วิธีค้นหาและจ้างผู้ช่วยเสมือน

ผู้ช่วยเสมือนหรือ VA ตามชื่อหมายถึงเป็นผู้ช่วยที่ช่วยและสนับสนุนธุรกิจของคุณแบบเสมือนจริง ไม่ได้หมายความว่าบุคคลนั้นเป็นหุ่นยนต์เสมอไป หมายความว่าเขา/เธออาศัยอยู่ในสถานที่ห่างไกลและมีความสามารถเพียงพอที่จะช่วยให้คุณทำงานของคุณสำเร็จ

การอ่านที่แนะนำ : Virtual Assistant คืออะไร และ VA Do . คืออะไร

เหตุผลหลักที่แนวคิดของผู้ช่วยเสมือนได้รับความนิยมในช่วงไม่กี่ครั้งที่ผ่านมานั้นเกิดจากความก้าวหน้าของเทคโนโลยี เนื่องจากการปรากฏตัวของพนักงานที่กระจัดกระจาย และ/หรือสถานการณ์ที่ไม่คาดฝันอื่นๆ ธุรกิจต่างๆ กำลังเปลี่ยนไปทำงานจากระยะไกล

พนักงานและผู้บริหารไม่จำเป็นต้องอยู่ในห้องเดียวกันหรือแม้แต่อาคารเดียวกันอีกต่อไปเพื่อให้แม่นยำ อินเทอร์เน็ตมีบทบาทเป็นตัวแทนผูกพัน และอนุญาตให้ VA สามารถเชื่อมต่อกับเจ้าของธุรกิจด้วยความช่วยเหลือของ ซอฟต์แวร์ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ ทันสมัย

ในฐานะเจ้าของธุรกิจคุณจะทำอย่างไรในการค้นหาและจ้างผู้ช่วยเสมือนที่ดีที่สุด?

ทำไมต้องเลือก VA มากกว่าฟรีแลนซ์

สิ่งแรกก่อน ก่อนตัดสินใจว่าจะจ้างผู้ช่วยเสมือนและสถานที่จ้างจากที่ไหน ธุรกิจต้องเข้าใจความแตกต่างที่ลึกซึ้งระหว่างผู้ช่วยเสมือนและนักแปลอิสระ

ปัจจัยที่ สร้าง ความแตกต่างที่ใหญ่ที่สุดระหว่าง VAs และ freelancer คือ ความภักดี เมื่อพูดถึงฟรีแลนซ์ พวกเขาภักดีต่อใครก็ตามที่จ่ายเงินเดือนให้พวกเขา ดังนั้น อาจมีกรณีที่นักแปลอิสระคนหนึ่งอาจทำงานให้กับหลายบริษัทในคราวเดียว

แม้ว่าการจัดการดังกล่าวไม่จำเป็นต้องเป็นสิ่งที่ไม่ดี แต่การมีนักแปลอิสระที่ทำงานให้กับคุณ นอกเหนือจากการทำงานให้คนอื่นแล้ว อาจนำไปสู่ความไร้ประสิทธิภาพและคุณค่าที่น่าสงสัย

ในทางตรงกันข้ามกับผู้ช่วยเสมือนสิ่งต่าง ๆ ธุรกิจสามารถให้คนทำงานเต็มเวลาได้โดยเฉพาะ และไม่มีสถานการณ์ที่งานจะแตกแยก คล้ายกับการมีใครสักคนอยู่ในบัญชีเงินเดือนของคุณ ในกรณีนี้คือบางคนไม่ใช่พนักงานประจำ

ลองนึกภาพว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจที่กำลังมองหาใครสักคนที่จะช่วยคุณในการจัดการชุมชน สมมติว่าคุณดำเนินการจ้างคนจากเว็บไซต์ฟรีแลนซ์ในระยะเวลาจำกัด คุณไปข้างหน้าและเข้าร่วมบุคคลนั้นและฝึกฝนพวกเขาอย่างเต็มที่

แนวคิดบริการฟรีแลนซ์มีมิติเท่ากันพร้อมตำแหน่งข้อความ แม่แบบหน้า Landing Page

เมื่อสัญญานั้นสิ้นสุดลง คุณจะต้องดำเนินการทั้งหมดตั้งแต่ต้น ซึ่งเป็นปรากฏการณ์ที่ไม่เพียงแต่ใช้เวลานาน แต่ยังเป็นการสิ้นเปลืองทรัพยากรอีกด้วย เป็นความจริงที่การจ้างฟรีแลนซ์อาจเป็นทางเลือกที่ถูกกว่า แต่ในระยะยาว มันไม่คุ้มกับความพยายามอย่างแน่นอน

ดังนั้น เจ้าของธุรกิจที่ต้องการจัดการการดำเนินงานหลัก ไม่ควรมี คนใหม่ๆ ที่ปั่นจักรยานเข้าออกทุกๆ สองถึงสามสัปดาห์ แต่พวกเขาควรจ้างผู้ช่วยเสมือนที่เข้าใจว่าบริษัทของตนมีไว้เพื่ออะไร ใครคือลูกค้า และอยู่ในนั้นในระยะยาว

ขยายธุรกิจของคุณด้วยการจ้างบริการด้านการตลาดของ Vendasta!

มีเหตุผลในการจ้าง VAs

ดำเนินไปโดยไม่ได้บอกว่าหากธุรกิจต่างๆ กำลังมองหาการจ้างผู้ช่วยเสมือน พวกเขาอาจมีเหตุผลที่มั่นคงพร้อมที่จะทำเช่นนั้น

ยอมรับเถอะว่าไม่มีเจ้าของธุรกิจคนใดจะจ้าง VA เพียงเพื่อจ้างใครสักคน

นอกจากนั้น ยังมีงานจำนวนมากที่ต้องทำในขณะที่จ้างงาน และตามหลักแล้ว ส่วนที่จ้างงานควรมาพร้อมกับกระบวนการปฐมนิเทศที่แข็งแกร่ง

สิ่งนี้หมายความว่าธุรกิจต้องจ้างผู้ช่วยเสมือนเสมอโดยมีบางสิ่งที่พวกเขาสามารถโต้ตอบได้เพราะต้องมีบทบาทที่ชัดเจนในการว่าจ้างบุคคล

เช่นเดียวกับการสัมภาษณ์งานทั่วไป ธุรกิจจำเป็นต้องทดสอบชุดทักษะของผู้สมัคร VA โดยให้พวกเขาทำงานชิ้นหนึ่งให้สำเร็จก่อนที่จะนำพวกเขาขึ้นเครื่อง

ขึ้นอยู่กับบทบาทที่พวกเขาได้รับการว่าจ้าง ผู้ช่วยเสมือนต้องใช้ส่วนผสมที่จัดหาให้และสร้างสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ นี่อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่การทำสำเนาลอกเลียนแบบสำหรับบล็อก การผลิตวิดีโอ หรือการเขียนโพสต์ในโซเชียลมีเดีย

หกขั้นตอนของการจ้าง VAs

แม้ว่าจะไม่มีคำตอบที่ถูกหรือผิดเมื่อพูดถึงการสรุปจำนวนขั้นตอนที่ธุรกิจต้องดำเนินการเพื่อจ้างผู้ช่วยเสมือน เราเชื่อว่ากระบวนการที่เหมาะสมที่สุดมีหกขั้นตอน

สร้าง

เช่นเดียวกับการจ้างงานอื่นๆ ขั้นตอนแรกในการว่าจ้าง VAs ระบุว่าธุรกิจต้องสร้างประกาศรับสมัครงานที่เกี่ยวข้องทางออนไลน์ การค้นหาโดย Google แบบง่ายๆ จะทำให้คุณมีเว็บไซต์มากมายที่ธุรกิจต่างๆ สามารถทำได้และเข้าถึงผู้สมัครที่ผ่านการรับรอง

ในขั้นตอนนี้ คุณต้องมีความคิดที่จะแยกเมล็ดพืชออกจากแกลบตั้งแต่เนิ่นๆ เพราะหลังจากโพสต์แล้ว เป็นไปได้ว่ากล่องจดหมายของคุณอาจเต็มไปด้วยอีเมล

ดังนั้น เพื่อให้ได้ VA ที่มีคุณภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ประกาศรับสมัครงานต้องสื่อสารข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับงานตลอดจนความคาดหวังของงานล่วงหน้าในลักษณะที่ชัดเจน

กลยุทธ์ที่น่าสนใจที่เดนนิส หยูผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดดิจิทัลชื่อดังใช้ในการคัดแยกผู้สมัครที่จริงจังออกจากผู้แอบอ้าง คือการโรยงานเล็กๆ น้อยๆ เช่น ให้ VA ตอบสนองต่อประกาศรับสมัครงานด้วย ' คีย์เวิร์ด ' ที่เฉพาะเจาะจง ในบรรทัดเรื่อง

หากพวกเขาไม่ทำเช่นนั้น พวกเขาจะถูกตัดออกจากกระบวนการ

วิธีการดังกล่าวเป็นองค์ประกอบสำคัญในการแยกแยะคำตอบที่คุณจะได้รับ เพราะมันแสดงให้เห็นว่าผู้สมัครให้ความสนใจในรายละเอียดมากเพียงใด คุณสามารถประหยัดเวลาและลบคำตอบที่ไม่มีคำหลักในนั้นโดยไม่ต้องเปิดอีเมล

ส่ง

เมื่อคุณได้รับคำตอบและคัดเลือกผู้ช่วยเสมือนที่ต้องการแล้ว ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการคือส่งเนื้อหาบางส่วนให้ผู้สมัครศึกษาและให้พวกเขาทำแบบฝึกหัดง่ายๆ ตามนั้น

การทำเช่นนี้จะทำให้ธุรกิจทราบเกี่ยวกับทักษะที่ VAs มีในเชิงลึก ตัวอย่างเช่น ทีมของ Dennis Yu ส่งเอกสารหลักสูตรให้กับผู้สมัคร VA แล้วขอให้พวกเขาสร้างวิดีโอความยาวหนึ่งนาทีหรือเขียนบล็อกเล็กๆ เกี่ยวกับสิ่งที่พวกเขาเข้าใจ

แนวทางปฏิบัติดังกล่าวช่วยให้พวกเขาเข้าใจว่าผู้ช่วยเสมือนสามารถเข้าใจหัวข้อบางหัวข้อได้ดีเพียงใด พวกเขาสามารถดำเนินการได้เร็วเพียงใด และพวกเขาสะดวกต่อการสื่อสารทางไกลเพียงใด

ขั้นตอนนี้มีความสำคัญต่อกระบวนการจ้างงานทั้งหมด เนื่องจากจะช่วยให้ VAs เข้าใจแนวคิดหรือเป้าหมายของธุรกิจของคุณในระดับที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ซึ่งจะทำให้พวกเขามีประสิทธิผลมากขึ้น

เติม

ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการเกี่ยวข้องกับธุรกิจที่ทำให้ผู้ช่วยเสมือนกรอกเอกสารเป้าหมายส่วนบุคคลโดยละเอียด จุดประสงค์คือเพื่อให้คุณได้รับข้อมูลเชิงลึกที่นำไปใช้ได้จริงเกี่ยวกับลักษณะของ VA และตรวจสอบความเข้ากันได้ระหว่างพวกเขากับธุรกิจของคุณ

สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือมีสถานการณ์ที่คุณต้องปล่อยให้ใครบางคนไปหลังจากช่วงเวลาสั้นๆ เพราะเป้าหมายของพวกเขาไม่สอดคล้องกับวัฒนธรรมและค่านิยมของบริษัทของคุณ

การให้พวกเขากรอกใบบันทึกเป้าหมายในตอนเริ่มต้นของกระบวนการจ้างงานจะช่วยให้คุณเข้าใจว่าธุรกิจของคุณสามารถสร้างความสัมพันธ์แบบเสริมฤทธิ์กันกับผู้ช่วยเสมือนได้อย่างไร และคุณจะสามารถช่วยให้พวกเขาบรรลุเป้าหมายได้ดีที่สุดได้อย่างไรเมื่อพวกเขาดำเนินการอย่างเต็มที่ กระดาน.

ข้อดีบางประการของการกรอกใบบันทึกเป้าหมายเกี่ยวข้องกับการที่คุณได้ทราบระดับทักษะที่พวกเขารับรู้ และการเริ่มต้นเตรียมแผนพัฒนาให้สอดคล้องกับความต้องการของพวกเขา

หนึ่งเพจเจอร์

ในขั้นตอนต่อไปของกระบวนการ ธุรกิจต่างๆ จะต้องมีผู้ช่วยเสมือนสร้างแผ่นงานหน้าเดียวที่มีข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการจ้างงานทั้งหมดในนั้น

ดังนั้น ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับประวัติย่อของ VA วิดีโอที่พวกเขาทำ บล็อกที่พวกเขาเขียน และเอกสารเป้าหมายส่วนตัวของพวกเขาจะต้องแสดงอยู่ในเอกสารหน้าเดียวนี้

จุดประสงค์ของขั้นตอนนี้คือการวิเคราะห์ทักษะการจัดองค์กรของ VAs และเพื่อทดสอบว่าพวกเขาปฏิบัติตามคำแนะนำในขณะทำงานจากระยะไกลได้ดีเพียงใด สุดท้ายนี้ แนวทางปฏิบัติดังกล่าวยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมสำหรับธุรกิจในการจัดเก็บผู้สมัครทั้งหมดเพื่อให้มีกระบวนการจ้างงานที่ดีขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น

สัมภาษณ์

มาถึงขั้นตอนการสัมภาษณ์ของกระบวนการจ้างงาน ซึ่งคุณจะได้โต้ตอบแบบเห็นหน้ากับผู้ช่วยเสมือนในรูปแบบวิดีโอ

ในขณะที่การโต้ตอบของคุณกับ VAs เมื่อพวกเขาอยู่บนเรือจะออนไลน์โดยสมบูรณ์เนื่องจากลักษณะที่ห่างไกลของข้อตกลง ใช้โอกาสในการสัมภาษณ์ทางวิดีโอนี้เป็นวิธีการประเมินว่าการจัดเตรียมจะได้ผลหรือไม่และเป็นไปได้อย่างไรสำหรับผู้สมัคร .

วิดีโอแชทออนไลน์ไอคอนเวกเตอร์ภาพประกอบการออกแบบกราฟิก

แม้ว่าเจ้าของธุรกิจแต่ละรายจะมีวิธีการสัมภาษณ์งานที่แตกต่างกันออกไป และโดยทั่วไปแล้วมีคำถามชุดหนึ่งพร้อมอยู่แล้ว แต่กลยุทธ์หลักระหว่างการสัมภาษณ์ดังกล่าวควรเป็นการสนทนาเกี่ยวกับเนื้อหาที่พวกเขาได้ทบทวนในขั้นตอนที่สองให้ได้มากที่สุด

ดังนั้น การชี้แจงข้อสงสัยเกี่ยวกับเนื้อหาที่ส่ง การถามคำถามที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของบริษัทของคุณ และการขจัดข้อสงสัยเกี่ยวกับการทำงานระยะไกลทั้งหมดจึงเป็นหัวข้อที่ดีที่จะพูดคุยกัน

กำหนด

สุดท้ายนี้ ตามเนื้อหาที่คุณส่งไปยังผู้ช่วยเสมือนในขั้นตอนที่สอง ถึงเวลาที่พวกเขาจะต้องกลับมาหาคุณด้วยแบบฝึกหัดง่ายๆ ที่พวกเขาขอให้ทำ

สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้ ตั้งแต่การสร้างวิดีโอความยาว 1 นาที ไปจนถึงการเขียนบล็อกสั้นๆ โดยอธิบายทุกอย่างที่ถาม ขั้นตอนนี้จะเป็นอุปสรรคสุดท้ายระหว่างคุณกับ VA และทำหน้าที่เป็นการวิเคราะห์ความสามารถในการดำเนินการตามคำสั่งในสถานการณ์การทำงานระยะไกล

เมื่อผู้ช่วยเสมือนผ่านขั้นตอนนี้ คุณก็ควรจ้างพวกเขาและนำพวกเขาขึ้นเครื่อง

ข้อผิดพลาดที่ผู้คนทำขณะจ้าง VAs

เมื่อเวลาผ่านไป เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตและเริ่มมีผู้ช่วยเสมือนหลายคนเข้ามาทำงาน ความสามารถในการมอบหมายงานแต่ละงานซึ่งได้รับแรงผลักดันจากบทบาทเฉพาะ ถือเป็นกุญแจสำคัญอย่างยิ่งที่จะป้องกันไม่ให้เจ้าของธุรกิจหมดไฟ

อย่างไรก็ตาม ข้อผิดพลาดอันดับหนึ่งที่ธุรกิจทำในสถานการณ์เช่นนี้คือพวกเขาพยายามจ้าง VA ขั้นสูง แทนที่จะจ้าง VA หลายราย เพื่อประหยัดเวลา ความพยายาม และค่าใช้จ่าย

เจ้าของธุรกิจต้องเข้าใจว่าการจ้าง super VA ซึ่งสัญญาว่าจะทำทุกอย่างและจัดการงานทั้งหมดจะไม่กลายเป็นการตัดสินใจทางธุรกิจที่ประสบผลสำเร็จ

ถ้าลองคิดดู คุณรู้สึกว่าคนๆ เดียวที่บอกว่าเขา/เธอจะรับมือได้หลายอย่าง เช่น การตัดต่อวิดีโอ การเขียนบล็อก การเตรียมข้อเสนอ และการจัดการการสื่อสารทางโซเชียลมีเดีย จะสามารถทำได้และสูงมาก ผลผลิตเช่นกันในเวลาเดียวกัน?

คำตอบคือ ไม่! เดนนิส ยู กล่าวว่า แม้แต่ผู้ที่มีประสบการณ์ด้านการตลาดเกือบ 20 ปีก็ยังไม่สามารถทำทุกอย่างร่วมกันและมีคุณค่าในเวลาเดียวกันได้

ดังนั้นธุรกิจจึงต้องจ้างผู้ช่วยเสมือนสำหรับบทบาทเดียวและให้พวกเขาทำสิ่งเดียวเท่านั้น

เริ่มเลยวันนี้

หากคุณกำลังอยู่ในรั้วในขณะที่กำลังตัดสินใจว่าธุรกิจของคุณต้องการผู้ช่วยเสมือนหรือไม่ ให้ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้

เมื่อพูดถึงธุรกิจของคุณ สิ่งที่คุณทำซ้ำๆ ทุกวันคืออะไร? สิ่งที่คุณทำทุกวันซึ่งกินเวลามากและเป็นอะไรที่คุณไม่อยากทำจริงๆ

อาจเป็นการจัดประชุม จัดทำรายงาน สร้างงานนำเสนอ โทรเย็น หรืออะไรทำนองนั้น และถ้าคุณพูดตามตรง คุณอาจจะพบคำตอบที่คุณต้องการ

เหตุผลอันดับหนึ่งที่ธุรกิจจ้าง VAs คือการจัดการงานเฉพาะที่จำเป็นต้องได้รับการจัดการในแต่ละวัน หากคุณไม่มีงานดังกล่าว การจ้าง VA จะเป็นเพียงแค่ฝันร้าย

เมื่อคุณกำลังมองหาการจ้างพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่ เป็นเรื่องง่ายที่จะคิดว่าพวกเขาเป็นเพียงโปรแกรมซอฟต์แวร์ที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง อย่างไรก็ตาม การมีจุดประสงค์ที่ชัดเจนในการจ้างงาน ทำความเข้าใจเป้าหมายของพวกเขา และกำหนดเส้นทางอาชีพสำหรับพวกเขา ทั้งธุรกิจของคุณและ VAs จะเจริญรุ่งเรืองอย่างแท้จริง