Никогда не делайте этого! Худшие подписи по электронной почте

1. Что такое электронная подпись?
2. Плохие примеры подписания
3. Рекомендации по электронной почте
4. Подтверждение деловой электронной почты
5. Менее формальные подписи по электронной почте

Полезные инструменты:
1. Newoldstamp — маркетинг подписи электронной почты
2. Mailchimp — конструктор и отправитель электронной почты
3. Reply.io — личная рассылка по электронной почте, звонки и задачи
4. RocketLink — ваш брендированный короткий линкер
5. Canva — онлайн-инструмент для создания дизайнов

Можете ли вы вспомнить последнее электронное письмо, которое вы отправили, как формальное, так и адресованное другу? Что вы написали в самом конце, после самого сообщения? У вас была подпись? Или вы просто поставили стандартное закрытие, например, «С уважением»? Или вы не включали никакой подписи вообще?

Многие заканчивают электронное письмо словами «С наилучшими пожеланиями» или «С уважением» или подобными подписями. Насколько они хороши с точки зрения этикета электронной почты? В каких случаях следует благодарить человека, а когда уместно сказать «Много любви»? А когда нужно включать полную подпись? В этой статье мы рассмотрим некоторые слова и фразы, которые нельзя использовать в деловых письмах. Вы также увидите отличные примеры того, как заканчивать электронные письма.

Что такое электронная подпись?

Подписание электронной почты, закрытие электронной почты или сообщение о выходе — это то, что идет в конце вашего электронного письма после основного текста. Обычно он состоит из заключительной фразы и вашего имени, следующего за ней. В деловой переписке подпись также включает полную подпись электронной почты.

Зачем вообще нужна электронная подпись?

• Этого требует этикет электронной почты. Только вежливо добавить что-нибудь в конце, хотя бы свое имя и стандартную фразу вроде «С наилучшими пожеланиями», поблагодарить кого-то за то, что нашли время прочитать сообщение, или пожелать получателю хорошего дня.
• Людям нужно какое-то закрытие. Вы должны сигнализировать, что ваше сообщение подошло к концу. Это похоже на общение с радиоприемником, когда вы заканчиваете свою одиночную передачу словом «Over», чтобы другие люди знали, что настала их очередь говорить.
• Ваша электронная почта является одновременно сообщением и письмом. Когда вы пишете письма, вы обычно их подписываете.
• Подписание может служить сообщением само по себе. Дополняющий по своей природе, он может предоставить вашему собеседнику некоторую дополнительную информацию, например, ваши контактные данные.
• Как полноценная деловая подпись, ваша подпись также может быть полезным маркетинговым инструментом. Например, это может помочь вам увеличить рейтинг кликов или послужить приглашением к взаимодействию с вашим брендом.

Вы должны использовать свои подписи стратегически. Прежде чем отправить электронное письмо, подумайте, какова его цель, и соответствующим образом составьте свое закрытие.

Прежде всего, давайте посмотрим, как не следует заканчивать свои сообщения.

Примеры неудачных выходов

Вот список фраз и приемов, которых вам следует избегать.

• Использование кавычек

Возможно, вы где-то видели, что сообщение можно закончить цитатой. Не делай этого. Цитаты, вдохновляющие или нет, могут сбить с толку получателя. Они могут неправильно понять ваше первоначальное намерение, что может привести к недопониманию. Кроме того, ваш собеседник может просто не согласиться с цитатой.

• Негабаритные подписи

Не пишите слишком много в конце письма. Одной фразы будет достаточно. Если вы используете деловую подпись электронной почты, не делайте ее длиннее пяти строк. Почему чтение вашего закрытия должно занимать больше времени, чем человек потратил на чтение самого письма?

• Нет закрытия

Также плохо, если вы вообще не включаете подписи. Вы должны, по крайней мере, указать свое имя в конце, которому предшествует стандартная заключительная фраза. В деловых письмах очень важно, чтобы у вас была профессиональная подпись, чтобы получатель мог легко получить доступ к вашим контактным или деловым данным.

Единственный момент, когда закрытие не нужно, это когда есть цепочка разговоров. Может быть достаточно использовать вашу подпись только один раз.

• отправлено из моего Айфона

Вам лучше избегать этой специфичной для Apple подписи, если вы не хотите, чтобы ваше сообщение было «Кстати, у меня есть iPhone. Мне все еще трудно привыкнуть к его клавиатуре, поэтому опечатки». Есть и креативные варианты этой подписи, которые можно делать в неформальных сообщениях. Тем не менее, шутки, отправленные с моего iPhone, быстро устаревают, и их редко интересно читать более одного раза.

• Спасибо / С уважением

Не используйте такие сокращения и в конце писем. Во-первых, вам не составит труда написать полные слова. Во-вторых, не все ваши получатели могут их понять.

• Заботиться

Хотя это кажется совершенно нормальным неформальным выходом, некоторые люди относятся к этому с подозрением. Для некоторых это может звучать так, как будто вы предупреждаете их о чем-то плохом. Гораздо лучше было бы пожелать им просто хорошего дня.

• С нетерпением жду Вашего ответа

Хотя это закрытие считается классическим, оно кажется слишком формальным и устаревшим. Некоторым это может показаться даже угрожающим, как будто вы говорите: «Тебе лучше написать мне поскорее, иначе…»

• Искренне ваш и с уважением

Такое закрытие просто звучит фальшиво. Вы все еще можете использовать их с любимым во время фазы медового месяца, но только если это не будет неловко для вас обоих.

• С уважением

Такая подпись считается уместной только в переписке с государственными чиновниками. Вам следует избегать этого, если только вы не пишете электронное письмо президенту.

• Хорошего дня

Из-за религиозного оттенка этого закрытия лучше избегать. Поэтому он совершенно неуместен в деловых сообщениях.

• смайлик

Если вы когда-нибудь задумывались о том, чтобы поставить смайлик или любой другой смайлик в конце вашего электронного письма, вам следует подумать дважды. Какое сообщение вы хотите передать другому человеку таким образом? Поймут ли они это правильно? Это уместилось бы только в дружеском электронном письме, которое заканчивается шуткой.

Есть десятки способов подписать письмо . Прежде чем выбрать одно из них, вы всегда должны подумать, уместно ли оно в данном конкретном случае и понимает ли его получатель так же, как и вы. Если вы не уверены, используйте одно из универсальных закрытий, описанных в следующих абзацах.

Рекомендации по подписке по электронной почте

Исследование , проведенное Boomerang, перечислило подписи по электронной почте с наибольшим количеством ответов (более 50%). Вот восемь из них:

• Заранее спасибо - 65,7%
• Спасибо - 63%
• Спасибо - 57,9%
• Ура - 54,4%
• С уважением - 53,9%
• С уважением - 53,5%
• С уважением - 52,9%
• Лучшие - 51,2%

Изображение предоставлено Boomerang.

Давайте рассмотрим лучшие практики подписи электронной почты поближе. В деловых письмах они будут немного отличаться от неформальных или дружеских писем.

Подтверждения деловой электронной почты

Прежде всего, рекомендуется использовать правильную подпись, когда вы подписываете деловое электронное письмо . Деловая подпись должна состоять из следующего:

• Заключительная линия
• Ваше имя (в большинстве случаев и имя, и фамилия)
• Ваше звание в компании
• Название компании
• Сайт вашей компании
• Ваши деловые контактные данные
• Логотип компании

Необязательными также являются: ваша фотография (выстрел в голову), ссылки на соответствующие профили в социальных сетях, дополнительная информация, такая как ссылки, рекламные или маркетинговые баннеры и т. д. Если вы хотите знать, что другие профессионалы включают в свои деловые подписи, вы можете ознакомьтесь с нашим отчетом о состоянии бизнеса по электронной почте. Мы опросили более 750 маркетологов и владельцев бизнеса, чтобы узнать как о передовом опыте, так и о проблемах, с которыми приходится сталкиваться при внедрении профессиональных подписей электронной почты в деловом общении.

Что касается закрытия, вы можете выбрать одно из них перед своим именем:

• С уважением , С уважением , или С уважением
• Спасибо , Заранее спасибо или Спасибо . Убедитесь, что это не звучит напористо, и вам действительно есть за что поблагодарить.
• С уважением (хотя это может прозвучать немного претенциозно)
• С наилучшими пожеланиями (сначала подумайте, уместно ли это в вашем конкретном случае)
• Лучший (хотя иногда кажется немного скучным)
• Надеюсь услышать от вас в ближайшее время . Используйте его только в том случае, если вы действительно ожидаете ответа от получателя. Кроме того, если вы используете окончание, которое начинается с «Надеюсь на», вам следует добавить к нему больше контекста.
• Хорошего дня — еще один вежливый и добросердечный способ закончить электронное письмо. Вы также можете попробовать заменить слово «великолепный» синонимами, например «прекрасный», «великолепный» или «замечательный».

Менее формальные подписи по электронной почте

При написании сообщения другу использование полных подписей электронной почты не требуется. Вы можете просто пойти с заключительной строкой и своим именем в конце. Вот несколько хороших дружеских приветствий:

• Спасибо . Он работает почти в каждом случае. Если вам есть за что благодарить, то вам непременно стоит это сделать.
• Cheers — идеальное завершение неофициального электронного письма. Опять же, согласно Boomerang , это даст вам самый высокий процент ответов после «спасибо». Однако вы должны знать, что это закрытие в основном используется в Великобритании и Европе.
• С наилучшими пожеланиями — это более дружелюбная альтернатива «С наилучшими пожеланиями» или просто «С уважением». Он должен работать в любом случае.
• Любовь или много любви — это способ подписать электронное письмо действительно хорошему другу или члену семьи. Не используйте его с кем попало.
• Кроме того, вы можете написать объятия близкому другу в конце письма.
• Береги себя — это также отличный неформальный способ закончить электронное письмо. Хотя вы должны убедиться, что человек, которому вы пишете, не имеет ничего против этого (или использует его сам).

Вывод

Подводя итог, скажем, что вы всегда должны подписывать свое электронное письмо правильным завершением. В то время как в деловых электронных письмах вам обычно нужна полноценная деловая подпись с названием вашей организации, логотипом и контактными данными, вы более гибки с неофициальными электронными письмами.

И помните, чего вам следует избегать в заключении электронной почты:

• Цитаты для подписи
• Слова и фразы, которые могут иметь двойное значение
• Подтверждения, которые могут указывать на более близкие отношения с получателем, чем у вас в настоящее время
• Старомодные закрытия
• Смайлики, которые могут быть неправильно поняты
• Аббревиатуры или сокращения