Come trovare e assumere un assistente virtuale

Un assistente virtuale, o VA, come suggerisce il nome, è un assistente che aiuta e supporta virtualmente la tua attività. Questo non significa necessariamente che la persona sia un robot. Significa solo che lui / lei ha sede in una posizione remota ed è abbastanza competente per aiutarti a svolgere i tuoi compiti.

Letture consigliate : Cos'è un assistente virtuale e cosa fa un VA

Il motivo principale per cui il concetto di assistente virtuale ha guadagnato popolarità negli ultimi tempi è dovuto al progresso della tecnologia. A causa della presenza di una forza lavoro dispersa e/o di altre circostanze impreviste, le aziende stanno ora passando a lavorare in remoto.

Dipendenti e dirigenti non hanno più bisogno di essere fisicamente presenti nella stessa stanza, o anche nello stesso edificio per la precisione. Internet svolge il ruolo di agente vincolante e consente ai VA di essere collegati ai titolari di attività commerciali con l'aiuto di software all'avanguardia relativi al business .

Quindi, come fai tu come imprenditore a trovare e assumere i migliori assistenti virtuali?

Perché scegliere i VA rispetto ai freelance

Cominciando dall'inizio. Prima di decidere come assumere assistenti virtuali e da dove assumerli, le aziende devono comprendere la sottile differenza tra un assistente virtuale e un libero professionista.

Il più grande fattore di differenziazione tra VA e freelance è la lealtà . Quando si tratta di liberi professionisti, sono fedeli a chi paga loro lo stipendio. Pertanto, potrebbero esserci circostanze in cui un libero professionista potrebbe lavorare per più aziende contemporaneamente.

Sebbene un tale accordo non sia necessariamente una cosa negativa, avere un libero professionista che lavora per te, oltre a lavorare per qualcun altro, potrebbe portare a inefficienze e valore discutibile.

Con gli assistenti virtuali, invece, le cose sono diverse. Le aziende possono avere qualcuno che lavora esclusivamente per loro a tempo pieno e non avere una situazione in cui il lavoro è diviso. È come avere qualcuno sul libro paga, solo in questo caso che qualcuno non è un dipendente a tempo indeterminato.

Immagina di essere un imprenditore alla ricerca di qualcuno che ti aiuti con le attività di gestione della comunità. Supponiamo che tu sia andato avanti e abbia assunto qualcuno da un sito web freelance per un periodo di tempo limitato. Vai avanti e sali a bordo della persona e la alleni completamente.

Concetto isometrico di servizio freelance con posto di testo. Modello di pagina di destinazione.

Una volta terminato il contratto, dovresti quindi ripercorrere l'intera trafila da zero, un fenomeno che non richiede solo tempo, ma anche uno spreco di risorse. È vero che assumere freelance potrebbe essere l'opzione più economica, ma a lungo termine non ne vale assolutamente la pena.

Pertanto, gli imprenditori, che cercano di gestire le loro operazioni principali, non dovrebbero avere nuove persone che entrano e escono ogni due o tre settimane. Invece dovrebbero assumere assistenti virtuali, che capiscono cosa rappresenta la loro azienda, chi sono i clienti e sono in essa a lungo termine.

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Avere un motivo per assumere VA

Inutile dire che se le aziende sono alla ricerca di assumere assistenti virtuali, probabilmente hanno già una solida ragione per farlo.

Ammettiamolo, nessun imprenditore assumerebbe un VA solo per il gusto di assumere qualcuno.

In aggiunta a ciò, tuttavia, deve esserci una notevole quantità di lavoro da svolgere durante l'assunzione e, idealmente, la parte di assunzione dovrebbe essere accompagnata da un solido processo di onboarding.

Ciò significa che le aziende devono sempre assumere assistenti virtuali avendo qualcosa con cui possono interfacciarsi perché deve esserci un ruolo chiaro per cui una persona viene assunta.

Proprio come un normale colloquio di assunzione, è fondamentale che le aziende mettano alla prova le competenze dei loro candidati VA facendogli svolgere un compito prima di coinvolgerli.

A seconda del ruolo per cui vengono assunti, gli assistenti virtuali devono utilizzare gli ingredienti forniti e creare le cose che vorresti che facessero. Potrebbe trattarsi di qualsiasi cosa, dalla creazione di copie derivate per un blog, alla produzione di video o alla scrittura di un post sui social media.

Le sei fasi di assunzione di VA

Sebbene non ci sia una risposta giusta o sbagliata quando si tratta di delineare il numero di passaggi che un'azienda deve intraprendere per assumere un assistente virtuale, riteniamo che il processo ottimale ne abbia sei.

Creare

Proprio come tutte le altre assunzioni di lavoro, il primo passo durante l'assunzione di VA afferma che le aziende devono creare un annuncio di lavoro pertinente online. Una semplice ricerca su Google ti fornirà numerosi siti Web in cui le aziende possono farlo e ottenere l'accesso a candidati qualificati.

In questa fase del processo, devi entrare con una mentalità per separare il grano dalla pula all'inizio, perché dopo la pubblicazione è possibile che la tua casella di posta venga inondata di posta.

Pertanto, al fine di ottenere un VA di qualità a bordo, è importante che l'annuncio di lavoro comunichi gli elementi essenziali relativi all'attività, nonché le aspettative del lavoro, in anticipo in modo chiaro.

Una strategia interessante che il famoso esperto di marketing digitale, Dennis Yu, implementa per eliminare i candidati seri dai pretendenti, è quella di cospargere di un piccolo compito come fare in modo che i VA rispondano all'annuncio di lavoro con una specifica " parola chiave " nella riga dell'oggetto.

Se non lo fanno, vengono eliminati dal processo.

Un tale approccio è fondamentale quando si tratta di risolvere la raffica di risposte che otterresti perché mostra quanta attenzione ai dettagli offre un candidato. Puoi risparmiare tempo ed eliminare le risposte che non contengono la parola chiave senza nemmeno aprire l'e-mail.

Inviare

Dopo aver ottenuto le risposte e aver selezionato gli assistenti virtuali desiderati, il passaggio successivo del processo è inviare ai candidati alcuni contenuti da studiare e far eseguire semplici esercizi basati su quello.

Ciò consentirà alle aziende di conoscere in modo approfondito le competenze che i VA possiedono. Ad esempio, il team di Dennis Yu invia ai candidati VA del materiale del corso e poi chiede loro di creare un video di un minuto o di scrivere un piccolo blog su ciò che hanno capito.

Tale pratica li aiuta a capire quanto bene gli assistenti virtuali possono cogliere determinati argomenti, quanto velocemente possono agire e, infine, quanto sono a loro agio con la comunicazione remota.

Questo passaggio è fondamentale per l'intero processo di assunzione perché aiuta i VA a comprendere il concetto o l'obiettivo della tua attività a un livello più profondo, portandoli così a essere più produttivi.

Riempire

Il passaggio successivo del processo prevede che le aziende facciano in modo che gli assistenti virtuali compilino un foglio dettagliato degli obiettivi personali. Lo scopo di questo è per te ottenere informazioni utili sulle caratteristiche dei VA, nonché verificare la compatibilità tra loro e la tua attività.

L'ultima cosa che vuoi è avere una situazione in cui devi lasciare andare qualcuno dopo un breve periodo di tempo perché i suoi obiettivi non erano in linea con la cultura e i valori della tua azienda.

Fargli compilare una scheda degli obiettivi all'inizio del processo di assunzione ti aiuterebbe a capire come la tua azienda può creare un rapporto sinergico con gli assistenti virtuali e come potresti aiutarli al meglio a raggiungere i loro obiettivi una volta che sono completamente attivi asse.

Alcuni vantaggi della compilazione di un foglio degli obiettivi implicano la conoscenza del loro livello di abilità percepito e un vantaggio nella preparazione di un piano di sviluppo in base alle loro esigenze.

Un pager

Come passaggio successivo del processo, le aziende devono fare in modo che gli assistenti virtuali creino un foglio di una pagina che contiene tutte le informazioni relative all'intero processo di assunzione al suo interno.

Pertanto, tutte le informazioni relative al curriculum del VA, ai video che hanno realizzato, al blog che hanno scritto e al foglio degli obiettivi personali devono essere presenti su questo foglio di una pagina.

Lo scopo di questo passaggio è analizzare le capacità organizzative dei VA e testare quanto bene seguono le istruzioni mentre lavorano da remoto. Infine, una tale pratica è anche un ottimo modo per le aziende di mantenere un archivio di tutti i candidati per un processo di assunzione migliore e più efficiente.

Colloquio

Ora arriva la fase del colloquio del processo di assunzione, in cui puoi avere un'interazione faccia a faccia con gli assistenti virtuali in un formato basato su video.

Poiché le tue interazioni con i VA, una volta che sono a bordo, sarebbero completamente online a causa della natura remota dell'accordo, cogli questa opportunità di colloquio video come mezzo per valutare se l'accordo funzionerebbe e quanto sarebbe fattibile per il candidato .

Video chat online icona illustrazione vettoriale graphic design

Mentre ogni imprenditore ha il proprio modo unico di condurre colloqui di lavoro e generalmente ha la propria serie di domande pronte, una tattica chiave durante tali colloqui dovrebbe essere quella di rendere la conversazione il più possibile sul contenuto che ha esaminato nel passaggio due.

Pertanto, chiarire i dubbi sul contenuto che è stato inviato, porre domande relative alle operazioni della tua azienda e chiarire tutti i dubbi sul lavoro a distanza sarebbero buoni argomenti di discussione.

Assegnare

Infine, in base al contenuto che hai inviato agli assistenti virtuali nel passaggio due, è giunto il momento che loro ti rispondano con quei semplici esercizi che gli è stato chiesto di eseguire.

Questi potrebbero essere qualsiasi cosa, dalla creazione di video di un minuto alla scrittura di brevi blog che spiegano tutto ciò che è stato chiesto. Questo passaggio è la barriera finale tra te e i VA e funge da analisi della loro capacità di eseguire le istruzioni in uno scenario di lavoro a distanza.

Una volta che gli assistenti virtuali hanno superato questo passaggio, sei a posto per assumerli e portarli a bordo.

Errori che le persone fanno durante l'assunzione di VA

Nel tempo, una volta che le aziende iniziano a crescere e iniziano a far lavorare più assistenti virtuali per loro, essere in grado di delegare compiti individuali, che sono guidati da un ruolo particolare, è assolutamente fondamentale per evitare che gli imprenditori si esauriscano.

Tuttavia, l'errore numero uno che le aziende commettono in tali circostanze è che cercano di assumere un super VA, invece di più VA, nel tentativo di risparmiare tempo, fatica e costi.

Gli imprenditori devono capire che assumere un super VA, che promette di fare tutto e gestire tutti i compiti, non si rivelerebbe una decisione aziendale fruttuosa.

Se ci pensi, ritieni che una persona, che dice che sarebbe in grado di gestire più attività come l'editing video, la scrittura di blog, la preparazione di proposte e la gestione delle comunicazioni sui social media, sarebbe in grado di farlo ed essere altamente produttivo e allo stesso tempo?

La risposta è no! Secondo Dennis Yu, anche quelle persone che hanno quasi 20 anni di esperienza nel marketing non saranno in grado di fare tutto insieme ed essere utili allo stesso tempo.

Pertanto, le aziende devono assumere assistenti virtuali per un ruolo e fare in modo che facciano solo una cosa.

Inizia oggi

Se sei indeciso mentre cerchi di decidere se la tua azienda ha effettivamente bisogno di un assistente virtuale o meno, poniti le seguenti domande.

Quando si tratta della tua attività, cosa fai di ripetitivo ogni giorno? Cos'è che fai ogni giorno che consuma molto del tuo tempo, ed è qualcosa che non vuoi davvero fare?

Potrebbe essere l'organizzazione di riunioni, la creazione di rapporti, la creazione di presentazioni, l'esecuzione di chiamate a freddo o qualcosa di simile. E se sei onesto, probabilmente troverai la risposta che stai cercando.

Il motivo principale per cui le aziende assumono VA è per affrontare compiti specifici che devono essere gestiti quotidianamente. Se non hai tali compiti, assumere VA sarà solo un incubo.

Quando stai cercando di assumere lavoratori a distanza, è facile pensare che siano solo programmi software che funzionano in background. Tuttavia, avendo uno scopo chiaro per l'assunzione, comprendendo i loro obiettivi e delineando un percorso professionale per loro, sia la tua azienda che i VA prospererebbero davvero.