企业尽快获得回复的电子邮件格式综合指南

1.专业的邮件格式
2. 制作正确电子邮件格式的提示
3. 电子邮件格式示例

有用的工具：
1. Newoldstamp - 电子邮件签名营销
2. Mailchimp - 电子邮件生成器和发件人
3. Hubspot 电子邮件营销 - 营销自动化平台
4. MailerLite - 登陆页面构建器
5. Canva - 制作设计的在线工具

电子邮件在业务中起着至关重要的作用。 虽然经过深思熟虑且格式正确的电子邮件可以引导您取得成功，但糟糕的电子邮件可能会破坏您的声誉并损害您的关系。 电子邮件内容并非总是如此。 通常，我们会忽略格式。 但是，正确的格式会增加收件人阅读和回复您的电子邮件的机会。

在我们的文章中，您将找到有关正确业务电子邮件格式的宝贵信息。 此外，我们将为您提供可应用于通信的最佳商务电子邮件格式示例。

专业的电子邮件格式

一封专业的电子邮件应该至少有一个主题行、称呼、电子邮件正文和结束部分。 现在让我们更详细地探索每个组件。

主题行

主题行很重要，因为它们是收件人在收到电子邮件时首先看到的内容。

资料来源：兴趣

电子邮件的这一部分可以确定收件人是否打开它。 为了充分利用您的主题行，请务必遵循以下基本规则：

• 讲清楚

如果您期望得到回应，您应该始终尽可能清楚地说明您的主题。 这将帮助收件人立即评估电子邮件的重要性和紧迫性。

• 让它简短

大多数专家建议您的主题行不要超过十个字。 六个字就更好了。 但请记住，过短的主题行，例如“Stuff”、“Hello”等，可能会导致您的邮件成为垃圾邮件。

• 使用紧迫感

包含“紧急”、“警报”或“重要”等词的主题行被证明可以提高电子邮件的打开率。 但请务必仅在您的电子邮件非常紧急时才使用它们。 否则，收件人可能会习惯您的“紧急”电子邮件，并且下次当您需要读者立即采取行动时，他们可能会认为这是您的典型技巧。

提示：当您需要保持紧迫感时，不必使用“紧急”一词。 相反，您可以设置截止日期。 例如，“EOD 星期二需要的慈善演示文稿”。

• 没有大写字母

远离大写字母（首字母缩写词和缩写除外）和过度使用的感叹号。 大写字母通常会让人感觉发件人希望以大声、愤怒的叫喊来阅读他们的信息。

• 一个好的主题行的例子

“ABC 项目笔记和交流指南”——六字的主题行是理想的长度。 它是具体的。 此外，它通过名称标识项目并描述消息的主题。

“FDA 报告需要的状态。 请尽快回复”——主题行简短而具体。 它还具有紧迫感，使收件人更有可能毫不拖延地做出回应。

有关主题行的更多信息：

• “如何编写引人注目的电子邮件通讯主题行”
• “如何为销售编写 Kickass 后续电子邮件主题行以完成交易”

称呼

弄清楚如何开始一封正式的电子邮件可能是一项挑战，尤其是当您与不太了解的人取得联系时。 “尊敬的先生或女士”是否过于正式？ “嘿”是不是太随意了？ 让我们来了解一下。

• 何时使用先生/女士

如果您正在写信给某个地位比您特别高的人，而且您知道他们的名字，您可以使用 Mr/Ms 称呼。 例如，“亲爱的克拉克斯女士”。 如果您对收件人的性别有疑问，请改用全名。 例如，“亲爱的亚历克斯·史密斯”。

• 何时使用亲爱的

如果您已经非常熟悉收件人，您可以使用更非正式的称呼，例如“亲爱的”和对方的名字。 例如，“亲爱的约翰”。

• 你好与你好

给您非常熟悉的同事或客户写信时，您可以使用“Hi”或“Hello”。 如果您的目标是更正式的语气，最后一个是一个不错的选择。 例如，“你好，戴安娜。”

• 嘿！

这种称呼过于非正式，尤其是在正确的商务电子邮件格式的背景下。 强烈建议只在与长期共事的人交流时，或环境随意时使用“嘿”。

资料来源：平衡职业

电子邮件正文

电子邮件正文是电子邮件的核心。 在这一部分中，您需要尽可能直接且结构合理地传达您的信息。 请记住，您的最终目标是帮助接收者有效并正确地理解所提供的信息。 以下是您应该遵循的一些电子邮件格式写作规则：

• 做一个简短的介绍

以告诉收件人您的电子邮件的全部内容的句子开头您的电子邮件。 尽量让这一段相对简短（只有一两句话），因为不要浪费人们的时间很重要。

以下是电子邮件介绍部分的一些很好的例子：“我正在写信申请 ABC 公司的 QA 工程师职位”、“感谢您上周愉快的谈话”、“欢迎来到 XYZ 项目”。 如果您的目标是使介绍更加非正式，请考虑向读者询问一些关于最近的活动或团队会议、假期等的问题。这样的方法会让收件人知道您对他们的幸福很感兴趣。

• 优先考虑您的信息

一旦您介绍了自己和邮件的一般目的，您就可以开始编写电子邮件的正文了。 把最重要的内容放在最上面。 这样，您可以表达您对读者时间的尊重。

• 保持简短

想知道如何阻止人们阅读您的电子邮件吗？ 将它们埋在信息中。 如果您确实希望关注您的问题，请尽量保持简短。 虽然商务电子邮件没有标准长度，但将您的信件保持在大约一个 PC 屏幕长度是一个明智的主意。

• 使其在视觉上可扫描

您的电子邮件文本应该易于识别。 如果您有一封冗长的电子邮件，最好将其分成几段。 另外，尽量让每个部分都保持在三个句子左右。

来源：customer.io

• 使用短句

一句话介绍一个想法。 另外，避免使用大量的逗号和括号。 他们会让你的句子太长。 使用简短的句子，您可以减少读者放弃而不采取您想要的行动的可能性。

• 使用粗体和斜体

它们可能会帮助收件人更轻松地找到邮件中最重要的部分。 但是，这仅在您谨慎使用它们时才有效。 另外，请注意，过度使用粗体和斜体实际上会产生相反的效果。 尽量遵守规则——每个句子不超过一个突出显示的单词或一组单词。

• 考虑列表/要点

如果您想帮助读者在每次重新打开您的电子邮件时快速找到最重要的信息，使用列表/要点是一个好主意。

• 使用简单的词

不要让事情变得比实际情况更复杂。 使用收件人可以理解的词语撰写电子邮件。 但是，如果您正在与您所在领域的专家交流，那么复杂的单词和技术词汇不会成为问题。

作为正式电子邮件格式的一部分结束

专业的电子邮件通常有一个全面的结论。 使用结尾插入号召性用语、提出请求或提出问题是个好主意。

• 使用号召性用语

包括鼓励收件人采取特定行动的短语/句子。 例如，“查看文档”、“下载手册”等。

• 问问题

在正式电子邮件中，我们通常使用间接问题而不是直接问题。 例如，“这是关于会议时间的询问”而不是“会议时间是什么？”

• 要求

如果您有要求，请尽可能清楚地说明。 例如，“请在一天结束前将报告发送给我。”

电子邮件格式的签名

此外，我们建议您制作专业的电子邮件签名，并将其包含在您发送的每条消息中。 这背后的想法是读者可以轻松找到您的联系方式和其他附加信息。 以下是您可以添加到电子邮件签名中的一些基本信息：全名、职位、公司名称和网站、联系方式。 除此之外，您还可以包含指向您公司社交媒体资料、徽标和个人照片的链接。

有关的：

• “最糟糕的电子邮件签收”
• “如何掌握电子邮件销售结束线以立即密封您的销售”

附件

发送商务电子邮件通常涉及附加文件。 这里的主要规则之一是在点击“发送”按钮之前仔细检查您是否已附加您在消息中提到的所有文件。 另外，一定要做好以下事情：

• 检查尺寸

请注意，收件人的电子邮件收件箱的存储空间可能相对有限。 此外，人们经常使用智能手机阅读电子邮件，而且互联网连接并不总是稳定的。 这就是为什么将附件的大小限制为不超过 5MB 很重要的原因。

• 考虑上传到文件存储

但是，如果您需要发送大型附件，请考虑以下选项。 1）请求允许发送大文件。 2）将您的文件上传到一些可靠的数据存储库并共享下载链接。

制作正确电子邮件格式的提示

如果您的目标是正确的电子邮件格式，那么这里有一些您不应该错过的好技巧。

了解你的听众

我们的收件人是不同的。 这就是为什么并非所有电子邮件都应该以相同的方式编写和格式化的原因。 有些邮件的结构应该更正式。 而你写给你熟悉的人的那些可以用不太正式的方式来组织。

说话的语气

为您的商务电子邮件选择合适的语气。 这是你如何定义它。

• 正式的

如果您的公司需要，您应该使用正式的样式； 如果您不太了解收件人；

如果您正在写信给一个在您之上的人。

• 非正式的

如果您的公司鼓励，您可以使用非正式的风格； 如果您正在与熟悉的人取得联系； 如果您的电子邮件包含商业和非商业主题。

仔细检查语法

在发送商务电子邮件之前，请务必检查链接和文本是否存在拼写错误或不明确的短语。 这将帮助您使您的信息看起来很专业。

纯文本与 HTML 电子邮件格式

收件人可以以 HTML 或纯文本格式查看您的电子邮件。 但请注意，根据电子邮件客户端或他们使用的特定设置，HTML 电子邮件可能会或可能不会正确显示。 如果 HTML 被识别，读者将看到您想要的电子邮件 - 带有图像、文本和设计。 但是，如果 HTML 未被识别（如果收件人使用移动设备检查电子邮件可能会发生这种情况），那么拥有电子邮件的纯文本版本至关重要。 这对于互联网连接速度较慢的地区的用户也很重要。

在左侧添加图像

你知道人们的眼睛更容易被图像比文字更吸引吗？ 因此，建议将图像放在左侧。 这样，这将是收件人在打开您的电子邮件时首先看到的内容。 一旦他们满足了他们的视觉好奇心，他们就可以继续阅读您的整封电子邮件。

电子邮件格式示例

以下电子邮件格式模板列出了您需要包含在企业电子邮件中的基本信息。 使用此模板创建您的自定义消息。

电子邮件的主题行：

告诉他们你的电子邮件是关于什么的。 让它6-10个字。

称呼：

亲爱的先生/女士。 + 姓氏或亲爱的 + 姓名，如果您很了解收件人。

简短介绍：

在您的电子邮件的这一部分，您应该提供有关您为什么写作的信息。 尽可能清晰和直接。 如果您正在写信申请工作，请提及职位。

电子邮件正文：

此部分是电子邮件的核心。 向收件人提供必要的详细信息。 描述你必须提供什么，寻求帮助，提出请求等。

最后一段：

您可以通过添加号召性用语或提问来结束您的电子邮件。 说谢谢。

电子邮件签名：

优先选择带有交互式链接、图标和横幅的专业电子邮件签名。

结论

总结一下，让我们再次浏览一下电子邮件格式的要点：

• 了解您的听众以选择正确的写作风格（正式，不太正式）；
• 使用简短但描述性的主题行；
• 请记住，专业电子邮件应始终以称呼开头；
• 如果您的文本包含大量事实数据或信息，请使用项目符号/列表；
• 为了使您的文本保持可读性，您可以使用粗体和斜体突出显示相关区域；
• 避免过于复杂或过长的句子、全部大写或过多的标点符号；
• 检查冗长并删除多余的信息；
• 如有必要，在附件中提供支持信息；
• 仔细检查你的语法；
• 使用您的姓名首字母/姓名/电子邮件签名正确关闭。