如何找到和僱用虛擬助手

顧名思義，虛擬助理或 VA 是虛擬幫助和支持您的業務的助理。 這並不一定意味著該人是機器人。 這只是意味著他/她位於偏遠地區，並且有足夠的能力幫助您完成任務。

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虛擬助手的概念近來流行的主要原因是技術的進步。 由於存在分散的勞動力和/或其他不可預見的情況，企業現在正在過渡到遠程運作。

員工和管理人員不再需要親自在同一個房間，準確地說，甚至是同一棟大樓。 互聯網扮演著綁定代理的角色，允許 VA 在最先進的業務相關軟件的幫助下連接到企業主。

那麼，作為企業主，您如何尋找和僱用最好的虛擬助手？

為什麼選擇 VA 而不是自由職業者

第一件事。 在決定如何僱傭虛擬助理以及從哪裡僱傭他們之前，企業必須了解虛擬助理和自由職業者之間的細微差別。

VA 和自由職業者之間最大的區別因素是忠誠度。 當談到自由職業者時，他們忠於向他們支付薪水的人。 因此，在某些情況下，一名自由職業者可能會同時為多家公司工作。

雖然這樣的安排不一定是壞事，但讓自由職業者為你工作，除了為別人工作，可能會導致效率低下和價值有問題。

另一方面，有了虛擬助手，情況就不同了。 企業可以有專人為他們全職工作，而不會出現工作分工的情況。 這類似於有人在您的工資單上，只是在這種情況下，有人不是永久僱員。

想像一下，您是一名企業主，正在尋找可以幫助您完成社區管理任務的人。 讓我們假設您繼續在有限的時間內從自由職業網站僱用了某人。 您繼續並加入該人並對其進行全面培訓。

自由職業者服務等距概念與文本位置。 登陸頁面模板。

一旦該合同結束，您將不得不從頭開始檢查整個繁瑣的流程 - 這種現像不僅耗時，而且浪費資源。 誠然，僱傭自由職業者可能是更便宜的選擇，但從長遠來看，這絕對不值得。

因此，希望處理其核心業務的企業主不應該每兩到三週就讓新人騎車進出。 相反，他們應該聘請虛擬助理，他們了解他們的公司代表什麼，客戶是誰，並長期參與其中。

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有理由僱用 VA

不用說，如果企業正在尋找僱用虛擬助手，他們可能已經有充分的理由這樣做。

讓我們面對現實吧，沒有企業主會僅僅為了僱用某人而僱用 VA。

然而，除此之外，在招聘時還必須完成大量工作，理想情況下，招聘部分應該伴隨著強大的入職流程。

這意味著企業必須始終通過擁有可以與之交互的東西來僱用虛擬助手，因為必須有一個明確的角色來僱用一個人。

就像普通的招聘面試一樣，企業必須通過讓他們完成一項任務來測試他們的 VA 候選人的技能組合，然後再讓他們上任。

根據他們被雇用的角色，虛擬助手必須使用他們提供的成分並創建您希望他們做的事情。 這可以是任何東西，從為博客製作衍生副本、製作視頻或撰寫社交媒體帖子。

招聘 VA 的六個階段

雖然在概述企業僱用虛擬助手必須採取的步驟數量時沒有正確或錯誤的答案，但我們認為最佳流程有六個。

創造

就像所有其他工作招聘一樣，招聘 VA 的第一步是企業必須在網上創建相關的招聘信息。 一個簡單的谷歌搜索將為您提供許多網站，企業可以在這些網站上這樣做並獲得合格的候選人。

在這個過程的這個階段，你必須帶著一種心態，儘早將穀殼從穀殼中分離出來，因為在發布之後，你的收件箱可能會被郵件淹沒。

因此，為了獲得高質量的 VA，重要的是，職位發布提前以清晰的方式傳達與任務相關的基本要素以及工作期望。

著名的數字營銷專家 Dennis Yu 實施的一個有趣的策略是從偽裝者中剔除認真的候選人，這是一個小任務，比如讓 VA在主題行中使用特定的“關鍵字”來回應職位發布。

如果他們不這樣做，他們就會被排除在流程之外。

這種方法在整理你會得到的一連串回复時是基本的，因為它顯示了候選人對細節的關注程度。 您可以節省時間並刪除其中沒有關鍵字的回复，甚至無需打開電子郵件。

發送

一旦您收到回复併入圍了所需的虛擬助手，該過程的下一步就是向候選人發送一些學習內容，並讓他們在此基礎上進行簡單的練習。

這樣做將使企業了解 VA 深入掌握的技能。 例如，Dennis Yu 的團隊向他們的 VA 候選人發送了一些課程材料，然後要求他們製作一分鐘的視頻或寫一篇關於他們所理解的小博客。

這種做法有助於他們了解虛擬助手對某些主題的掌握程度、他們採取行動的速度，以及他們對遠程通信的適應程度。

這一步對整個招聘過程至關重要，因為它可以幫助 VA 在更深層次上理解您的業務概念或目標，從而提高他們的工作效率。

充滿

該過程的下一步涉及讓虛擬助手填寫詳細的個人目標表的企業。 這樣做的目的是讓您獲得有關 VA 特徵的可行見解，並檢查它們與您的業務之間的兼容性。

您最不想看到的情況是，您必須在短時間內讓某人離開，因為他們的目標與您公司的文化和價值觀不符。

讓他們在招聘過程開始時填寫目標表將幫助您了解您的企業如何與虛擬助理建立協同關係，以及一旦他們完全投入使用，您將如何最好地幫助他們實現目標木板。

填寫目標表的一些好處包括讓您了解他們的感知技能水平，並根據他們的需求提前準備發展計劃。

一頁機

作為流程的下一步，企業必須讓虛擬助理創建一個單頁表，其中包含與整個招聘流程相關的所有信息。

因此，與 VA 的簡歷、他們製作的視頻、他們寫的博客以及他們的個人目標表相關的所有信息都必須出現在這張單頁表上。

此步驟的目的是分析 VA 的組織技能，並測試他們在遠程工作時遵循指令的程度。 最後，這種做法也是企業保留所有候選人資料庫以實現更好、更有效的招聘流程的好方法。

面試

現在是招聘過程的面試階段，您可以在此以基於視頻的格式與虛擬助手進行面對面的互動。

由於您與 VA 的互動，一旦他們加入，由於安排的遠程性質，將完全在線，利用這個視頻面試機會來評估安排是否可行以及它對候選人的可行性.

視頻聊天在線圖標矢量插圖圖形設計

雖然每個企業主都有自己獨特的工作面試方式，並且通常準備好自己的一組問題，但此類面試中的一個關鍵策略應該是盡可能多地就他們在第二步中審查的內容進行對話。

因此，澄清對發送內容的疑慮、提出與貴公司運營相關的問題以及清除所有遠程工作疑慮將是討論的好話題。

分配

最後，根據您在第二步中發送給虛擬助手的內容，現在是時候讓他們通過要求他們執行的那些簡單練習回复您了。

這些可以是從創建一分鐘的視頻到撰寫簡短的博客來解釋所要求的任何內容。 此步驟是您和 VA 之間的最後一道屏障，並作為對他們在遠程工作場景中執行指令的能力的分析。

一旦虛擬助手通過了這一步，你就可以僱傭他們並將他們帶入船上。

人們在僱用 VA 時犯的錯誤

隨著時間的推移，一旦企業開始發展並開始讓多個虛擬助手為他們工作，能夠委派由特定角色驅動的個人任務絕對是防止企業主筋疲力盡的關鍵。

然而，企業在這種情況下犯的第一個錯誤是他們試圖僱傭一個超級 VA，而不是多個 VA，以節省時間、精力和成本。

企業主必須明白，僱用一個承諾做所有事情並處理所有任務的超級 VA 並不是一個富有成效的商業決定。

如果你想一想，你覺得一個人，他說他/她將能夠處理視頻編輯、寫博客、準備提案和管理社交媒體通信等多項任務，並且能夠做到這一點並且高度同時生產？

答案是不！ 據 Dennis Yu 說，即使是那些擁有近 20 年營銷經驗的人，也不可能一起做所有事情並同時有價值。

因此，企業必須為一個角色僱傭虛擬助理，讓他們只做一件事。

今天開始

如果您在嘗試決定您的企業是否真的需要虛擬助手時猶豫不決，請問自己以下問題。

當涉及到您的業務時，您每天都在重複做什麼？ 你每天做什麼會佔用你很多時間，並且是你不想做的事情？

它可能是組織會議、製作報告、創建演示文稿、撥打電話或類似的事情。 如果你是誠實的，你可能會找到你正在尋找的答案。

企業僱用 VA 的第一個原因是處理需要每天處理的特定任務。 如果您沒有這樣的任務，那麼僱用 VA 將只是一場噩夢。

當您要雇用遠程工作人員時，很容易認為他們只是在後台工作的軟件程序。 但是，通過明確招聘目的、了解他們的目標並為他們勾勒出職業道路，您的企業和 VA 都會真正繁榮起來。