Cel mai bun software de comunicare pentru echipe în 2022 – 3 tipuri de care AI NEVOIE astăzi

Chiar la începutul pandemiei de COVID-19, am ajuns să ne dăm seama de anumite lucruri.

Știam că ne putem infecta, că va fi mai greu să călătorim și politica, ca și economia, ar fi haotică. Dar un lucru pe care nu l-am văzut venind a fost o criză epistemologică.

Fiind un tip necunoscut de virus, nu existau date despre COVID-19 și cantitatea de știri false din cauza acestui fapt a fost uriașă. Informația a devenit o minciună, comunicarea a fost pierdută .

La fel, o situație similară a avut loc și pe tărâmul locului de muncă.

Pe măsură ce multe companii și afaceri au luat munca acasă, în special eficiența muncii efectuate de și în echipe a scăzut.

Dar de ce?

Nu s-ar simți toată lumea mai confortabil lucrând în confortul casei lor?

Nu ar ajuta la eficiență și la economisirea timpului eliminarea navetei din imagine?

Birourile de acasă nu erau viitorul?

Sunt multe de despachetat acolo, dar un lucru este sigur. Membrii echipei nu pot acționa individual . Fără a împărtăși același mediu de lucru, nu este o surpriză că majoritatea companiilor au raportat o scădere a ratelor de eficiență.

Dar, din fericire, pionierii tehnologiei au luat volanul și au introdus instrumente pentru a crea încă o dată mediul de echipă perfect. În timp ce 2020 și 2021 au fost anul în care am găsit soluția, 2022 pare a fi anul în care o vom stăpâni. Astăzi ne uităm la cele mai bune instrumente de comunicare pentru echipe în 2022.

Înainte de a începe cu lista noastră cu cele mai bune instrumente de comunicare în echipă, să ne amintim care sunt acestea cu adevărat și de ce sunt atât de importante.

Ce este un instrument de comunicare?

Un instrument de comunicare sau un software de comunicare este un instrument care ajută două sau mai multe părți să comunice între ele. Deși poate părea că implică doar instrumente precum camerele de chat și instrumentele de e-mail, de fapt, include instrumente de videoconferință, instrumente de partajare a fișierelor și instrumente de gestionare a proiectelor. Comunicarea nu este neapărat verbală și poate lua forma unei prezentări pregătite în colaborare cu ajutorul unui astfel de software.

De ce ai nevoie de instrumente de comunicare?

Principala afacere a unei echipe este întotdeauna comunicarea și colaborarea.

Poți avea la îndemână o poză frumoasă, dar dacă nu se potrivește cu rama nu o poți agăța de perete.

Instrumentele de comunicare au fost întotdeauna vitale, dar lipsa instrumentelor adecvate și/sau imposibilitatea de a le folosi la maximum a costat companiile o mulțime de bani în timpul pandemiei. Anul trecut a devenit dovada fizică a importanței instrumentelor de comunicare pentru echipe. Indiferent de dimensiune, toate companiile caută acum pachetul optim de instrumente pentru afacerea lor. Dar fără să știi de ce este important, nu poți folosi instrumentul la maximum.

Beneficiile instrumentelor de comunicare

Un micro birou

În primul rând, puteți pune tot biroul într-un instrument de comunicare.

Forța de călătorii la birou poate fi redusă. Chiar mai bine dacă lucrezi de acasă. La fel este și atunci când un angajat nu a putut să ajungă la muncă. Ideea mare este că toți avem acces la instrument chiar și atunci când nu suntem acolo fizic.

Responsabilitate maximă

Cea mai palidă cerneală este mai bună decât cea mai clară memorie – sau, în cazul nostru, cel mai mic pixel este mai bun decât cea mai clară memorie.

Așa cum a fost cu frenezia legată de e-mailuri pe vremuri, ne amintim încă o dată cu instrumentele de comunicare că cuvântul scris este mai sigur decât cel rostit. Deoarece neînțelegerile sunt mult mai frecvente decât vă așteptați în lumea afacerilor, cel mai bine este să luați calea sigură și să continuați convoația pe instrument.

Prietenos de date

Deși beneficiile sunt mult mai multe decât am putea enumera aici, în sfârșit, un instrument de comunicare este cel mai bun pentru producerea, partajarea și păstrarea datelor semnificative.

Un instrument de comunicare cuprinde noțiunea de „vorbire peste un instrument” și acoperă tipurile de instrumente care vă vor permite să produceți în colaborare conținut și produse, să partajați fișiere instantaneu și să le stocați permanent. Toate s-au dovedit a fi mai mult decât la îndemână în condiții de izolare, unde tot ce aveam erau instrumente online.

Ce tipuri de instrumente de comunicare există?

Deși definiția unui instrument de comunicare este destul de dreaptă, este adevărat că această definiție acoperă diferite tipuri de instrumente. De fapt, orice instrument care vede comunicarea ca punct forte primar sau uneori secundar poate fi considerat un instrument de comunicare.

Nu toate instrumentele de comunicare sunt identificate ca un tip specific de instrumente și majoritatea servesc mai multor scopuri. Cu toate acestea, principalele și cele mai importante tipuri de instrumente sunt:

• Instrumente de chat în timp real care se concentrează pe comunicarea verbală în timp real a membrilor echipei
• Instrumente de conferință vocală și video care le permit membrilor să găzduiască întâlniri atunci când întâlnirea fizică nu este o opțiune
• Instrumente de management de proiect care ajută la vizualizarea fluxului de lucru al unor proiecte specifice într-o echipă

Deși există câteva alte tipuri de instrumente, cum ar fi instrumente de partajare a fișierelor, instrumente de colaborare pentru documente și instrumente de comunicare internă, majoritatea instrumentelor care se încadrează în categoriile enumerate mai sus tind să aibă aceste tipuri de caracteristici și, prin urmare, să nu li se acorde prioritate de cele mai multe ori. Astăzi ne concentrăm pe principalele trei tipuri.

Acum, fără alte prelungiri, iată lista instrumentelor de comunicare de care aveți nevoie pentru a crește vertiginos performanța echipei dvs., în și în afara biroului.

Instrumente de chat în timp real

Cu toții știm rolul pe care îl joacă e-mailurile în viața de afaceri.

Este un rol uriaș și – deocamdată – aparent de neînlocuit. Cu toate acestea, echipele au nevoie de confortul unui chat în timp real, mai ales atunci când nu partajează același mediu tot timpul. Deci, dacă echipa ta încă nu are un instrument de chat în timp real, obținerea unuia va face minuni.

Dar pe care să o aleg?

Slack

Slack a fost unul dintre principalele instrumente de comunicare în echipă înainte de 2020 și se pare că va continua să devină popular abia în 2022.

Este în esență bun pentru comunicarea în timp real a echipei, dar nu se oprește aici. Slack poate fi integrat cu peste 2.200 de aplicații și instrumente , vă ajută să creați fluxuri de lucru automate și vă permite să partajați fișiere. O caracteristică pe care o iubesc în mod deosebit este că vă permite să lucrați cu echipe diferite în același mod în care faceți cu propria echipă, chiar și cu echipe din diferite companii.

Acest cuțit elvețian al unui instrument are un preț de 6,67 USD / lună pentru întreprinderile mici și mijlocii și 12,50 USD / lună pentru cele mai mari . Cu nivelul Enterprise Grid, puteți aduna până la 500.000 de persoane pe Slack și nu vă faceți griji, are o versiune gratuită pentru echipe singulare, care va fi mai mult decât suficientă pentru începători.

În plus, Slack este disponibil pe computer și ca aplicație. Fă-o din mers!

Microsoft Teams

Fiind o opțiune excelentă pentru educație în timpul pandemiei, echipele Microsoft au devenit și mai populare anul trecut.

A fost deja grozav pentru comunicarea și colaborarea în echipă, dar odată cu cele mai recente actualizări, a devenit o necesitate pentru toate echipele. Deși Microsoft Teams este, de asemenea, un instrument bazat pe comunicare, în principal, în viața reală, există anumite caracteristici care îl fac și mai atrăgător. Cu MS Teams puteți găzdui întâlniri sub formă de videoconferințe sau apeluri, puteți lucra în colaborare la fișiere în timp real, precum și le puteți partaja și stoca. Dar cea mai bună parte a MS Teams este probabil că este un produs Microsoft. Dacă aveți o echipă care este familiarizată cu produsele MS, Microsoft Teams este cea pentru echipa dvs.

Vândut ca parte a pachetului Microsoft 365 Business, Microsoft Teams vine la un preț de 5,00 USD utilizator/lună pentru nivelul de bază . Nivelul standard are un preț de 12,50 USD utilizator/lună, în timp ce nivelul Office 365 E3 este de 20,00 USD utilizator/lună. La fel ca Slack, Teams are, de asemenea, un nivel gratuit care acoperă versiunile de bază ale fiecărei funcții, cu o capacitate pentru mai puțini membri ai echipei.

Instrumente pentru conferințe vocale și video

Deși instrumente precum Slack și Microsoft Teams acoperă nevoia de a avea întâlniri, ele pot fi scurte pentru echipe mai mari sau echipe care nu își permit încă astfel de instrumente.

În plus, pe măsură ce pandemia ne-a făcut mai conștienți de oportunitățile întâlnirilor online, este posibil să avem nevoie acum de mai multe opțiuni pentru o conferință vocală sau video. Încă un lucru de reținut este șansa de a lucra cu cineva din afara echipei. Cel mai bine este să nu încurci persoana în instrumente complicate ale echipei. În orice scenariu, cel mai bine este să aveți un instrument separat și specific pentru conferințe.

Iată câteva pe care le iubim.

Zoom

Nu există cuvinte pentru a exprima tipul de creștere a cererii pe care Zoom a avut-o anul trecut.

Evident, este încă un instrument de top, foarte solicitat, iar caracteristicile doar devin mai bune. Zoom este un instrument prin care puteți organiza întâlniri cu video sau doar audio. Participanții pot discuta pe chatbox, pot ridica mâna și pot partaja ecranul. Gazda poate crea sondaje pentru echipă, poate pune participanții în săli de lucru și poate crea o sală de așteptare pentru un plus de securitate. Cea mai bună parte este că toate caracteristicile sunt adaptabile și personalizabile.

Nivelul profesional pentru Zoom vine la un preț de 149,90 USD/an/licență și este cea mai bună opțiune pentru echipele mici, în timp ce nivelul de afaceri vine la 199,90 USD/an/licență , iar nivelul de întreprindere este de 240 USD/an/licență . Ca de obicei, Zoom are și o versiune gratuită cu care poți organiza întâlniri de până la 40 de minute sau nelimitate unu-la-unu.

Cisco WebEx Meetings

Cisco WebEx este foarte asemănător cu Zoom, doar că mai puțin popular.

Nu pentru că îi lipsește ceva anume, ci pentru că Zoom a făcut o treabă mai bună în marketing în perioadele cele mai cruciale. De fapt, Cisco WebEx este mai preferat de întreprinderile relativ mai mari, conform recenziilor. Clienți mari precum CNN și Jimmy Kimmel Live – wow – folosesc Cisco WebEx.

Dar ce face WebEx comparabil cu Zoom?

Are câteva caracteristici unice. De exemplu, WebEx are un instrument de detectare a prezenței și vă permite să vedeți mai multe informații despre participanți în general. O altă caracteristică foarte inovatoare introdusă de WebEx este un asistent digital în cadrul întâlnirilor care poate lua notițe pentru dvs. și nu numai. O alternativă bună într-adevăr.

Cisco WebEx vine la un preț de pornire de 13,50 USD pe gazdă/lună, nivelul plus este de 17,95 USD pe gazdă/lună, iar nivelul de afaceri este de 26,95 USD pe gazdă/lună. La fel ca omologul său mai popular, WebEx are o versiune gratuită în care puteți găzdui întâlniri de 40 de minute, cu până la 200 de participanți.

Management de proiect

Gestionarea unui proiect nu este ceva ce poți face pe hârtie sau prin e-mailuri.

Chiar și atunci când întreaga echipă este în aceeași cameră, unele lucrări trebuie făcute individual. Cu un instrument de management de proiect, poți vedea ce fac colegii tăi în timp real, precum și să urmărești și să contribui la anumite sarcini și fișiere.

lucru in echipa

Având printre clienți Disney, Netflix, Spotify și PayPal, munca în echipă se dovedește deja demnă.

La nivelul produsului, Teamwork are tot ce vă așteptați de la un instrument de management de proiect. Cu ușurința de utilizare a software-ului și o mare cantitate de caracteristici extrem de personalizabile, oferă modalități de a crea integritate în echipă și de a face acest lucru cu un singur clic. O caracteristică foarte anticipată este caracteristica „sarcină de lucru” care vă permite să vedeți sarcinile date membrilor echipei și întreaga capacitate.

Nivelul pro vine la prețul de 10 USD utilizator/lună (facturat anual), în timp ce nivelul premium este de 18 USD/utilizator/lună (facturat anual). Există o versiune gratuită în care poți lucra la până la 2 proiecte cu 5 membri.

Proiectul Kissflow

Un alt instrument puternic cu clienți de renume precum HubSpot, Domino's, Michelin și Pepsi, Kissflow Project oferă fluxuri de lucru perfect organizate, cu o colaborare eficientă în centru.

Cu Kissflow Project, ai o vedere clară a tot ce se întâmplă în echipă, datorită vizualizărilor specializate, cum ar fi preferatul meu personal, modul Matrix . Membrii echipei pot eticheta sarcinile ca fiind în desfășurare, în așteptare și terminate , ceea ce economisește foarte mult timp pentru întreaga echipă. Un alt aspect puternic al proiectului Kissflow este caracteristicile sale de raportare care iau în considerare numeroși factori care ar putea afecta drastic proiectele.

Kissflow Project are un nivel gratuit pentru 3 utilizatori și 1 proiect și include rapoarte simple, o limită de stocare de 10 GB și funcții de termen limită. Nivelul de pornire pentru 5 utilizatori și 5 proiecte vine la un preț de 35 USD / lună, în timp ce prețul nivelului de întreprindere este stabilit exclusiv.

ClickUp

ClickUp vă ajută să „salvați o zi în fiecare săptămână”. Deși aceasta este propria lor vorbă, în calitate de membru al unei organizații care utilizează ClickUp pentru sarcini zilnice și management de proiect, pot spune că instrumentul ne ajută să economisim mult timp.

Nu are diferențe majore în comparație cu celelalte instrumente de management de proiect, dar ușurința de utilizare și uşurința interfeței de utilizare vă ajută să navigați mai ușor în instrument, făcând gestionarea sarcinilor zilnice o treabă ușoară.

De asemenea, cu multe funcții precum Urmărirea timpului, Gestionarea supraîncărcării, Automatizări etc., vă ajută să obțineți informații valoroase despre echipa dvs. și să automatizați procesele repetitive.

Concluzie

Alegerea instrumentelor potrivite este esențială pentru toate afacerile.

De asemenea, trebuie luate în considerare cu mare atenție dimensiunea și sectorul companiei. Chiar și atunci când credeți că un instrument este cel mai bun și că aveți nevoie de el, ar putea exista un alt instrument care ar putea oferi caracteristicile a două instrumente separate.

Acum că cunoașteți sugestiile noastre pentru cele mai importante tipuri de instrumente de comunicare, sunteți gata să decideți de ce are nevoie afacerea dvs.

întrebări frecvente

De ce ar trebui să folosesc un software de comunicare în echipă?

Un software de comunicare în echipă vă poate ajuta să creșteți responsabilitatea în rândul organizației dvs. și să asigurați o linie de comunicare sănătoasă între membrii echipei și diferite echipe.

Care instrument de comunicare funcționează cel mai bine ca modalitate de a răspunde la întrebările membrilor echipei?

Majoritatea instrumentelor de comunicare în echipă, cum ar fi Slack și Microsoft Teams, vă permit să vă implicați în conversații cu colegii de echipă, în timp ce instrumentele de management de proiect precum Notion, ClickUp sau Asana pot oferi funcții similare.