Cara Menemukan dan Menyewa Asisten Virtual

Asisten virtual, atau VA, sesuai dengan namanya, adalah asisten yang membantu dan mendukung bisnis Anda secara virtual. Ini tidak berarti bahwa orang tersebut adalah robot. Itu hanya berarti bahwa dia berbasis di lokasi terpencil dan cukup kompeten untuk membantu Anda memenuhi tugas Anda.

Bacaan yang Disarankan : Apa itu Asisten Virtual dan Apa yang Dilakukan VA

Alasan utama mengapa konsep asisten virtual menjadi populer belakangan ini adalah karena kemajuan teknologi. Karena adanya tenaga kerja yang tersebar, dan/atau keadaan tak terduga lainnya, bisnis kini beralih fungsi dari jarak jauh.

Karyawan dan eksekutif tidak perlu lagi hadir secara fisik di ruangan yang sama, atau bahkan gedung yang sama tepatnya. Internet memainkan peran sebagai agen pengikat dan memungkinkan VA untuk terhubung ke pemilik bisnis dengan bantuan perangkat lunak yang berhubungan dengan bisnis mutakhir .

Jadi, bagaimana Anda sebagai pemilik bisnis mencari dan mempekerjakan asisten virtual terbaik?

Mengapa memilih VA daripada freelancer

Hal pertama yang pertama. Sebelum memutuskan cara mempekerjakan asisten virtual dan dari mana mereka akan dipekerjakan, bisnis harus memahami perbedaan halus antara asisten virtual dan pekerja lepas.

Faktor pembeda terbesar antara VA dan freelancer adalah loyalitas . Ketika datang ke freelancer, mereka setia kepada siapa pun yang membayar gaji mereka. Oleh karena itu, mungkin ada keadaan ketika satu pekerja lepas mungkin bekerja untuk beberapa perusahaan sekaligus.

Meskipun pengaturan seperti itu tidak selalu merupakan hal yang buruk, memiliki pekerja lepas yang bekerja untuk Anda, selain bekerja untuk orang lain, dapat menyebabkan inefisiensi dan nilai yang dipertanyakan.

Dengan asisten virtual, di sisi lain, semuanya berbeda. Bisnis dapat memiliki seseorang yang bekerja secara eksklusif untuk mereka penuh waktu, dan tidak memiliki situasi di mana pekerjaan dibagi. Ini mirip dengan memiliki seseorang dalam daftar gaji Anda, hanya saja dalam kasus ini seseorang tersebut bukan karyawan tetap.

Bayangkan Anda adalah pemilik bisnis yang mencari seseorang untuk membantu Anda dengan tugas pengelolaan komunitas. Mari kita asumsikan bahwa Anda melanjutkan dan mempekerjakan seseorang dari situs web lepas untuk jangka waktu terbatas. Anda pergi ke depan dan onboard orang itu dan melatih mereka sepenuhnya.

Konsep isometrik layanan freelancer dengan tempat teks. Templat halaman arahan.

Setelah kontrak itu berakhir, Anda kemudian harus membahas seluruh omong kosong dari awal - sebuah fenomena yang tidak hanya memakan waktu, tetapi juga membuang-buang sumber daya. Memang benar bahwa mempekerjakan pekerja lepas mungkin merupakan pilihan yang lebih murah, tetapi dalam jangka panjang itu pasti tidak sepadan dengan usaha.

Oleh karena itu, pemilik bisnis, yang ingin menangani operasi inti mereka, tidak boleh memiliki orang baru yang bersepeda masuk dan keluar setiap dua hingga tiga minggu. Sebaliknya, mereka harus mempekerjakan asisten virtual, yang memahami apa yang diperjuangkan perusahaan mereka, siapa kliennya, dan berada di dalamnya untuk jangka panjang.

Kembangkan bisnis Anda dengan mengalihdayakan pekerjaan berat ke layanan pemasaran Vendasta!

Punya alasan untuk menyewa VA

Tak perlu dikatakan bahwa jika bisnis sedang mencari untuk mempekerjakan asisten virtual, mereka mungkin sudah memiliki alasan kuat untuk melakukannya.

Mari kita hadapi itu, tidak ada pemilik bisnis yang akan menyewa VA hanya demi mempekerjakan seseorang.

Selain itu, bagaimanapun, harus ada sejumlah besar pekerjaan yang perlu dilakukan saat perekrutan, dan idealnya bagian perekrutan harus disertai dengan proses orientasi yang kuat.

Artinya, bisnis harus selalu mempekerjakan asisten virtual dengan memiliki sesuatu yang dapat mereka gunakan untuk berinteraksi karena harus ada peran yang jelas bahwa seseorang dipekerjakan.

Sama seperti wawancara perekrutan normal, sangat penting bagi bisnis untuk menguji keahlian kandidat VA mereka dengan meminta mereka menyelesaikan tugas sebelum membawa mereka bergabung.

Bergantung pada peran yang mereka pekerjakan, asisten virtual harus menggunakan bahan-bahan yang disediakan untuk mereka dan membuat hal-hal yang Anda ingin mereka lakukan. Ini bisa apa saja mulai dari membuat salinan turunan untuk blog, memproduksi video, atau menulis posting media sosial.

Enam tahap perekrutan VA

Meskipun tidak ada jawaban benar atau salah dalam menguraikan jumlah langkah yang harus diambil bisnis untuk mempekerjakan asisten virtual, kami percaya bahwa proses optimal memiliki enam.

Membuat

Sama seperti semua perekrutan pekerjaan lainnya, langkah pertama saat mempekerjakan VA menyatakan bahwa bisnis harus membuat posting pekerjaan yang relevan secara online. Pencarian Google sederhana akan memberi Anda banyak situs web tempat bisnis dapat melakukannya dan mendapatkan akses ke kandidat yang memenuhi syarat.

Pada tahap proses ini, Anda harus masuk dengan pola pikir untuk memisahkan biji-bijian dari sekam sejak dini, karena setelah memposting kemungkinan kotak masuk Anda akan dibanjiri surat.

Oleh karena itu, untuk mendapatkan VA yang berkualitas, penting agar lowongan pekerjaan mengomunikasikan hal-hal penting yang terkait dengan tugas, serta harapan pekerjaan, sebelumnya dengan cara yang jelas.

Strategi menarik yang diterapkan oleh pakar pemasaran digital terkenal, Dennis Yu, untuk menyingkirkan kandidat serius dari yang berpura-pura, adalah menaburkan tugas kecil seperti meminta VA menanggapi posting pekerjaan dengan ' kata kunci ' tertentu di baris subjek.

Jika mereka tidak melakukannya, mereka dieliminasi dari proses.

Pendekatan semacam itu sangat penting dalam hal memilah-milah respons yang akan Anda dapatkan karena ini menunjukkan seberapa besar perhatian terhadap detail yang diberikan kandidat. Anda dapat menghemat waktu dan menghapus tanggapan yang tidak memiliki kata kunci di dalamnya bahkan tanpa membuka email.

Kirim

Setelah Anda mendapatkan tanggapan dan telah memilih asisten virtual yang diinginkan, langkah selanjutnya dalam proses ini adalah mengirim kandidat beberapa konten untuk dipelajari dan meminta mereka melakukan latihan sederhana berdasarkan itu.

Melakukannya akan memberi tahu bisnis tentang keterampilan yang dimiliki VA secara mendalam. Misalnya, tim Dennis Yu mengirimkan beberapa materi kursus kepada kandidat VA mereka dan kemudian meminta mereka untuk membuat video satu menit atau menulis blog kecil tentang apa yang mereka pahami.

Praktik semacam itu membantu mereka memahami seberapa baik asisten virtual dapat memahami topik tertentu, seberapa cepat mereka dapat mengambil tindakan, dan terakhir seberapa nyaman mereka dengan komunikasi jarak jauh.

Langkah ini sangat penting untuk keseluruhan proses perekrutan karena membantu VA memahami konsep atau tujuan bisnis Anda pada tingkat yang lebih dalam, sehingga membuat mereka menjadi lebih produktif.

Mengisi

Langkah selanjutnya dalam proses ini melibatkan bisnis yang membuat asisten virtual mengisi lembar tujuan pribadi yang terperinci. Tujuannya adalah agar Anda mendapatkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti tentang karakteristik VA, serta memeriksa kompatibilitas antara mereka dan bisnis Anda.

Hal terakhir yang Anda inginkan adalah memiliki situasi di mana Anda harus melepaskan seseorang setelah beberapa saat karena tujuan mereka tidak selaras dengan budaya dan nilai perusahaan Anda.

Meminta mereka mengisi lembar tujuan di awal proses perekrutan akan membantu Anda memahami bagaimana bisnis Anda dapat menciptakan hubungan sinergis dengan asisten virtual, dan bagaimana Anda dapat membantu mereka mencapai tujuan mereka setelah mereka sepenuhnya aktif. papan.

Beberapa keuntungan mengisi lembar tujuan melibatkan Anda untuk mengetahui tingkat keterampilan yang mereka rasakan, dan mulai mempersiapkan rencana pengembangan sesuai dengan kebutuhan mereka.

Satu halaman

Sebagai langkah selanjutnya dalam proses, bisnis harus meminta asisten virtual membuat lembar satu halaman yang berisi semua informasi yang terkait dengan seluruh proses perekrutan di dalamnya.

Oleh karena itu, semua informasi yang berkaitan dengan resume VA, video yang mereka buat, blog yang mereka tulis, dan lembar tujuan pribadi mereka harus ada di lembar satu halaman ini.

Tujuan dari langkah ini adalah untuk menganalisis keterampilan organisasi VA dan untuk menguji seberapa baik mereka mengikuti instruksi saat bekerja dari jarak jauh. Terakhir, praktik semacam itu juga merupakan cara yang bagus bagi bisnis untuk menyimpan gudang semua kandidat untuk proses perekrutan yang lebih baik dan lebih efisien.

Wawancara

Sekarang tibalah tahap wawancara dari proses perekrutan, di mana Anda bisa berinteraksi tatap muka dengan asisten virtual dalam format berbasis video.

Karena interaksi Anda dengan VA, begitu mereka bergabung, akan sepenuhnya online karena sifat pengaturan yang jauh, ambil kesempatan wawancara video ini sebagai sarana untuk menilai apakah pengaturan itu akan berhasil dan seberapa layak bagi kandidat .

Obrolan video online ikon vektor ilustrasi desain grafis

Meskipun setiap pemilik bisnis memiliki cara unik mereka sendiri dalam melakukan wawancara kerja dan umumnya memiliki serangkaian pertanyaan mereka sendiri, taktik utama selama wawancara semacam itu adalah membuat percakapan sebanyak mungkin tentang konten yang mereka ulas pada langkah kedua.

Oleh karena itu, mengklarifikasi keraguan tentang konten yang dikirim, mengajukan pertanyaan terkait operasi perusahaan Anda, dan menghilangkan semua keraguan tentang pekerjaan jarak jauh akan menjadi topik yang baik untuk didiskusikan.

Menetapkan

Terakhir, berdasarkan konten yang Anda kirimkan ke asisten virtual di langkah kedua, sekarang saatnya mereka membalas Anda dengan latihan sederhana yang diminta untuk mereka lakukan.

Ini bisa apa saja mulai dari membuat video satu menit hingga menulis blog pendek yang menjelaskan apa pun yang diminta. Langkah ini adalah penghalang terakhir antara Anda dan VA dan bertindak sebagai analisis kemampuan mereka untuk menjalankan instruksi melalui skenario kerja jarak jauh.

Setelah asisten virtual melewati langkah ini, Anda baik untuk mempekerjakan mereka dan membawa mereka ke dalam pesawat.

Kesalahan yang dilakukan orang saat mempekerjakan VA

Seiring waktu, begitu bisnis mulai tumbuh dan mulai mendapatkan beberapa asisten virtual untuk bekerja untuk mereka, kemampuan untuk mendelegasikan tugas individu, yang didorong oleh peran tertentu, sangat penting untuk menjaga pemilik bisnis agar tidak kehabisan tenaga.

Namun, kesalahan nomor satu yang dilakukan bisnis dalam keadaan seperti itu adalah mereka mencoba menyewa VA super, bukan banyak VA, dalam upaya menghemat waktu, tenaga, dan biaya.

Pemilik bisnis harus memahami bahwa mempekerjakan VA super, yang berjanji untuk melakukan segalanya dan menangani semua tugas, tidak akan menjadi keputusan bisnis yang bermanfaat.

Jika Anda memikirkannya, apakah Anda merasa bahwa satu orang, yang mengatakan bahwa dia akan mampu menangani banyak tugas seperti mengedit video, menulis blog, menyiapkan proposal, dan mengelola komunikasi media sosial akan dapat melakukannya dan sangat produktif sekaligus?

Jawabannya adalah tidak! Menurut Dennis Yu, bahkan orang-orang yang memiliki hampir 20 tahun pengalaman pemasaran tidak akan dapat melakukan semuanya bersama-sama dan menjadi bernilai pada saat yang sama.

Oleh karena itu, bisnis harus mempekerjakan asisten virtual untuk satu peran dan meminta mereka melakukan satu hal saja.

Mulai hari ini

Jika Anda berada di pagar ketika mencoba memutuskan apakah bisnis Anda benar-benar membutuhkan asisten virtual atau tidak, tanyakan pada diri sendiri pertanyaan-pertanyaan berikut.

Ketika datang ke bisnis Anda, apa yang Anda lakukan yang berulang setiap hari? Apa yang Anda lakukan setiap hari yang menghabiskan banyak waktu Anda, dan merupakan sesuatu yang sebenarnya tidak ingin Anda lakukan?

Bisa jadi mengorganisir rapat, membuat laporan, membuat presentasi, melakukan panggilan dingin, atau yang serupa. Dan jika Anda jujur, Anda mungkin akan menemukan jawaban yang Anda cari.

Alasan nomor satu mengapa bisnis mempekerjakan VA adalah untuk menangani tugas-tugas khusus yang perlu ditangani setiap hari. Jika Anda tidak memiliki tugas seperti itu, maka mempekerjakan VA hanya akan menjadi mimpi buruk.

Saat Anda ingin mempekerjakan pekerja jarak jauh, mudah untuk berpikir bahwa mereka hanyalah program perangkat lunak yang bekerja di latar belakang. Namun, dengan memiliki tujuan yang jelas untuk merekrut, memahami tujuan mereka, dan menguraikan jalur karier untuk mereka, bisnis Anda dan VA akan benar-benar makmur.