Nigdy tego nie rób! Najgorsze podpisy e-mail

1. Co to jest podpisanie e-maila?
2. Przykłady złych podpisów
3. Najlepsze praktyki dotyczące podpisywania wiadomości e-mail
4. Podpisy firmowych wiadomości e-mail
5. Mniej formalne podpisy e-mail

Użyteczne narzędzia:
1. Newoldstamp - Marketing podpisów e-mail
2. Mailchimp - Kreator i nadawca wiadomości e-mail
3. Reply.io — osobisty zasięg e-mail, połączenia i zadania
4. RocketLink - Twój markowy krótki linker
5. Canva — narzędzie online do tworzenia projektów

Czy pamiętasz ostatnią wiadomość e-mail, którą wysłałeś, zarówno formalną, jak i zaadresowaną do znajomego? Co napisałeś na samym końcu, podążając za samym przesłaniem? Czy miałeś podpis? A może po prostu umieściłeś standardowe zamknięcie, takie jak „Pozdrawiam”? A może nie podałeś żadnego podpisu?

Wiele z nich kończy e-maile słowami „Najlepsze” lub „Pozdrawiam” lub podobnymi znakami. Jak dobrzy są pod względem etykiety e-mailowej? W jakich przypadkach dziękować komuś, a kiedy należy powiedzieć „Dużo miłości”? A kiedy trzeba dołączyć pełny podpis? W tym artykule przyjrzymy się niektórym słowom i frazom potwierdzającym, które są absolutnie nie do przyjęcia w przypadku firmowych wiadomości e-mail. Zobaczysz także kilka świetnych przykładów, jak zakończyć swoje e-maile.

Co to jest podpisanie e-maila?

Potwierdzenie e-maila, zakończenie e-maila lub wiadomość o zatwierdzeniu to to, co znajduje się na końcu e-maila po tekście treści. Zwykle składa się z frazy zamykającej i następującego po niej Twojego imienia i nazwiska. W korespondencji biznesowej podpis zawiera również pełny podpis w wiadomości e-mail.

Dlaczego przede wszystkim potrzebujesz podpisu e-mail?

• Tego wymaga etykieta e-mail. Grzecznie jest tylko dodać coś na końcu, przynajmniej swoje imię i standardowe zdanie, takie jak „Pozdrawiam”, podziękować komuś za poświęcenie czasu na przeczytanie wiadomości lub życzyć odbiorcy wspaniałego dnia.
• Ludzie potrzebują zamknięcia. Musisz zasygnalizować, że twoja wiadomość dobiegła końca. Jest to podobne do komunikowania się z radioodbiornikiem, w którym pojedynczą transmisję kończysz słowem „Over”, aby inni ludzie wiedzieli, że nadeszła ich kolej na przemówienie.
• Twój e-mail to zarówno wiadomość, jak i list. Kiedy piszesz listy, zwykle je podpisujesz.
• Podpis może sam w sobie służyć jako komunikat. Ma charakter komplementarny, może dostarczyć Twojemu współpracownikowi dodatkowych informacji, takich jak Twoje dane kontaktowe.
• Jako pełnoprawny podpis biznesowy, Twój podpis może być również przydatnym narzędziem marketingowym. Może na przykład pomóc w zwiększeniu współczynnika klikalności lub stanowić zaproszenie do zaangażowania się w Twoją markę.

Musisz strategicznie wykorzystywać swoje podpisy. Przed wysłaniem e-maila zastanów się, jaki jest jego cel i odpowiednio zaprojektuj swoje zamknięcie.

Przede wszystkim zobaczmy, jak nie należy kończyć wiadomości.

Przykłady złych podpisów

Oto lista fraz i praktyk, których należy unikać.

• Korzystanie z cudzysłowów

Być może widziałeś gdzieś, że możesz zakończyć swoją wiadomość cytatem. Nie rób tego. Cytaty, inspirujące lub nie, mogą zdezorientować odbiorcę. Mogą źle zrozumieć twoją początkową intencję, co może prowadzić do nieporozumień. Ewentualnie twój współpracownik może po prostu całkowicie nie zgodzić się z cytatem.

• Ponadwymiarowe podpisy

Nie pisz za dużo na końcu e-maila. Wystarczy jednofrazowe zamknięcie. Jeśli używasz firmowego podpisu e-mail, nie rób go więcej niż pięć wierszy. Dlaczego czytanie zamknięcia zajmuje więcej czasu niż czytanie samej wiadomości e-mail?

• Brak zamykania

Źle jest również, jeśli w ogóle nie zawierasz żadnego podpisu. Powinieneś przynajmniej umieścić swoje imię na końcu, poprzedzone standardową frazą zamykającą. W e-mailach biznesowych ważne jest posiadanie profesjonalnego podpisu, aby odbiorca mógł łatwo uzyskać dostęp do danych kontaktowych lub biznesowych.

Jedynym przypadkiem, w którym zamknięcie nie jest konieczne, jest łańcuch konwersacji. Wystarczy jednokrotne użycie podpisu.

• Wysłane z mojego iphone'a

Lepiej unikaj tego specyficznego dla Apple podpisu, chyba że chcesz, aby Twoja wiadomość brzmiała „Przy okazji, mam iPhone'a. Wciąż mam problemy z przyzwyczajeniem się do jego klawiatury, stąd literówki.” Istnieją również kreatywne wersje tego podpisu, co można zrobić w nieformalnych wiadomościach. Mimo to dowcipy wysłane z mojego iPhone'a szybko się starzeją i rzadko można je czytać więcej niż raz.

• Dziękuje / Rgrds

Nie używaj też takich skrótów na końcu e-maili. Przede wszystkim napisanie pełnych słów nie powinno sprawiać Ci większych problemów. Po drugie, nie wszyscy Twoi odbiorcy mogą je zrozumieć.

• Dbać

Chociaż wydaje się to zupełnie normalnym nieformalnym podpisem, niektórzy ludzie są wobec niego podejrzliwi. Dla niektórych może to brzmieć tak, jakbyś ostrzegał ich przed czymś złym, co może się wydarzyć. Życzenie im po prostu dobrego dnia byłoby znacznie lepszym przesłaniem.

• Nie mogę się doczekać kontaktu z Tobą

Choć to zamknięcie uważane jest za klasyczne, wydaje się zbyt formalne i przestarzałe. Dla niektórych może to nawet wydawać się groźne, jakbyś mówił „Lepiej napisz do mnie wkrótce, bo inaczej…”

• Pozdrawiam szczerze i pozdrawiam wiernie

Tego rodzaju zamknięcia brzmią po prostu sztucznie. Nadal możesz używać ich z ukochaną osobą w fazie miesiąca miodowego, ale tylko wtedy, gdy nie będzie to dla was obu niezręczne.

• Z szacunkiem

To podpisanie jest uważane za właściwe wyłącznie w korespondencji z urzędnikami państwowymi. Powinieneś tego unikać, chyba że piszesz e-mail do prezydenta.

• Błogosławionego dnia

Ze względu na religijny odcień lepiej unikać tego zamknięcia. Dlatego jest to całkowicie nieodpowiednie w przekazach biznesowych.

• Uśmiechnięta buźka

Jeśli kiedykolwiek zastanawiasz się nad umieszczeniem uśmiechniętej buźki lub innego emoji na końcu e-maila, powinieneś pomyśleć dwa razy. Jaką wiadomość chcesz przekazać drugiej osobie w ten sposób? Czy zrozumieją to we właściwy sposób? Zmieściłoby się tylko w przyjaznym mailu, który kończy się żartem.

Istnieją dziesiątki sposobów na podpisanie wiadomości e-mail . Zawsze przed wyborem warto zastanowić się, czy jest ona odpowiednia w tym konkretnym przypadku i czy Twój odbiorca rozumie ją tak samo jak Ty. Jeśli nie masz pewności, skorzystaj z jednego z uniwersalnych zamknięć opisanych w poniższych akapitach.

Najlepsze praktyki dotyczące podpisywania wiadomości e-mail

W badaniu przeprowadzonym przez Boomerang wymieniono e-maile wypisane z największymi wskaźnikami odpowiedzi (ponad 50%). Oto osiem z nich:

• Z góry dzięki - 65,7%
• Dzięki - 63%
• Dziękuję - 57,9%
• Wiwaty - 54,4%
• Z poważaniem - 53,9%
• Pozdrawiam - 53,5%
• Pozdrawiam - 52,9%
• Najlepszy - 51,2%

Zdjęcie dzięki uprzejmości Boomerang

Przyjrzyjmy się bliżej sprawdzonym praktykom dotyczącym podpisywania wiadomości e-mail. Będą one nieco inne w e-mailach biznesowych niż w nieformalnych lub przyjaznych e-mailach.

Podpisy firmowych e-maili

Przede wszystkim zaleca się, aby podpisując firmową wiadomość e-mail używać odpowiedniego podpisu . Podpis biznesowy powinien składać się z:

• Linia zamykająca
• Twoje imię i nazwisko (w większości przypadków imię i nazwisko)
• Twój tytuł w firmie
• Nazwa firmy
• Strona Twojej firmy
• Dane kontaktowe Twojej firmy
• Logo firmy

Opcjonalne są również: Twoje zdjęcie (zdjęcie w głowę), linki do odpowiednich profili społecznościowych, dodatkowe informacje, takie jak linki, banery promocyjne lub marketingowe itp. Jeśli chcesz wiedzieć, co inni profesjonaliści umieszczają w swoich podpisach biznesowych, możesz zapoznaj się z naszym raportem State of Business Email Marketing. Przebadaliśmy ponad 750 marketerów i właścicieli firm, aby poznać zarówno najlepsze praktyki, jak i wyzwania stojące przed wdrożeniem profesjonalnych podpisów e-mail w komunikacji biznesowej.

Jeśli chodzi o zamknięcia, możesz wybrać jedno z nich przed swoim nazwiskiem:

• Pozdrawiam , Pozdrawiam , lub Pozdrawiam
• Dziękuję , z góry dziękuję , lub dziękuję . Upewnij się, że nie brzmi to nachalnie i naprawdę masz za co podziękować.
• Z poważaniem (choć może to zabrzmieć nieco pretensjonalnie)
• Najlepsze życzenia (najpierw zastanów się, czy jest to odpowiednie w Twoim konkretnym przypadku)
• Najlepiej (chociaż czasem wydaje się to trochę nudne)
• Mam nadzieję, że wkrótce się odezwiesz . Używaj go tylko wtedy, gdy naprawdę oczekujesz, że odbiorca odpowie. Ponadto, jeśli używasz zamknięcia, które zaczyna się od „Mam nadzieję, że”, powinieneś dodać do niego więcej kontekstu.
• Miłego dnia to kolejny uprzejmy i życzliwy sposób na zakończenie e-maila. Możesz także spróbować zastąpić słowo „świetny” synonimami, takimi jak „piękny”, „wspaniały” lub „wspaniały”.

Mniej formalne podpisy e-mail

Pisząc wiadomość do znajomego, używanie pełnych podpisów e-mail nie jest konieczne. Możesz po prostu podać linię zamykającą i swoje imię na końcu. Oto kilka dobrych przyjaznych podpisów:

• Dzięki . Działa prawie w każdym przypadku. Jeśli masz coś, za co możesz podziękować, z pewnością powinieneś to zrobić.
• Cheers to doskonały początek nieformalnej wiadomości e-mail. Ponownie, według Boomerangu , uzyskasz najwyższy wskaźnik odpowiedzi po „dziękuję”. Powinieneś jednak wiedzieć, że to zamknięcie jest najczęściej używane w Wielkiej Brytanii i Europie.
• Najserdeczniejsze pozdrowienia to bardziej przyjazna alternatywa dla „Pozdrawiam” lub po prostu „Pozdrawiam”. W każdym razie powinno działać.
• Miłość lub dużo miłości to sposób na podpisanie wiadomości e-mail od naprawdę dobrego przyjaciela lub członka rodziny. Nie używaj go z byle kim.
• Możesz też napisać Uściski do bliskiego przyjaciela na końcu e-maila.
• Zachowaj ostrożność to również doskonały nieformalny sposób na zakończenie wiadomości e-mail. Musisz jednak upewnić się, że osoba, do której piszesz, nie ma nic przeciwko temu (lub sama z niej korzysta).

Wniosek

Podsumowując, powiedzmy, że zawsze powinieneś podpisywać swój e-mail z odpowiednim zamknięciem. Podczas gdy w e-mailach biznesowych zwykle potrzebujesz pełnoprawnego podpisu biznesowego z nazwą organizacji, logo i danymi kontaktowymi, możesz być bardziej elastyczny w przypadku nieformalnych wiadomości e-mail.

I pamiętaj, czego powinieneś unikać w zamykaniu wiadomości e-mail:

• Wyceny podpisów
• Słowa i wyrażenia, które mogą mieć podwójne znaczenie
• Zgody, które mogą sugerować bardziej intymną relację z odbiorcą niż obecnie posiadasz
• Staromodne zamknięcia
• Emoji, które mogą zostać źle zrozumiane
• Skróty lub skróty