Cele mai bune practici pentru semnătura de e-mail: idei creative, exemple frumoase, sugestii de design și instrumente gratuite de folosit acum

1. Ce este o semnătură de e-mail sau un subsol de e-mail?
2. Ar trebui să vă tratați semnătura de e-mail ca pe o carte de vizită?
3. Cele mai bune practici de proiectare a semnăturii prin e-mail
4. Cele mai bune practici de marketing pentru semnături prin e-mail
5. Cele mai bune practici de gestionare a semnăturilor de e-mail
6. Aspecte tehnice la care ar trebui să fii atent
7. Cele mai bune generatoare gratuite de semnături de e-mail
8. Exemple de semnături de e-mail și șabloane editabile

Ce este o semnătură de e-mail sau un subsol de e-mail?

O semnătură de e-mail numită adesea subsol de e-mail, este o parte a unei imagini de marcă, care este mai mult decât numele și titlul companiei dvs. Acesta oferă unui destinatar informații despre afacerea dvs. și vă ajută să o recunoască, printre altele.

Ar trebui să vă tratați semnătura de e-mail ca pe o carte de vizită?

De obicei, schimbăm cărți de vizită în timp ce facem rețea la evenimente offline. Cărțile ne ajută să creăm o impresie mai personală și mai memorabilă și să construim o bază pentru relațiile viitoare. Deci, de ce să nu facem același lucru atunci când interacționăm cu oamenii online? Mai mult decât atât, semnătura de e-mail, pe care o adăugăm în partea de jos a fiecărui mesaj de e-mail pe care îl trimitem, aparține celor mai accesibile tactici de marketing care pot crește gradul de conștientizare, pot crește acoperirea și pot construi încredere.

Cele mai bune practici de proiectare a semnăturii de e-mail

Înainte de a crea cel mai bun subsol de e-mail și de a vă face e-mailurile să iasă în evidență, gândiți-vă ce le transmite oamenilor despre compania dvs.? Arată suficient de bine pentru a reprezenta marca ta minunată? I-ați lustruit designul atât de atent încât destinatarii pot spune că au de-a face cu un profesionist? Indiferent dacă sunteți o afacere mare sau mică, asigurați-vă că vă tratați semnătura de e-mail cu atâta grijă ca și pentru orice altă strategie de marketing prin e-mail. Având în vedere acest lucru, dorim să împărtășim câteva dintre cele mai bune practici de semnătură de e-mail pentru 2022.

1. Păstrați designul semnăturii dvs. de e-mail minimalist

Când vine vorba de designul semnăturii de e-mail, rețineți că mai puțin înseamnă mai mult. Păstrează-ți semnul curat, îngrijit și simplu. Luați în considerare culorile și fonturile dvs. corporative în timp ce creați un subsol pentru e-mail.

• Respectați două sau trei culori în paleta dvs. de semnături.

Dacă folosiți mai mult decât atât, riscați să distrageți atenția cititorului.

• Alegeți un font de semnătură de e-mail. Nu folosiți prea multe fonturi de lux.

În schimb, alege ceva curat, elegant și simplu. Dacă organizația dvs. are un anumit stil de font pentru materialele de marketing, luați în considerare utilizarea acestuia în subsolul e-mailului pentru a menține totul consecvent.

2. Folosiți gradația vizuală pentru a evidenția informații importante

Pentru a evidenția părțile esențiale ale subsolului de e-mail, asigurați-vă că faceți următoarele:

• Prioritizează-ți informațiile

Știți ce este o piramidă ierarhică vizuală? Crearea unei ierarhii vizuale este importantă pentru a dirija atenția cititorilor. Este procesul de organizare și prioritizare a conținutului sau imaginilor, astfel încât să atragă treptat atenția asupra celei mai importante părți a conținutului și să faciliteze citirea informațiilor. Ierarhia vizuală este ca o piramidă - cu cele mai importante elemente în partea de sus (transmise în fonturi mai mari). Informația este aliniată treptat de importanța ei pe măsură ce cobori. De exemplu, puteți utiliza următoarea formulă pentru semnăturile de e-mail: nume > titlu > adresă > număr de telefon > e-mail > site web > conturi de rețele sociale . Prezentând detaliile dvs. de contact în acest fel, vă asigurați că destinatarul procesează în mod natural mai întâi cele mai importante informații.

• Folosește bold

Folosiți cu înțelepciune litere îndrăznețe pentru cele mai importante lucruri, deoarece atrag rapid privirea cititorului.

• Utilizați dimensiunea fontului

Dacă trebuie să atrageți atenția asupra unui aspect specific al subsolului dvs. de e-mail, cum ar fi numele dvs. sau premiile/certificatele, jucați-vă cu dimensiunea fontului. Cu toate acestea, rețineți că dimensiunea fontului ar trebui să fie între 10 și 12 pentru a asigura cea mai bună lizibilitate.

• Utilizați separatoare de spațiu

Folosiți separatoare de spațiu dacă este necesar pentru a separa diferite elemente ale semnului dvs. și pentru a direcționa ochiul destinatarului.

3. Folosiți imagini și elemente grafice de înaltă calitate

Când utilizați elemente vizuale în subsolul e-mailului, este întotdeauna o idee înțeleaptă să urmați aceste reguli simple:

• Utilizați fotografii cu un fundal neutru;
• Alegeți o fotografie în cap în loc de o fotografie a corpului întreg;
• Utilizați grafică cu rezoluție adecvată și design curat și simplu.

4. Adăugați doar pictograme sociale relevante și profesionale

Studiul nostru recent a arătat că 80% dintre cei care folosesc semnături profesionale de e-mail în comunicările lor de afaceri includ linkuri sociale în semnături. Personalizați subsolul de e-mail în funcție de publicul țintă și de brand. Folosiți maximum patru pictograme de rețele sociale pentru a menține spațiul neaglomerat. De asemenea, asigurați-vă că alegeți un set de butoane pentru rețelele sociale cu aspect profesional, care se potrivesc cu restul semnăturii dvs. de e-mail.

Lucruri de evitat în designul semnăturii dvs. de e-mail

Când vine vorba de lucrul la designul semnăturii de e-mail, trebuie să fii atent la ceea ce nu trebuie să faci. Iată o listă de verificare a celor mai frecvente cinci greșeli de semnătură de e-mail pe care ar trebui să le evitați.

• Supraîncărcarea semnăturii cu informații text

Prea mult text poate strica aspectul frumos al semnăturii tale de e-mail. Cel mai bine este să nu faceți fiecare linie a semnului mai mult de 72 de caractere.

• Folosind prea multă culoare

La fel ca și imaginile, culorile sunt excelente pentru a atrage atenția destinatarilor și pentru a transmite emoții. Cu toate acestea, dacă folosești prea multe dintre ele, riști să arăți copilăresc și neprofesionist.

• Folosind prea multe fonturi care nu sunt sigure pentru web

A juca cu multe fonturi diferite în semnătura ta de e-mail este un mare nu-nu. Este doar distragător, greu de citit și te face să arăți neprofesionist. Vorbind despre fonturi sigure pentru web, dacă utilizați un tip de caractere pe care majoritatea oamenilor nu le-au instalat pe computerele sau smartphone-urile lor, semnătura dvs. va părea destul de dezordonată pentru majoritatea dintre ele.

• Adăugarea prea multor pictograme sociale

Subsolul dvs. de e-mail va părea aglomerat dacă adăugați pictograme pentru toate canalele dvs. de socializare. După cum am menționat deja, se recomandă să nu utilizați mai mult de patru butoane de social media.

• Nu se încarcă imagini pentru ecranele Retina

Mulți dintre destinatarii dvs. ar putea citi e-mailurile lor pe ecranele Retina. Pentru a evita ca aceștia să vadă imagini neclare pe semnul de e-mail, asigurați-vă că încărcați imagini de înaltă calitate pentru ecranele Retina.

Cele mai bune practici de marketing prin semnătură prin e-mail

După cum am clarificat deja, putem folosi o semnătură de e-mail pentru a oferi destinatarilor informații despre cine suntem și ce facem. Dar, de asemenea, putem duce această practică la următorul nivel făcând semnătura să reflecte campaniile de marketing pe care le derulăm. Cum? Citiți acest ghid de marketing pentru semnături prin e-mail.

Deci, cu ce să începem?

1. Adăugați îndemnuri la acțiune la semnătura dvs. de e-mail

Când verificați exemple bune de semnătură de e-mail de afaceri, veți observa că majoritatea dintre ele, de regulă, au îndemnuri la acțiune (CTA-uri) clare, simple și nu prea insistente. Puteți experimenta adăugarea diferitelor tipuri de CTA la subsolul e-mailului. Îndemnurile variază de la oferte de abonare la canalul tău YouTube până la linkuri care trimit destinatarii la postarea ta recentă pe blog. Pentru a afla mai multe despre CTA și cum să le utilizați eficient în semnătura de e-mail, consultați acest ghid.

• Adăugați un link la calendarul dvs

Procedând astfel, vă veți ajuta colegii, partenerii și clienții să profite de timp în calendar fără a fi nevoie să stabiliți o întâlnire prin e-mail sau telefon.

• Cere recenzie

Adăugați linkuri către site-urile dvs. de recenzii, iar clienții dvs. le vor vedea de fiecare dată când vorbesc cu dvs. prin e-mail.

• Adăugați un link pentru a descărca rapoarte/studii de caz

Când vorbiți cu potențiali clienți, este întotdeauna înțelept să împărtășiți rapoarte, studii de caz și povești de succes.

• Link-uri către piața dvs

O semnătură de e-mail poate servi și ca o modalitate excelentă de a vă promova afacerea prin e-mail. Și dacă vinzi ceva pe Amazon, eBay, Etsy de ce să nu menționezi asta în semnătura ta?

• Abonați-vă la canalul dvs

Încurajează-ți destinatarii de e-mail să se aboneze la canalul tău pe rețelele sociale, adăugând un CTA chiar în semnătura ta de e-mail.

2. Semnătura de e-mail ca instrument de creștere a gradului de cunoaștere a mărcii

Dacă căutați modalități de a promova o mai mare cunoaștere a mărcii pentru organizația dvs., luați în considerare adăugarea unor informații despre premii, certificate, feedback pozitiv al clienților în semnătura dvs. de e-mail.

• Premii și certificate

Dacă compania dvs. a primit vreodată certificate sau premii, un loc perfect pentru a le prezenta este partea de jos a fiecărui mesaj de e-mail pe care îl trimiteți partenerilor, clienților și potențialilor.

• Anunturi

Subsolul dvs. de e-mail este, de asemenea, un loc grozav pentru a face anunțuri sensibile la timp, cum ar fi aparițiile la expoziții comerciale, orele speciale de vacanță, lansarea de noi produse sau servicii.

• Recenziile clienților

Doriți să afișați și evaluările și recenziile privind satisfacția clienților în e-mailurile dvs.? Puneți linkuri către recenziile clienților în semnătura dvs. de e-mail și faceți-le observați.

3. Rulați campanii de bannere cu semnături de e-mail pentru a crește numărul de conversii

Generați trafic către site-ul dvs. conectându-l la anunțuri banner. Le puteți vedea pe bloguri, portaluri de știri, rețele sociale și chiar pe e-mail. Bannerele promoționale vă pot ajuta să afișați povești, momente, evenimente viitoare, oferte speciale și să atrageți o reacție.

Mai jos sunt câteva ocazii și materiale de marketing pe care le puteți promova prin bannere de semnătură prin e-mail:

• Postare recentă pe blog
• Webinar viitor
• Oferte speciale
• Acces gratuit la instrumentele dvs
• Invitați oameni să se întâlnească la conferință
• Reduceri
• Ascultă-ți podcastul

Asigurați-vă că nu copleșiți utilizatorii cu prea multe îndemnuri. Dacă le oferi oamenilor prea multe opțiuni, s-ar putea să nu aleagă absolut nimic.

Aflați mai multe despre campaniile eficiente de semnătură în articolul nostru despre marketingul semnăturilor prin e-mail.

Cele mai bune practici de gestionare a semnăturilor de e-mail

După cum am stabilit deja, o semnătură de e-mail este cartea ta de vizită digitală. Și este o modalitate de a intra în legătură cu clienții existenți și potențiali. În ciuda acestui fapt, multe companii nu reușesc să facă din subsolurile de e-mail o parte naturală a strategiei de branding și să se asigure că toate semnăturile sunt consecvente și actualizate în întreaga organizație. Așadar, nu ratați ocazia de a vă transforma angajații în ambasadori ai mărcii dvs. și de a crea semnături de e-mail ale companiei urmând aceste reguli simple:

1. Creați un șablon de semnătură de e-mail standardizat

Când vine vorba de crearea semnăturilor de e-mail ale angajaților, este important să le mențineți uniforme și consecvente.

• Utilizați un logo

Un subsol de e-mail cu sigla unei companii va crește gradul de cunoaștere a mărcii dvs. De fiecare dată când cititorul vede semnătura de e-mail a angajatului tău, o va asocia cu brandul tău, întărind astfel recunoașterea mărcii tale.

• Rămâneți la culorile mărcii dvs

Este recomandat să utilizați o paletă de culori care să fie în concordanță cu culorile mărcii dvs. Dar permiteți-ne să vă reamintim încă o dată: nu este o idee bună să folosiți mai mult de două culori.

• Informații de contact standardizate

O semnătură standard de e-mail corporativă ar trebui să conțină numele și titlul angajatului care trimite e-mailul, precum și datele de contact ale acestuia. Dar rețineți că este posibil să fie necesar să personalizați semnăturile companiei în funcție de poziția angajaților, departamentul și domeniul de aplicare al destinatarilor e-mail-urilor. De exemplu, subsolurile de e-mail ale echipei de vânzări ar trebui să includă detalii extinse ale companiei în comparație cu semnăturile membrilor personalului IT.

2. Utilizați semnături simplificate pentru comunicarea internă

Când trimiteți e-mailuri către colegii dvs. de muncă, nu aveți neapărat nevoie de atâtea informații în subsolul dvs. precum ați avea pentru contactele externe. Ar trebui să fie o versiune mai compactă, deoarece nu trebuie să includeți detalii precum o declinare legală, bannere de marketing sau butoane pentru rețelele sociale. Includerea unui logo, nume, titlu de post, extensie de telefon sau apelare directă ar fi suficientă.

3. Folosiți semnături simplificate pentru răspunsuri și trimiteri

Luați în considerare simplificarea subsolului de e-mail pentru răspunsuri și redirecționări. Vă va ajuta să evitați supraîncărcarea firelor de conversație.

4. Adăugați diferite CTA și bannere pentru diferite departamente

Creați subsoluri de e-mail specifice pentru diferite departamente din cadrul companiei dvs. De exemplu, semnăturile agenților dvs. de vânzări pot conține un banner cu un buton „Programați o demonstrație”. Iar semnăturile pentru departamentul dvs. de marketing pot promova conținut recent și pot crește înscrierile.

5. Partajați un link către șablonul de semnătură predefinit în generatorul de semnături de e-mail

Găsiți un serviciu care vă va permite să gestionați și să implementați centralizat semnăturile corporative pentru orice domeniu de cutie poștală din organizația dvs.

Aspecte tehnice la care ar trebui să fiți atenți

Există multe aspecte tehnice la care trebuie să acordați atenție atunci când vă faceți subsolul de e-mail frumos, dar receptiv.

1. Faceți semnătura dvs. prietenoasă pentru dispozitive mobile

Cu toții folosim smartphone-uri în zilele noastre, iar numărul de persoane care verifică e-mailurile de pe telefoanele lor este în continuă creștere. Știați că 55% din totalul mesajelor electronice livrate în fiecare zi sunt deschise pe dispozitive mobile? Este ceva de luat în seamă. Când lucrați la semnul dvs., gândiți-vă la ce vor vedea destinatarii pe telefoanele lor. Atenție că ecranul unui smartphone este mult mai mic decât ecranul unui computer. Înseamnă că obiectele pe care le folosești în semnătura ta de e-mail trebuie să fie mai mari, în timp ce numărul lor mai mic. De asemenea, rețineți că viteza internetului mobil poate fi limitată.

2. Rulați un test de compatibilitate

Există o concepție greșită comună că subsolul dvs. de e-mail va fi afișat corect pe toți clienții de e-mail. Adevărul trist este că nu va fi. Doar pentru că semnătura ta arată perfect în Gmail nu înseamnă că va arăta la fel în Outlook. Pentru a vă asigura că arată bine în diferiți clienți de e-mail, trebuie să rulați un test de compatibilitate între toți cei mai populari clienți de e-mail.

Iată un exemplu despre cum ar trebui efectuat acest test:

• Se trimite din Outlook 2016 către Gmail
• Se trimite din Outlook 2019 către Gmail
• Se trimite din Gmail la Outlook 2016
• Se trimite din Gmail la Outlook 2019
• si asa mai departe.

Sperăm că diverse instrumente fac comod și ușor să vă asigurați că semnătura dvs. de e-mail este afișată corect pe toate platformele. Următorul nostru capitol este axat pe acest subiect. Continua să citești.

3. Amintiți-vă despre dimensiunea semnăturii de e-mail

Cu subsolurile de e-mail, există două dimensiuni de verificat. Dimensiunea în pixeli și dimensiunea în kiloocteți. Pentru computere desktop, dimensiunea maximă recomandată a semnăturii de e-mail este de 700 px (lățime) x 300 px (înălțime). Cel mai bine este să vă păstrați semnul 320px (lățime) x 600px (înălțime) pentru dispozitivele mobile cu ecrane mai mici și scalare. De asemenea, încercați să păstrați subsolul e-mailului sub 50 KB.

4. Găzduire imagini

Dacă găzduiți imagini pe un domeniu care nu este de încredere, este posibil ca e-mailurile dvs. să nu fie livrate în căsuța de e-mail a destinatarului. De aceea, este esențial să utilizați o gazdă comercială de renume pentru orice imagini pe care le includeți. Unele dintre ele sunt serverul tău, Google Photos, Amazon S3.

5. Asigurați-vă că nu utilizați dubla urmărire în semnături

Dacă alegeți să urmăriți afișările și clicurile pe linkurile din semnătura dvs., asigurați-vă că nu utilizați alte servicii/extensii de urmărire a e-mailurilor (de exemplu, Mailtrack). În caz contrar, riști să fii prins de filtrele de spam.

Cele mai bune generatoare gratuite de semnături de e-mail

Ar putea fi copleșitor să țineți cont de toate cele mai bune practici menționate mai sus atunci când proiectați o semnătură de e-mail de afaceri. Soluțiile de gestionare a semnăturilor de e-mail vă pot ajuta să creați un design curat și profesional, să distribuiți șabloane standardizate de semnătură de e-mail în departamentele companiei și să vă asigurați că semnarea echipei dumneavoastră arată perfect în majoritatea clienților de e-mail.

Iată o listă cu câțiva creatori de semnături de încredere pentru a începe:

Newoldstamp

Newoldstamp este un generator de semnături popular, care are atât versiuni gratuite, cât și versiuni premium cu un abonament anual. Permite alegerea și personalizarea unui șablon pentru a se potrivi nevoilor și cerințelor dumneavoastră. Dacă doriți să adăugați bannere promoționale cu îndemnuri care să conducă la o pagină de destinație, puteți face asta cu Newoldstamp. Mai mult, acest generator de semnături de e-mail este un instrument perfect pentru întreaga organizație, deoarece are un management central care vă permite să controlați și să actualizați toate semnăturile din cadrul companiei. Amintiți-vă, vorbeam despre a vă asigura că semnul dvs. arată bine în diferiți clienți de e-mail? Semnăturile Newoldstamp sunt compatibile cu majoritatea clienților principali de e-mail.

Semnătura mea

MySignature este un instrument grozav care vă ajută să creșteți vizibilitatea mărcii folosind deconectarea. Are multe șabloane și suplimente pentru a exprima identitatea mărcii și pentru a vă face e-mailurile să iasă în evidență. MySignature este cea mai bună soluție pentru freelanceri și întreprinderile mici.

HubSpot

Producătorul de semnături de la Hubspot este cunoscut pentru ușurința de utilizare. Introduceți informațiile dvs. personale, adăugați link-uri către conturile de rețele sociale, jucați-vă cu teme, fonturi și culori. Și apoi, încorporați noua semnătură în contul dvs. de e-mail.

Puteți găsi mai multe opțiuni cu informații detaliate despre caracteristici, prețuri și recenzii ale clienților în articolul nostru despre cel mai bun software de gestionare a semnăturilor de e -mail .

Exemple de semnături de e-mail și șabloane editabile

Deci, cum arată o semnătură de e-mail profesională? Aici avem câteva exemple fantastice realizate cu generatorul nostru de semnături de e-mail Newoldstamp.

#1 Această semnătură minimalistă de e-mail reflectă identitatea mărcii companiei și, în același timp, generează trafic către profilurile rețelelor sociale corporative. Butonul Descărcare în AppStore CTA funcționează ca un instrument suplimentar de generare de clienți potențiali.

acest șablon creat folosind newoldstamp.com

#2 Iată un exemplu despre cum puteți folosi o campanie de bannere cu semnătură de e-mail pentru a vă anunța viitoarele evenimente offline și online, cum ar fi conferințe sau seminarii web. Utilizați software-ul de semnătură de e-mail pentru a urmări numărul de clicuri și vizualizări pe banner.

acest șablon creat folosind newoldstamp.com

#3 Următorul exemplu vă va oferi o idee despre cum puteți folosi semnătura de e-mail pentru a vă crește lista de e-mail sau pentru a crește numărul de abonați la podcast sau YouTube.

acest șablon creat folosind newoldstamp.com

#4 Un alt exemplu de semnătură de e-mail de marcă care ajută la câștigarea încrederii clienților, oferind un link către un studiu de caz recent. Adăugați dovezi sociale în semnarea dvs. pentru a crește loialitatea și vânzările.

acest șablon creat folosind newoldstamp.com

Concluzie

Când vă proiectați semnătura de e-mail profesională, nu uitați să vă gândiți la:

• Design simplu și îngrijit
• Folosind doar imagini și elemente grafice de înaltă calitate
• Adăugarea unui îndemn direct la acțiune
• Folosind bannere publicitare pentru a promova lucruri precum postări recente pe blog, evenimente viitoare
• Faceți semnătura dvs. prietenoasă pentru dispozitive mobile
• Menținerea standardelor corporative și legale
• Crearea semnăturilor corporative
• Profitând de generatorii de semnături de e-mail.