So finden und mieten Sie einen virtuellen Assistenten

Ein virtueller Assistent oder ein VA, wie der Name schon sagt, ist ein Assistent, der Ihr Unternehmen virtuell unterstützt und unterstützt. Dies bedeutet nicht zwangsläufig, dass die Person ein Roboter ist. Es bedeutet lediglich, dass er/sie an einem entfernten Standort stationiert und kompetent genug ist, um Ihnen bei der Erfüllung Ihrer Aufgaben zu helfen.

Empfohlene Lektüre : Was ist ein virtueller Assistent und was macht ein VA?

Der Hauptgrund, warum das Konzept eines virtuellen Assistenten in letzter Zeit an Popularität gewonnen hat, liegt in der Weiterentwicklung der Technologie. Aufgrund der Präsenz einer verstreuten Belegschaft und/oder anderer unvorhergesehener Umstände gehen Unternehmen jetzt dazu über, aus der Ferne zu arbeiten.

Mitarbeiter und Führungskräfte müssen nicht mehr physisch im selben Raum, genauer gesagt im selben Gebäude, anwesend sein. Das Internet übernimmt die Rolle eines Bindeglieds und ermöglicht mit Hilfe modernster betriebswirtschaftlicher Software die Anbindung von VAs an Unternehmer .

Wie gehen Sie also als Geschäftsinhaber vor, um die besten virtuellen Assistenten zu finden und einzustellen?

Warum VAs Freiberuflern vorziehen

Das wichtigste zuerst. Bevor Unternehmen entscheiden, wie und wo sie virtuelle Assistenten einstellen, müssen sie den feinen Unterschied zwischen einem virtuellen Assistenten und einem Freiberufler verstehen.

Der größte Unterscheidungsfaktor zwischen VAs und Freiberuflern ist Loyalität . Wenn es um Freiberufler geht, sind sie loyal gegenüber dem, der ihnen ihr Gehalt zahlt. Daher kann es vorkommen, dass ein Freiberufler gleichzeitig für mehrere Unternehmen arbeitet.

Während eine solche Vereinbarung nicht unbedingt eine schlechte Sache ist, könnte es zu Ineffizienzen und fragwürdigem Wert führen, wenn ein Freiberufler für Sie arbeitet, zusätzlich zur Arbeit für jemand anderen.

Bei virtuellen Assistenten hingegen sieht es anders aus. Unternehmen können jemanden haben, der ausschließlich für sie in Vollzeit arbeitet, und haben keine Situation, in der die Arbeit aufgeteilt wird. Es ist ähnlich wie jemanden auf Ihrer Gehaltsliste zu haben, nur in diesem Fall ist jemand kein fest angestellter Mitarbeiter.

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Geschäftsinhaber, der nach jemandem sucht, der Ihnen bei Aufgaben des Community-Managements hilft. Nehmen wir an, Sie haben jemanden für einen begrenzten Zeitraum von einer freiberuflichen Website eingestellt. Sie gehen weiter und nehmen die Person an Bord und schulen sie vollständig.

Freiberufler bedienen isometrisches Konzept mit Textplatz. Zielseitenvorlage.

Sobald dieser Vertrag endet, müssten Sie dann das ganze Rigmarole von Grund auf neu durchgehen – ein Phänomen, das nicht nur zeitaufwändig, sondern auch eine Verschwendung von Ressourcen ist. Freiberufler zu beauftragen mag zwar die günstigere Variante sein, aber auf Dauer lohnt sich der Aufwand definitiv nicht.

Daher sollten Geschäftsinhaber, die ihr Kerngeschäft erledigen wollen, nicht alle zwei bis drei Wochen neue Leute ein- und ausfahren lassen. Stattdessen sollten sie virtuelle Assistenten einstellen, die verstehen, wofür ihr Unternehmen steht, wer die Kunden sind und langfristig dabei sind.

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Haben Sie einen Grund, VAs einzustellen

Es versteht sich von selbst, dass Unternehmen, die auf der Suche nach virtuellen Assistenten sind, wahrscheinlich bereits einen soliden Grund dafür haben.

Seien wir ehrlich, kein Geschäftsinhaber würde einen VA einstellen, nur um jemanden einzustellen.

Darüber hinaus muss jedoch bei der Einstellung ein erheblicher Arbeitsaufwand anfallen, und idealerweise sollte der Einstellungsteil von einem robusten Onboarding-Prozess begleitet werden.

Das bedeutet, dass Unternehmen immer virtuelle Assistenten einstellen müssen, indem sie etwas haben, mit dem sie sich verbinden können, weil es eine klare Rolle geben muss, für die eine Person eingestellt wird.

Genau wie bei einem normalen Einstellungsgespräch ist es unerlässlich, dass Unternehmen die Fähigkeiten ihrer VA-Kandidaten testen, indem sie sie eine Aufgabe erledigen lassen, bevor sie sie an Bord holen.

Abhängig von der Rolle, für die sie eingestellt werden, müssen virtuelle Assistenten die Zutaten verwenden, die ihnen zur Verfügung gestellt werden, und die Dinge erstellen, die Sie von ihnen erwarten. Dies kann alles sein, von der Erstellung abgeleiteter Kopien für einen Blog über die Produktion von Videos bis hin zum Schreiben eines Social-Media-Beitrags.

Die sechs Phasen der Einstellung von VAs

Es gibt zwar keine richtige oder falsche Antwort, wenn es darum geht, die Anzahl der Schritte zu skizzieren, die ein Unternehmen unternehmen muss, um einen virtuellen Assistenten einzustellen, aber wir glauben, dass der optimale Prozess sechs umfasst.

Schaffen

Wie bei allen anderen Stellenbesetzungen besagt der erste Schritt bei der Einstellung von VAs, dass Unternehmen online eine relevante Stellenausschreibung erstellen müssen. Eine einfache Google-Suche gibt Ihnen zahlreiche Websites, auf denen Unternehmen dies tun und Zugang zu qualifizierten Kandidaten erhalten können.

In dieser Phase des Prozesses müssen Sie schon früh die Spreu vom Korn trennen, denn nach dem Posten kann es sein, dass Ihr Posteingang mit Mails überschwemmt wird.

Um einen Qualitäts-VA an Bord zu holen, ist es daher wichtig, dass die Stellenausschreibung die aufgabenbezogenen Grundlagen sowie die Stellenerwartungen im Voraus klar und deutlich kommuniziert.

Eine interessante Strategie, die der renommierte Experte für digitales Marketing, Dennis Yu, umsetzt, um die seriösen Kandidaten von den Prätendenten auszusortieren, besteht darin, eine kleine Aufgabe einzustreuen, z .

Tun sie dies nicht, werden sie aus dem Verfahren ausgeschlossen.

Ein solcher Ansatz ist elementar, wenn es darum geht, die Flut von Antworten zu sortieren, die Sie erhalten würden, da er zeigt, wie viel Liebe zum Detail ein Kandidat aufbringt. Sie können Zeit sparen und die Antworten löschen, die das Schlüsselwort nicht enthalten, ohne die E-Mail überhaupt öffnen zu müssen.

Senden

Sobald Sie die Antworten erhalten und die gewünschten virtuellen Assistenten in die engere Wahl gezogen haben, besteht der nächste Schritt im Prozess darin, den Kandidaten einige Inhalte zum Lernen zuzusenden und sie darauf basierend einfache Übungen durchführen zu lassen.

Dadurch werden Unternehmen über die Fähigkeiten informiert, die die VAs in der Tiefe besitzen. Zum Beispiel schickt das Team von Dennis Yu seinen VA-Kandidaten Kursmaterial und bittet sie dann, entweder ein einminütiges Video zu erstellen oder einen kleinen Blog darüber zu schreiben, was sie verstanden haben.

Eine solche Praxis hilft ihnen zu verstehen, wie gut die virtuellen Assistenten bestimmte Themen erfassen können, wie schnell sie Maßnahmen ergreifen können und wie gut sie sich mit der Fernkommunikation auskennen.

Dieser Schritt ist für den gesamten Einstellungsprozess von entscheidender Bedeutung, da er den VAs hilft, das Konzept oder Ziel Ihres Unternehmens auf einer tieferen Ebene zu verstehen, wodurch sie produktiver werden.

Füllen

Der nächste Schritt in diesem Prozess besteht darin, dass Unternehmen virtuelle Assistenten dazu bringen, ein detailliertes persönliches Zielblatt auszufüllen. Der Zweck besteht darin, dass Sie umsetzbare Einblicke in die Eigenschaften der VAs erhalten und die Kompatibilität zwischen ihnen und Ihrem Unternehmen überprüfen.

Das Letzte, was Sie wollen, ist eine Situation, in der Sie jemanden nach kurzer Zeit entlassen müssen, weil seine Ziele nicht mit der Kultur und den Werten Ihres Unternehmens übereinstimmen.

Wenn Sie sie zu Beginn des Einstellungsprozesses ein Zielblatt ausfüllen lassen, können Sie besser verstehen, wie Ihr Unternehmen eine synergetische Beziehung zu den virtuellen Assistenten aufbauen kann und wie Sie ihnen am besten helfen können, ihre Ziele zu erreichen, sobald sie voll im Einsatz sind Tafel.

Einige Vorteile des Ausfüllens eines Zielblatts bestehen darin, dass Sie das wahrgenommene Qualifikationsniveau kennen lernen und einen Vorsprung bei der Erstellung eines Entwicklungsplans gemäß ihren Bedürfnissen erhalten.

Einseiter

Als nächsten Schritt im Prozess müssen die Unternehmen die virtuellen Assistenten ein einseitiges Blatt erstellen lassen, das alle Informationen zum gesamten Einstellungsprozess enthält.

Daher müssen alle Informationen im Zusammenhang mit dem Lebenslauf des VA, den von ihm erstellten Videos, dem von ihm geschriebenen Blog und seinem persönlichen Zielblatt auf diesem einseitigen Blatt vorhanden sein.

Der Zweck dieses Schritts besteht darin, die organisatorischen Fähigkeiten der VAs zu analysieren und zu testen, wie gut sie Anweisungen befolgen, während sie remote arbeiten. Schließlich ist eine solche Praxis auch eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, ein Verzeichnis aller Kandidaten für einen besseren und effizienteren Einstellungsprozess zu führen.

Interview

Jetzt kommt die Interviewphase des Einstellungsprozesses, in der Sie in einem videobasierten Format eine persönliche Interaktion mit den virtuellen Assistenten haben.

Da Ihre Interaktionen mit den VAs, sobald sie an Bord sind, aufgrund der Remote-Natur der Vereinbarung vollständig online wären, nutzen Sie diese Gelegenheit zum Videointerview, um zu beurteilen, ob die Vereinbarung funktionieren würde und wie praktikabel sie für den Kandidaten wäre .

Video-Chat online Symbol Vektor Illustration Grafikdesign

Während jeder Geschäftsinhaber seine eigene einzigartige Art hat, Vorstellungsgespräche zu führen, und im Allgemeinen seine eigenen Fragen parat hat, sollte eine Schlüsseltaktik bei solchen Vorstellungsgesprächen darin bestehen, das Gespräch so weit wie möglich über den Inhalt zu führen, den er in Schritt zwei überprüft hat.

Daher wären die Klärung von Zweifeln an den gesendeten Inhalten, das Stellen von Fragen zu den Abläufen Ihres Unternehmens und das Ausräumen aller Zweifel an der Fernarbeit gute Gesprächsthemen.

Zuordnen

Basierend auf den Inhalten, die Sie in Schritt zwei an die virtuellen Assistenten gesendet haben, ist es nun an der Zeit, dass sie sich mit den einfachen Übungen, um die sie gebeten wurden, bei Ihnen melden.

Dies kann alles sein, von der Erstellung einminütiger Videos bis hin zum Schreiben kurzer Blogs, in denen erklärt wird, was gefragt wurde. Dieser Schritt ist die letzte Barriere zwischen Ihnen und den VAs und dient als Analyse ihrer Fähigkeit, die Anweisungen in einem Remote-Arbeitsszenario auszuführen.

Sobald die virtuellen Assistenten diesen Schritt bestanden haben, können Sie sie einstellen und an Bord holen.

Fehler, die Menschen bei der Einstellung von VAs machen

Wenn Unternehmen mit der Zeit wachsen und mehrere virtuelle Assistenten für sie arbeiten, ist die Möglichkeit, einzelne Aufgaben zu delegieren, die von einer bestimmten Rolle bestimmt werden, absolut entscheidend, um zu verhindern, dass Geschäftsinhaber ausbrennen.

Der größte Fehler, den Unternehmen unter solchen Umständen machen, besteht jedoch darin, dass sie versuchen, eine Super-VA anstelle mehrerer VAs einzustellen, um Zeit, Aufwand und Kosten zu sparen.

Geschäftsinhaber müssen verstehen, dass die Einstellung eines Super-VA, der verspricht, alles zu tun und alle Aufgaben zu erledigen, keine fruchtbare Geschäftsentscheidung wäre.

Wenn Sie darüber nachdenken, haben Sie das Gefühl, dass eine Person, die sagt, dass sie in der Lage wäre, mehrere Aufgaben wie Videobearbeitung, Schreiben von Blogs, Ausarbeiten von Vorschlägen und Verwalten der Kommunikation in sozialen Medien zu bewältigen, dazu in der Lage wäre und sehr gut wäre? gleichzeitig produktiv?

Die Antwort ist nein! Laut Dennis Yu werden selbst diejenigen, die fast 20 Jahre Marketingerfahrung haben, nicht in der Lage sein, alles gemeinsam zu tun und gleichzeitig von Wert zu sein.

Daher müssen Unternehmen virtuelle Assistenten für eine Rolle einstellen und sie nur eine Sache tun lassen.

Beginnen Sie noch heute

Wenn Sie bei der Entscheidung, ob Ihr Unternehmen tatsächlich einen virtuellen Assistenten benötigt oder nicht, unschlüssig sind, stellen Sie sich einfach die folgenden Fragen.

Wenn es um Ihr Geschäft geht, was tun Sie, das sich jeden Tag wiederholt? Was ist es, das Sie täglich tun, das viel Zeit in Anspruch nimmt, und was ist etwas, das Sie nicht wirklich tun möchten?

Das kann das Organisieren von Meetings, das Erstellen von Berichten, das Erstellen von Präsentationen, Kaltakquise oder ähnliches sein. Und wenn Sie ehrlich sind, finden Sie wahrscheinlich die Antwort, nach der Sie suchen.

Der Hauptgrund, warum Unternehmen VAs einstellen, ist die Bewältigung bestimmter Aufgaben, die täglich erledigt werden müssen. Wenn Sie solche Aufgaben nicht haben, wird die Einstellung von VAs nur ein Albtraum sein.

Wenn Sie Remote-Mitarbeiter einstellen möchten, ist es leicht zu glauben, dass es sich nur um Softwareprogramme handelt, die im Hintergrund arbeiten. Wenn Sie jedoch einen klaren Zweck für die Einstellung haben, ihre Ziele verstehen und einen Karriereweg für sie skizzieren, würden sowohl Ihr Unternehmen als auch die VAs wirklich gedeihen.