Cum să găsiți și să angajați un asistent virtual

Un asistent virtual sau un VA, după cum sugerează și numele, este un asistent care vă ajută și vă sprijină afacerea virtual. Acest lucru nu înseamnă neapărat că persoana respectivă este un robot. Înseamnă doar că el/ea se află într-o locație îndepărtată și este suficient de competent pentru a vă ajuta să vă îndepliniți sarcinile.

Lectură recomandată : Ce este un asistent virtual și ce face un VA

Motivul major pentru care conceptul de asistent virtual a câștigat popularitate în ultima vreme se datorează progresului tehnologiei. Din cauza prezenței unei forțe de muncă dispersate și/sau a altor circumstanțe neprevăzute, companiile trec acum la funcționarea de la distanță.

Angajații și directorii nu mai trebuie să fie prezenți fizic în aceeași cameră, sau chiar în aceeași clădire, mai exact. Internetul joacă rolul unui agent obligatoriu și permite VA-urilor să fie conectate la proprietarii de afaceri cu ajutorul unui software de ultimă generație legat de afaceri .

Deci, cum procedați, ca proprietar de afaceri, pentru a găsi și a angaja cei mai buni asistenți virtuali?

De ce să alegeți VA în detrimentul freelancerilor

Să începem cu începutul. Înainte de a decide cum să angajeze asistenți virtuali și de unde să-i angajeze, companiile trebuie să înțeleagă diferența subtilă dintre un asistent virtual și un freelancer.

Cel mai mare factor de diferențiere între VA și freelanceri este loialitatea . Când vine vorba de freelanceri, ei sunt loiali oricui le plătește salariul. Prin urmare, ar putea exista circumstanțe în care un freelancer ar putea lucra pentru mai multe companii dintr-o dată.

Deși un astfel de aranjament nu este neapărat un lucru rău, a avea un freelancer care lucrează pentru tine, pe lângă faptul că lucrează pentru altcineva, ar putea duce la ineficiențe și la o valoare îndoielnică.

Cu asistenții virtuali, pe de altă parte, lucrurile stau diferit. Întreprinderile pot avea pe cineva care lucrează exclusiv pentru ei cu normă întreagă și nu au o situație în care munca este împărțită. Este asemănător cu a avea pe cineva pe statul tău de plată, doar în acest caz că cineva nu este angajat permanent.

Imaginați-vă că sunteți proprietar de afaceri și căutați pe cineva care să vă ajute cu sarcinile de gestionare a comunității. Să presupunem că ați continuat și ați angajat pe cineva de pe un site web independent pentru o perioadă limitată de timp. Mergi înainte și îmbarcă persoana și o antrenezi pe deplin.

Conceptul izometric de servicii freelanceri cu loc de text. Șablon de pagină de destinație.

Odată ce contractul se încheie, va trebui să treceți peste tot de la zero - un fenomen care nu este doar consumator de timp, ci și o risipă de resurse. Este adevărat că angajarea de freelanceri ar putea fi varianta mai ieftină, dar pe termen lung cu siguranță nu merită efortul.

Prin urmare, proprietarii de afaceri, care doresc să-și gestioneze operațiunile de bază, nu ar trebui să aibă oameni noi care să intre și să iasă cu bicicleta la fiecare două până la trei săptămâni. În schimb, ar trebui să angajeze asistenți virtuali, care înțeleg ce reprezintă compania lor, cine sunt clienții și sunt în ea pe termen lung.

Dezvoltați-vă afacerea prin externalizarea sarcinilor grele către serviciile de marketing Vendasta!

Ai un motiv să angajezi VA

Este de la sine înțeles că, dacă companiile caută să angajeze asistenți virtuali, probabil că au deja un motiv solid pentru a face acest lucru.

Să recunoaștem, niciun proprietar de afaceri nu ar angaja un VA doar de dragul de a angaja pe cineva.

În plus, totuși, trebuie să existe o cantitate substanțială de muncă care trebuie făcută în timpul angajării și, în mod ideal, partea de angajare ar trebui să fie însoțită de un proces robust de integrare.

Ceea ce înseamnă aceasta este că companiile trebuie să angajeze întotdeauna asistenți virtuali având ceva cu care să se poată interacționa, deoarece trebuie să existe un rol clar pentru care o persoană este angajată.

La fel ca un interviu obișnuit de angajare, este imperativ ca companiile să testeze setul de abilități ale candidaților lor VA, punându-i să îndeplinească o sarcină înainte de a-i aduce la bord.

În funcție de rolul pentru care sunt angajați, asistenții virtuali trebuie să folosească ingredientele care le sunt furnizate și să creeze lucrurile pe care ați dori să le facă. Acesta ar putea fi orice, de la realizarea de copii derivate pentru un blog, producerea de videoclipuri sau scrierea unei postări pe rețelele sociale.

Cele șase etape ale angajării VA

Deși nu există un răspuns corect sau greșit atunci când este vorba de a sublinia numărul de pași pe care trebuie să-i facă o companie pentru a angaja un asistent virtual, credem că procesul optim are șase.

Crea

La fel ca toate celelalte angajări de locuri de muncă, primul pas în timpul angajării VA prevede că întreprinderile trebuie să creeze o postare de locuri de muncă relevantă online. O simplă căutare pe Google vă va oferi numeroase site-uri web unde companiile pot face acest lucru și vor avea acces la candidați calificați.

În această etapă a procesului, trebuie să vă îndreptați cu o mentalitate de a separa devreme boabele de pleava, deoarece după postare este posibil ca inbox-ul dvs. să fie inundat de e-mailuri.

Prin urmare, pentru a obține un VA de calitate la bord, este important ca postarea de locuri de muncă să comunice elementele esențiale legate de sarcină, precum și așteptările de la locul de muncă, înainte de timp, într-o manieră clară.

O strategie interesantă pe care renumitul expert în marketing digital, Dennis Yu, o implementează pentru a elimina candidații serioși de la pretendenți, este de a presăra o sarcină mică, cum ar fi ca VA să răspundă la anunțarea unui loc de muncă cu un anumit „ cheie ” în linia de subiect.

Dacă nu fac acest lucru, sunt eliminați din proces.

O astfel de abordare este elementară atunci când vine vorba de a sorta valul de răspunsuri pe care le-ați primi, deoarece arată cât de multă atenție acordă detaliilor un candidat. Puteți economisi timp și șterge răspunsurile care nu au cuvântul cheie în ele fără să deschideți e-mailul.

Trimite

Odată ce primiți răspunsurile și selectați asistenții virtuali doriti, următorul pas al procesului este să trimiteți candidaților niște conținut pentru a studia și să le solicitați să efectueze exerciții simple pe baza acestuia.

Procedând astfel, companiile vor cunoaște în profunzime abilitățile pe care le posedă VA. De exemplu, echipa lui Dennis Yu le trimite candidaților VA niște materiale de curs și apoi le cere fie să creeze un videoclip de un minut, fie să scrie un mic blog despre ceea ce au înțeles.

O astfel de practică îi ajută să înțeleagă cât de bine pot înțelege asistenții virtuali anumite subiecte, cât de repede pot acționa și, în sfârșit, cât de confortabil se simt cu comunicarea de la distanță.

Acest pas este esențial pentru întregul proces de angajare, deoarece îi ajută pe VA să înțeleagă conceptul sau obiectivul afacerii dvs. la un nivel mai profund, conducându-i astfel să fie mai productivi.

Completati

Următorul pas al procesului implică companiile care fac ca asistenții virtuali să completeze o fișă detaliată a obiectivelor personale. Scopul acestui lucru este să obțineți informații utile despre caracteristicile VA-urilor, precum și să verificați compatibilitatea dintre acestea și afacerea dvs.

Ultimul lucru pe care ți-l dorești este să ai o situație în care trebuie să lași pe cineva să plece după o perioadă scurtă de timp pentru că obiectivele lui nu s-au aliniat cu cultura și valorile companiei tale.

Dacă aceștia completează o fișă de obiective la începutul procesului de angajare, te-ar ajuta să înțelegi cum afacerea ta poate crea o relație sinergică cu asistenții virtuali și cum ai putea să-i ajuți cel mai bine să-și atingă obiectivele odată ce sunt pe deplin. bord.

Unele avantaje ale completării unei foi de obiective implică să cunoașteți nivelul lor de abilități perceput și să obțineți un avans în pregătirea unui plan de dezvoltare în conformitate cu nevoile lor.

Un pager

Ca următor pas al procesului, companiile trebuie să solicite asistenților virtuali să creeze o foaie de o pagină care conține toate informațiile legate de întregul proces de angajare.

Prin urmare, toate informațiile legate de CV-ul VA, videoclipurile pe care le-au făcut, blogul pe care l-au scris și foaia lor de obiective personale trebuie să fie prezente pe această foaie de o pagină.

Scopul acestui pas este de a analiza abilitățile organizatorice ale VA și de a testa cât de bine urmează instrucțiunile în timp ce lucrează de la distanță. În cele din urmă, o astfel de practică este, de asemenea, o modalitate excelentă pentru companii de a păstra un depozit al tuturor candidaților pentru un proces de angajare mai bun și mai eficient.

Interviu

Acum vine etapa interviului a procesului de angajare, în care ajungi să ai o interacțiune față în față cu asistenții virtuali într-un format video.

Întrucât interacțiunile dvs. cu VA, odată ce sunt la bord, ar fi complet online din cauza naturii la distanță a aranjamentului, profitați de această oportunitate de interviu video ca mijloc de a evalua dacă aranjamentul ar funcționa și cât de viabil ar fi pentru candidat. .

Video chat online pictogramă ilustrare vector design grafic

În timp ce fiecare proprietar de afaceri are propriul mod unic de a desfășura interviurile de angajare și, în general, are propriul set de întrebări gata, o tactică cheie în timpul unor astfel de interviuri ar trebui să fie de a face conversația cât mai mult posibil despre conținutul pe care l-a revizuit la pasul doi.

Prin urmare, clarificarea îndoielilor cu privire la conținutul care a fost trimis, adresarea întrebărilor legate de operațiunile companiei dvs. și eliminarea tuturor îndoielilor legate de lucrul la distanță ar fi subiecte bune de discutat.

Atribui

În cele din urmă, pe baza conținutului pe care l-ați trimis asistenților virtuali la pasul doi, acum este timpul ca aceștia să vă revină cu acele exerciții simple pe care li s-a cerut să le efectueze.

Acestea ar putea fi orice, de la crearea de videoclipuri de un minut la scrierea de bloguri scurte care explică orice a fost cerut. Acest pas este bariera finală între dvs. și VA și acționează ca o analiză a capacității acestora de a executa instrucțiunile într-un scenariu de lucru la distanță.

Odată ce asistenții virtuali trec acest pas, ești bine să-i angajezi și să-i aduci la bord.

Greșelile pe care oamenii le fac atunci când angajează VA

De-a lungul timpului, odată ce afacerile încep să se dezvolte și încep să primească mai mulți asistenți virtuali care să lucreze pentru ei, posibilitatea de a delega sarcini individuale, care sunt determinate de un anumit rol, este absolut esențială pentru a preveni epuizarea proprietarilor de afaceri.

Cu toate acestea, greșeala numărul unu pe care o fac companiile în astfel de circumstanțe este că încearcă să angajeze un super VA, în loc de mai multe VA, în încercarea de a economisi timp, efort și costuri.

Proprietarii de afaceri trebuie să înțeleagă că angajarea unui super VA, care promite să facă totul și să se ocupe de toate sarcinile, nu s-ar dovedi a fi o decizie de afaceri fructuoasă.

Dacă vă gândiți bine, credeți că o persoană, care spune că ar fi capabilă să se ocupe de mai multe sarcini, cum ar fi editarea video, scrierea de bloguri, pregătirea propunerilor și gestionarea comunicărilor în rețelele sociale, ar putea face acest lucru și ar fi foarte înalt. productiv și în același timp?

Raspunsul este nu! Potrivit lui Dennis Yu, chiar și acei oameni care au aproape 20 de ani de experiență în marketing nu vor putea să facă totul împreună și să fie de valoare în același timp.

Prin urmare, companiile trebuie să angajeze asistenți virtuali pentru un singur rol și să îi pună să facă un singur lucru.

Incepe astazi

Dacă sunteți pe gard în timp ce încercați să decideți dacă afacerea dvs. are de fapt nevoie de un asistent virtual sau nu, puneți-vă următoarele întrebări.

Când vine vorba de afacerea ta, ce faci care este repetitiv în fiecare zi? Ce faci zilnic care îți consumă mult timp și este ceva ce nu vrei cu adevărat să faci?

Ar putea fi organizarea de întâlniri, realizarea de rapoarte, crearea de prezentări, efectuarea de apeluri la rece sau ceva similar. Și dacă ești sincer, probabil vei găsi răspunsul pe care îl cauți.

Motivul numărul unu pentru care companiile angajează VA este acela de a aborda sarcini specifice care trebuie gestionate zilnic. Dacă nu aveți astfel de sarcini, atunci angajarea VA va fi doar un coșmar.

Când căutați să angajați lucrători la distanță, este ușor să vă gândiți că sunt doar programe software care funcționează în fundal. Cu toate acestea, având un scop clar pentru angajare, înțelegerea obiectivelor lor și conturarea unei căi de carieră pentru ei, atât afacerea dvs., cât și VA ar prospera cu adevărat.