Cómo encontrar y contratar un asistente virtual

Un asistente virtual, o VA, como su nombre lo indica, es un asistente que ayuda y respalda su negocio de manera virtual. Esto no significa necesariamente que la persona sea un robot. Simplemente significa que él / ella tiene su sede en una ubicación remota y es lo suficientemente competente como para ayudarlo a cumplir con sus tareas.

Lectura recomendada : ¿Qué es un asistente virtual y qué hace un VA?

La principal razón por la que el concepto de asistente virtual ha ganado popularidad en los últimos tiempos se debe al avance de la tecnología. Debido a la presencia de una fuerza laboral dispersa y/u otras circunstancias imprevistas, las empresas ahora están haciendo la transición para funcionar de forma remota.

Los empleados y ejecutivos ya no necesitan estar físicamente presentes en la misma habitación, o incluso en el mismo edificio para ser precisos. Internet desempeña el papel de un agente vinculante y permite que los VA se conecten con los propietarios de negocios con la ayuda de software relacionado con el negocio de última generación .

Entonces, ¿cómo hace usted, como propietario de un negocio, para encontrar y contratar a los mejores asistentes virtuales?

¿Por qué elegir VAs sobre autónomos?

Lo primero es lo primero. Antes de decidir cómo contratar asistentes virtuales y de dónde contratarlos, las empresas deben comprender la sutil diferencia entre un asistente virtual y un profesional independiente.

El mayor factor diferenciador entre los VA y los autónomos es la lealtad . Cuando se trata de autónomos, son leales a quien les paga su salario. Por lo tanto, podría haber circunstancias en las que un trabajador independiente podría estar trabajando para varias empresas a la vez.

Si bien tal arreglo no es necesariamente algo malo, tener un trabajador independiente trabajando para usted, además de trabajar para otra persona, podría generar ineficiencias y un valor cuestionable.

Con los asistentes virtuales, en cambio, las cosas son diferentes. Las empresas pueden tener a alguien trabajando exclusivamente para ellas a tiempo completo y no tener una situación en la que se divida el trabajo. Es similar a tener a alguien en su nómina, solo que en este caso esa persona no es un empleado permanente.

Imagina que eres el propietario de un negocio y buscas a alguien que te ayude con las tareas de gestión comunitaria. Supongamos que siguió adelante y contrató a alguien de un sitio web independiente por un período de tiempo limitado. Continúe e incorpore a la persona y la entrene por completo.

Concepto isométrico de servicio de autónomos con lugar de texto. Plantilla de página de destino.

Una vez que finalice el contrato, tendrá que repasar todo el galimatías desde cero, un fenómeno que no solo consume tiempo, sino que también es una pérdida de recursos. Es cierto que contratar freelancers puede ser la opción más barata, pero a la larga definitivamente no vale la pena el esfuerzo.

Por lo tanto, los dueños de negocios, que buscan manejar sus operaciones principales, no deberían tener nuevas personas entrando y saliendo cada dos o tres semanas. En su lugar, deberían contratar asistentes virtuales, que entiendan lo que representa su empresa, quiénes son los clientes y que estén en ella a largo plazo.

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Tener una razón para contratar VA

No hace falta decir que si las empresas buscan contratar asistentes virtuales, probablemente ya tengan una razón sólida para hacerlo.

Seamos realistas, ningún dueño de negocio contrataría a un VA solo por contratar a alguien.

Sin embargo, además de eso, debe haber una cantidad sustancial de trabajo que debe realizarse durante la contratación, e idealmente la parte de contratación debe ir acompañada de un sólido proceso de incorporación.

Lo que esto significa es que las empresas siempre deben contratar asistentes virtuales al tener algo con lo que puedan interactuar porque tiene que haber un rol claro para el que se contrata a una persona.

Al igual que una entrevista de contratación normal, es imperativo que las empresas prueben el conjunto de habilidades de sus candidatos de VA al hacer que realicen una tarea antes de contratarlos.

Dependiendo de la función para la que se los contrate, los asistentes virtuales deben usar los ingredientes que se les proporcionan y crear las cosas que usted desea que hagan. Esto podría ser cualquier cosa, desde hacer una copia derivada para un blog, producir videos o escribir una publicación en las redes sociales.

Las seis etapas de la contratación de VA

Si bien no hay una respuesta correcta o incorrecta cuando se trata de delinear la cantidad de pasos que debe seguir una empresa para contratar a un asistente virtual, creemos que el proceso óptimo tiene seis.

Crear

Al igual que todas las demás contrataciones de trabajo, el primer paso al contratar VA establece que las empresas deben crear una publicación de trabajo relevante en línea. Una simple búsqueda en Google le brindará numerosos sitios web donde las empresas pueden hacerlo y obtener acceso a candidatos calificados.

En esta etapa del proceso, debe comenzar con la mentalidad de separar el grano de la paja desde el principio, porque después de publicar es posible que su bandeja de entrada se inunde de correos.

Por lo tanto, para obtener un VA de calidad a bordo, es importante que la publicación del trabajo comunique los elementos esenciales relacionados con la tarea, así como las expectativas del trabajo, con anticipación y de manera clara.

Una estrategia interesante que el renombrado experto en marketing digital, Dennis Yu, implementa para eliminar a los candidatos serios de los pretendientes, es rociar en una pequeña tarea como hacer que los asistentes virtuales respondan a la publicación de trabajo con una " palabra clave " específica en la línea de asunto.

Si no lo hacen, quedan eliminados del proceso.

Tal enfoque es elemental cuando se trata de ordenar la ráfaga de respuestas que recibiría porque muestra cuánta atención a los detalles brinda un candidato. Puede ahorrar tiempo y eliminar las respuestas que no tienen la palabra clave sin siquiera abrir el correo electrónico.

Enviar

Una vez que obtenga las respuestas y haya preseleccionado a los asistentes virtuales deseados, el siguiente paso en el proceso es enviar a los candidatos algún contenido para estudiar y hacer que realicen ejercicios simples basados ​​en eso.

Al hacerlo, las empresas conocerán en profundidad las habilidades que poseen los VA. Por ejemplo, el equipo de Dennis Yu envía a sus candidatos de VA algún material del curso y luego les pide que creen un video de un minuto o escriban un pequeño blog sobre lo que entendieron.

Tal práctica les ayuda a comprender qué tan bien los asistentes virtuales pueden comprender ciertos temas, qué tan rápido pueden actuar y, por último, qué tan cómodos se sienten con la comunicación remota.

Este paso es fundamental para todo el proceso de contratación porque ayuda a los asistentes virtuales a comprender el concepto o el objetivo de su negocio en un nivel más profundo, lo que los lleva a ser más productivos.

Llenar

El siguiente paso en el proceso implica que las empresas hagan que los asistentes virtuales completen una hoja detallada de objetivos personales. El propósito de esto es que obtenga información procesable sobre las características de los VA, así como también verifique la compatibilidad entre ellos y su negocio.

Lo último que desea es tener una situación en la que deba despedir a alguien después de un corto período de tiempo porque sus objetivos no se alinearon con la cultura y los valores de su empresa.

Hacer que completen una hoja de objetivos al comienzo del proceso de contratación lo ayudaría a comprender cómo su empresa puede crear una relación sinérgica con los asistentes virtuales, y cómo podría ayudarlos a alcanzar sus objetivos una vez que estén completamente involucrados. junta.

Algunas de las ventajas de completar una hoja de objetivos implican conocer su nivel de habilidad percibido y comenzar a preparar un plan de desarrollo de acuerdo con sus necesidades.

Un localizador

Como siguiente paso en el proceso, las empresas deben hacer que los asistentes virtuales creen una hoja de una página que contenga toda la información relacionada con todo el proceso de contratación.

Por lo tanto, toda la información relacionada con el currículum de VA, los videos que hicieron, el blog que escribieron y su hoja de objetivos personales deben estar presentes en esta hoja de una página.

El propósito de este paso es analizar las habilidades organizativas de los VA y probar qué tan bien siguen las instrucciones mientras trabajan de forma remota. Por último, esta práctica también es una excelente manera para que las empresas mantengan un repositorio de todos los candidatos para un proceso de contratación mejor y más eficiente.

Entrevista

Ahora viene la etapa de la entrevista del proceso de contratación, donde puede tener una interacción cara a cara con los asistentes virtuales en un formato basado en video.

Como sus interacciones con los VA, una vez que estén a bordo, serían completamente en línea debido a la naturaleza remota del acuerdo, aproveche esta oportunidad de entrevista en video como un medio para evaluar si el acuerdo funcionaría y qué tan viable sería para el candidato. .

Video chat en línea icono ilustración vectorial diseño gráfico

Si bien cada dueño de negocio tiene su propia forma única de realizar entrevistas de trabajo y generalmente tiene su propio conjunto de preguntas listo, una táctica clave durante tales entrevistas debe ser hacer que la conversación sea lo más posible sobre el contenido que revisaron en el paso dos.

Por lo tanto, aclarar dudas sobre el contenido que se envió, hacer preguntas relacionadas con las operaciones de su empresa y despejar todas las dudas sobre el trabajo remoto serían buenos temas para discutir.

Asignar

Por último, en función del contenido que envió a los asistentes virtuales en el paso dos, ahora es el momento de que se comuniquen con usted con los ejercicios simples que se les pidió que realizaran.

Estos podrían ser cualquier cosa, desde crear videos de un minuto hasta escribir blogs cortos que expliquen lo que se preguntó. Este paso es la barrera final entre usted y los VA y actúa como un análisis de su capacidad para ejecutar las instrucciones en un escenario de trabajo remoto.

Una vez que los asistentes virtuales pasan este paso, es bueno contratarlos y traerlos a bordo.

Errores que cometen las personas al contratar VA

Con el tiempo, una vez que las empresas comienzan a crecer y comienzan a tener múltiples asistentes virtuales para trabajar para ellas, poder delegar tareas individuales, que están impulsadas por un rol en particular, es absolutamente clave para evitar que los propietarios de negocios se agoten.

Sin embargo, el error número uno que cometen las empresas en tales circunstancias es que intentan contratar un súper VA, en lugar de múltiples VA, en un intento por ahorrar tiempo, esfuerzo y costos.

Los dueños de negocios deben entender que contratar a un súper VA, que promete hacer todo y manejar todas las tareas, no resultará ser una decisión comercial fructífera.

Si lo piensa, ¿siente que una persona, que dice que podría manejar múltiples tareas, como editar videos, escribir blogs, preparar propuestas y administrar las comunicaciones de las redes sociales, podría hacerlo y sería altamente productivo al mismo tiempo?

¡La respuesta es no! Según Dennis Yu, incluso aquellas personas que tienen cerca de 20 años de experiencia en marketing no podrán hacer todo junto y ser valiosos al mismo tiempo.

Por lo tanto, las empresas deben contratar asistentes virtuales para una función y hacer que hagan una sola cosa.

Empiece hoy

Si está indeciso al intentar decidir si su negocio realmente necesita un asistente virtual o no, simplemente hágase las siguientes preguntas.

Cuando se trata de su negocio, ¿qué es lo que hace que es repetitivo todos los días? ¿Qué es lo que haces a diario que consume mucho de tu tiempo y es algo que realmente no quieres hacer?

Podría ser organizar reuniones, hacer informes, crear presentaciones, hacer llamadas en frío o algo similar. Y si eres honesto, probablemente encontrarás la respuesta que estás buscando.

La razón número uno por la que las empresas contratan asistentes virtuales es para abordar tareas específicas que deben manejarse a diario. Si no tiene tales tareas, contratar VA será una pesadilla.

Cuando busca contratar trabajadores remotos, es fácil pensar que son solo programas de software que funcionan en segundo plano. Sin embargo, al tener un propósito claro para la contratación, comprender sus objetivos y delinear una trayectoria profesional para ellos, tanto su negocio como los VA realmente prosperarán.