كيفية البحث عن مساعد افتراضي وتوظيفه

المساعد الافتراضي ، أو المساعد الافتراضي ، كما يوحي الاسم ، هو مساعد يساعدك ويدعم عملك افتراضيًا. هذا لا يعني بالضرورة أن الشخص إنسان آلي. هذا يعني فقط أنه موجود في مكان بعيد وأنه مؤهل بما يكفي لمساعدتك على إنجاز مهامك.

القراءة الموصى بها : ما هو المساعد الافتراضي وماذا يفعل المساعد الافتراضي

يرجع السبب الرئيسي وراء اكتساب مفهوم المساعد الافتراضي إلى الشعبية في الآونة الأخيرة إلى تقدم التكنولوجيا. بسبب وجود قوة عاملة متناثرة ، و / أو ظروف أخرى غير متوقعة ، تنتقل الشركات الآن للعمل عن بعد.

لم يعد الموظفون والمديرون التنفيذيون بحاجة إلى التواجد فعليًا في نفس الغرفة ، أو حتى نفس المبنى على وجه الدقة. يلعب الإنترنت دور الوكيل الملزم ويسمح بربط VAs بأصحاب الأعمال بمساعدة أحدث البرامج المتعلقة بالأعمال .

لذا ، كيف يمكنك بصفتك صاحب عمل أن تبحث عن أفضل المساعدين الافتراضيين وتوظفهم؟

لماذا تختار VAs على المستقلين

اهم الاشياء اولا. قبل اتخاذ قرار بشأن كيفية توظيف مساعدين افتراضيين ومن أين يتم توظيفهم ، يجب على الشركات فهم الاختلاف الدقيق بين المساعد الافتراضي والعاملين بالقطعة.

أكبر عامل يميز بين مساعدي المساعدة والمستقلين هو الولاء . عندما يتعلق الأمر بالعاملين لحسابهم الخاص ، فهم مخلصون لمن يدفع لهم رواتبهم. لذلك ، قد تكون هناك ظروف قد يعمل فيها موظف مستقل واحد في عدة شركات دفعة واحدة.

في حين أن مثل هذا الترتيب ليس بالضرورة أمرًا سيئًا ، فإن وجود موظف مستقل يعمل لديك ، بالإضافة إلى العمل لدى شخص آخر ، قد يؤدي إلى عدم الكفاءة والقيمة المشكوك فيها.

من ناحية أخرى ، مع المساعدين الافتراضيين ، تختلف الأمور. يمكن أن يكون لدى الشركات شخص يعمل حصريًا لها بدوام كامل ، وليس لديها موقف يتم فيه تقسيم العمل. إنه مشابه لوجود شخص ما في كشوف رواتبك ، فقط في هذه الحالة أن شخصًا ما ليس موظفًا دائمًا.

تخيل أنك صاحب عمل تبحث عن شخص ما لمساعدتك في مهام إدارة المجتمع. لنفترض أنك تقدمت وظفت شخصًا ما من موقع ويب مستقل لفترة زمنية محدودة. يمكنك المضي قدمًا وتجهيز الشخص وتدريبه بشكل كامل.

مفهوم متساوي القياس مع خدمة العاملين لحسابهم الخاص مع مكان النص. قالب الصفحة المقصودة.

بمجرد انتهاء هذا العقد ، سيتعين عليك بعد ذلك تجاوز الأمر برمته من نقطة الصفر - وهي ظاهرة لا تستغرق وقتًا طويلاً فحسب ، بل إنها أيضًا مضيعة للموارد. صحيح أن توظيف المترجمين المستقلين قد يكون الخيار الأرخص ثمناً ، لكنه بالتأكيد لا يستحق الجهد المبذول على المدى الطويل.

لذلك ، يجب على أصحاب الأعمال ، الذين يتطلعون إلى التعامل مع عملياتهم الأساسية ، ألا يكون لديهم أشخاص جدد يتنقلون داخل وخارج كل أسبوعين إلى ثلاثة أسابيع. بدلاً من ذلك ، يجب عليهم تعيين مساعدين افتراضيين ، يفهمون ما تمثله شركتهم ، ومن هم العملاء ، وهم موجودون فيها على المدى الطويل.

قم بتنمية عملك من خلال الاستعانة بمصادر خارجية في الرفع الثقيل لخدمات التسويق في Vendasta!

لديك سبب لتوظيف مساعدين

وغني عن القول أنه إذا كانت الشركات تبحث عن توظيف مساعدين افتراضيين ، فمن المحتمل أن يكون لديهم بالفعل سبب قوي للقيام بذلك.

دعونا نواجه الأمر ، لن يقوم أي صاحب عمل بتوظيف VA فقط من أجل توظيف شخص ما.

بالإضافة إلى ذلك ، ومع ذلك ، يجب أن يكون هناك قدر كبير من العمل الذي يجب القيام به أثناء التوظيف ، ومن الأفضل أن يكون جزء التوظيف مصحوبًا بعملية إعداد قوية.

ما يعنيه هذا هو أنه يجب على الشركات دائمًا توظيف مساعدين افتراضيين من خلال امتلاك شيء يمكنهم التفاعل معه لأنه يجب أن يكون هناك دور واضح يتم تعيين الشخص من أجله.

تمامًا مثل مقابلة التوظيف العادية ، من الضروري أن تختبر الشركات مجموعة المهارات لمرشحي VA من خلال جعلهم ينجزون مهمة قبل إحضارهم على متن الطائرة.

اعتمادًا على الدور الذي يتم تعيينهم من أجله ، يجب أن يستخدم المساعدون الافتراضيون المكونات التي يتم توفيرها لهم وإنشاء الأشياء التي تريدهم القيام بها. قد يكون هذا أي شيء يتراوح بين إنشاء نسخة مشتقة لمدونة أو إنتاج مقاطع فيديو أو كتابة منشور على وسائل التواصل الاجتماعي.

المراحل الست لتوظيف مساعدي المساعدة

على الرغم من عدم وجود إجابة صحيحة أو خاطئة عندما يتعلق الأمر بتحديد عدد الخطوات التي يجب على الشركة اتخاذها لتوظيف مساعد افتراضي ، فإننا نعتقد أن العملية المثلى تتكون من ست خطوات.

خلق

تمامًا مثل جميع وظائف التوظيف الأخرى ، تنص الخطوة الأولى أثناء توظيف مساعدي المساعدة على أنه يجب على الشركات إنشاء إعلان وظيفي ذي صلة عبر الإنترنت. يمنحك بحث Google البسيط العديد من مواقع الويب حيث يمكن للشركات القيام بذلك والوصول إلى المرشحين المؤهلين.

في هذه المرحلة من العملية ، يجب أن تتوجه بعقلية لفصل الحبوب عن القشر مبكرًا ، لأنه بعد النشر ، من الممكن أن يفيض صندوق الوارد الخاص بك بالبريد.

لذلك ، من أجل الحصول على VA عالي الجودة ، من المهم أن يقوم إعلان الوظيفة بإيصال الأساسيات المتعلقة بالمهمة ، بالإضافة إلى توقعات الوظيفة ، في وقت مبكر بطريقة واضحة.

تتمثل الإستراتيجية المثيرة للاهتمام التي يطبقها خبير التسويق الرقمي الشهير ، دينيس يو ، في استبعاد المرشحين الجادين من المتقدمين في التخيل ، في القيام بمهمة صغيرة مثل جعل VAs تستجيب لنشر الوظيفة باستخدام " كلمة رئيسية " محددة في سطر الموضوع.

إذا لم يفعلوا ذلك ، فسيتم استبعادهم من العملية.

يعتبر هذا النهج عنصريًا عندما يتعلق الأمر بفرز سلسلة الردود التي قد تحصل عليها لأنه يوضح مدى الاهتمام بالتفاصيل التي يمنحها المرشح. يمكنك توفير الوقت وحذف الردود التي لا تحتوي على الكلمة الأساسية فيها دون حتى فتح البريد الإلكتروني.

إرسال

بمجرد حصولك على الردود وقائمة مختصرة من المساعدين الافتراضيين المطلوبين ، فإن الخطوة التالية في العملية هي إرسال بعض المحتوى إلى المرشحين للدراسة وجعلهم يؤدون تمارين بسيطة بناءً على ذلك.

سيؤدي القيام بذلك إلى السماح للشركات بمعرفة المهارات التي يمتلكها المساعدون الافتراضيون بشكل متعمق. على سبيل المثال ، يرسل فريق Dennis Yu إلى مرشحي VA بعض مواد الدورة ثم يطلب منهم إما إنشاء مقطع فيديو مدته دقيقة واحدة أو كتابة مدونة صغيرة حول ما فهموه.

تساعدهم هذه الممارسة على فهم مدى قدرة المساعدين الافتراضيين على فهم موضوعات معينة ، ومدى السرعة التي يمكنهم بها اتخاذ الإجراءات ، وأخيرًا مدى ارتياحهم للتواصل عن بُعد.

هذه الخطوة مهمة لعملية التوظيف بأكملها لأنها تساعد مساعدي المساعدة على فهم مفهوم أو هدف عملك على مستوى أعمق ، مما يؤدي بهم إلى أن يكونوا أكثر إنتاجية.

يملأ

تتضمن الخطوة التالية في العملية الشركات التي تجعل مساعدين افتراضيين يملأون ورقة أهداف شخصية مفصلة. الغرض من ذلك هو الحصول على رؤى قابلة للتنفيذ حول خصائص برامج المساعدة الافتراضية ، وكذلك التحقق من التوافق بينها وبين عملك.

آخر شيء تريده هو أن يكون لديك موقف حيث يتعين عليك السماح لشخص ما بالذهاب بعد فترة قصيرة من الوقت لأن أهدافه لا تتماشى مع ثقافة الشركة وقيمها.

إن جعلهم يملأون ورقة الأهداف في بداية عملية التوظيف من شأنه أن يساعدك على فهم كيف يمكن لعملك أن يخلق علاقة تآزرية مع المساعدين الافتراضيين ، وكيف ستتمكن من مساعدتهم على أفضل وجه لتحقيق أهدافهم بمجرد أن يكملوا ذلك. مجلس.

تتضمن بعض مزايا ملء ورقة الأهداف التعرف على مستوى مهاراتهم المتصورة ، والحصول على السبق في إعداد خطة تطوير وفقًا لاحتياجاتهم.

جهاز نداء واحد

كخطوة تالية في العملية ، يجب أن يكون لدى الشركات مساعدين افتراضيين يقومون بإنشاء ورقة من صفحة واحدة تحتوي على جميع المعلومات المتعلقة بعملية التوظيف بأكملها فيها.

لذلك ، يجب أن تكون جميع المعلومات المتعلقة بسيرة ذاتية VA ومقاطع الفيديو التي قاموا بإنشائها والمدونة التي كتبوها وصحيفة أهدافهم الشخصية موجودة في هذه الورقة المكونة من صفحة واحدة.

الغرض من هذه الخطوة هو تحليل المهارات التنظيمية للوسطاء المساعدين واختبار مدى إتباعهم للتعليمات أثناء العمل عن بعد. أخيرًا ، تعد هذه الممارسة أيضًا طريقة رائعة للشركات للاحتفاظ بمستودع لجميع المرشحين من أجل عملية توظيف أفضل وأكثر كفاءة.

مقابلة

تأتي الآن مرحلة المقابلة في عملية التوظيف ، حيث تحصل على تفاعل وجهاً لوجه مع المساعدين الافتراضيين بتنسيق يعتمد على الفيديو.

نظرًا لأن تفاعلاتك مع المساعدين المساعدين ، بمجرد انضمامهم ، ستكون عبر الإنترنت تمامًا بسبب الطبيعة البعيدة للترتيب ، اغتنم فرصة مقابلة الفيديو هذه كوسيلة لتقييم ما إذا كان الترتيب سينجح ومدى قابليته للتطبيق بالنسبة للمرشح .

دردشة الفيديو على الإنترنت رمز مكافحة ناقلات التوضيح التصميم الجرافيكي

في حين أن كل صاحب عمل لديه طريقته الفريدة في إجراء مقابلات العمل ولديه عمومًا مجموعة أسئلة خاصة به جاهزة ، يجب أن يكون التكتيك الأساسي خلال هذه المقابلات هو جعل المحادثة قدر الإمكان حول المحتوى الذي قاموا بمراجعته في الخطوة الثانية.

لذلك ، فإن توضيح الشكوك حول المحتوى الذي تم إرساله ، وطرح الأسئلة المتعلقة بعمليات شركتك ، وإزالة كل شكوك العمل عن بُعد ستكون موضوعات جيدة للمناقشة.

تعيين

أخيرًا ، استنادًا إلى المحتوى الذي أرسلته إلى المساعدين الافتراضيين في الخطوة الثانية ، حان الوقت الآن ليعودوا إليك بهذه التمارين البسيطة التي طُلب منهم إجراؤها.

يمكن أن يكون هذا أي شيء يتراوح من إنشاء مقاطع فيديو مدتها دقيقة واحدة إلى كتابة مدونات قصيرة تشرح كل ما يُطلب. هذه الخطوة هي الحاجز الأخير بينك وبين VAs وتعمل كتحليل لقدرتهم على تنفيذ التعليمات عبر سيناريو العمل عن بعد.

بمجرد اجتياز المساعدين الظاهريين لهذه الخطوة ، من الجيد توظيفهم وإحضارهم على متن الطائرة.

يرتكب الناس أخطاء أثناء توظيف مساعدين

بمرور الوقت ، بمجرد أن تبدأ الأعمال التجارية في النمو والبدء في الحصول على مساعدين افتراضيين متعددين للعمل معهم ، فإن القدرة على تفويض المهام الفردية ، التي يقودها دور معين ، أمر أساسي تمامًا لمنع أصحاب الأعمال من الانهيار.

ومع ذلك ، فإن الخطأ الأول الذي ترتكبه الشركات في مثل هذه الظروف هو أنها تحاول استئجار مساعد مساعد افتراضي ، بدلاً من العديد من المساعدين ، في محاولة لتوفير الوقت والجهد والتكاليف.

يجب أن يفهم أصحاب الأعمال أن توظيف خبير مساعد كبير ، والذي يعد بفعل كل شيء والتعامل مع جميع المهام ، لن يكون قرارًا تجاريًا مثمرًا.

إذا فكرت في الأمر ، فهل تشعر أن شخصًا واحدًا يقول إنه سيكون قادرًا على التعامل مع مهام متعددة مثل تحرير الفيديو وكتابة المدونات وإعداد المقترحات وإدارة اتصالات وسائل التواصل الاجتماعي سيكون قادرًا على القيام بذلك ويكون عاليًا منتجة كذلك في نفس الوقت؟

الجواب لا! وفقًا لـ Dennis Yu ، حتى أولئك الأشخاص الذين لديهم ما يقرب من 20 عامًا من الخبرة التسويقية لن يكونوا قادرين على فعل كل شيء معًا وأن يكونوا ذا قيمة في نفس الوقت.

لذلك ، يجب على الشركات توظيف مساعدين افتراضيين لدور واحد وجعلهم يفعلون شيئًا واحدًا فقط.

ابدأ اليوم

إذا كنت على الحياد أثناء محاولتك تحديد ما إذا كان عملك يحتاج بالفعل إلى مساعد افتراضي أم لا ، فقط اسأل نفسك الأسئلة التالية.

عندما يتعلق الأمر بعملك ، ما الذي تفعله بشكل متكرر كل يوم؟ ما الذي تفعله يوميًا ويستهلك الكثير من وقتك ، وهو شيء لا تريد فعله حقًا؟

يمكن أن يكون تنظيم اجتماعات أو إعداد تقارير أو إنشاء عروض تقديمية أو إجراء مكالمات باردة أو شيء مشابه. وإذا كنت صادقًا ، فستجد على الأرجح الإجابة التي تبحث عنها.

السبب الأول وراء قيام الشركات بتوظيف مساعدي المساعدة هو معالجة مهام محددة تحتاج إلى التعامل معها على أساس يومي. إذا لم يكن لديك مثل هذه المهام ، فسيكون توظيف مساعدي الوكلاء مجرد كابوس.

عندما تبحث عن توظيف عمال عن بعد ، فمن السهل أن تعتقد أنهم مجرد برامج تعمل في الخلفية. ومع ذلك ، من خلال وجود هدف واضح للتوظيف ، وفهم أهدافهم ، وتحديد مسار وظيفي لهم ، فإن كل من عملك ومساعدي المساعد سوف يزدهر حقًا.