Non farlo mai! Le peggiori firme via e-mail

1. Che cos'è un'e-mail di approvazione?
2. Esempi di cattiva approvazione
3. Procedure consigliate per la disconnessione tramite e-mail
4. Approvazioni e-mail aziendali
5. Firme e-mail meno formali

Strumenti utili:
1. Newoldstamp - Marketing delle firme e-mail
2. Mailchimp - Generatore di email e mittente
3. Reply.io: contatti e-mail personali, chiamate e attività
4. RocketLink - Il tuo linker breve di marca
5. Canva - Strumento online per la creazione di progetti

Ricordi l'ultima email che hai inviato, sia formale che indirizzata a un amico? Cosa hai scritto alla fine, seguendo il messaggio stesso? Avevi una firma? O hai semplicemente inserito una chiusura standard, come "Cordiali saluti"? O non hai incluso alcun segno di approvazione?

Molti terminano un'e-mail con "Migliore" o "Saluti" o firme simili. Quanto sono bravi in ​​termini di etichetta e-mail? In quali casi ringraziare una persona e quando è corretto dire “Tanto amore”? E quando è necessario includere una firma completa? In questo articolo, esamineremo alcune parole e frasi di approvazione che sono assolutamente vietate per le e-mail aziendali. Vedrai anche alcuni ottimi esempi di come terminare le tue email.

Che cos'è un'e-mail di approvazione?

Un'e-mail di approvazione, un'e-mail di chiusura o un messaggio di approvazione è ciò che viene visualizzato alla fine dell'e-mail dopo il corpo del testo. Di solito, consiste in una frase di chiusura seguita dal tuo nome. Nella corrispondenza commerciale, un'approvazione include anche una firma e-mail completa.

Perché hai bisogno di un'e-mail di firma in primo luogo?

• Questo è ciò che richiede l'etichetta e-mail. È solo educato aggiungere qualcosa alla fine, almeno il tuo nome e una frase standard come "Cordiali saluti", ringraziare qualcuno per aver dedicato del tempo a leggere il messaggio o augurare una buona giornata al destinatario.
• Le persone hanno bisogno di una chiusura. Devi segnalare che il tuo messaggio è giunto al termine. È come comunicare con un apparecchio radio in cui finisci le tue singole trasmissioni con "Over" per far sapere alle altre persone che è il loro turno di parlare.
• La tua email è sia un messaggio che una lettera. Quando scrivi lettere, di solito le firmi.
• Un'approvazione può fungere da messaggio di per sé. Per sua natura complementare, può fornire al tuo interlocutore alcune informazioni aggiuntive, come i tuoi dettagli di contatto.
• Come firma aziendale a tutti gli effetti, la tua approvazione può anche essere un utile strumento di marketing. Potrebbe, ad esempio, aiutarti ad aumentare la percentuale di clic o fungere da invito a interagire con il tuo marchio.

Devi usare le tue firme in modo strategico. Prima di inviare un'e-mail, pensa a quale sia il suo scopo e progetta la tua chiusura di conseguenza.

Prima di tutto, vediamo come non dovresti terminare i tuoi messaggi.

Esempi di cattiva approvazione

Ecco un elenco di frasi e pratiche di approvazione che dovresti evitare.

• Usando le virgolette

Potresti aver visto da qualche parte che puoi terminare il tuo messaggio con una citazione. Non farlo. Le citazioni, di ispirazione o meno, potrebbero confondere il destinatario. Potrebbero fraintendere la tua intenzione iniziale, il che potrebbe portare a problemi di comunicazione. In alternativa, il tuo interlocutore potrebbe semplicemente non essere d'accordo con la citazione.

• Firme di grandi dimensioni

Non scrivere troppo alla fine della tua email. Sarà sufficiente una chiusura di una frase. Se stai utilizzando una firma e-mail aziendale, non superare le cinque righe. Perché dovrebbe impiegare più tempo a leggere la tua chiusura di quanto una persona abbia impiegato a leggere l'e-mail stessa?

• Nessuna chiusura

È anche negativo se non includi alcuna approvazione. Dovresti almeno mettere il tuo nome alla fine preceduto da una frase di chiusura standard. Nelle e-mail aziendali, è essenziale disporre di una firma professionale, in modo che il destinatario possa accedere facilmente ai dati di contatto o aziendali.

L'unico momento in cui la chiusura non è necessaria è quando c'è una catena di conversazioni. Può essere sufficiente usare la tua firma una sola volta.

• Inviato dal mio iPhone

Faresti meglio a evitare questa approvazione specifica per Apple a meno che tu non voglia che il tuo messaggio sia "A proposito, ho un iPhone. Ho ancora problemi ad abituarmi alla sua tastiera, quindi agli errori di battitura. Esistono anche versioni creative di questa approvazione, che possono essere utilizzate nei messaggi informali. Tuttavia, le battute inviate dal mio iPhone invecchiano rapidamente e raramente sono divertenti da leggere più di una volta.

• Grazie / Rgrds

Non utilizzare nemmeno tali abbreviazioni alla fine delle tue e-mail. Prima di tutto, non dovrebbe essere così difficile per te scrivere le parole complete. In secondo luogo, non tutti i tuoi destinatari possono capirli.

• Stai attento

Sebbene sembri un'approvazione informale perfettamente normale, alcune persone ne sono sospettose. Per alcuni, potrebbe sembrare come se li stessi avvertendo che sta succedendo qualcosa di brutto. Augurare loro semplicemente una buona giornata, invece, sarebbe un messaggio di gran lunga migliore.

• Attendiamo un vostro riscontro

Sebbene questa chiusura sia considerata un classico, appare troppo formale e superata. Per alcuni, potrebbe persino sembrare minaccioso, come se stessi dicendo "Farai meglio a scrivermi presto, altrimenti..."

• Distinti saluti e cordiali saluti

Questo tipo di chiusure suona finto. Puoi ancora usarli con la persona amata durante la fase della luna di miele, ma solo se non ti senti a disagio per entrambi.

• Rispettosamente

Questa approvazione è considerata appropriata esclusivamente in corrispondenza con i funzionari governativi. Dovresti evitarlo a meno che tu non stia scrivendo un'e-mail al Presidente.

• Buona giornata

A causa della sua sfumatura religiosa, è meglio evitare questa chiusura. Pertanto, è del tutto inappropriato nei messaggi commerciali.

• Una faccina sorridente

Se hai mai pensato di mettere una faccina sorridente o qualsiasi altra emoji alla fine della tua e-mail, dovresti pensarci due volte. Quale messaggio vuoi comunicare all'altra persona in questo modo? Lo capiranno nel modo giusto? Si adatterebbe solo a un'e-mail amichevole che si conclude con una battuta.

Ci sono dozzine di modi per firmare un'e-mail . Prima di sceglierne uno, dovresti sempre pensare se è appropriato in questo caso particolare e se il tuo destinatario lo capisce come te. Se non sei sicuro, scegli una delle chiusure universali descritte nei paragrafi seguenti.

Best practice per la disconnessione tramite e-mail

Uno studio di Boomerang ha elencato le firme via e-mail con i tassi di risposta più elevati (oltre il 50%). Eccone otto:

• Grazie in anticipo - 65,7%
• Grazie - 63%
• Grazie - 57,9%
• Saluti - 54,4%
• Cordiali saluti - 53,9%
• Saluti - 53,5%
• Cordiali saluti - 52,9%
• Migliore - 51,2%

Immagine per gentile concessione di Boomerang

Esaminiamo più da vicino le best practice per l'approvazione dell'e-mail. Saranno leggermente diversi nelle e-mail aziendali rispetto alle e-mail informali o amichevoli.

Approvazioni e-mail aziendali

Prima di tutto, è consigliabile utilizzare una firma adeguata quando si firma un'e-mail aziendale . Una firma aziendale dovrebbe essere composta da quanto segue:

• Una linea di chiusura
• Il tuo nome (nella maggior parte dei casi, sia nome che cognome)
• Il tuo titolo in azienda
• Nome dell 'azienda
• Il sito web della tua azienda
• I dati di contatto della tua attività
• Il logo dell'azienda

Facoltativi sono anche: la tua foto (un primo piano), i link ai relativi profili social, informazioni aggiuntive, come link, banner promozionali o di marketing, ecc. Se vuoi sapere cosa includono altri professionisti nelle loro firme commerciali, puoi dai un'occhiata al nostro rapporto sull'email marketing sullo stato dell'attività. Abbiamo intervistato più di 750 esperti di marketing e imprenditori per scoprire sia le migliori pratiche che le sfide affrontate durante l'implementazione di firme e-mail professionali nelle comunicazioni aziendali.

Per quanto riguarda le chiusure, puoi sceglierne una prima del tuo nome:

• Saluti , distinti saluti , o cordiali saluti
• Grazie , grazie in anticipo , o grazie . Assicurati che non suoni invadente e hai davvero qualcosa per cui ringraziare.
• Sinceramente (anche se potrebbe sembrare un po' pretenzioso)
• I migliori auguri (pensa prima di tutto se è appropriato nel tuo caso particolare)
• Migliore (anche se a volte sembra un po' noioso)
• Spero di sentirti presto . Usalo solo se ti aspetti davvero che il tuo destinatario risponda. Inoltre, se stai utilizzando la chiusura che inizia con "Speranza di", dovresti aggiungere più contesto ad essa.
• Buona giornata è un altro modo educato e di buon cuore per terminare un'e-mail. Puoi anche provare a sostituire "ottimo" con sinonimi, come "bello", "splendido" o "meraviglioso".

Approvazioni e-mail meno formali

Quando si scrive un messaggio a un amico, non è necessario utilizzare firme e-mail complete. Puoi semplicemente andare con una riga di chiusura e il tuo nome alla fine. Ecco alcuni dei buoni saluti amichevoli:

• Grazie . Funziona in quasi tutti i casi. Se hai qualcosa per cui ringraziare, allora dovresti sicuramente provarci.
• Cheers è un segno perfetto per un'e-mail informale. Ancora una volta, secondo Boomerang , otterrai il più alto tasso di risposta dopo "grazie". Dovresti, tuttavia, sapere che questa chiusura è utilizzata principalmente nel Regno Unito e in Europa.
• I più cordiali saluti è un'alternativa più amichevole a "Cordiali saluti" o semplicemente "Saluti". Dovrebbe funzionare in ogni caso.
• Love or Lots of love è un modo per firmare un'e-mail a un buon amico o a un familiare. Non usarlo con chiunque.
• In alternativa, puoi scrivere Abbracci a un caro amico alla fine della tua e-mail.
• Prendersi cura è anche un ottimo modo informale per terminare un'e-mail. Anche se devi assicurarti che la persona a cui stai scrivendo non abbia nulla in contrario (o lo usi da sola).

Conclusione

Per riassumere, diciamo che dovresti sempre firmare la tua email con una chiusura adeguata. Mentre nelle e-mail aziendali normalmente hai bisogno di una firma aziendale completa con il nome, il logo e i dettagli di contatto della tua organizzazione, sei più flessibile con le e-mail informali.

E ricorda le cose che dovresti evitare nelle chiusure e-mail:

• Citazioni di firma
• Parole e frasi che potrebbero avere un doppio significato
• Approvazioni che potrebbero suggerire una relazione più intima con un destinatario di quella che hai attualmente
• Chiusure vecchio stile
• Emoji che potrebbero essere fraintese
• Abbreviazioni o contrazioni