Nunca faça isso! As piores assinaturas de e-mail

1. O que é uma assinatura de e-mail?
2. Exemplos ruins de aprovação
3. Práticas recomendadas de aprovação de e-mail
4. Aprovações de e-mail comercial
5. Aprovações de e-mail menos formais

Ferramentas úteis:
1. Newoldstamp - Marketing de assinatura de e-mail
2. Mailchimp - Criador e remetente de e-mail
3. Reply.io - Contato pessoal por e-mail, chamadas e tarefas
4. RocketLink - Seu linker curto de marca
5. Canva - Ferramenta online para fazer desenhos

Você consegue se lembrar do último e-mail que enviou, tanto formal quanto endereçado a um amigo? O que você escreveu no final dela, seguindo a própria mensagem? Você tinha uma assinatura? Ou você acabou de colocar um fechamento padrão, como “Atenciosamente”? Ou você não incluiu nenhuma assinatura?

Muitos terminam um e-mail com “Melhores” ou “Atenciosamente” ou assinaturas semelhantes. Quão bons eles são em termos de etiqueta de e-mail? Em quais casos você deve agradecer a uma pessoa e quando é apropriado dizer “muito amor”? E quando você precisa incluir uma assinatura completa? Neste artigo, veremos algumas palavras e frases de aprovação que são absolutamente proibidas para e-mails comerciais. Você também verá alguns ótimos exemplos de como encerrar seus e-mails.

O que é uma assinatura de e-mail?

Uma aprovação de e-mail, um fechamento de e-mail ou uma mensagem de aprovação , é o que vem no final do seu e-mail após o texto do corpo. Normalmente, consiste em uma frase de fechamento e seu nome seguindo-a. Na correspondência comercial, uma assinatura também inclui uma assinatura de e-mail completa.

Por que você precisa de uma assinatura de e-mail em primeiro lugar?

• Isso é o que a etiqueta de e-mail exige. É apenas educado adicionar algo no final, pelo menos seu nome e uma frase padrão como “Atenciosamente”, agradecer a alguém por ter tempo para ler a mensagem ou desejar um ótimo dia ao destinatário.
• As pessoas precisam de algum fechamento. Você deve sinalizar que sua mensagem chegou ao fim. É semelhante à comunicação com um aparelho de rádio onde você termina suas transmissões individuais com “Over” para que as outras pessoas saibam que é a vez delas de falar.
• Seu e-mail é uma mensagem e uma carta. Quando você escreve cartas, geralmente as assina.
• Uma assinatura pode servir como uma mensagem por si só. Complementar na sua natureza, pode fornecer ao seu interlocutor algumas informações adicionais, como os seus dados de contacto.
• Como uma assinatura comercial completa, sua aprovação também pode ser uma ferramenta de marketing útil. Pode, por exemplo, ajudá-lo a aumentar sua taxa de cliques ou atuar como um convite para se envolver com sua marca.

Você precisa usar suas assinaturas estrategicamente. Antes de enviar um e-mail, pense qual é o seu propósito e projete seu fechamento de acordo.

Em primeiro lugar, vamos ver como você não deve terminar suas mensagens.

Exemplos de assinaturas ruins

Aqui está uma lista de frases e práticas de aprovação que você deve evitar.

• Usando aspas

Você pode ter visto em algum lugar que você pode terminar sua mensagem com uma citação. Não faça isso. Citações, inspiradoras ou não, podem confundir o destinatário. Eles podem entender mal sua intenção inicial, o que pode levar a uma falha de comunicação. Alternativamente, seu interlocutor pode discordar completamente da citação.

• Aprovações superdimensionadas

Não escreva muito no final do seu e-mail. Um fechamento de uma frase será suficiente. Se você estiver usando uma assinatura de e-mail comercial, não deixe mais do que cinco linhas. Por que levaria mais tempo lendo seu fechamento do que uma pessoa gastou lendo o e-mail em si?

• Sem fechamento

Também é ruim se você não incluir nenhuma assinatura. Você deve pelo menos colocar seu nome no final precedido por uma frase de fechamento padrão. Nos e-mails comerciais, é essencial que você tenha uma assinatura profissional, para que o destinatário possa acessar facilmente seus dados de contato ou comercial.

O único momento em que o fechamento não é necessário é quando há uma cadeia de conversação. Pode ser suficiente usar sua assinatura apenas uma vez.

• Enviado do meu iPhone

É melhor evitar essa aprovação específica da Apple, a menos que queira que sua mensagem seja “A propósito, eu tenho um iPhone. Ainda tenho problemas para me acostumar com o teclado, por isso os erros de digitação.” Existem também versões criativas dessa assinatura, que podem ser usadas em mensagens informais. Ainda assim, as piadas enviadas do meu iPhone envelhecem rapidamente e raramente são divertidas de ler mais de uma vez.

• Thx / Rgrds

Também não use essas abreviações no final de seus e-mails. Em primeiro lugar, não deve ser tão difícil para você escrever as palavras completas. Em segundo lugar, nem todos os seus destinatários podem entendê-los.

• Cuidar

Embora pareça uma despedida informal perfeitamente normal, algumas pessoas suspeitam disso. Para alguns, pode soar como se você os estivesse avisando de algo ruim para acontecer. Desejar-lhes simplesmente um bom dia seria uma mensagem muito melhor.

• Ansioso por saber sobre você

Embora esse fechamento seja considerado um clássico, aparece como muito formal e desatualizado. Para alguns, pode até parecer ameaçador, como se você estivesse dizendo “É melhor você me escrever logo, ou então…”

• Atenciosamente e Atenciosamente

Esse tipo de fechamento soa falso. Você ainda pode usá-los com seu amado durante a fase de lua de mel, mas apenas se não parecer estranho para ambos.

• Respeitosamente

Esta aprovação é considerada apropriada apenas em correspondência com funcionários do governo. Você deve evitá-lo, a menos que esteja escrevendo um e-mail para o presidente.

• Tenha um dia abençoado

Por causa de seu tom religioso, é melhor evitar esse fechamento. Portanto, é totalmente inadequado em mensagens comerciais.

• Um rosto sorridente

Se você considerar colocar uma carinha sorridente ou qualquer outro emoji no final do seu e-mail, pense duas vezes. Que mensagem você deseja comunicar à outra pessoa dessa maneira? Será que eles vão entender da maneira certa? Caberia apenas em um e-mail amigável que terminasse com uma piada.

Existem dezenas de maneiras de assinar um e-mail . Antes de escolher um, você deve sempre pensar se é apropriado neste caso específico e se o seu destinatário o entende da mesma forma que você. Se você não tiver certeza, vá com um dos fechamentos universais descritos nos parágrafos a seguir.

Práticas recomendadas de aprovação de e-mail

Um estudo do Boomerang listou as assinaturas de e-mail com as maiores taxas de resposta (mais de 50%). Aqui estão os oito deles:

• Obrigado antecipadamente - 65,7%
• Obrigado - 63%
• Obrigado - 57,9%
• Felicidades - 54,4%
• Atenciosamente - 53,9%
• Atenciosamente - 53,5%
• Atenciosamente - 52,9%
• Melhor - 51,2%

Imagem cortesia de Boomerang

Vejamos mais de perto as práticas recomendadas de aprovação de e-mail. Eles serão um pouco diferentes em e-mails comerciais em comparação com e-mails informais ou amigáveis.

Aprovações de e-mail comercial

Em primeiro lugar, é aconselhável que você use uma assinatura adequada ao assinar um e-mail comercial . Uma assinatura comercial deve consistir no seguinte:

• Uma linha de fechamento
• Seu nome (na maioria dos casos, nome e sobrenome)
• Seu cargo na empresa
• Nome da empresa
• O site da sua empresa
• Seus dados de contato comercial
• O logotipo da empresa

Também são opcionais: sua foto (um headshot), links para os perfis sociais relevantes, informações adicionais, como links, banners promocionais ou de marketing, etc. confira nosso relatório State of Business Email Marketing. Pesquisamos mais de 750 profissionais de marketing e empresários para descobrir as melhores práticas e os desafios enfrentados ao implementar assinaturas de e-mail profissionais em comunicações comerciais.

Quanto aos fechamentos, você pode escolher um deles antes do seu nome:

• Atenciosamente , Atenciosamente , ou Atenciosamente
• Obrigado , Obrigado antecipadamente , ou Obrigado . Certifique-se de que não soa insistente e você realmente tem algo a agradecer.
• Atenciosamente (embora possa soar um pouco pretensioso)
• Felicidades (pense primeiro se é apropriado no seu caso particular)
• Melhor (embora às vezes pareça um pouco maçante)
• Espero ouvir de você em breve . Use-o apenas se estiver realmente esperando que o destinatário responda. Além disso, se você estiver usando o fechamento que começa com “Esperar para”, você deve adicionar mais contexto a ele.
• Tenha um ótimo dia é outra maneira educada e de bom coração de terminar um e-mail. Você também pode tentar substituir “ótimo” por sinônimos, como “adorável”, “esplêndido” ou “maravilhoso”.

Aprovações de e-mail menos formais

Ao escrever uma mensagem para um amigo, não é necessário usar assinaturas de e-mail completas. Você pode simplesmente ir com uma linha de fechamento e seu nome no final. Aqui estão algumas das boas assinaturas amigáveis:

• Obrigado . Funciona em quase todos os casos. Se você tem algo a agradecer, então certamente deve ir em frente.
• Cheers é uma assinatura perfeita para um e-mail informal. Novamente, de acordo com o Boomerang , você obterá a maior taxa de resposta após "obrigado". Você deve, no entanto, saber que esse fechamento é usado principalmente no Reino Unido e na Europa.
• Atenciosamente é uma alternativa mais amigável para "Atenciosamente" ou apenas "Atenciosamente". Deve funcionar em qualquer caso.
• Amor ou muito amor é uma maneira de assinar um e-mail para um bom amigo ou membro da família. Não use com qualquer um.
• Alternativamente, você pode escrever Abraços para um amigo próximo no final do seu e-mail.
• Tome cuidado também é uma excelente maneira informal de encerrar um e-mail. Embora você deva ter certeza de que a pessoa para quem você está escrevendo não tem nada contra (ou usa ela mesma).

Conclusão

Para resumir, digamos que você deve sempre assinar seu e-mail com um fechamento adequado. Enquanto em e-mails comerciais você normalmente precisa de uma assinatura comercial completa com o nome, logotipo e detalhes de contato da sua organização, você é mais flexível com e-mails informais.

E lembre-se das coisas que você deve evitar em seus fechamentos de e-mail:

• Cotações de assinatura
• Palavras e frases que podem ter um duplo sentido
• Aprovações que podem sugerir um relacionamento mais íntimo com um destinatário do que você tem atualmente
• Fechamentos à moda antiga
• Emojis que podem ser mal interpretados
• Abreviações ou contrações