Ghidul cuprinzător pentru formatul de e-mail pentru ca companiile să primească răspunsuri cât mai curând posibil

1. Format de e-mail profesional
2. Sfaturi pentru a crea un format adecvat de e-mail
3. Exemple de format de e-mail

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Hubspot Email Marketing - Platformă de automatizare a marketingului
4. MailerLite - Generator de pagini de destinație
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

E-mailurile joacă un rol esențial în afaceri. Și în timp ce un e-mail bine gândit și formatat corespunzător vă poate conduce la succes, un e-mail prost vă poate distruge reputația și vă poate afecta relațiile. Conținutul e-mailului nu este întotdeauna cazul. Adesea, ignorăm formatarea. Cu toate acestea, formatarea corectă crește șansele ca destinatarul să citească și să răspundă la e-mailul dvs.

În articolul nostru, veți găsi informații valoroase despre formatul corect de e-mail pentru afaceri. De asemenea, vă vom oferi cele mai bune exemple de format de e-mail de afaceri pe care le puteți aplica comunicărilor dvs.

Format de e-mail profesional

Un e-mail profesional ar trebui să aibă cel puțin un subiect, salut, corp de e-mail și o parte de încheiere. Acum haideți să explorăm fiecare componentă mai detaliat.

Linia de subiect

Liniile de subiect sunt importante deoarece sunt primele lucruri pe care destinatarii le văd atunci când primesc e-mailuri.

sursa: pinterest

Această parte a e-mailului poate determina dacă destinatarul îl deschide sau nu. Pentru a profita la maximum de linia de subiect, asigurați-vă că urmați aceste reguli esențiale:

• Să fie clar

Dacă așteptați un răspuns, ar trebui să vă exprimați întotdeauna subiectul cât mai clar posibil. Acest lucru îl va ajuta pe destinatar să evalueze imediat importanța și urgența e-mailului.

• Fă-l scurt

Majoritatea experților sugerează să nu vă păstrați subiectul mai mult de zece cuvinte. Șase cuvinte ar fi și mai bune. Dar rețineți că subiectele prea scurte, cum ar fi „Lucruri”, „Bună ziua” etc., pot cauza mesajul dvs. să fie spam.

• Folosește urgența

S-a dovedit că liniile de subiect care includ cuvinte precum „urgent”, „alertă” sau „important” îmbunătățesc ratele de deschidere a e-mailurilor. Dar asigurați-vă că le utilizați numai dacă e-mailul dvs. este cu adevărat urgent. În caz contrar, destinatarul se poate obișnui cu e-mailurile tale „urgente”, iar data viitoare când ai nevoie de o acțiune imediată din partea cititorului, ar putea presupune că este trucul tău tipic.

Sfat: Nu este necesar să folosiți cuvântul „urgent” atunci când trebuie să mențineți un sentiment de urgență. În schimb, puteți seta un termen limită. De exemplu, „Note de prezentare de caritate necesare pentru EOD marți”.

• Fără majuscule

Stai departe de majuscule (cu excepția acronimelor și abrevierilor) și a semnelor de exclamare suprautilizate. CAPS creează, de obicei, senzația că expeditorul a intenționat ca mesajul lor să fie citit într-un țipăt puternic și furios.

• Exemple de subiect bun

„Note de proiect ABC și orientări de comunicare” — Subiectul de șase cuvinte este lungimea ideală. Este specific. În plus, identifică proiectul după nume și descrie subiectul mesajului.

„FDA raportează starea necesară. Vă rugăm să răspundeți cât mai curând posibil” — Subiectul este scurt și specific. De asemenea, are un sentiment de urgență care face ca destinatarul să răspundă fără întârziere.

Mai multe informații despre liniile de subiect:

• „Cum să scrieți subiecte atrăgătoare pentru buletinul informativ prin e-mail”
• „Cum să scrieți o linie de subiect pentru e-mail de urmărire Kickass pentru vânzări pentru a încheia afacerea”

Salut

Înțelegerea modului de a începe un e-mail formal poate fi o provocare, mai ales atunci când intri în contact cu cineva pe care nu-l cunoști prea bine. Este „Stimate domn sau doamnă” prea formal? Nu este „Hei” prea casual? Să aflăm.

• Când să folosiți Mr/Ms

Dacă îi scrieți cuiva în special care este de o poziție superioară față de dvs., plus că îi cunoașteți numele, puteți folosi salutul domnului/doamna. De exemplu, „Stimată doamnă Clarks”. Dacă aveți îndoieli cu privire la sexul destinatarului, utilizați în schimb un nume complet. De exemplu, „Dragă Alex Smith”.

• Când să folosești Dear

Dacă sunteți deja destul de familiarizat cu destinatarul, puteți utiliza un salut mai informal, cum ar fi „Dragă” și prenumele persoanei. De exemplu, „Dragă John”.

• Bună vs. Bună ziua

Când scrieți colegilor sau clienților pe care îi cunoașteți foarte bine, puteți folosi „Salut” sau „Bună ziua”. Ultima este o alegere bună dacă scopul tău este un ton puțin mai formal. De exemplu, „Bună, Diana”.

• Hei!

Acest salut este prea informal, mai ales în contextul formatului adecvat de e-mail de afaceri. Este foarte recomandat să folosiți „Hei” numai în comunicările cu persoane cu care ați lucrat împreună de mult timp sau atunci când mediul este informal.

sursa: thebalancecareers

Corpul e-mailului

Corpul e-mailului este nucleul e-mailului dvs. În această parte, trebuie să vă comunicați mesajul cât mai simplu și cât mai bine structurat posibil. Amintiți-vă că scopul dvs. final aici este să ajutați destinatarul să înțeleagă eficient și corect informațiile furnizate. Iată câteva reguli de scriere a formatului de e-mail pe care ar trebui să le urmați:

• Faceți o scurtă introducere

Începeți-vă e-mailul cu propoziția care îi spune destinatarului despre ce este vorba. Încercați să păstrați acest paragraf relativ scurt (doar una sau două propoziții) pentru că este important să nu pierdeți timpul oamenilor.

Iată câteva exemple bune ale secțiunii de introducere prin e-mail: „Vă scriu pentru a aplica pentru postul de inginer QA în compania ABC”, „Vă mulțumesc pentru conversația plăcută de săptămâna trecută”, „Bine ați venit la proiectul XYZ”. Dacă doriți să faceți introducerea mai informală, luați în considerare să puneți cititorului câteva întrebări despre un eveniment recent sau o întâlnire de echipă, o vacanță etc. O astfel de abordare îi va arăta pe destinatar că sunteți sincer interesat de bunăstarea lui.

• Prioritizează-ți informațiile

Odată ce v-ați prezentat și scopul general al mesajului dvs., puteți începe să scrieți corpul e-mailului. Puneți cel mai important conținut în partea de sus. În acest fel, îți poți arăta respectul față de timpul cititorului tău.

• Ține-o pe scurt

Vrei să știi cum să descurajezi oamenii să-ți citească e-mailurile până la sfârșit? Îngropați-le în informații. Dacă vă așteptați să acordați atenție problemei dvs., încercați să o faceți scurt. Deși nu există o lungime standard pentru e-mailurile de afaceri, este o idee inteligentă să păstrați scrisoarea la aproximativ o lungime de ecran de computer.

• Faceți-l să fie scanat vizual

Textul dvs. de e-mail ar trebui să fie ușor de recunoscut. Dacă aveți un e-mail lung, cel mai bine este să îl împărțiți în paragrafe scurte. De asemenea, încercați să păstrați fiecare secțiune în jurul a trei propoziții.

sursa: customer.io

• Folosiți propoziții scurte

Introduceți o idee într-o propoziție. De asemenea, evitați să folosiți multe virgule și paranteze. Îți vor face propozițiile prea lungi. Cu propoziții scurte, reduceți probabilitatea ca cititorul să renunțe și să nu întreprindă acțiunea dorită.

• Folosiți caractere aldine și italice

Ele ar putea ajuta destinatarul să găsească mai ușor cele mai importante părți ale mesajului dvs. Cu toate acestea, acest lucru funcționează numai dacă le folosiți cu moderație. De asemenea, rețineți că utilizarea excesivă a caracterelor aldine și cursive poate avea de fapt efectul opus. Încercați să respectați regula – nu mai mult de un cuvânt sau un grup de cuvinte evidențiate pe propoziție.

• Luați în considerare liste/puncte marcante

Dacă doriți să ajutați cititorii să găsească rapid cele mai importante informații de fiecare dată când vă redeschid e-mailul, este o idee bună să utilizați liste/puncte marcatoare.

• Folosește cuvinte simple

Nu complica lucrurile mai mult decât sunt. Compuneți-vă e-mailul folosind cuvintele pe care destinatarul le poate înțelege. Cu toate acestea, dacă comunicați cu experți în domeniul dvs., cuvintele complicate și vocabularul tehnic nu ar fi o problemă.

Închiderea ca parte a formatului formal de e-mail

Un e-mail profesional are de obicei o concluzie completă. Este o idee bună să utilizați finalul pentru a introduce un îndemn, pentru a face o cerere sau pentru a pune o întrebare.

• Folosește CTA

Includeți o frază/propoziție care încurajează destinatarul să întreprindă o anumită acțiune. De exemplu, „Verificați documentele”, „Descărcați manualul” etc.

• Cere întrebare

În e-mailurile formale, folosim de obicei întrebări indirecte în loc de întrebări directe. De exemplu, „Aceasta este o întrebare despre orele conferinței” în loc de „Care sunt orele pentru conferință?”

• Cerere

Dacă aveți o cerere, încercați să o formulați cât mai clar posibil. De exemplu, „Vă rugăm să-mi trimiteți raportul până la sfârșitul zilei”.

Semnătura în format email

De asemenea, vă recomandăm să faceți o semnătură profesională de e-mail și să o includeți în fiecare mesaj pe care îl trimiteți. Ideea din spatele acestui lucru este că cititorul poate găsi cu ușurință datele dvs. de contact și alte informații suplimentare. Iată câteva elemente de bază pe care le puteți adăuga semnăturii dvs. de e-mail: un nume complet, titlul postului, numele companiei și site-ul web, detalii de contact. Pe lângă asta, puteți include și linkuri către profilurile de rețele sociale ale companiei dvs., un logo și o fotografie personală.

Legate de:

• „Cele mai rele semne de e-mail”
• „Cum să stăpânești liniile de închidere a vânzărilor prin e-mail pentru a-ți sigila vânzările imediat”

Atasamente

Trimiterea de e-mailuri de afaceri implică adesea atașarea fișierelor. Una dintre regulile principale aici este să verificați din nou dacă ați atașat toate fișierele pe care le-ați menționat în mesajul dvs. înainte de a apăsa butonul „Trimite”. De asemenea, asigurați-vă că faceți și următoarele lucruri:

• Verificați dimensiunea

Rețineți că spațiul de stocare al unei căsuțe de e-mail a destinatarului poate fi relativ limitat. De asemenea, oamenii își citesc adesea e-mailurile folosind smartphone-uri, iar conexiunea la internet nu este întotdeauna stabilă. De aceea este important să limitați dimensiunea fișierelor atașate la cel mult 5MB.

• Luați în considerare încărcarea în stocarea fișierelor

Cu toate acestea, dacă trebuie să trimiteți atașamente mari, luați în considerare următoarele opțiuni. 1) Cereți permisiunea de a trimite fișierul mare. 2) Încărcați fișierele într-un depozit de date de încredere și partajați linkul pentru descărcare.

Sfaturi pentru a crea un format adecvat de e-mail

Iată câteva sfaturi bune pe care nu ar trebui să le ratezi dacă scopul tău este un format corect de e-mail.

Cunoaște-ți publicul

Destinatarii noștri sunt diferiți. De aceea, nu toate e-mailurile trebuie scrise și formatate în același mod. Unele e-mailuri ar trebui să fie structurate într-un stil mai formal. În timp ce cele pe care le scrii unor persoane pe care le cunoști bine pot fi structurate într-o manieră mai puțin formală.

Tonul vocii

Alegeți tonul potrivit pentru e-mailurile dvs. de afaceri. Iată cum îl definiți.

• Formal

Ar trebui să utilizați stilul formal dacă este necesar în compania dumneavoastră; dacă nu cunoști bine destinatarul;

dacă scrii unei persoane care este deasupra ta în autoritate.

• Informale

Poti folosi stilul informal daca este incurajat in compania ta; dacă intri în contact cu o persoană pe care o cunoști bine; dacă e-mailul tău conține atât subiecte de afaceri, cât și subiecte non-business.

Verificați de două ori gramatica

Înainte de a trimite e-mailul de afaceri, verificați întotdeauna linkurile și textele pentru greșeli de ortografie sau fraze neclare. Acest lucru vă va ajuta să faceți mesajul dvs. să arate profesional.

Format text simplu versus format de e-mail HTML

Destinatarii vă pot vizualiza e-mailurile atât în ​​format HTML, cât și în format text simplu. Dar fiți atenți că, în funcție de clientul de e-mail sau de setările particulare pe care le utilizează, un e-mail HTML poate fi afișat sau nu corect. În cazul în care HTML-ul este recunoscut, cititorul vă va vedea e-mailul așa cum ați dorit - cu imagini, text și design. Dar dacă codul HTML nu este recunoscut (ceea ce se poate întâmpla dacă destinatarul folosește un dispozitiv mobil pentru a verifica e-mailurile), este esențial să aveți o versiune text simplu a e-mailului dvs. Acest lucru este important și pentru utilizatorii din zonele cu conexiuni lente la internet.

Adăugați imagini în stânga

Știați că ochii oamenilor sunt atrași mai puternic de imagini decât de text? Din acest motiv, se recomandă să puneți imaginea în stânga. În acest fel, ar fi primul lucru pe care îl văd destinatarii când vă deschid e-mailul. Și odată ce și-au satisfăcut curiozitatea vizuală, pot continua să vă citească întregul e-mail.

Exemple de format de e-mail

Următorul șablon de format de e-mail listează informațiile de bază pe care trebuie să le includeți în e-mailul de afaceri. Utilizați acest șablon pentru a vă crea mesajul personalizat.

Linia de subiect al mesajului de e-mail:

Spune-le despre ce este vorba de e-mailul tău. Faceți 6-10 cuvinte.

Salut:

Stimate domnule/doamna. + prenume sau Dragă + nume dacă cunoști bine destinatarul.

Scurtă introducere:

În această secțiune a e-mailului dvs., ar trebui să furnizați informații despre motivul pentru care scrieți. Fii cât mai clar și direct posibil. În cazul în care scrieți pentru a aplica pentru un loc de muncă, menționați un post.

Corpul e-mailului:

Această secțiune este nucleul mesajului dvs. de e-mail. Oferă destinatarului detaliile esențiale. Descrie ce ai de oferit, cere ajutor, face o cerere etc.

Ultimul paragraf:

Vă puteți încheia e-mailul adăugând un îndemn sau punând o întrebare. Spune mulțumesc.

Semnatura email:

Dați preferință semnăturilor de e-mail profesionale cu linkuri interactive, pictograme și bannere.

Concluzie

Pentru a finaliza, haideți să trecem încă o dată prin elementele esențiale ale formatului de e-mail:

• Cunoaște-ți publicul să aleagă stilul de scriere potrivit (formal, mai puțin formal);
• Utilizați un subiect scurt, dar descriptiv;
• Amintiți-vă că e-mailul profesional ar trebui să înceapă întotdeauna cu un salut;
• Folosiți puncte/liste dacă textul dvs. conține multe date sau informații faptice;
• Pentru a menține textul lizibil, puteți evidenția zonele relevante folosind aldine și cursive;
• Evitați propozițiile prea complicate sau lungi, toate majusculele sau semnele de punctuație excesive;
• Verificați cuvintele și ștergeți informațiile în exces;
• Dacă este necesar, furnizați informații justificative în atașamente;
• Verificați-vă gramatica de două ori;
• Închideți corect cu inițialele/numele/semnătura de e-mail.