Să nu faci asta niciodată! Cele mai proaste semnări de e-mail

1. Ce este o semnare prin e-mail?
2. Exemple proaste de semnare
3. Cele mai bune practici pentru semnarea e-mailului
4. Închiderea e-mailurilor de afaceri
5. Confirmări de e-mail mai puțin formale

Instrumente utile:
1. Newoldstamp - Marketing de semnătură prin e-mail
2. Mailchimp - Generator de e-mail și expeditor
3. Reply.io - Informații personale prin e-mail, apeluri și sarcini
4. RocketLink - Linkerul dvs. scurt de marcă
5. Canva - Instrument online pentru realizarea de modele

Vă amintiți ultimul e-mail pe care l-ați trimis, atât formal, cât și adresat unui prieten? Ce ai scris chiar la finalul ei, urmând mesajul în sine? Ai avut semnătură? Sau ai pus doar o închidere standard, cum ar fi „Cu cele mai bune salutări”? Sau nu ai inclus niciun fel de semnare?

Mulți termină un e-mail cu „Cel mai bun” sau „Cu stima” sau semne similare. Cât de buni sunt în ceea ce privește eticheta prin e-mail? În ce cazuri ar trebui să mulțumești unei persoane și când este potrivit să spui „Multă dragoste”? Și când trebuie să includeți o semnătură completă? În acest articol, ne vom uita la câteva cuvinte și expresii de semnare care sunt absolut interzise pentru e-mailurile de afaceri. Veți vedea, de asemenea, câteva exemple grozave despre cum să vă terminați e-mailurile.

Ce este o semnare prin e-mail?

O semnare de e-mail, o închidere a unui e-mail sau un mesaj de semnare este ceea ce apare la sfârșitul e-mailului după textul corpului. De obicei, constă dintr-o frază de închidere și numele tău după ea. În corespondența de afaceri, semnarea include și o semnătură completă de e-mail.

De ce aveți nevoie de o semnare prin e-mail în primul rând?

• Aceasta este ceea ce cere eticheta prin e-mail. Este doar politicos să adaugi ceva la sfârșit, cel puțin numele tău și o expresie standard precum „Cu cele mai bune salutări”, mulțumește cuiva pentru timpul acordat citirii mesajului sau urează-ți destinatarului o zi minunată.
• Oamenii au nevoie de ceva închidere. Trebuie să semnalați că mesajul dvs. s-a încheiat. Este asemănător cu comunicarea cu un aparat de radio în care vă încheiați transmisiile individuale cu „Peste” pentru a le informa pe ceilalți oameni că este rândul lor să vorbească.
• E-mailul dvs. este atât un mesaj, cât și o scrisoare. Când scrieți scrisori, de obicei le semnați.
• O închidere poate servi ca mesaj în sine. Complementar prin natura sa, poate oferi colocutorului dvs. câteva informații suplimentare, cum ar fi datele dvs. de contact.
• Ca semnătură comercială cu drepturi depline, semnarea dvs. poate fi, de asemenea, un instrument de marketing util. Ar putea, de exemplu, să vă ajute să vă creșteți rata de clic sau să acționați ca o invitație de a interacționa cu marca dvs.

Trebuie să-ți folosești consimțământul strategic. Înainte de a trimite un e-mail, gândiți-vă care este scopul acestuia și proiectați-vă închiderea în consecință.

În primul rând, să vedem cum nu ar trebui să-ți închei mesajele.

Exemple proaste de semnare

Iată o listă de fraze și practici de semnare pe care ar trebui să le evitați.

• Folosind ghilimele

S-ar putea să fi văzut undeva că îți poți încheia mesajul cu un citat. Nu face asta. Citatele, inspiraționale sau nu, ar putea deruta destinatarul. S-ar putea să înțeleagă greșit intenția ta inițială, ceea ce ar putea duce la o comunicare greșită. Ca alternativă, este posibil ca interlocutorul dvs. să nu fie de acord cu citatul.

• Semnări supradimensionate

Nu scrie prea mult la sfârșitul e-mailului. O închidere cu o singură frază va fi suficientă. Dacă utilizați o semnătură de e-mail de afaceri, nu o faceți mai mare de cinci rânduri. De ce ar trebui să dureze mai mult timp pentru a citi închiderea dvs. decât a petrecut o persoană citind e-mailul în sine?

• Fără închidere

De asemenea, este rău dacă nu includeți deloc semnarea. Ar trebui cel puțin să vă puneți numele la sfârșit precedat de o frază standard de încheiere. În e-mailurile de afaceri, este esențial să aveți o semnătură profesională, astfel încât destinatarul să vă poată accesa cu ușurință detaliile de contact sau de afaceri.

Singurul moment în care închiderea nu este necesară este atunci când există un lanț de conversații. Poate fi suficient să-ți folosești semnătura o singură dată.

• trimis de pe iPhone-ul meu

Ar fi bine să evitați această semnare specifică Apple, dacă nu doriți ca mesajul dvs. să fie „Apropo, am un iPhone. Încă am probleme să mă obișnuiesc cu tastatura ei, deci cu greșelile de scriere.” Există, de asemenea, versiuni creative ale acestei semnări, care se pot realiza în mesaje informale. Cu toate acestea, glumele trimise de pe iPhone-ul meu îmbătrânesc rapid și rareori sunt distractive de citit de mai multe ori.

• Thx / Rgrds

Nu folosiți astfel de abrevieri nici la sfârșitul e-mailurilor. În primul rând, nu ar trebui să-ți fie atât de greu să scrii cuvintele complete. În al doilea rând, nu toți destinatarii tăi le pot înțelege.

• Ai grijă

Deși pare o semnare informală perfect normală, unii oameni sunt suspicioși. Pentru unii, s-ar putea să sune ca și cum i-ați avertiza că se va întâmpla ceva rău. În schimb, să le urez o zi bună ar fi un mesaj mult mai bun.

• Aşteptăm cu nerăbdare să auzim veşti de la dumneavoastră

Deși această închidere este considerată clasică, pare prea formală și depășită. Pentru unii, s-ar putea chiar să pară amenințător, de parcă ai spune „Ar fi bine să-mi scrii curând, sau altfel...”

• Cu adevărat și cu credincioșie

Acest tip de închideri sună doar fals. Le poți folosi în continuare alături de persoana iubită în faza lunii de miere, dar numai dacă nu te simți incomod pentru amândoi.

• Cu respect

Această semnare este considerată adecvată numai în corespondența cu oficialii guvernamentali. Ar trebui să o evitați dacă nu scrieți un e-mail președintelui.

• Să ai o zi binecuvântată

Din cauza nuanței sale religioase, această închidere este mai bine să fie evitată. Prin urmare, este complet nepotrivit în mesajele de afaceri.

• O față zâmbitoare

Dacă vă gândiți vreodată să puneți o față zâmbitoare sau orice alt emoji la sfârșitul e-mailului, ar trebui să vă gândiți de două ori. Ce mesaj vrei să-i comunici celeilalte persoane în acest fel? Vor înțelege ei cum trebuie? Ar încadra doar într-un e-mail prietenos care se termină cu o glumă.

Există zeci de moduri de a semna un e-mail . Înainte de a alege unul, ar trebui să vă gândiți întotdeauna dacă este adecvat în acest caz particular și dacă destinatarul îl înțelege la fel ca și dvs. Dacă nu sunteți sigur, atunci mergeți cu una dintre închiderile universale prezentate în paragrafele următoare.

Cele mai bune practici pentru semnarea e-mailului

Un studiu realizat de Boomerang a enumerat semnările de e-mail cu cele mai mari rate de răspuns (peste 50%). Iată cei opt dintre ei:

• Mulțumesc anticipat - 65,7%
• Mulțumesc - 63%
• Mulțumesc - 57,9%
• Noroc - 54,4%
• Cu stima - 53,9%
• Cu respect - 53,5%
• Salutări - 52,9%
• Cel mai bun - 51,2%

Imagine prin amabilitatea lui Boomerang

Să ne uităm mai atent la cele mai bune practici pentru semnarea e-mailului. Ele vor fi puțin diferite în e-mailurile de afaceri în comparație cu e-mailurile informale sau prietenoase.

Înregistrări de e-mailuri de afaceri

În primul rând, este recomandabil să utilizați o semnătură adecvată atunci când semnați un e-mail de afaceri . O semnătură comercială trebuie să conțină următoarele:

• O linie de închidere
• Numele dvs. (în cele mai multe cazuri, atât numele, cât și numele)
• Titlul tău în companie
• Numele companiei
• Site-ul companiei dvs
• Datele de contact ale afacerii tale
• Sigla companiei

Opționale sunt, de asemenea: fotografia dvs. (o fotografie la cap), link-urile către profilurile sociale relevante, informații suplimentare, cum ar fi linkuri, bannere promoționale sau de marketing etc. Dacă doriți să aflați ce includ alți profesioniști în semnarea lor de afaceri, puteți consultați raportul nostru de marketing prin e-mail privind starea afacerilor. Am chestionat peste 750 de agenți de marketing și proprietari de afaceri pentru a afla atât cele mai bune practici, cât și provocările cu care se confruntă la implementarea semnăturilor de e-mail profesionale în comunicațiile de afaceri.

În ceea ce privește închiderile, puteți alege una dintre acestea înaintea numelui dvs.:

• Cu respect , Cele mai bune salutări , sau Cu stima
• Mulțumesc , mulțumesc anticipat sau mulțumesc . Asigurați-vă că nu sună insistent și că aveți cu adevărat ceva pentru care să mulțumiți.
• Cu stimă (deși poate suna puțin pretențios)
• Cele mai bune urări (gândiți-vă mai întâi dacă este potrivit în cazul dvs.)
• Cel mai bun (deși uneori pare puțin plictisitor)
• Sper să aud de la tine în curând . Folosiți-l numai dacă vă așteptați cu adevărat să răspundă destinatarului. De asemenea, dacă utilizați închiderea care începe cu „Sper să”, atunci ar trebui să adăugați mai mult context.
• O zi minunată este o altă modalitate politicoasă și bună de a încheia un e-mail. De asemenea, puteți încerca să înlocuiți „superb” cu sinonime, cum ar fi „drăguț”, „splendid” sau „minunat”.

Înregistrări de e-mail mai puțin formale

Când scrieți un mesaj unui prieten, nu este necesară utilizarea semnăturilor complete de e-mail. Puteți merge doar cu o linie de închidere și numele dvs. la sfârșit. Iată câteva dintre semnele bune amicale:

• Multumesc . Funcționează în aproape toate cazurile. Dacă ai ceva pentru care să mulțumești, atunci cu siguranță ar trebui să mergi pentru asta.
• Noroc este o semnare perfectă pentru un e-mail informal. Din nou, potrivit Boomerang , vă va obține cea mai mare rată de răspuns după „mulțumesc”. Cu toate acestea, ar trebui să știți că această închidere este folosită mai ales în Marea Britanie și Europa.
• Cele mai calde salutări sunt o alternativă mai prietenoasă la „Cu cele mai bune salutări” sau doar „Cu stima”. Ar trebui să funcționeze în orice caz.
• Dragoste sau multă dragoste este o modalitate de a semna un e-mail către un prieten foarte bun sau un membru al familiei. Nu-l folosi doar cu oricine.
• Alternativ, puteți scrie îmbrățișări unui prieten apropiat la sfârșitul e-mailului.
• Aveți grijă este, de asemenea, o modalitate informală excelentă de a încheia un e-mail. Deși trebuie să vă asigurați că o persoană căreia îi scrieți nu are nimic împotriva ei (sau o folosește ea însăși).

Concluzie

Pentru a rezuma totul, să spunem că ar trebui să vă semnați întotdeauna e-mailul cu o închidere adecvată. În timp ce în e-mailurile de afaceri aveți nevoie în mod normal de o semnătură comercială cu drepturi depline cu numele organizației, sigla și detaliile de contact, sunteți mai flexibil cu e-mailurile informale.

Și amintiți-vă lucrurile pe care ar trebui să le evitați în închiderea e-mailurilor:

• Citate de semnare
• Cuvinte și expresii care ar putea avea un dublu sens
• Confirmări care ar putea sugera o relație mai intimă cu un destinatar decât o aveți în prezent
• Închideri de modă veche
• Emoji-uri care ar putea fi înțelese greșit
• Abrevieri sau contracții