Jangan pernah lakukan ini! Sign-off Email Terburuk

1. Apa yang dimaksud dengan sign-off email?
2. Contoh sign-off yang buruk
3. Praktik terbaik sign-off email
4. Pendaftaran email bisnis
5. Pendaftaran email yang tidak terlalu formal

Alat yang berguna:
1. Newoldstamp - Pemasaran tanda tangan email
2. Mailchimp - Pembuat dan pengirim email
3. Reply.io - Penjangkauan email pribadi, panggilan, dan tugas
4. RocketLink - Penghubung pendek bermerek Anda
5. Canva - Alat online untuk membuat desain

Dapatkah Anda mengingat email terakhir yang Anda kirim, baik formal maupun ditujukan kepada seorang teman? Apa yang Anda tulis di bagian paling akhir, mengikuti pesan itu sendiri? Apakah Anda memiliki tanda tangan? Atau apakah Anda hanya memasang penutup standar, seperti “Salam”? Atau apakah Anda tidak menyertakan tanda-tanda apa pun?

Banyak yang mengakhiri email dengan "Best" atau "Regards," atau tanda tangan serupa. Seberapa baik mereka dalam hal etiket email? Dalam hal apa Anda harus berterima kasih kepada seseorang dan kapan waktu yang tepat untuk mengatakan "Banyak cinta"? Dan kapan Anda perlu menyertakan tanda tangan lengkap? Dalam artikel ini, kita akan melihat beberapa kata dan frasa yang tidak boleh digunakan untuk email bisnis. Anda juga akan melihat beberapa contoh bagus tentang cara mengakhiri email Anda.

Apa itu sign-off email?

Sign-off email, email penutup, atau pesan sign-off , adalah apa yang muncul di akhir email Anda setelah teks isi. Biasanya, itu terdiri dari frasa penutup dan nama Anda mengikutinya. Dalam korespondensi bisnis, tanda tangan juga mencakup tanda tangan email lengkap.

Mengapa Anda membutuhkan email sign-off di tempat pertama?

• Inilah yang dibutuhkan etiket email. Hanya sopan untuk menambahkan sesuatu di bagian akhir, setidaknya nama Anda dan frasa standar seperti "Salam Hormat", terima kasih kepada seseorang karena telah meluangkan waktu untuk membaca pesan, atau semoga hari penerima Anda menyenangkan.
• Orang-orang membutuhkan beberapa penutupan. Anda harus memberi tanda bahwa pesan Anda telah berakhir. Ini mirip dengan berkomunikasi dengan radio di mana Anda mengakhiri transmisi tunggal Anda dengan "Over" untuk memberi tahu orang lain bahwa giliran mereka untuk berbicara.
• Email Anda adalah pesan dan surat. Ketika Anda menulis surat, Anda biasanya menandatanganinya.
• Sign-off dapat berfungsi sebagai pesan tersendiri. Melengkapi sifatnya, ini dapat memberikan beberapa informasi tambahan kepada teman bicara Anda, seperti detail kontak Anda.
• Sebagai tanda tangan bisnis yang lengkap, persetujuan Anda juga bisa menjadi alat pemasaran yang berguna. Ini dapat, misalnya, membantu Anda meningkatkan rasio klik-tayang atau bertindak sebagai undangan untuk terlibat dengan merek Anda.

Anda perlu menggunakan sign-off Anda secara strategis. Sebelum mengirim email, pikirkan apa tujuannya dan rancang penutupan Anda sesuai dengan itu.

Pertama-tama, mari kita lihat bagaimana Anda tidak harus mengakhiri pesan Anda.

Contoh sign-off yang buruk

Berikut adalah daftar frasa dan praktik yang harus Anda hindari.

• Menggunakan kutipan

Anda mungkin pernah melihat di suatu tempat di mana Anda dapat mengakhiri pesan Anda dengan kutipan. Jangan lakukan ini. Kutipan, inspirasional atau tidak, mungkin membingungkan penerimanya. Mereka mungkin salah memahami niat awal Anda, yang dapat menyebabkan miskomunikasi. Atau, teman bicara Anda mungkin tidak setuju dengan kutipan itu sama sekali.

• Sign-off yang terlalu besar

Jangan menulis terlalu banyak di akhir email Anda. Penutupan satu frasa sudah cukup. Jika Anda menggunakan tanda tangan email bisnis, jangan membuatnya lebih dari lima baris. Mengapa perlu waktu lebih lama untuk membaca penutup Anda daripada yang dihabiskan seseorang untuk membaca email itu sendiri?

• Tidak ada penutupan

Ini juga buruk jika Anda tidak menyertakan sign-off sama sekali. Anda setidaknya harus meletakkan nama Anda di akhir didahului dengan frasa penutup standar. Dalam email bisnis, Anda harus memiliki tanda tangan profesional, sehingga penerima dapat dengan mudah mengakses kontak atau detail bisnis Anda.

Satu-satunya waktu ketika penutupan tidak diperlukan adalah ketika ada rantai percakapan. Cukup menggunakan tanda tangan Anda sekali saja.

• dikirim dari iPhone saya

Anda sebaiknya menghindari sign-off khusus Apple ini kecuali jika Anda ingin pesan Anda menjadi “Omong-omong, saya punya iPhone. Saya masih kesulitan membiasakan diri dengan keyboardnya, oleh karena itu salah ketik.” Ada juga versi kreatif dari sign-off ini, yang dapat dilakukan dalam pesan informal. Namun, lelucon yang dikirim dari iPhone saya menjadi cepat tua dan jarang menyenangkan untuk dibaca lebih dari sekali.

• Thx / Rgrd

Jangan gunakan singkatan seperti itu di akhir email Anda. Pertama-tama, seharusnya tidak terlalu merepotkan bagi Anda untuk menulis kata-kata lengkapnya. Kedua, tidak semua penerima Anda dapat memahaminya.

• Hati hati

Meskipun ini tampak seperti penandatangan informal yang sangat normal, beberapa orang mencurigainya. Bagi sebagian orang, mungkin terdengar seolah-olah Anda memperingatkan mereka tentang sesuatu yang buruk akan terjadi. Berharap mereka hanya hari yang baik sebagai gantinya akan menjadi pesan yang jauh lebih baik.

• Menanti untuk mendengarnya darimu

Meski penutupan ini dianggap klasik, namun terkesan terlalu formal dan ketinggalan zaman. Bagi sebagian orang, itu bahkan mungkin terasa mengancam, seolah-olah Anda mengatakan "Sebaiknya Anda segera menulis surat kepada saya, kalau tidak..."

• Milikmu benar-benar dan milikmu dengan setia

Penutupan semacam ini terdengar palsu. Anda masih dapat menggunakannya dengan kekasih Anda selama fase bulan madu, tetapi hanya jika Anda berdua tidak merasa canggung.

• dengan hormat

Penandatanganan ini dianggap tepat hanya dalam korespondensi dengan pejabat pemerintah. Anda harus menghindarinya kecuali Anda menulis email kepada Presiden.

• Semoga harimu penuh berkah

Karena bernuansa religi, penutupan ini sebaiknya dihindari. Oleh karena itu, sama sekali tidak pantas dalam pesan bisnis.

• Wajah tersenyum

Jika Anda pernah mempertimbangkan untuk meletakkan wajah tersenyum atau emoji lainnya di akhir email Anda, Anda harus berpikir dua kali. Pesan apa yang ingin Anda sampaikan kepada orang lain dengan cara ini? Akankah mereka memahaminya dengan cara yang benar? Itu hanya akan cocok dengan email ramah yang diakhiri dengan lelucon.

Ada lusinan cara untuk menandatangani email . Sebelum memilih satu, Anda harus selalu berpikir apakah itu sesuai untuk kasus khusus ini dan apakah penerima Anda memahaminya dengan cara yang sama seperti Anda. Jika Anda tidak yakin, pergilah dengan salah satu penutupan universal yang diuraikan dalam paragraf berikut.

Praktik terbaik sign-off email

Sebuah studi oleh Boomerang mendaftar email sign-off dengan tingkat respons terbesar (lebih dari 50%). Berikut delapan di antaranya:

• Terima kasih sebelumnya - 65,7%
• Terima kasih - 63%
• Terima kasih - 57,9%
• Salam - 54,4%
• Salam hangat - 53,9%
• Salam - 53,5%
• Salam Hormat - 52,9%
• Terbaik - 51,2%

Gambar milik Boomerang

Mari kita lihat praktik terbaik sign-off email lebih dekat. Mereka akan sedikit berbeda dalam email bisnis dibandingkan dengan email informal, atau ramah.

Penandatanganan email bisnis

Pertama-tama, disarankan agar Anda menggunakan tanda tangan yang tepat saat Anda menandatangani email bisnis . Tanda tangan bisnis harus terdiri dari yang berikut:

• Garis penutup
• Nama Anda (dalam banyak kasus, nama depan dan belakang)
• Jabatan Anda di perusahaan
• Nama perusahaan
• Situs web perusahaan Anda
• Detail kontak bisnis Anda
• logo perusahaan

Opsional juga: foto Anda (foto kepala), tautan ke profil sosial yang relevan, informasi tambahan, seperti tautan, spanduk promosi atau pemasaran, dll. Jika Anda ingin mengetahui apa yang disertakan oleh profesional lain dalam persetujuan bisnis mereka, Anda dapat lihat laporan Pemasaran Email Keadaan Bisnis kami. Kami menyurvei lebih dari 750 pemasar dan pemilik bisnis untuk mengetahui praktik terbaik dan tantangan yang dihadapi saat menerapkan tanda tangan email profesional dalam komunikasi bisnis.

Adapun penutup, Anda dapat memilih salah satu dari ini sebelum nama Anda:

• Salam , Salam Hormat , atau Salam Hormat
• Terima kasih , Terima kasih sebelumnya , atau Terima kasih . Pastikan itu tidak terdengar memaksa dan Anda benar-benar memiliki sesuatu untuk berterima kasih.
• Hormat kami (walaupun mungkin terdengar agak sok)
• Harapan terbaik (pikirkan dulu apakah itu sesuai untuk kasus khusus Anda)
• Terbaik (walaupun terkadang tampak agak membosankan)
• Berharap untuk mendengar dari Anda segera . Gunakan hanya jika Anda benar-benar mengharapkan penerima Anda untuk membalas. Juga, jika Anda menggunakan penutup yang dimulai dengan "Harapan untuk", maka Anda harus menambahkan lebih banyak konteks ke dalamnya.
• Semoga hari Anda menyenangkan adalah cara lain yang sopan dan baik hati untuk mengakhiri email. Anda juga dapat mencoba mengganti "hebat" dengan sinonim, seperti "indah", "indah", atau "luar biasa".

Sign-off email yang kurang formal

Saat menulis pesan ke teman, tidak perlu menggunakan tanda tangan email lengkap. Anda bisa pergi dengan garis penutup dan nama Anda di akhir. Berikut adalah beberapa tanda ramah yang baik:

• Terima kasih . Ia bekerja di hampir setiap kasus. Jika Anda memiliki sesuatu untuk berterima kasih, maka Anda harus melakukannya.
• Cheers adalah tanda yang sempurna untuk email informal. Sekali lagi, menurut Boomerang , itu akan memberi Anda tingkat respons tertinggi setelah "terima kasih." Namun, Anda harus tahu bahwa penutupan ini sebagian besar digunakan di Inggris dan Eropa.
• Salam hangat adalah alternatif yang lebih ramah untuk "Salam" atau hanya "Salam." Ini harus bekerja dalam hal apapun.
• Cinta atau Banyak Cinta adalah cara untuk menandatangani email ke teman atau anggota keluarga yang sangat baik. Jangan menggunakannya dengan sembarang orang.
• Atau, Anda dapat menulis Pelukan kepada teman dekat di akhir email Anda.
• Berhati-hatilah juga merupakan cara informal yang sangat baik untuk mengakhiri email. Meskipun Anda harus memastikan bahwa orang yang Anda tuju tidak menentangnya (atau menggunakannya sendiri).

Kesimpulan

Singkatnya, izinkan kami mengatakan bahwa Anda harus selalu menandatangani email Anda dengan penutupan yang tepat. Sementara dalam email bisnis Anda biasanya memerlukan tanda tangan bisnis lengkap dengan nama, logo, dan detail kontak organisasi Anda, Anda lebih fleksibel dengan email informal.

Dan ingat hal-hal yang harus Anda hindari dalam penutupan email Anda:

• Kutipan tanda tangan
• Kata dan frasa yang mungkin memiliki arti ganda
• Sign-off yang mungkin menyarankan hubungan yang lebih intim dengan penerima daripada yang Anda miliki saat ini
• Penutupan kuno
• Emoji yang mungkin disalahpahami
• Singkatan atau kontraksi