Como encontrar e contratar um assistente virtual

Um assistente virtual, ou um VA, como o nome indica, é um assistente que auxilia e apoia seu negócio virtualmente. Isso não significa necessariamente que a pessoa é um robô. Significa apenas que ele está localizado em um local remoto e é competente o suficiente para ajudá-lo a cumprir suas tarefas.

Leitura recomendada : O que é um assistente virtual e o que faz um VA

A principal razão pela qual o conceito de assistente virtual ganhou popularidade nos últimos tempos é devido ao avanço da tecnologia. Devido à presença de uma força de trabalho dispersa e/ou outras circunstâncias imprevistas, as empresas estão agora em transição para funcionar remotamente.

Funcionários e executivos não precisam mais estar fisicamente presentes na mesma sala, ou mesmo no mesmo prédio para ser mais preciso. A internet desempenha o papel de um agente de ligação e permite que os VAs sejam conectados aos proprietários de empresas com a ajuda de softwares relacionados a negócios de última geração .

Então, como você, como empresário, encontra e contrata os melhores assistentes virtuais?

Por que escolher VAs em vez de freelancers

Primeiras coisas primeiro. Antes de decidir como contratar assistentes virtuais e de onde contratá-los, as empresas devem entender a sutil diferença entre um assistente virtual e um freelancer.

O maior fator de diferenciação entre VAs e freelancers é a lealdade . Quando se trata de freelancers, eles são leais a quem lhes paga seu salário. Portanto, pode haver circunstâncias em que um freelancer pode estar trabalhando para várias empresas de uma só vez.

Embora tal arranjo não seja necessariamente uma coisa ruim, ter um freelancer trabalhando para você, além de trabalhar para outra pessoa, pode levar a ineficiências e valor questionável.

Com assistentes virtuais, por outro lado, as coisas são diferentes. As empresas podem ter alguém trabalhando exclusivamente para elas em tempo integral e não ter uma situação em que o trabalho seja dividido. É semelhante a ter alguém em sua folha de pagamento, apenas neste caso que alguém não é um funcionário permanente.

Imagine que você é proprietário de uma empresa procurando alguém para ajudá-lo nas tarefas de gerenciamento da comunidade. Vamos supor que você foi em frente e contratou alguém de um site freelancer por um período de tempo limitado. Você vai em frente e integra a pessoa e a treina completamente.

Conceito isométrico de serviço de freelancers com lugar de texto. Modelo de página de destino.

Uma vez que o contrato termine, você teria que repassar toda a ladainha do zero - um fenômeno que não é apenas demorado, mas também um desperdício de recursos. É verdade que contratar freelancers pode ser a opção mais barata, mas a longo prazo definitivamente não vale o esforço.

Portanto, os donos de empresas, que desejam cuidar de suas operações principais, não devem ter novas pessoas entrando e saindo a cada duas ou três semanas. Em vez disso, eles devem contratar assistentes virtuais, que entendem o que sua empresa representa, quem são os clientes e estão nela a longo prazo.

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Tenha um motivo para contratar VAs

Escusado será dizer que, se as empresas estão à procura de contratar assistentes virtuais, provavelmente já têm uma razão sólida para fazê-lo.

Vamos enfrentá-lo, nenhum empresário contrataria um VA apenas para contratar alguém.

Além disso, no entanto, deve haver uma quantidade substancial de trabalho que precisa ser feito durante a contratação e, idealmente, a parte da contratação deve ser acompanhada por um processo robusto de integração.

O que isso significa é que as empresas devem sempre contratar assistentes virtuais por ter algo com o qual possam interagir, porque deve haver uma função clara para a qual uma pessoa está sendo contratada.

Assim como uma entrevista de contratação normal, é imperativo que as empresas testem o conjunto de habilidades de seus candidatos de VA, fazendo com que eles realizem uma tarefa antes de trazê-los a bordo.

Dependendo da função para a qual estão sendo contratados, os assistentes virtuais devem usar os ingredientes fornecidos e criar as coisas que você gostaria que eles fizessem. Isso pode ser qualquer coisa, desde fazer uma cópia derivada para um blog, produzir vídeos ou escrever uma postagem de mídia social.

As seis etapas da contratação de VAs

Embora não haja uma resposta certa ou errada quando se trata de definir o número de etapas que uma empresa deve seguir para contratar um assistente virtual, acreditamos que o processo ideal tem seis.

Crio

Assim como todas as outras contratações de emprego, o primeiro passo ao contratar VAs afirma que as empresas devem criar um anúncio de emprego relevante online. Uma simples pesquisa no Google fornecerá vários sites onde as empresas podem fazê-lo e obter acesso a candidatos qualificados.

Nesta fase do processo, você deve entrar com uma mentalidade para separar o grão do joio desde o início, porque depois de postar é possível que sua caixa de entrada seja inundada com e-mails.

Portanto, para obter um AV de qualidade a bordo, é importante que o anúncio de emprego comunique os fundamentos relacionados à tarefa, bem como as expectativas do trabalho, com antecedência e de maneira clara.

Uma estratégia interessante que o renomado especialista em marketing digital, Dennis Yu, implementa para eliminar os candidatos sérios dos pretendentes, é polvilhar em uma pequena tarefa como fazer com que os VAs respondam ao anúncio de emprego com uma ' palavra- chave ' específica na linha de assunto.

Se não o fizerem, serão eliminados do processo.

Essa abordagem é elementar quando se trata de classificar a enxurrada de respostas que você obteria, porque mostra quanta atenção aos detalhes um candidato dá. Você pode economizar tempo e excluir as respostas que não contêm a palavra-chave sem sequer abrir o e-mail.

Mandar

Depois de obter as respostas e selecionar os assistentes virtuais desejados, o próximo passo do processo é enviar aos candidatos algum conteúdo para estudar e fazer com que eles realizem exercícios simples com base nisso.

Isso permitirá que as empresas conheçam as habilidades que os VAs possuem em profundidade. Por exemplo, a equipe de Dennis Yu envia a seus candidatos a VA algum material do curso e, em seguida, pede que eles criem um vídeo de um minuto ou escrevam um pequeno blog sobre o que entenderam.

Essa prática os ajuda a entender quão bem os assistentes virtuais podem entender certos tópicos, quão rápido eles podem agir e, finalmente, quão confortáveis ​​​​eles estão com a comunicação remota.

Esta etapa é fundamental para todo o processo de contratação, pois ajuda os VAs a entender o conceito ou objetivo do seu negócio em um nível mais profundo, levando-os a serem mais produtivos.

Encher

A próxima etapa do processo envolve empresas fazendo com que os assistentes virtuais preencham uma folha detalhada de metas pessoais. O objetivo disso é que você obtenha insights acionáveis ​​sobre as características dos VAs, bem como verifique a compatibilidade entre eles e o seu negócio.

A última coisa que você quer é ter uma situação em que você tenha que deixar alguém ir depois de um curto período de tempo porque seus objetivos não se alinham com a cultura e os valores da sua empresa.

Fazer com que eles preencham uma folha de metas no início do processo de contratação ajudaria você a entender como sua empresa pode criar uma relação sinérgica com os assistentes virtuais e como você poderia ajudá-los a atingir suas metas quando estiverem totalmente prontos quadro.

Algumas vantagens de preencher uma folha de metas envolvem conhecer o nível de habilidade percebido e obter uma vantagem inicial na preparação de um plano de desenvolvimento de acordo com suas necessidades.

Um pager

Como próxima etapa do processo, as empresas devem fazer com que os assistentes virtuais criem uma folha de uma página que contenha todas as informações relacionadas a todo o processo de contratação.

Portanto, todas as informações relacionadas ao currículo do VA, os vídeos que eles fizeram, o blog que eles escreveram e sua folha de metas pessoais devem estar presentes nesta folha de uma página.

O objetivo desta etapa é analisar as habilidades organizacionais dos VAs e testar o quão bem eles seguem as instruções enquanto trabalham remotamente. Por fim, essa prática também é uma ótima maneira de as empresas manterem um repositório de todos os candidatos para um processo de contratação melhor e mais eficiente.

Entrevista

Agora vem a etapa de entrevista do processo de contratação, onde você tem uma interação cara a cara com os assistentes virtuais em formato baseado em vídeo.

Como suas interações com os VAs, quando estiverem a bordo, serão totalmente online devido à natureza remota do acordo, aproveite esta oportunidade de entrevista em vídeo como um meio de avaliar se o acordo funcionaria e quão viável seria para o candidato .

Design gráfico de ilustração vetorial de ícone on-line de bate-papo por vídeo

Embora cada empresário tenha sua própria maneira única de conduzir entrevistas de emprego e geralmente tenha seu próprio conjunto de perguntas pronto, uma tática-chave durante essas entrevistas deve ser conversar o máximo possível sobre o conteúdo que eles revisaram na etapa dois.

Portanto, esclarecer dúvidas sobre o conteúdo enviado, tirar dúvidas relacionadas às operações da sua empresa e tirar todas as dúvidas sobre o trabalho remoto seriam bons temas a serem discutidos.

Atribuir

Por fim, com base no conteúdo que você enviou aos assistentes virtuais na etapa dois, agora é hora de eles retornarem com aqueles exercícios simples que foram solicitados a realizar.

Isso pode ser qualquer coisa, desde criar vídeos de um minuto até escrever blogs curtos explicando o que quer que seja solicitado. Esta etapa é a barreira final entre você e os VAs e atua como uma análise de sua capacidade de executar as instruções em um cenário de trabalho remoto.

Depois que os assistentes virtuais passarem por essa etapa, você poderá contratá-los e trazê-los a bordo.

Erros que as pessoas cometem ao contratar VAs

Com o tempo, uma vez que as empresas começam a crescer e começam a ter vários assistentes virtuais para trabalhar para elas, poder delegar tarefas individuais, que são impulsionadas por uma função específica, é absolutamente fundamental para evitar que os proprietários de empresas se esgotem.

No entanto, o erro número um que as empresas cometem nessas circunstâncias é tentar contratar um super VA, em vez de vários VAs, em uma tentativa de economizar tempo, esforço e custos.

Os empresários devem entender que contratar um super VA, que promete fazer tudo e lidar com todas as tarefas, não seria uma decisão de negócios frutífera.

Se você pensar sobre isso, você sente que uma pessoa, que diz que seria capaz de lidar com várias tarefas como edição de vídeo, escrever blogs, preparar propostas e gerenciar comunicações de mídia social seria capaz de fazer isso e ser altamente produtivo ao mesmo tempo?

A resposta é não! De acordo com Dennis Yu, mesmo aquelas pessoas que têm quase 20 anos de experiência em marketing não serão capazes de fazer tudo juntas e ter valor ao mesmo tempo.

Portanto, as empresas devem contratar assistentes virtuais para uma função e fazer com que eles façam apenas uma coisa.

Comece hoje

Se você está em cima do muro enquanto tenta decidir se sua empresa realmente precisa de um assistente virtual ou não, faça as seguintes perguntas a si mesmo.

Quando se trata de seu negócio, o que você faz que é repetitivo todos os dias? O que você faz diariamente que consome muito do seu tempo e é algo que você realmente não quer fazer?

Pode ser organizar reuniões, fazer relatórios, criar apresentações, fazer ligações frias ou algo semelhante. E se você for honesto, provavelmente encontrará a resposta que procura.

A razão número um pela qual as empresas contratam VAs é lidar com tarefas específicas que precisam ser tratadas diariamente. Se você não tiver essas tarefas, contratar VAs será apenas um pesadelo.

Quando você procura contratar trabalhadores remotos, é fácil pensar que eles são apenas programas de software que funcionam em segundo plano. No entanto, tendo um propósito claro para a contratação, entendendo seus objetivos e traçando um plano de carreira para eles, sua empresa e os VAs realmente prosperarão.