Kompleksowy przewodnik po formacie wiadomości e-mail dla firm, aby uzyskać odpowiedzi jak najszybciej

1. Profesjonalny format e-mail
2. Wskazówki, jak stworzyć odpowiedni format wiadomości e-mail
3. Przykłady formatów wiadomości e-mail

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Hubspot Email Marketing - Platforma do automatyzacji marketingu
4. MailerLite — kreator stron docelowych
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

E-maile odgrywają kluczową rolę w biznesie. I chociaż dobrze przemyślana i odpowiednio sformatowana wiadomość e-mail może doprowadzić Cię do sukcesu, zła wiadomość może zrujnować Twoją reputację i zaszkodzić Twoim relacjom. Treść e-maila nie zawsze tak jest. Często ignorujemy formatowanie. Jednak prawidłowe formatowanie zwiększa szanse, że odbiorca przeczyta i odpowie na Twój e-mail.

W naszym artykule znajdziesz cenne informacje na temat prawidłowego formatu e-maili dla biznesu. Przedstawimy również najlepsze przykłady biznesowego formatu wiadomości e-mail, które możesz zastosować w swojej komunikacji.

Profesjonalny format e-mail

Profesjonalny e-mail powinien zawierać przynajmniej temat, zwrot grzecznościowy, treść e-maila i część końcową. Przyjrzyjmy się teraz bardziej szczegółowo każdemu komponentowi.

Wiersz tematu

Wiersze tematu są ważne, ponieważ są pierwszymi rzeczami, które odbiorcy widzą po otrzymaniu wiadomości e-mail.

źródło: pinterest

Ta część wiadomości e-mail może określić, czy odbiorca ją otworzy, czy nie. Aby jak najlepiej wykorzystać swój temat, pamiętaj o przestrzeganiu tych podstawowych zasad:

• Wyjaśnij to

Jeśli oczekujesz odpowiedzi, zawsze powinieneś przedstawić swój temat tak jasno, jak to możliwe. Pomoże to odbiorcy natychmiast ocenić wagę i pilność wiadomości e-mail.

• Zrób to krótko

Większość ekspertów sugeruje, aby wiersz tematu nie był dłuższy niż dziesięć słów. Sześć słów byłoby jeszcze lepszych. Pamiętaj jednak, że zbyt krótkie tematy, takie jak „Rzeczy”, „Witaj” itp., mogą spowodować, że Twoja wiadomość będzie spamem.

• Użyj pilności

Udowodniono, że wiersze tematu zawierające słowa takie jak „pilne”, „alert” lub „ważne” poprawiają współczynniki otwarć wiadomości e-mail. Ale pamiętaj, aby używać ich tylko wtedy, gdy Twoja wiadomość e-mail jest naprawdę pilna. W przeciwnym razie odbiorca może przyzwyczaić się do Twoich „pilnych” e-maili, a następnym razem, gdy będziesz potrzebować natychmiastowego działania ze strony czytelnika, może uznać, że jest to Twoja typowa sztuczka.

Wskazówka: nie ma potrzeby używania słowa „pilny”, gdy chcesz zachować poczucie pilności. Zamiast tego możesz ustawić termin. Na przykład „Notatki z prezentacji charytatywnej potrzebne do EOD we wtorek”.

• Bez CAPS

Trzymaj się z dala od wielkich liter (z wyjątkiem akronimów i skrótów) oraz nadużywanych wykrzykników. CAPS zwykle stwarza wrażenie, że nadawca chciał, aby jego wiadomość została odczytana głośnym, gniewnym okrzykiem.

• Przykłady dobrego tematu

„Uwagi do projektu ABC i wytyczne dotyczące komunikacji” — Linia tematu składająca się z sześciu słów ma idealną długość. To jest specyficzne. Dodatkowo identyfikuje projekt po nazwie i opisuje temat wiadomości.

„Potrzebne są raporty FDA o statusie. Proszę odpowiedzieć jak najszybciej” — wiersz tematu jest krótki i konkretny. Ma również poczucie pilności, które sprawia, że ​​odbiorca jest bardziej skłonny do natychmiastowej odpowiedzi.

Więcej informacji o tematach:

• „Jak napisać przyciągające wzrok wiersze tematu biuletynu w wiadomościach e-mail”
• „Jak napisać wiersz tematu wiadomości e-mail uzupełniającej dla sprzedaży, aby zamknąć transakcję”

Pozdrowienie

Ustalenie, jak rozpocząć formalną wiadomość e-mail, może być wyzwaniem, zwłaszcza gdy kontaktujesz się z kimś, kogo nie znasz zbyt dobrze. Czy „Dear Sir or Madam” jest zbyt formalne? Czy „Hej” nie jest zbyt zwyczajne? Dowiedzmy Się.

• Kiedy używać Pana/Pani?

Jeśli piszesz do kogoś, kto ma dla Ciebie wyższą pozycję, a ponadto znasz jej imię, możesz użyć zwrotu „Pana/Pani”. Na przykład „Droga pani Clarks”. Jeśli masz wątpliwości co do płci odbiorcy, użyj pełnego imienia i nazwiska. Na przykład „Drogi Alex Smith”.

• Kiedy używać Drogi?

Jeśli jesteś już dość dobrze zaznajomiony z odbiorcą, możesz użyć bardziej nieformalnego zwrotu grzecznościowego, takiego jak „Kochanie” i imienia osoby. Na przykład „Drogi Janie”.

• Cześć vs. Cześć

Pisząc do współpracowników lub klientów, których bardzo dobrze znasz, możesz użyć „Cześć” lub „Cześć”. Ten ostatni jest dobrym wyborem, jeśli Twoim celem jest nieco bardziej formalny ton. Na przykład „Cześć, Diano”.

• Hej!

To pozdrowienie jest zbyt nieformalne, zwłaszcza w kontekście odpowiedniego formatu biznesowego e-maila. Zdecydowanie zaleca się używanie „Hej” tylko w komunikacji z osobami, z którymi pracowałeś przez długi czas lub gdy otoczenie jest luźne.

źródło: thebalancecareers

Treść e-maila

Treść wiadomości e-mail jest rdzeniem wiadomości e-mail. W tej części musisz przekazać swoją wiadomość tak prosto i jak najlepiej ustrukturyzowaną. Pamiętaj, że Twoim nadrzędnym celem jest pomoc odbiorcy w sprawnym i prawidłowym zrozumieniu przekazywanych informacji. Oto kilka zasad pisania wiadomości e-mail, których należy przestrzegać:

• Zrób krótkie wprowadzenie

Rozpocznij e-mail od zdania, które mówi odbiorcy, o czym jest Twój e-mail. Postaraj się, aby ten akapit był stosunkowo krótki (tylko jedno lub dwa zdania), ponieważ ważne jest, abyś nie marnował czasu.

Oto kilka dobrych przykładów z sekcji e-mailowej wprowadzającej: „Piszę, aby ubiegać się o stanowisko inżyniera QA w firmie ABC”, „Dziękuję za miłą rozmowę w zeszłym tygodniu”, „Witamy w projekcie XYZ”. Jeśli chcesz, aby intro było bardziej nieformalne, rozważ zadanie czytelnikowi kilku pytań dotyczących niedawnego wydarzenia lub spotkania zespołu, wakacji itp. Takie podejście da odbiorcy znać, że jesteś szczerze zainteresowany jego dobrem.

• Nadaj priorytet swoim informacjom

Po przedstawieniu siebie i ogólnego celu wiadomości możesz zacząć pisać treść wiadomości e-mail. Umieść najważniejszą treść na górze. W ten sposób możesz okazać szacunek dla czasu czytelnika.

• Niech to będzie krótkie

Chcesz wiedzieć, jak zniechęcić ludzi do czytania Twojego e-maila do końca? Pochowaj je w informacjach. Jeśli oczekujesz uwagi dla swojej sprawy, postaraj się, aby była krótka. Chociaż nie ma standardowej długości e-maili biznesowych, dobrym pomysłem jest trzymanie listu na długości około jednej długości ekranu komputera.

• Uczyń to wizualnie skanowalnym

Tekst e-maila powinien być łatwo rozpoznawalny. Jeśli masz długi e-mail, najlepiej podzielić go na krótkie akapity. Staraj się również, aby każda sekcja zawierała trzy zdania.

źródło: klient.io

• Używaj krótkich zdań

Przedstaw jeden pomysł w jednym zdaniu. Unikaj też używania wielu przecinków i nawiasów. Sprawią, że twoje zdania będą zbyt długie. Za pomocą krótkich zdań zmniejszasz prawdopodobieństwo, że czytelnik zrezygnuje i nie podejmie pożądanego działania.

• Użyj pogrubienia i kursywy

Mogą pomóc odbiorcy w łatwiejszym odnalezieniu najważniejszych części wiadomości. Działa to jednak tylko wtedy, gdy używasz ich oszczędnie. Zwróć też uwagę, że nadmierne użycie pogrubienia i kursywy może mieć w rzeczywistości odwrotny skutek. Staraj się trzymać zasady – nie więcej niż jedno wyróżnione słowo lub grupa słów w zdaniu.

• Rozważ listy/punktory

Jeśli chcesz pomagać czytelnikom w szybkim znajdowaniu najważniejszych informacji za każdym razem, gdy ponownie otwierają Twoją pocztę e-mail, dobrym pomysłem jest korzystanie z list/punktów.

• Używaj prostych słów

Nie komplikuj rzeczy bardziej niż są. Skomponuj wiadomość e-mail, używając słów zrozumiałych dla odbiorcy. Jeśli jednak komunikujesz się z ekspertami w swojej dziedzinie, skomplikowane słowa i słownictwo techniczne nie będą stanowić problemu.

Zamknięcie w ramach formalnego formatu wiadomości e-mail

Profesjonalna wiadomość e-mail zwykle kończy się dobrze. Dobrym pomysłem jest wykorzystanie zakończenia do wstawienia wezwania do działania, złożenia prośby lub zadania pytania.

• Użyj CTA

Dołącz frazę/zdanie, które zachęca odbiorcę do podjęcia określonego działania. Na przykład „Sprawdź dokumenty”, „Pobierz instrukcję” itp.

• Zadaj pytanie

W formalnych e-mailach zwykle używamy pytań pośrednich zamiast bezpośrednich. Na przykład „To jest zapytanie o terminy konferencji” zamiast „Jakie są terminy konferencji?”

• Żądanie

Jeśli masz prośbę, postaraj się przedstawić ją jak najdokładniej. Na przykład „Uprzejmie proszę o przesłanie raportu do końca dnia”.

Podpis w formacie e-mail

Zalecamy również wykonanie profesjonalnego podpisu e-mail i dołączanie go do każdej wysyłanej wiadomości. Ideą tego jest to, że czytelnik może łatwo znaleźć Twoje dane kontaktowe i inne dodatkowe informacje. Oto kilka podstawowych informacji, które możesz dodać do swojego podpisu e-mail: imię i nazwisko, stanowisko, nazwa firmy i strona internetowa, dane kontaktowe. Poza tym możesz również dołączyć linki do profili w mediach społecznościowych Twojej firmy, logo i osobiste zdjęcie.

Związane z:

• „Najgorsze podpisy e-mailowe”
• „Jak opanować linie zamknięcia sprzedaży e-mailem, aby natychmiast przypieczętować sprzedaż”

Załączniki

Wysyłanie e-maili biznesowych często wiąże się z załączaniem plików. Jedną z głównych zasad jest tutaj dwukrotne sprawdzenie, czy załączyłeś wszystkie pliki, o których wspomniałeś w swojej wiadomości, zanim klikniesz przycisk „Wyślij”. Upewnij się również, że zrobiłeś również następujące rzeczy:

• Sprawdź rozmiar

Pamiętaj, że przestrzeń dyskowa skrzynki odbiorczej poczty e-mail odbiorcy może być stosunkowo ograniczona. Ponadto ludzie często czytają swoje e-maile za pomocą smartfonów, a połączenie internetowe nie zawsze jest stabilne. Dlatego ważne jest, aby rozmiar załączanych plików nie był większy niż 5MB.

• Rozważ przesłanie do magazynu plików

Jeśli jednak chcesz wysłać duże załączniki, rozważ następujące opcje. 1) Poproś o pozwolenie na wysłanie dużego pliku. 2) Prześlij swoje pliki do pewnego wiarygodnego repozytorium danych i udostępnij link do pobrania.

Wskazówki, jak stworzyć odpowiedni format wiadomości e-mail

Oto kilka dobrych wskazówek, których nie możesz przegapić, jeśli Twoim celem jest prawidłowy format wiadomości e-mail.

Poznaj swoich odbiorców

Nasi odbiorcy są różni. Dlatego nie wszystkie e-maile powinny być napisane i sformatowane w ten sam sposób. Niektóre e-maile powinny mieć bardziej formalną strukturę. Natomiast te, które piszesz do osób, które dobrze znasz, mogą być ustrukturyzowane w mniej formalny sposób.

Ton głosu

Wybierz odpowiedni ton dla e-maili biznesowych. Oto jak to definiujesz.

• Formalny

Powinieneś używać stylu formalnego, jeśli jest to wymagane w Twojej firmie; jeśli nie znasz dobrze odbiorcy;

jeśli piszesz do osoby, która ma władzę nad tobą.

• Nieformalny

Możesz użyć stylu nieformalnego, jeśli jest to zachęcane w Twojej firmie; jeśli kontaktujesz się z osobą, którą dobrze znasz; jeśli Twój e-mail zawiera zarówno tematy biznesowe, jak i niebiznesowe.

Dokładnie sprawdź gramatykę

Zanim wyślesz firmową wiadomość e-mail, zawsze sprawdzaj linki i teksty pod kątem błędów ortograficznych lub niejasnych fraz. Dzięki temu Twoja wiadomość będzie wyglądać profesjonalnie.

Zwykły tekst a format wiadomości e-mail w formacie HTML

Odbiorcy mogą wyświetlać Twoje wiadomości e-mail zarówno w formacie HTML, jak i zwykłego tekstu. Należy jednak zwrócić uwagę, że w zależności od klienta poczty e-mail lub określonych ustawień, z których korzysta, wiadomość e-mail w formacie HTML może lub nie być wyświetlana poprawnie. W przypadku rozpoznania kodu HTML czytelnik zobaczy Twój e-mail zgodnie z Twoimi zamierzeniami — z obrazami, tekstem i projektami. Ale jeśli kod HTML nie zostanie rozpoznany (co może się zdarzyć, jeśli odbiorca używa urządzenia mobilnego do sprawdzania wiadomości e-mail), bardzo ważne jest, aby mieć wersję tekstową wiadomości e-mail. Jest to również ważne dla użytkowników na obszarach o wolnych połączeniach internetowych.

Dodaj obrazy po lewej stronie

Czy wiesz, że obrazy bardziej przyciągają wzrok niż tekst? Z tego powodu zaleca się umieszczenie obrazu po lewej stronie. W ten sposób byłaby to pierwsza rzecz, jaką widzą odbiorcy po otwarciu wiadomości e-mail. A gdy już zaspokoją swoją ciekawość wizualną, mogą kontynuować czytanie całej wiadomości e-mail.

Przykłady formatów wiadomości e-mail

Poniższy szablon formatu wiadomości e-mail zawiera listę podstawowych informacji, które należy umieścić w firmowej wiadomości e-mail. Użyj tego szablonu, aby utworzyć spersonalizowaną wiadomość.

Wiersz tematu wiadomości e-mail:

Powiedz im, o czym jest Twój e-mail. Zrób to 6-10 słów.

Pozdrowienie:

Szanowny Panie/Pani + nazwisko lub Drogi + imię, jeśli dobrze znasz odbiorcę.

Krótkie wprowadzenie:

W tej sekcji e-maila powinieneś podać informacje, dlaczego piszesz. Bądź tak jasny i bezpośredni, jak to tylko możliwe. Jeśli piszesz, aby ubiegać się o pracę, podaj stanowisko.

Treść e-maila:

Ta sekcja to rdzeń Twojej wiadomości e-mail. Podaj odbiorcy istotne szczegóły. Opisz, co masz do zaoferowania, poproś o pomoc, złóż prośbę itp.

Ostatni akapit:

Możesz zakończyć swój e-mail, dodając wezwanie do działania lub zadając pytanie. Powiedz dziękuję.

Podpis E-mail:

Daj pierwszeństwo profesjonalnym podpisom e-mail z interaktywnymi łączami, ikonami i banerami.

Wniosek

Aby to zakończyć, jeszcze raz przejrzyjmy podstawowe informacje o formacie wiadomości e-mail:

• Poznaj swoich odbiorców, aby wybrać odpowiedni styl pisania (formalny, mniej formalny);
• Użyj krótkiego, ale opisowego tematu;
• Pamiętaj, że profesjonalna poczta e-mail powinna zawsze zaczynać się od zwrotu grzecznościowego;
• Używaj wypunktowań/list, jeśli Twój tekst zawiera dużo faktycznych danych lub informacji;
• Aby tekst był czytelny, możesz wyróżnić odpowiednie obszary za pomocą pogrubienia i kursywy;
• Unikaj zbyt skomplikowanych lub długich zdań, wielkich liter lub nadmiernej interpunkcji;
• Sprawdź, czy nie ma przegadania i usuń nadmiar informacji;
• W razie potrzeby podaj informacje pomocnicze w załącznikach;
• Sprawdź dokładnie swoją gramatykę;
• Zamknij poprawnie za pomocą swoich inicjałów/nazwiska/podpisu e-mail.