Der umfassende Leitfaden zum E-Mail-Format für Unternehmen, um so schnell wie möglich Antworten zu erhalten

1. Professionelles E-Mail-Format
2. Tipps zum Erstellen eines geeigneten E-Mail-Formats
3. Beispiele für E-Mail-Formate

Nützliche Hilfsmittel:
1. Newoldstamp – Marketing für E-Mail-Signaturen
2. Mailchimp – E-Mail-Builder und -Absender
3. Hubspot E-Mail-Marketing – Marketing-Automatisierungsplattform
4. MailerLite – Zielseitenersteller
5. Canva – Online-Tool zum Erstellen von Designs

E-Mails spielen im Geschäftsleben eine entscheidende Rolle. Und während eine gut durchdachte und richtig formatierte E-Mail Sie zum Erfolg führen kann, kann eine schlechte E-Mail Ihren Ruf ruinieren und Ihren Beziehungen schaden. Der E-Mail-Inhalt ist nicht immer der Fall. Oft ignorieren wir die Formatierung. Die richtige Formatierung erhöht jedoch die Wahrscheinlichkeit, dass der Empfänger Ihre E-Mail liest und darauf antwortet.

In unserem Artikel finden Sie wertvolle Informationen zum richtigen E-Mail-Format für Unternehmen. Außerdem stellen wir Ihnen die besten Beispiele für geschäftliche E-Mail-Formate zur Verfügung, die Sie auf Ihre Kommunikation anwenden können.

Professionelles E-Mail-Format

Eine professionelle E-Mail sollte mindestens eine Betreffzeile, eine Anrede, einen E-Mail-Text und einen Schlussteil haben. Lassen Sie uns nun jede Komponente genauer untersuchen.

Betreff

Betreffzeilen sind wichtig, da sie das erste sind, was Empfänger sehen, wenn sie E-Mails erhalten.

Quelle: Pinterest

Dieser Teil der E-Mail kann bestimmen, ob der Empfänger sie öffnet oder nicht. Um das Beste aus Ihrer Betreffzeile herauszuholen, beachten Sie unbedingt diese grundlegenden Regeln:

• Mach es klar

Wenn Sie eine Antwort erwarten, sollten Sie Ihr Thema immer so klar wie möglich formulieren. Dies hilft dem Empfänger, die Wichtigkeit und Dringlichkeit der E-Mail sofort einzuschätzen.

• Machen Sie es kurz

Die meisten Experten empfehlen, Ihre Betreffzeile nicht länger als zehn Wörter zu halten. Sechs Wörter wären noch besser. Denken Sie jedoch daran, dass zu kurze Betreffzeilen wie „Zeug“, „Hallo“ usw. dazu führen können, dass Ihre Nachricht in den Spam-Ordner gelangt.

• Verwenden Sie Dringlichkeit

Betreffzeilen mit Wörtern wie „dringend“, „Warnung“ oder „wichtig“ verbessern erwiesenermaßen die Öffnungsraten von E-Mails. Verwenden Sie sie jedoch nur, wenn Ihre E-Mail wirklich dringend ist. Andernfalls kann sich der Empfänger an Ihre „dringenden“ E-Mails gewöhnen, und wenn Sie das nächste Mal sofortiges Handeln vom Leser benötigen, kann er davon ausgehen, dass es Ihr typischer Trick ist.

Tipp: Es ist nicht notwendig, das Wort „dringend“ zu verwenden, wenn Sie ein Gefühl der Dringlichkeit aufrechterhalten müssen. Stattdessen können Sie eine Frist setzen. Zum Beispiel: „Notizen für Wohltätigkeitspräsentationen werden bis zum EOD-Dienstag benötigt.“

• Keine CAPS

Vermeiden Sie Großbuchstaben (außer Akronyme und Abkürzungen) und überstrapazierte Ausrufezeichen. CAPS erzeugt normalerweise das Gefühl, dass der Absender beabsichtigte, dass seine Nachricht in einem lauten, wütenden Schrei gelesen wird.

• Beispiele für eine gute Betreffzeile

„ABC-Projektnotizen und Kommunikationsrichtlinien“ – Die aus sechs Wörtern bestehende Betreffzeile ist die ideale Länge. Es ist spezifisch. Außerdem identifiziert es das Projekt namentlich und beschreibt das Thema der Nachricht.

„FDA-Berichtsstatus erforderlich. Bitte antworten Sie so schnell wie möglich“ – Die Betreffzeile ist kurz und spezifisch. Es hat auch ein Gefühl der Dringlichkeit, das es dem Empfänger wahrscheinlicher macht, unverzüglich zu reagieren.

Weitere Informationen zu Betreffzeilen:

• „So schreiben Sie auffällige Betreffzeilen für E-Mail-Newsletter“
• „So schreiben Sie eine Kickass-Follow-up-E-Mail-Betreffzeile für den Verkauf, um das Geschäft abzuschließen“

Anrede

Herauszufinden, wie man eine formelle E-Mail beginnt, kann eine Herausforderung sein, besonders wenn Sie mit jemandem in Kontakt treten, den Sie nicht sehr gut kennen. Ist „Sehr geehrte Damen und Herren“ zu förmlich? Ist „Hey“ nicht zu lässig? Lass es uns herausfinden.

• Wann verwendet man Mr/Ms

Wenn Sie eine bestimmte Person anschreiben, die Ihnen überlegen ist und deren Namen Sie kennen, können Sie die Anrede „Herr/Frau“ verwenden. Zum Beispiel „Sehr geehrte Frau Clarks“. Wenn Sie Zweifel am Geschlecht des Empfängers haben, verwenden Sie stattdessen einen vollständigen Namen. Zum Beispiel „Lieber Alex Schmidt“.

• Wann verwendet man Dear

Wenn Sie den Empfänger bereits recht gut kennen, können Sie eine formlosere Anrede wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ und den Vornamen der Person verwenden. Zum Beispiel „Lieber John“.

• Hallo vs. Hallo

Wenn Sie Kollegen oder Kunden schreiben, die Sie sehr gut kennen, können Sie „Hi“ oder „Hallo“ verwenden. Letzteres ist eine gute Wahl, wenn Ihr Ziel ein etwas formellerer Ton ist. Zum Beispiel „Hallo Diana“.

• Hey!

Diese Anrede ist zu informell, insbesondere im Zusammenhang mit dem richtigen geschäftlichen E-Mail-Format. Es wird dringend empfohlen, „Hey“ nur in der Kommunikation mit Personen zu verwenden, mit denen Sie lange Zeit zusammengearbeitet haben, oder wenn die Umgebung locker ist.

Quelle: thebalancecareers

Nachrichtentext

Der E-Mail-Text ist das Herzstück Ihrer E-Mail. In diesem Teil müssen Sie Ihre Botschaft so einfach und gut strukturiert wie möglich kommunizieren. Denken Sie daran, dass Ihr oberstes Ziel hier darin besteht, dem Empfänger zu helfen, die bereitgestellten Informationen effizient und richtig zu verstehen. Hier sind einige Regeln zum Schreiben von E-Mail-Formaten, die Sie befolgen sollten:

• Machen Sie eine kurze Einführung

Beginnen Sie Ihre E-Mail mit dem Satz, der dem Empfänger sagt, worum es in Ihrer E-Mail geht. Versuchen Sie, diesen Absatz relativ kurz zu halten (nur ein oder zwei Sätze), da es wichtig ist, dass Sie keine Zeit verschwenden.

Hier sind einige gute Beispiele für den E-Mail-Einführungsabschnitt: „Ich schreibe, um mich für die Stelle als QA-Ingenieur bei der Firma ABC zu bewerben“, „Danke für das angenehme Gespräch letzte Woche“, „Willkommen beim XYZ-Projekt.“ Wenn Sie darauf abzielen, die Einführung informeller zu gestalten, sollten Sie dem Leser einige Fragen zu einem kürzlichen Ereignis oder Teammeeting, Urlaub usw. stellen. Ein solcher Ansatz lässt den Empfänger wissen, dass Sie aufrichtig an seinem Wohlergehen interessiert sind.

• Priorisieren Sie Ihre Informationen

Sobald Sie sich und den allgemeinen Zweck Ihrer Nachricht vorgestellt haben, können Sie mit dem Verfassen des Texts Ihrer E-Mail beginnen. Platzieren Sie die wichtigsten Inhalte ganz oben. Auf diese Weise können Sie der Zeit Ihres Lesers Ihren Respekt erweisen.

• Halte es kurz

Möchten Sie wissen, wie Sie Menschen davon abhalten können, Ihre E-Mail bis zum Ende zu lesen? Begraben Sie sie in den Informationen. Wenn Sie Aufmerksamkeit für Ihre Angelegenheit erwarten, versuchen Sie, sich kurz zu fassen. Obwohl es keine Standardlänge für geschäftliche E-Mails gibt, ist es eine kluge Idee, Ihren Brief auf etwa die Länge eines PC-Bildschirms zu begrenzen.

• Machen Sie es visuell scanbar

Ihr E-Mail-Text sollte leicht erkennbar sein. Wenn Sie eine längere E-Mail haben, ist es am besten, sie in kurze Absätze zu unterteilen. Versuchen Sie auch, jeden Abschnitt um drei Sätze herum zu halten.

Quelle: Kunde.io

• Verwenden Sie kurze Sätze

Stellen Sie eine Idee in einem Satz vor. Vermeiden Sie außerdem viele Kommas und Klammern. Sie werden Ihre Sätze zu lang machen. Mit kurzen Sätzen reduzierst du die Wahrscheinlichkeit, dass der Leser aufgibt und deine gewünschte Handlung nicht durchführt.

• Verwenden Sie Fett- und Kursivschrift

Sie können dem Empfänger helfen, die wichtigsten Teile Ihrer Nachricht leichter zu finden. Das funktioniert allerdings nur, wenn man sie sparsam einsetzt. Beachten Sie auch, dass die übermäßige Verwendung von Fett- und Kursivschrift tatsächlich den gegenteiligen Effekt haben kann. Versuchen Sie, sich an die Regel zu halten – nicht mehr als ein hervorgehobenes Wort oder eine Wortgruppe pro Satz.

• Betrachten Sie Listen/Aufzählungszeichen

Wenn Sie den Lesern helfen möchten, die wichtigsten Informationen bei jedem erneuten Öffnen Ihrer E-Mail schnell zu finden, ist es eine gute Idee, Listen/Aufzählungszeichen zu verwenden.

• Verwenden Sie einfache Wörter

Machen Sie die Dinge nicht komplizierter als sie sind. Verfassen Sie Ihre E-Mail mit Wörtern, die der Empfänger verstehen kann. Wenn Sie jedoch mit Experten auf Ihrem Gebiet kommunizieren, sind komplizierte Wörter und Fachvokabular kein Problem.

Schließen als Teil des formellen E-Mail-Formats

Eine professionelle E-Mail hat normalerweise einen abgerundeten Abschluss. Es ist eine gute Idee, das Ende zu verwenden, um einen Aufruf zum Handeln einzufügen, eine Bitte zu stellen oder eine Frage zu stellen.

• CTA verwenden

Fügen Sie einen Ausdruck/Satz ein, der den Empfänger zu einer bestimmten Aktion auffordert. Zum Beispiel „Sehen Sie sich die Dokumente an“, „Laden Sie das Handbuch herunter“ usw.

• Frage stellen

In formellen E-Mails verwenden wir normalerweise indirekte Fragen anstelle von direkten. Beispiel: „Dies ist eine Anfrage zu den Konferenzzeiten“ statt „Wie sind die Konferenzzeiten?“

• Anfrage

Wenn Sie eine Bitte haben, versuchen Sie, diese so klar wie möglich zu formulieren. Zum Beispiel: „Bitte senden Sie mir den Bericht bis zum Ende des Tages.“

Signatur im E-Mail-Format

Außerdem empfehlen wir Ihnen, eine professionelle E-Mail-Signatur zu erstellen und diese jeder gesendeten Nachricht beizufügen. Die Idee dahinter ist, dass der Leser Ihre Kontaktdaten und weitere Zusatzinformationen leicht finden kann. Hier sind einige Grundlagen, die Sie Ihrer E-Mail-Signatur hinzufügen können: ein vollständiger Name, Berufsbezeichnung, Firmenname und Website, Kontaktdaten. Außerdem können Sie auch Links zu den Social-Media-Profilen Ihres Unternehmens, ein Logo und ein persönliches Foto einfügen.

Verwandt:

• „Die schlimmsten E-Mail-Abmeldungen“
• „So meistern Sie E-Mail-Verkaufsschlusszeilen, um Ihre Verkäufe sofort zu besiegeln“

Anhänge

Das Versenden von geschäftlichen E-Mails beinhaltet oft das Anhängen von Dateien. Eine der Hauptregeln hier ist, zu überprüfen, ob Sie alle Dateien angehängt haben, die Sie in Ihrer Nachricht erwähnt haben, bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie auch die folgenden Dinge tun:

• Überprüfen Sie die Größe

Beachten Sie, dass der Speicherplatz eines E-Mail-Postfachs Ihres Empfängers relativ begrenzt sein kann. Außerdem lesen die Leute ihre E-Mails oft mit Smartphones, und die Internetverbindung ist nicht immer stabil. Deshalb ist es wichtig, die Größe der angehängten Dateien auf nicht mehr als 5 MB zu begrenzen.

• Erwägen Sie das Hochladen in den Dateispeicher

Wenn Sie jedoch große Anhänge senden müssen, ziehen Sie die folgenden Optionen in Betracht. 1) Bitten Sie um Erlaubnis, die große Datei zu senden. 2) Laden Sie Ihre Dateien in ein zuverlässiges Datenrepository hoch und teilen Sie den Link zum Herunterladen.

Tipps zum Erstellen eines richtigen E-Mail-Formats

Hier sind einige gute Tipps, die Sie nicht verpassen sollten, wenn Ihr Ziel ein korrektes E-Mail-Format ist.

Kenne deine Zuhörer

Unsere Empfänger sind unterschiedlich. Deshalb sollten nicht alle E-Mails gleich geschrieben und formatiert sein. Einige E-Mails sollten in einem formelleren Stil strukturiert sein. Während diejenigen, die Sie an Personen schreiben, die Sie gut kennen, weniger formal strukturiert sein können.

Tonfall

Wählen Sie den passenden Ton für Ihre geschäftlichen E-Mails. So definieren Sie es.

• Formell

Sie sollten den formalen Stil verwenden, wenn es in Ihrem Unternehmen erforderlich ist; wenn Sie den Empfänger nicht gut kennen;

wenn Sie an eine Person schreiben, die über Ihnen steht.

• Informell

Sie können den informellen Stil verwenden, wenn er in Ihrem Unternehmen gefördert wird; wenn Sie mit einer Person in Kontakt treten, die Sie gut kennen; wenn Ihre E-Mail sowohl geschäftliche als auch nicht geschäftliche Themen enthält.

Überprüfen Sie die Grammatik

Bevor Sie Ihre geschäftliche E-Mail versenden, überprüfen Sie Links und Texte immer auf Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen. Dies wird Ihnen helfen, Ihre Nachricht professionell aussehen zu lassen.

Nur-Text- vs. HTML-E-Mail-Format

Empfänger können Ihre E-Mails sowohl im HTML- als auch im Nur-Text-Format anzeigen. Beachten Sie jedoch, dass eine HTML-E-Mail je nach verwendetem E-Mail-Client oder bestimmten Einstellungen möglicherweise richtig angezeigt wird oder nicht. Falls der HTML-Code erkannt wird, sieht der Leser Ihre E-Mail so, wie Sie es beabsichtigt haben – mit Bildern, Text und Designs. Wenn der HTML-Code jedoch nicht erkannt wird (was passieren kann, wenn der Empfänger ein mobiles Gerät zum Abrufen von E-Mails verwendet), ist es wichtig, eine Nur-Text-Version Ihrer E-Mail zu haben. Dies ist auch für Benutzer in Gebieten mit langsamen Internetverbindungen wichtig.

Fügen Sie links Bilder hinzu

Wussten Sie, dass die Augen der Menschen stärker von Bildern als von Text angezogen werden? Aus diesem Grund wird empfohlen, das Bild auf der linken Seite zu platzieren. Auf diese Weise wäre es das erste, was die Empfänger sehen, wenn sie Ihre E-Mail öffnen. Und sobald sie ihre visuelle Neugier befriedigt haben, können sie mit dem Lesen Ihrer gesamten E-Mail fortfahren.

Beispiele für E-Mail-Formate

Die folgende E-Mail-Formatvorlage listet die grundlegenden Informationen auf, die Sie in die geschäftliche E-Mail aufnehmen müssen. Verwenden Sie diese Vorlage, um Ihre individuelle Nachricht zu erstellen.

Betreffzeile der E-Mail-Nachricht:

Sagen Sie ihnen, worum es in Ihrer E-Mail geht. Machen Sie es 6-10 Wörter.

Anrede:

Sehr geehrter Herr/Frau + Nachname oder Lieber + Name, wenn Sie den Empfänger gut kennen.

Kurze Einführung:

In diesem Abschnitt Ihrer E-Mail sollten Sie angeben, warum Sie schreiben. Seien Sie so klar und direkt wie möglich. Falls Sie schreiben, um sich auf eine Stelle zu bewerben, erwähnen Sie eine Stelle.

Text der E-Mail:

Dieser Abschnitt ist der Kern Ihrer E-Mail-Nachricht. Geben Sie dem Empfänger die wesentlichen Details. Beschreiben Sie, was Sie anzubieten haben, bitten Sie um Hilfe, stellen Sie eine Anfrage usw.

Schlussabsatz:

Sie können Ihre E-Mail abschließen, indem Sie einen Aufruf zum Handeln hinzufügen oder eine Frage stellen. Sag Danke.

E-Mail Signatur:

Bevorzugen Sie professionelle E-Mail-Signaturen mit interaktiven Links, Symbolen und Bannern.

Fazit

Lassen Sie uns zum Abschluss noch einmal die Grundlagen des E-Mail-Formats durchgehen:

• Kennen Sie Ihr Publikum, um den richtigen Schreibstil zu wählen (formell, weniger formell);
• Verwenden Sie eine kurze, aber aussagekräftige Betreffzeile;
• Denken Sie daran, dass eine professionelle E-Mail immer mit einer Anrede beginnen sollte;
• Verwenden Sie Aufzählungszeichen/Listen, wenn Ihr Text viele sachliche Daten oder Informationen enthält;
• Um Ihren Text lesbar zu halten, können Sie die relevanten Bereiche fett und kursiv hervorheben;
• Vermeiden Sie übermäßig komplizierte oder lange Sätze, Großbuchstaben oder übermäßige Satzzeichen;
• Auf Wortreichtum prüfen und überschüssige Informationen löschen;
• Falls erforderlich, unterstützende Informationen in Anhängen bereitstellen;
• Überprüfen Sie Ihre Grammatik noch einmal;
• Schließen Sie ordnungsgemäß mit Ihren Initialen / Namen / E-Mail-Signatur.