Ne faites jamais ça ! Les pires signatures d'e-mails

1. Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?
2. Exemples de mauvaise signature
3. Meilleures pratiques de signature des e-mails
4. Signatures des e-mails professionnels
5. Signatures d'e-mails moins formelles

Outils utiles:
1. Newoldstamp - Marketing par signature électronique
2. Mailchimp - Créateur et expéditeur d'e-mails
3. Reply.io - Contacts personnels par e-mail, appels et tâches
4. RocketLink - Votre linker court de marque
5. Canva - Outil en ligne pour créer des designs

Vous souvenez-vous du dernier e-mail que vous avez envoyé, à la fois formel et adressé à un ami ? Qu'avez-vous écrit à la toute fin, après le message lui-même ? Aviez-vous une signature? Ou venez-vous de mettre une conclusion standard, telle que "Meilleures salutations" ? Ou n'avez-vous inclus aucune approbation?

Beaucoup terminent un e-mail par «Best» ou «Cordialement», ou des approbations similaires. À quel point sont-ils bons en termes d'étiquette de courrier électronique ? Dans quels cas faut-il remercier une personne et quand faut-il dire « Beaucoup d'amour » ? Et quand devez-vous inclure une signature complète ? Dans cet article, nous examinerons certains mots et expressions de signature qui sont absolument interdits pour les e-mails professionnels. Vous verrez également d'excellents exemples de la manière de mettre fin à vos e-mails.

Qu'est-ce qu'une signature d'e-mail ?

Une signature d'e-mail, une fermeture d'e-mail ou un message de signature , est ce qui vient à la fin de votre e-mail après le corps du texte. Habituellement, il se compose d'une phrase de clôture suivie de votre nom. Dans la correspondance commerciale, une signature comprend également une signature électronique complète.

Pourquoi avez-vous besoin d'une signature par e-mail en premier lieu ?

• C'est ce que l'étiquette des e-mails exige. Il n'est que poli d'ajouter quelque chose à la fin, au moins votre nom et une phrase standard comme « Cordialement », remercier quelqu'un d'avoir pris le temps de lire le message ou souhaiter une bonne journée à votre destinataire.
• Les gens ont besoin d'une fermeture. Vous devez signaler que votre message est terminé. C'est similaire à la communication avec un poste de radio où vous terminez vos transmissions individuelles avec "Over" pour faire savoir aux autres personnes que c'est à leur tour de parler.
• Votre email est à la fois un message et une lettre. Lorsque vous écrivez des lettres, vous les signez généralement.
• Une signature peut servir de message en soi. De nature complémentaire, il peut fournir à votre interlocuteur certaines informations complémentaires, telles que vos coordonnées.
• En tant que signature commerciale à part entière, votre signature peut également être un outil marketing utile. Cela pourrait, par exemple, vous aider à augmenter votre taux de clics ou agir comme une invitation à interagir avec votre marque.

Vous devez utiliser vos approbations de manière stratégique. Avant d'envoyer un e-mail, réfléchissez à son objectif et concevez votre conclusion en conséquence.

Tout d'abord, voyons comment vous ne devriez pas terminer vos messages.

Mauvais exemples de signature

Voici une liste de phrases et de pratiques de signature que vous devriez éviter.

• Utiliser des guillemets

Vous avez peut-être vu quelque part que vous pouvez terminer votre message par une citation. Ne fais pas ça. Les citations, inspirantes ou non, peuvent dérouter le destinataire. Ils pourraient mal comprendre votre intention initiale, ce qui pourrait entraîner une mauvaise communication. Alternativement, votre interlocuteur pourrait tout simplement être en désaccord avec le devis.

• Signatures surdimensionnées

N'écrivez pas trop à la fin de votre e-mail. Une conclusion d'une phrase suffira. Si vous utilisez une signature d'e-mail professionnelle, ne la faites pas dépasser cinq lignes. Pourquoi cela devrait-il prendre plus de temps à lire votre conclusion qu'une personne à lire l'e-mail lui-même ?

• Pas de fermeture

C'est également mauvais si vous n'incluez aucune approbation du tout. Vous devez au moins mettre votre nom à la fin précédé d'une phrase de clôture standard. Dans les e-mails professionnels, il est essentiel que vous ayez une signature professionnelle, afin que le destinataire puisse facilement accéder à vos coordonnées ou à vos coordonnées professionnelles.

Le seul moment où la fermeture n'est pas nécessaire est lorsqu'il y a une chaîne de conversation. Il peut suffire d'utiliser votre signature une seule fois.

• Envoyé de mon iPhone

Vous feriez mieux d'éviter cette signature spécifique à Apple à moins que vous ne vouliez que votre message soit "Au fait, j'ai un iPhone. J'ai encore du mal à m'habituer à son clavier, donc les fautes de frappe. Il existe également des versions créatives de cette signature, qui peuvent être utilisées dans des messages informels. Pourtant, les blagues envoyées depuis mon iPhone vieillissent rapidement et sont rarement amusantes à lire plus d'une fois.

• Merci / Rgrds

N'utilisez pas non plus de telles abréviations à la fin de vos e-mails. Tout d'abord, cela ne devrait pas vous poser trop de problèmes d'écrire les mots en entier. Deuxièmement, tous vos destinataires ne peuvent pas les comprendre.

• Prenez soin de vous

Bien que cela semble être une approbation informelle parfaitement normale, certaines personnes s'en méfient. Pour certains, cela peut donner l'impression que vous les avertissez que quelque chose de mal va arriver. Leur souhaiter simplement une bonne journée serait plutôt un bien meilleur message.

• Hâte de vous entendre

Bien que cette fermeture soit considérée comme un classique, elle apparaît comme trop formelle et dépassée. Pour certains, cela pourrait même sembler menaçant, comme si vous disiez « Vous feriez mieux de m'écrire bientôt, sinon… »

• Bien à vous et fidèlement

Ce genre de fermetures sonne juste faux. Vous pouvez toujours les utiliser avec votre bien-aimé pendant la phase de lune de miel, mais seulement si cela ne vous semble pas gênant à tous les deux.

• Avec respect

Cette approbation est considérée comme appropriée uniquement dans la correspondance avec les représentants du gouvernement. Vous devriez l'éviter à moins que vous n'écriviez un courriel au président.

• Passez une journée bénie

En raison de sa teinte religieuse, cette fermeture est à éviter. Par conséquent, il est tout à fait inapproprié dans les messages commerciaux.

• Un visage souriant

Si jamais vous envisagez de mettre un smiley ou tout autre emoji à la fin de votre e-mail, vous devriez y réfléchir à deux fois. Quel message voulez-vous communiquer à l'autre personne de cette façon ? Le comprendront-ils de la bonne manière ? Cela ne rentrerait que dans un e-mail amical qui se termine par une blague.

Il existe des dizaines de façons de signer un e-mail . Avant d'en choisir un, vous devez toujours vous demander s'il est approprié dans ce cas particulier et si votre destinataire le comprend de la même manière que vous. Si vous n'êtes pas sûr, optez pour l'une des fermetures universelles décrites dans les paragraphes suivants.

Meilleures pratiques de signature des e-mails

Une étude de Boomerang a répertorié les e-mails signés avec les taux de réponse les plus élevés (plus de 50%). Voici les huit d'entre eux:

• Merci d'avance - 65,7%
• Merci - 63%
• Merci - 57,9%
• Bravo - 54,4%
• Cordialement - 53,9%
• Cordialement - 53,5%
• Cordialement - 52,9%
• Meilleur - 51,2 %

Image reproduite avec l'aimable autorisation de Boomerang

Examinons de plus près les meilleures pratiques de signature des e-mails. Ils seront un peu différents dans les e-mails professionnels par rapport aux e-mails informels ou amicaux.

Signatures des e-mails professionnels

Tout d'abord, il est conseillé d'utiliser une signature appropriée lorsque vous vous déconnectez d'un e-mail professionnel . Une signature commerciale doit comprendre les éléments suivants :

• Une ligne de clôture
• Votre nom (dans la plupart des cas, prénom et nom de famille)
• Votre titre dans l'entreprise
• Nom de l'entreprise
• Le site Web de votre entreprise
• Vos coordonnées professionnelles
• Le logo de l'entreprise

Sont également facultatifs : votre photo (un portrait), des liens vers les profils sociaux pertinents, des informations supplémentaires, telles que des liens, des bannières promotionnelles ou marketing, etc. Si vous souhaitez savoir ce que d'autres professionnels incluent dans leurs signatures commerciales, vous pouvez consultez notre rapport State of Business Email Marketing. Nous avons interrogé plus de 750 spécialistes du marketing et propriétaires d'entreprise pour découvrir à la fois les meilleures pratiques et les défis rencontrés lors de la mise en œuvre de signatures électroniques professionnelles dans les communications d'entreprise.

En ce qui concerne les fermetures, vous pouvez en choisir une avant votre nom :

• Cordialement , Cordialement ou Cordialement
• Merci , Merci d'avance ou Merci . Assurez-vous que cela ne semble pas insistant et que vous avez vraiment quelque chose à remercier.
• Cordialement (même si cela peut sembler un peu prétentieux)
• Meilleurs voeux (pensez d'abord si cela est approprié dans votre cas particulier)
• Meilleur (même si cela semble parfois un peu ennuyeux)
• J'espère avoir de vos nouvelles bientôt . Utilisez-le uniquement si vous vous attendez vraiment à ce que votre destinataire vous réponde. De plus, si vous utilisez la fermeture qui commence par "Hope to", vous devez y ajouter plus de contexte.
• Passez une bonne journée est une autre façon polie et généreuse de mettre fin à un e-mail. Vous pouvez également essayer de remplacer "génial" par des synonymes, tels que "charmant", "splendide" ou "merveilleux".

Signatures d'e-mails moins formelles

Lorsque vous écrivez un message à un ami, il n'est pas nécessaire d'utiliser des signatures d'e-mail complètes. Vous pouvez simplement y aller avec une ligne de clôture et votre nom à la fin. Voici quelques-unes des bonnes approbations amicales :

• Merci . Cela fonctionne dans presque tous les cas. Si vous avez quelque chose à remercier, alors vous devriez certainement y aller.
• Cheers est une signature parfaite pour un e-mail informel. Encore une fois, selon Boomerang , vous obtiendrez le taux de réponse le plus élevé après "merci". Vous devez cependant savoir que cette fermeture est principalement utilisée au Royaume-Uni et en Europe.
• Les salutations les plus chaleureuses sont une alternative plus conviviale à "Meilleures salutations" ou simplement "Cordialement". Cela devrait fonctionner dans tous les cas.
• L'amour ou beaucoup d'amour est un moyen de signer un e-mail à un très bon ami ou à un membre de la famille. Ne l'utilisez pas avec n'importe qui.
• Alternativement, vous pouvez écrire Hugs à un ami proche à la fin de votre e-mail.
• Faites attention est également un excellent moyen informel de mettre fin à un e-mail. Cependant, vous devez vous assurer qu'une personne à qui vous écrivez n'a rien contre (ou l'utilise elle-même).

Conclusion

Pour résumer, disons que vous devez toujours signer votre e-mail avec une fermeture appropriée. Alors que dans les e-mails professionnels, vous avez normalement besoin d'une signature professionnelle à part entière avec le nom, le logo et les coordonnées de votre organisation, vous êtes plus flexible avec les e-mails informels.

Et rappelez-vous les choses que vous devriez éviter dans vos fermetures d'e-mails :

• Signer les devis
• Mots et expressions pouvant avoir un double sens
• Les approbations qui pourraient suggérer une relation plus intime avec un destinataire que celle que vous avez actuellement
• Fermetures à l'ancienne
• Emojis qui pourraient être mal compris
• Abréviations ou contractions