La guida completa al formato e-mail per le aziende per ottenere risposte il prima possibile

1. Formato email professionale
2. Suggerimenti per creare un formato e-mail corretto
3. Esempi di formati di posta elettronica

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Hubspot Email Marketing - Piattaforma di automazione del marketing
4. MailerLite - Generatore di pagine di destinazione
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Le e-mail svolgono un ruolo fondamentale negli affari. E mentre un'e-mail ben congegnata e formattata correttamente può portarti al successo, una cattiva e-mail può rovinare la tua reputazione e danneggiare le tue relazioni. Il contenuto dell'e-mail non è sempre il caso. Spesso ignoriamo la formattazione. Tuttavia, una formattazione corretta aumenta le possibilità che il destinatario legga e risponda alla tua email.

Nel nostro articolo troverai preziose informazioni sul formato email corretto per le aziende. Inoltre, ti forniremo i migliori esempi di formati di email aziendali che puoi applicare alle tue comunicazioni.

Formato email professionale

Un'e-mail professionale dovrebbe avere almeno una riga dell'oggetto, un saluto, un corpo dell'e-mail e una parte di chiusura. Ora esploriamo ogni componente in modo più dettagliato.

Linea tematica

Le righe dell'oggetto sono importanti perché sono le prime cose che i destinatari vedono quando ricevono le e-mail.

fonte: pinterest

Questa parte dell'e-mail può determinare se il destinatario la apre o meno. Per ottenere il massimo dalla riga dell'oggetto, assicurati di seguire queste regole essenziali:

• Chiariscilo

Se ti aspetti una risposta, dovresti sempre rendere il tuo argomento il più chiaro possibile. Ciò aiuterà il destinatario a valutare immediatamente l'importanza e l'urgenza dell'e-mail.

• Fallo breve

La maggior parte degli esperti suggerisce di mantenere la riga dell'oggetto non più lunga di dieci parole. Sei parole sarebbero ancora meglio. Ma tieni presente che le righe dell'oggetto troppo brevi, come "Roba", "Ciao", ecc. possono causare lo spam del tuo messaggio.

• Usa l'urgenza

È stato dimostrato che le righe dell'oggetto che includono parole come "urgente", "avviso" o "importante" migliorano i tassi di apertura delle e-mail. Ma assicurati di usarli solo se la tua email è davvero urgente. Altrimenti, il destinatario può abituarsi alle tue e-mail "urgenti" e la prossima volta che avrai bisogno di un'azione immediata da parte del lettore, potrebbe presumere che sia il tuo trucco tipico.

Suggerimento: non è necessario utilizzare la parola "urgente" quando è necessario mantenere un senso di urgenza. Invece, puoi impostare una scadenza. Ad esempio, "Note di presentazione di beneficenza necessarie per EOD martedì".

• Nessun CAPO

Stai lontano dalle lettere maiuscole (tranne acronimi e abbreviazioni) e dai punti esclamativi abusati. CAPS di solito crea la sensazione che il mittente intendesse leggere il proprio messaggio con un urlo forte e arrabbiato.

• Esempi di una buona riga dell'oggetto

"Note del progetto ABC e linee guida per la comunicazione" — La riga dell'oggetto di sei parole è la lunghezza ideale. È specifico. Inoltre identifica il progetto per nome e descrive l'argomento del messaggio.

“La FDA segnala lo stato necessario. Per favore rispondi al più presto” — La riga dell'oggetto è breve e specifica. Ha anche un senso di urgenza che rende il destinatario più propenso a rispondere senza indugio.

Maggiori informazioni sulle righe dell'oggetto:

• "Come scrivere accattivanti righe dell'oggetto della newsletter via e-mail"
• "Come scrivere una riga dell'oggetto dell'e-mail di follow-up per le vendite per chiudere l'affare"

Saluto

Capire come avviare un'e-mail formale può essere una sfida, soprattutto quando entri in contatto con qualcuno che non conosci molto bene. "Gentile signore o signora" è eccessivamente formale? "Hey" non è troppo casual? Scopriamolo.

• Quando usare Mr/Ms

Se stai scrivendo a qualcuno in particolare che è di rango superiore a te, in più conosci il suo nome, puoi usare il saluto Mr/Ms. Ad esempio, "Cara signora Clarks". Se hai dubbi sul sesso del destinatario, usa invece un nome completo. Ad esempio, "Caro Alex Smith".

• Quando usare Dear

Se hai già abbastanza familiarità con il destinatario, puoi usare un saluto più informale come "Caro" e il nome della persona. Ad esempio, "Caro Giovanni".

• Ciao vs Ciao

Quando scrivi a colleghi o clienti che conosci molto bene, puoi usare "Ciao" o "Ciao". L'ultimo è una buona scelta se il tuo obiettivo è un tono leggermente più formale. Ad esempio, "Ciao, Diana".

• Ehi!

Questo saluto è troppo informale, soprattutto nel contesto del corretto formato di posta elettronica aziendale. Si consiglia vivamente di utilizzare "Hey" solo nelle comunicazioni con persone con cui si lavora da molto tempo o quando l'ambiente è informale.

fonte: thebalancecareers

Corpo dell'e-mail

Il corpo dell'e-mail è il fulcro della tua e-mail. In questa parte, devi comunicare il tuo messaggio nel modo più semplice e strutturato possibile. Ricorda che il tuo obiettivo finale qui è aiutare il destinatario a comprendere in modo efficiente e corretto le informazioni fornite. Ecco alcune regole di scrittura del formato email che dovresti seguire:

• Fai una breve introduzione

Inizia la tua email con la frase che dice al destinatario di cosa tratta la tua email. Cerca di mantenere questo paragrafo relativamente breve (solo una o due frasi) perché è importante non far perdere tempo alle persone.

Ecco alcuni buoni esempi della sezione di introduzione dell'e-mail: "Sto scrivendo per fare domanda per la posizione di ingegnere del controllo qualità nella società ABC", "Grazie per la piacevole conversazione della scorsa settimana", "Benvenuto nel progetto XYZ". Se miri a rendere l'introduzione più informale, prendi in considerazione la possibilità di porre al lettore alcune domande su un evento recente o una riunione di gruppo, una vacanza, ecc. Un tale approccio farà sapere al destinatario che sei sinceramente interessato al loro benessere.

• Dai priorità alle tue informazioni

Una volta che ti sei presentato e lo scopo generale del tuo messaggio, puoi iniziare a scrivere il corpo della tua email. Metti in primo piano i contenuti più importanti. In questo modo, puoi mostrare il tuo rispetto per il tempo del tuo lettore.

• Tienilo breve

Vuoi sapere come scoraggiare le persone dal leggere la tua email fino alla fine? Seppellirli nelle informazioni. Se ti aspetti attenzione per la tua questione, cerca di mantenerla breve. Sebbene non esista una lunghezza standard per le e-mail aziendali, è un'idea intelligente mantenere la tua lettera a circa una lunghezza dello schermo del PC.

• Rendilo visivamente scansionabile

Il testo della tua email dovrebbe essere facilmente riconoscibile. Se hai un'e-mail lunga, è meglio suddividerla in brevi paragrafi. Inoltre, cerca di mantenere ogni sezione attorno a tre frasi.

fonte: customer.io

• Usa frasi brevi

Introduci un'idea in una frase. Inoltre, evita di usare molte virgole e parentesi. Renderanno le tue frasi troppo lunghe. Con frasi brevi, riduci la probabilità che il lettore si arrende e non intraprende l'azione desiderata.

• Usa grassetto e corsivo

Potrebbero aiutare il destinatario a trovare più facilmente le parti più importanti del tuo messaggio. Tuttavia, questo funziona solo se li usi con parsimonia. Inoltre, si noti che l'uso eccessivo di grassetto e corsivo può effettivamente avere l'effetto opposto. Cerca di attenerti alla regola: non più di una parola evidenziata o di un gruppo di parole per frase.

• Considera elenchi/punti elenco

Se vuoi aiutare i lettori a trovare rapidamente le informazioni più importanti ogni volta che riaprono la tua e-mail, è una buona idea utilizzare elenchi/punti elenco.

• Usa parole semplici

Non rendere le cose più complicate di come sono. Componi la tua email usando le parole che il destinatario può capire. Tuttavia, se stai comunicando con esperti nel tuo campo, parole complicate e vocabolario tecnico non sarebbero un problema.

Chiusura come parte del formato di posta elettronica formale

Un'e-mail professionale di solito ha una conclusione a tutto tondo. È una buona idea utilizzare il finale per inserire un invito all'azione, fare una richiesta o porre una domanda.

• Usa CTA

Includi una frase/frase che incoraggi il destinatario a compiere un'azione specifica. Ad esempio, "Guarda i documenti", "Scarica il manuale", ecc.

• Fai una domanda

Nelle e-mail formali, di solito utilizziamo domande indirette invece di quelle dirette. Ad esempio, "Questa è una domanda sugli orari della conferenza" invece di "Quali sono gli orari della conferenza?"

• Richiesta

Se hai una richiesta, prova a dichiararla il più chiaramente possibile. Ad esempio, "Inviami gentilmente il rapporto entro la fine della giornata".

Firma in formato e-mail

Inoltre, ti consigliamo di creare una firma e-mail professionale e di includerla in ogni messaggio che invii. L'idea alla base di questo è che il lettore può trovare facilmente i tuoi dettagli di contatto e altre informazioni aggiuntive. Ecco alcune nozioni di base che puoi aggiungere alla tua firma e-mail: un nome completo, titolo di lavoro, nome dell'azienda e sito Web, dettagli di contatto. Oltre a ciò, puoi anche includere collegamenti ai profili dei social media della tua azienda, un logo e una foto personale.

Imparentato:

• "Le peggiori firme di posta elettronica"
• "Come padroneggiare le linee di chiusura delle vendite tramite e-mail per sigillare immediatamente le tue vendite"

Allegati

L'invio di e-mail aziendali spesso comporta l'aggiunta di file. Una delle regole principali qui è ricontrollare di aver allegato tutti i file che hai menzionato nel tuo messaggio prima di premere il pulsante "Invia". Inoltre, assicurati di fare anche le seguenti cose:

• Controlla la taglia

Tieni presente che lo spazio di archiviazione di una casella di posta elettronica del destinatario potrebbe essere relativamente limitato. Inoltre, le persone spesso leggono le loro e-mail utilizzando gli smartphone e la connessione Internet non è sempre stabile. Ecco perché è importante limitare la dimensione dei file allegati a non più di 5 MB.

• Prendi in considerazione il caricamento nell'archivio file

Tuttavia, se devi inviare allegati di grandi dimensioni, considera le seguenti opzioni. 1) Chiedi il permesso per inviare il file di grandi dimensioni. 2) Carica i tuoi file su un repository di dati affidabile e condividi il link per il download.

Suggerimenti per creare un formato di posta elettronica corretto

Ecco alcuni buoni consigli da non perdere se il tuo obiettivo è un formato email corretto.

Conosci il tuo pubblico

I nostri destinatari sono diversi. Ecco perché non tutte le email devono essere scritte e formattate allo stesso modo. Alcune mail dovrebbero essere strutturate in uno stile più formale. Mentre quelli che scrivi a persone che conosci bene possono essere strutturati in maniera meno formale.

Tono di voce

Scegli il tono appropriato per le tue email aziendali. Ecco come lo definisci.

• Formale

Dovresti usare lo stile formale se è richiesto nella tua azienda; se non conosci bene il destinatario;

se stai scrivendo a una persona che è al di sopra di te in autorità.

• Informale

Puoi usare lo stile informale se è incoraggiato nella tua compagnia; se stai entrando in contatto con una persona che conosci bene; se la tua email contiene argomenti sia commerciali che non commerciali.

Ricontrolla la grammatica

Prima di inviare la tua email aziendale, controlla sempre link e testi per errori di ortografia o frasi poco chiare. Questo ti aiuterà a rendere il tuo messaggio professionale.

Formato e-mail in testo normale e HTML

I destinatari possono visualizzare le tue e-mail in formato HTML o testo normale. Ma fai attenzione che, a seconda del client di posta elettronica o delle impostazioni particolari che stanno utilizzando, un'e-mail HTML può o non può essere visualizzata correttamente. Nel caso in cui l'HTML venga riconosciuto, il lettore vedrà la tua email come volevi, con immagini, testo e design. Ma se l'HTML non viene riconosciuto (cosa che può accadere se il destinatario utilizza un dispositivo mobile per controllare le e-mail), è fondamentale disporre di una versione in testo normale della tua e-mail. Questo è importante anche per gli utenti in aree con connessioni Internet lente.

Aggiungi immagini a sinistra

Sapevi che gli occhi delle persone sono attratti più fortemente dalle immagini rispetto al testo? Per questo motivo, si consiglia di mettere l'immagine a sinistra. In questo modo, sarebbe la prima cosa che i destinatari vedrebbero quando aprono la tua email. E una volta soddisfatta la loro curiosità visiva, possono continuare a leggere tutta la tua email.

Esempi di formati di posta elettronica

Il seguente modello di formato e-mail elenca le informazioni di base che devi includere nell'e-mail aziendale. Usa questo modello per creare il tuo messaggio personalizzato.

Riga dell'oggetto del messaggio di posta elettronica:

Dì loro di cosa tratta la tua email. Fai 6-10 parole.

Saluto:

Caro signor/signora + cognome o Dear + nome se conosci bene il destinatario.

Breve introduzione:

In questa sezione della tua email, dovresti fornire informazioni sul motivo per cui stai scrivendo. Sii il più chiaro e diretto possibile. Se stai scrivendo per candidarti per un lavoro, menziona una posizione.

Corpo dell'e-mail:

Questa sezione è il fulcro del tuo messaggio di posta elettronica. Fornisci al destinatario i dettagli essenziali. Descrivi cosa hai da offrire, chiedi aiuto, fai una richiesta, ecc.

Paragrafo finale:

Puoi concludere la tua email aggiungendo un invito all'azione o ponendo una domanda. Dì "Grazie.

Firma e-mail:

Dai la preferenza alle firme e-mail professionali con collegamenti, icone e banner interattivi.

Conclusione

Per concludere, esaminiamo ancora una volta gli elementi essenziali del formato e-mail:

• Conosci il tuo pubblico per scegliere il giusto stile di scrittura (formale, meno formale);
• Utilizzare una riga dell'oggetto breve ma descrittiva;
• Ricorda che l'e-mail professionale dovrebbe sempre iniziare con un saluto;
• Usa elenchi puntati/elenchi se il tuo testo contiene molti dati o informazioni fattuali;
• Per mantenere il testo leggibile, puoi evidenziare le aree rilevanti utilizzando il grassetto e il corsivo;
• Evita frasi eccessivamente complicate o lunghe, tutto maiuscolo o punteggiatura eccessiva;
• Verifica la verbosità ed elimina le informazioni in eccesso;
• Se necessario, fornire informazioni di supporto negli allegati;
• Ricontrolla la tua grammatica;
• Chiudi correttamente con le tue iniziali/nome/firma e-mail.