”

電子郵件格式的簽名

此外，我們建議您製作專業的電子郵件簽名，並將其包含在您發送的每條消息中。 這背後的想法是讀者可以輕鬆找到您的聯繫方式和其他附加信息。 以下是您可以添加到電子郵件簽名中的一些基本信息：全名、職位、公司名稱和網站、聯繫方式。 除此之外，您還可以包含指向您公司社交媒體資料、徽標和個人照片的鏈接。

有關的：

• “最糟糕的電子郵件簽收”
• “如何掌握電子郵件銷售結束線以立即密封您的銷售”

附件

發送商務電子郵件通常涉及附加文件。 這裡的主要規則之一是在點擊“發送”按鈕之前仔細檢查您是否已附加您在消息中提到的所有文件。 另外，一定要做好以下事情：

• 檢查尺寸

請注意，收件人的電子郵件收件箱的存儲空間可能相對有限。 此外，人們經常使用智能手機閱讀電子郵件，而且互聯網連接並不總是穩定的。 這就是為什麼將附件的大小限制為不超過 5MB 很重要的原因。

• 考慮上傳到文件存儲

但是，如果您需要發送大型附件，請考慮以下選項。 1）請求允許發送大文件。 2）將您的文件上傳到一些可靠的數據存儲庫並共享下載鏈接。

製作正確電子郵件格式的提示

如果您的目標是正確的電子郵件格式，那麼這裡有一些您不應該錯過的好技巧。

了解你的聽眾

我們的收件人是不同的。 這就是為什麼並非所有電子郵件都應該以相同的方式編寫和格式化的原因。 有些郵件的結構應該更正式。 而你寫給你熟悉的人的那些可以用不太正式的方式來組織。

說話的語氣

為您的商務電子郵件選擇合適的語氣。 這是你如何定義它。

• 正式的

如果您的公司需要，您應該使用正式的樣式； 如果您不太了解收件人；

如果您正在寫信給一個在您之上的人。

• 非正式的

如果您的公司鼓勵，您可以使用非正式的風格； 如果您正在與熟悉的人取得聯繫； 如果您的電子郵件包含商業和非商業主題。

仔細檢查語法

在發送商務電子郵件之前，請務必檢查鏈接和文本是否存在拼寫錯誤或不明確的短語。 這將幫助您使您的信息看起來很專業。

純文本與 HTML 電子郵件格式

收件人可以以 HTML 或純文本格式查看您的電子郵件。 但請注意，根據電子郵件客戶端或他們使用的特定設置，HTML 電子郵件可能會或可能不會正確顯示。 如果 HTML 被識別，讀者將看到您想要的電子郵件 - 帶有圖像、文本和設計。 但是，如果 HTML 未被識別（如果收件人使用移動設備檢查電子郵件可能會發生這種情況），那麼擁有電子郵件的純文本版本至關重要。 這對於互聯網連接速度較慢的地區的用戶也很重要。

在左側添加圖像

你知道人們的眼睛更容易被圖像比文字更吸引嗎？ 因此，建議將圖像放在左側。 這樣，這將是收件人在打開您的電子郵件時首先看到的內容。 一旦他們滿足了他們的視覺好奇心，他們就可以繼續閱讀您的整封電子郵件。

電子郵件格式示例

以下電子郵件格式模板列出了您需要包含在企業電子郵件中的基本信息。 使用此模板創建您的自定義消息。

電子郵件的主題行：

告訴他們你的電子郵件是關於什麼的。 讓它6-10個字。

稱呼：

親愛的先生/女士。 + 姓氏或親愛的 + 姓名，如果您很了解收件人。

簡短介紹：

在您的電子郵件的這一部分，您應該提供有關您為什麼寫作的信息。 盡可能清晰和直接。 如果您正在寫信申請工作，請提及職位。

電子郵件正文：

此部分是電子郵件的核心。 向收件人提供必要的詳細信息。 描述你必須提供什麼，尋求幫助，提出請求等。

最後一段：

您可以通過添加號召性用語或提問來結束您的電子郵件。 說謝謝。

電子郵件簽名：

優先選擇帶有交互式鏈接、圖標和橫幅的專業電子郵件簽名。

結論

總結一下，讓我們再次瀏覽一下電子郵件格式的要點：

• 了解您的聽眾以選擇正確的寫作風格（正式，不太正式）；
• 使用簡短但描述性的主題行；
• 請記住，專業電子郵件應始終以稱呼開頭；
• 如果您的文本包含大量事實數據或信息，請使用項目符號/列表；
• 為了使您的文本保持可讀性，您可以使用粗體和斜體突出顯示相關區域；
• 避免過於復雜或過長的句子、全部大寫或過多的標點符號；
• 檢查冗長並刪除多餘的信息；
• 如有必要，在附件中提供支持信息；
• 仔細檢查你的語法；
• 使用您的姓名首字母/姓名/電子郵件簽名正確關閉。