Expresii de e-mail și clișee de afaceri care vă îngroapă pentru totdeauna

1. Fraze de felicitare prin e-mail de afaceri care sunt suprautilizate
2. Fraze de e-mail în corpul e-mailului dvs
3. Expresii de sfârșit de e-mail de afaceri
4. Clișee de e-mail de scuze
5. Clișeele de afaceri în e-mailurile ulterioare

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. Mailtrack - Link-ul de e-mail deschide urmărirea
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

M-am săturat de clișeele plictisitoare și de rândurile fără sens din căsuța mea de e-mail. Poate azi primesc ceva mai bun. Oh, se pare că am niște e-mailuri noi aici.

- „Stimate domnule sau doamnă, sper că vă descurcați bine!”

- „Da... sunt suficient de bine ca să-ți muți e-mailul la coșul de gunoi fără să citești mai departe, deoarece nici măcar nu te-ai obosit să-mi copiezi numele de pe adresa mea de e-mail.”

Următor →!

- "Ca să fiu sincer.."

- „Stai... nu ai fost sincer cu mine până acum?”

Și ultima lovitură.

- "A ta cu adevărat."

- „Ai crede că tocmai am scos o scrisoare din epoca victoriană. Vesti proaste. Nu, a fost scris în 2022.”

Dacă încă folosești aceste expresii, nu te supăra, dar realizezi că poate tocmai ai găsit motivul pentru care oamenii rar răspund la e-mailurile tale.

Și dacă scopul tău este să comunici eficient și să obții ceea ce îți dorești, reține că un e-mail bun necesită timp și efort pentru a-l scrie. De asemenea, oamenii primesc atât de multe e-mailuri astăzi încât nu au de ales decât să fie frustrați din cauza frazelor goale și să ștergă majoritatea mesajelor pe care le primesc în câteva secunde de la deschidere.

În acest articol, vom acoperi cele mai comune expresii clișee de afaceri și cele mai bune alternative pentru a le înlocui.

Expresii de felicitare prin e-mail de afaceri care sunt suprautilizate

Modul în care începi e-mailul dă tonul și poate modela percepția destinatarului despre tine. Împreună cu un subiect, poate determina, de asemenea, dacă continuă să citească. Iată cele șapte fraze pe care ar trebui fie să le ștergi, fie să le găsești înlocuitori dacă nu vrei să fii acel tip enervant al cărui e-mail „găsește bine cititorul”.

• Ce mai faci?

sursa: Businessinsider

Știu că încerci să fii politicos, dar, de regulă, expeditorul nu prea vrea să știe, iar destinatarul nu spune adevărul. Deci ce rost are? Dacă sunteți cu adevărat interesat și cunoașteți bine destinatarul, este mai bine să vă faceți timp pentru a scrie ceva mai personalizat. De exemplu, „Mi-a plăcut Tweetul tău despre [subiect]”, „A fost o plăcere să te cunosc la conferință. Al cui discurs ți-a plăcut cel mai mult?” Acestea au aproape aceeași funcție ca „Ce mai faci?” dar necesită mult efort.

• Sunt John și lucrez pentru John Inc.

Dacă începeți e-mailul cu această expresie pentru a adăuga puțină autoritate, amintiți-vă că există întotdeauna reversul monedei: destinatarii vă pot percepe ca pe o persoană arogantă. Este o idee înțeleaptă să menționați numele și titlul postului în semnătura de e -mail la sfârșit.

• sper ca esti bine

O altă expresie de umplere automată comună pe care o folosim în exces în e-mailuri este „Sper că te descurci bine”. La fel ca „Ce mai faci?” aceste cuvinte nu mai au nicio semnificație.

• Sper ca acest e-mail vă găsește bine

Dacă doriți ca oamenii să răspundă la e-mailul dvs., asigurați-vă că le aduce valoare. Deoarece acest clișeu nu pare să aducă nicio valoare reală, îl puteți șterge fără nicio îndoială. În schimb, arătați că respectați timpul cititorului și ajungeți imediat la subiect.

• Conform discuției noastre

Acesta aparține celor mai periculoase clișee din comunicarea de afaceri. Nu numai că sună prea ofițer și formal, dar și destinatarii ar putea să-l considere exigent sau chiar agresiv. Pentru a evita confuzia, este mai bine să reafirmați conversația politicos. De exemplu, „Când ne-am întâlnit ultima dată, am convenit să redactați raportul trimestrial până pe 25 octombrie.”

• Știu că ești ocupat

Când faci astfel de afirmații în e-mailurile tale, nu poți conta pe oameni care să te ia în serios. Puteți scrie: „Știu că ești ocupat” , destinatarul va citi: „Timpul meu este mai puțin valoros decât al tău”.

• Am vrut doar să iau legătura cu tine

Este consumator de timp. Nu ar fi mai eficient să sari peste toate explicațiile și să exprimi acțiunea pe care o ceri cititorului să o întreprindă?

Idei de îmbunătățit

Iată ce poți face în schimb.

• Treci direct la obiect

Oamenii ocupați preferă adesea e-mailurile simple și concise în locul celor dulci. Ei nu vor explicațiile tale despre motivul pentru care ai contactat. Și cu cât ajungi mai repede la obiect, cu atât destinatarii tăi vor fi mai fericiți. În plus, puteți păstra în continuare tonul e-mailului dvs. dulce și politicos, fără fraze de completare.

• Începeți o mică discuție

Dacă cunoști persoana căreia îi scrii, nu strica niciodată să-i amintești că ai o relație existentă. De exemplu, „Sper că ți-a plăcut restul șederii în Chicago după întâlnire.”

Expresii de e-mail în corpul e-mailului dvs

După ce ți-ai exprimat speranța că e-mailul tău l-a găsit bine pe destinatar, ar trebui să alegi cu grijă o altă expresie fără sens sau chiar două pentru a nu te apuca de treabă cât de mult poți. Glumind. Cu excepția cazului în care îl urăști pe destinatar, iar scopul tău este să-l înfurii.

Iată câteva clișee comune de evitat în corpul e-mailului tău.

• Problema este că…

Aproape de fiecare dată când trimit prin e-mail serviciul de asistență pentru clienți cerând ajutor cu o aplicație sau un dispozitiv, aceștia încep explicația cu expresia „problema este”. Și știi de ce îl urăsc? Pentru că dă un ton negativ e-mailului. Sunt sigur că fiecare client ar fi bucuros să audă despre remediere, nu despre problemă. Nimănui nu-i plac problemele.

• Ca să fiu sincer

Esti de obicei necinstit? Dacă nu, tăiați-l pe acesta și concentrați-vă să spuneți așa cum este.

• Compania mea este specializată în

De regulă, această expresie de e-mail vine împreună cu ceva de genul „Bună ziua. Numele meu este john." Există două motive pentru care această pereche nu este bună. Dacă îl folosești și te aștepți să fii perceput ca un profesionist, ții minte că a te exprima separat de compania ta nu îți face niciun favor. De asemenea, „specializează” este un cuvânt sec și formal, care nu se adresează publicului tău. Folosind această expresie, îl faci pe destinatar să nu vadă decât o altă companie generică care nu și-a actualizat șabloanele de e-mail de ani de zile. Dacă doriți să vă distingeți de concurență, faceți tot posibilul pentru a suna mai natural, de parcă ați vorbi cu o persoană din afara internetului.

• Te rog noteaza asta

Dacă nu vrei să pari condescendent, folosește alternative precum „fii sfătuit” sau „pentru referință”. Uneori, puteți chiar să omiteți expresia „vă rugăm să rețineți” fără a pierde ideea.

• cred

Dacă spui „Mă gândesc la tine”, este în regulă. Dar dacă spui „Cred că te pot ajuta”, înseamnă că nu ești sigur. Tu esti?

• După cum am menționat anterior

Cu câte persoane interacționați prin e-mail? Dacă numărul este mai mare de cinci, cu greu îmi vine să cred că îți amintești exact ce a spus fiecare dintre ei într-un fir lung de mesaje. Data viitoare când scrieți „Așa cum am menționat anterior”, pur și simplu reformulați informațiile fără a sugera că le-ați partajat deja.

• Înregistrare

Acest clișeu poate fi întâlnit mai ales în rândurile de subiect. Aduce vreo valoare sau oferă informații specifice despre conținutul e-mailului? Desigur nu. În schimb, poate speria cu ușurință destinatarul. Dacă aveți ceva specific în minte pe care doriți să îl discutați, indicați-l în linia de subiect.

• Vă rugăm să găsiți atașat

Nu este nimic greșit să scrieți „Vă rugăm să găsiți atașat” în e-mailuri dacă doriți să suni ca un avocat din secolul al XIX-lea. În alte cazuri, luați în considerare utilizarea alternative precum „Am atașat un document pentru dvs.”, „Vă rugăm să consultați pdf-ul atașat pentru mai multe detalii”, „Informațiile relevante sunt în fișierul atașat”.

• Înțeleg perfect cum te simți

Chiar dacă ați fost vreodată în situația exactă ca persoană de cealaltă parte a ecranului, nu vă așteptați să se simtă mai bine după ce le-ați anunțat că vă puteți identifica. Indiferent dacă intenționați să fiți susținător și empatic, fraza de mai sus poate provoca și mai multă frustrare și furie. De aceea, este mai bine să repeți problema folosind cuvintele lor pentru a-i face să se simtă înțeleși. De exemplu, „Cu siguranță văd cât de frustrant este acest lucru pentru tine și vreau să mă asigur că abordăm problema cât mai curând posibil.”

Idei de îmbunătățit

Clișeele și frazele de afaceri menționate mai sus nu contribuie cu nimic la mesaj. De asemenea, ei dau fie un ton negativ, fie condescendent e-mailurilor tale. Ce poți face cu asta?

• Fii mai conversațional

Pentru a suna mai natural și mai prietenos, încercați să scrieți astfel încât să nu pară că scrieți, ci vorbiți cu destinatarul față în față.

Expresii de sfârșit de e-mail de afaceri

sursa: Saleshandy

Dacă aveți un salut, ar trebui să aveți și o închidere pentru a-l echilibra. Iată câteva fraze de evitat cu semnarea e-mail-urilor profesionale:

• Cel mai bun

Nu este cea mai proastă semnătură din lume, dar rețineți, totuși, că folosirea excesivă a „Cel mai bun” vă poate face să pari plictisitor și lipsit de imaginație.

Aşteptăm cu nerăbdare să auzim veşti de la dumneavoastră

Nu se pare că acesta este doar un mod politicos de a spune „Ar fi bine să răspunzi rapid la mesajul meu” ? Încercați ceva de genul „Nerăbdător să știu ce credeți” .

• Nu ezitati sa ma contactati

Dacă aveți nevoie de clarificări suplimentare de la un expeditor care nu a folosit această expresie în e-mailul inițial, nu ați cere informațiile? Nu numai că această expresie este redundantă, ci și de modă veche și prea formală. Este mai bine să o omiteți sau să spuneți pur și simplu „Puteți să mă contactați pentru clarificări suplimentare” dacă tot simțiți nevoia să subliniați că sunteți gata să răspundeți la întrebări.

• Al dumneavoastră

Este puțin depășit și foarte formal. Dacă nu cunoști destinatarul, expresia te poate face chiar să pari prea dornic să fii mulțumit.

• Mulțumesc anticipat

Evident, recunoștința este o modalitate excelentă de a încheia un e-mail dacă doriți să primiți un răspuns de la cititor. Cu toate acestea, ar trebui să fii atent cu „Mulțumesc anticipat”, pentru că, în funcție de context, te poate face să suni ca „Te aștept să faci asta și nu ai altă opțiune pentru că ți-am mulțumit deja”.

• Noroc

„Noroc” nu este cea mai bună opțiune dacă vrei să pari prietenos, fără să pară neprofesionist. Recomand să folosiți această semnare numai pentru prietenii și colegii de afaceri pe care s-ar putea să-i întâlniți pentru o băutură mai târziu .

• A ta cu adevărat

Sunteți ai destinatarului? Dacă nu, acest lucru sună fals și prea familiar.

Idei de îmbunătățit

Iată câteva idei despre cum vă puteți încheia e-mailul.

• Pune o intrebare

A vorbi cu oamenii este adesea mai productiv decât a vorbi cu ei. Și o întrebare bună poate transforma un e-mail unidirecțional într-o conversație. Iată câteva exemple: „Ați încercat vreuna dintre aceste strategii? Mai am câteva idei interesante pentru proiectul tău” sau „Am văzut postarea ta despre tranziția de la marketing la managementul produsului – este impresionant. Cât timp ți-a luat să devii un prim-ministru competent?” sau „Îți voi trimite o invitație imediat ce termin prezentarea. Sună bine?"

sursa: Thrivethemes.com

• Adăugați un îndemn relevant

Dacă doriți să primiți răspunsuri de la persoanele pe care le contactați, spuneți-le ce vă așteptați să facă. De exemplu, „Vă rog să-mi spuneți până pe 11 martie dacă veți putea participa?”

Dacă doriți mai multe sfaturi despre liniile de închidere a e-mailurilor, consultați articolul nostru.

Clișee de e-mail de scuze

Deși este esențial să vă asumați responsabilitatea și să vă ceri scuze din când în când, mulți oameni o fac mult prea des. Când spui „îmi pare rău” tot timpul, scuzele tale își pierd valoarea. Prin urmare, aveți grijă când utilizați următoarele expresii în e-mailurile dvs.

• Îmi pare rău că vă deranjez

Declarațiile goale precum „Îmi pare rău că te deranjez” sunt politicoase, dar ar fi mai bine să te concentrezi pe lucruri mai importante. Dacă mesajul tău este scurt și la obiect, sunt șanse ca destinatarul să-l poată citi imediat. Nu este nevoie să vă mai faceți e-mailul cu cuvinte de completare.

• Scuze pentru raspunsul intarziat

Este posibil ca o persoană să nu realizeze că ți-a luat prea mult timp să răspunzi până când îl evidențiezi. În cazul în care încă simți nevoia să-ți ceri scuze, ia în considerare utilizarea expresiilor precum „Mulțumesc pentru răbdare”, „Mulțumesc pentru înțelegere”. Aceste mesaje confirmă dezvăluirea dvs. și complimentează destinatarul.

• Îmi pare rău pentru neplăcerile create

„Îmi cer scuze pentru inconvenient” este una dintre cele mai folosite expresii, mai ales în serviciul clienți. Dar aceste cuvinte oferă ajutor sau transmit un mesaj autentic? Este mai bine să spui exact pentru ce îți pare rău și ce vei face pentru a rezolva problema.

Idei de îmbunătățit

Ceea ce ar trebui să faci? Rezervă-ți scuzele pentru orele în care le datorezi cu adevărat și evită să le exagerezi, deoarece mai devreme sau mai târziu, vei pierde credibilitatea.

• Nu-ți pare rău, fii recunoscător

prin GIPHY

Da, majoritatea destinatarilor tăi sunt ocupați, iar mesajul tău le poate distrage atenția de la lucruri importante. Cu toate acestea, dacă e-mailul dvs. este personalizat, concis și oferă informații utile, nu le va deranja întreruperea. În loc să spuneți „îmi pare rău” tot timpul, priviți situația dintr-un unghi diferit. Poate că poți spune „mulțumesc” și să complimentezi cititorul. De exemplu, „Vă mulțumesc pentru răbdare”.

• În cazul în care îți pare rău, încearcă să-ți ceri scuze

În cazul în care doriți să vă cereți scuze, încercați să evitați clișeele și vedeți dacă puteți alege ceva mai personalizat situației. De exemplu, „Îmi pare rău că câinele meu ți-a mâncat lalelele”.

Clișeele de afaceri în e-mailurile ulterioare

Pentru mine, a scrie o urmărire decentă este o sarcină chiar mai grea decât a scrie un prim e-mail bun. De fiecare dată când urmăresc, simt tentația de a folosi frazele pe care le cunoaștem cu toții. Acestea sunt „În cazul în care ați ratat acest lucru”, „Nu sunt sigur dacă ați primit ultimul meu e-mail”, „Doar urmăresc” și multe altele. Dar iată cum destinatarii vă pot percepe cuvintele atunci când utilizați aceste clișee aparent inocente pe e-mail.

• Am contactat ultima dată

Serios, evitați să jucați jocuri de manipulare. Acest lucru este neprofesionist.

• În cazul în care ai ratat asta

Ei bine, poate unei persoane i-a ratat asta. Și poate că pur și simplu nu erau interesați. Când văd acest tip de urmărire, pentru mine, sună ca „Nu faci ceea ce am spus că ar trebui să faci. Chiar trebuie să mă repet?”

• Am crezut că mă voi întoarce înapoi

Un destinatar nu a răspuns prima dată când ați trimis un e-mail. De ce vor răspunde de data aceasta, mai ales când restul mesajului tău este doar copiat și lipit din mesajul tău original?

• Eu doar urmăresc

Dacă doriți să fiți observat de cititor, încercați să găsiți o linie de deschidere mai creativă.

• Nu sunt sigur dacă ultimul meu e-mail a fost primit sau nu sunt sigur dacă mi-ai văzut ultimul e-mail

Într-adevăr? Trăim într-o perioadă în care oricine poate urmări deschiderile de e-mail. Nu folosi această expresie, deoarece sună ca „Cât timp crezi că poți să mă ignori?”

• După ultimul meu e-mail

Acesta poate deveni pasiv-agresiv. Este mai bine să reformulați mesajul anterior.

Idei de îmbunătățit

Iată câteva lucruri pe care le puteți face pentru a vă îmbunătăți urmărirea.

• Treci din nou la subiect

Pe lângă reafirmarea solicitării sau a punctului dvs., luați în considerare adăugarea de noi informații în e-mailul dvs. de urmărire.

• Adăugați o scurtă prezentare generală a solicitării dvs

Poate că acest lucru vă va crește șansele de a primi un răspuns, deoarece oamenilor le plac e-mailurile mai scurte.

• Nu pune vina pe destinatarul tău

Nu învinovăți niciodată cititorul pentru că nu a revenit la tine. Nu te va ajuta dacă faci asta. Uneori, este util să presupunem că aceștia nu au răspuns nu pentru că au fost rău, ci pentru că e-mailul tău nu a fost suficient de convingător pentru a provoca acțiuni imediate.

Citiți articolul nostru „Cum să scrieți cele mai bune e-mailuri de urmărire după niciun răspuns: sfaturi și exemple.”

Concluzie

Persoana medie petrece aproximativ unsprezece secunde citind un e-mail. Dacă doriți să fiți auzit, încercați să ajungeți direct la subiect, evitând clișeele de e-mail de afaceri, cum ar fi „După conversația noastră”, „Doar urmăriți”, „Sper că acest e-mail vă va găsi bine”, „Nu ezitați să mă contactați ,” și multe altele. Și nu uitați, fiecare e-mail nu trebuie să fie o capodopera, dar trebuie să își îndeplinească funcția.