バーチャルアシスタントを見つけて雇う方法

仮想アシスタント、またはVAは、その名前が示すように、ビジネスを仮想的に支援およびサポートするアシスタントです。 これは必ずしもその人がロボットであることを意味するわけではありません。 それは、彼/彼女が遠隔地に拠点を置いており、あなたがあなたの仕事を遂行するのを助けるのに十分な能力があることを意味します。

推奨読書：仮想アシスタントとは何ですか？VAは何をしますか

バーチャルアシスタントの概念が最近人気を博している主な理由は、技術の進歩によるものです。 分散した労働力の存在、および/または他の予期しない状況のために、企業は現在、リモートで機能するように移行しています。

従業員と経営幹部は、正確には同じ部屋、または同じ建物に物理的に存在する必要がなくなりました。 インターネットは拘束力のあるエージェントの役割を果たし、最先端のビジネス関連ソフトウェアを使用してVAをビジネスオーナーに接続できるようにします。

では、ビジネスオーナーとして、最高のバーチャルアシスタントを見つけて採用するには、どうすればよいでしょうか。

フリーランサーよりもVAを選ぶ理由

まず最初に。 バーチャルアシスタントを雇う方法とどこから雇うかを決める前に、企業はバーチャルアシスタントとフリーランサーの微妙な違いを理解する必要があります。

VAとフリーランサーの最大の差別化要因は忠誠心です。 フリーランサーに関して言えば、彼らは彼らに給料を払う人に忠実です。 そのため、1人のフリーランサーが一度に複数の会社で働いている場合があります。

そのような取り決めは必ずしも悪いことではありませんが、他の誰かのために働くことに加えて、あなたのために働くフリーランサーを持つことは、非効率と疑わしい価値につながる可能性があります。

一方、バーチャルアシスタントでは、状況が異なります。 企業は、フルタイムで専ら誰かを働かせることができ、仕事が分割される状況はありません。 これは、誰かが給与に含まれているのと似ていますが、この場合、誰かが正社員ではありません。

あなたがコミュニティ管理タスクを手伝ってくれる人を探しているビジネスオーナーだと想像してみてください。 あなたが先に進んで、限られた期間、フリーランスのウェブサイトから誰かを雇ったと仮定しましょう。 あなたは先に進んでその人に乗り込み、彼らを完全に訓練します。

フリーランサーは、テキストの場所でアイソメトリックコンセプトを提供します。 ランディングページテンプレート。

その契約が終了すると、リグマロール全体を最初からやり直す必要があります。これは、時間がかかるだけでなく、リソースの浪費でもある現象です。 フリーランサーを雇うほうが安いかもしれないのは事実ですが、長期的には努力する価値はありません。

したがって、コアオペレーションの処理を検討しているビジネスオーナーは、 2〜3週間ごとに新しい人が出入りすることはありません。 代わりに、彼らは彼らの会社が何を表しているのか、クライアントが誰であるのかを理解し、長期にわたってそこにいるバーチャルアシスタントを雇うべきです。

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VAを雇う理由がある

言うまでもなく、企業が仮想アシスタントの採用に目を光らせているのであれば、おそらくすでにそうする確かな理由があります。

それに直面しましょう、誰かを雇うためだけにVAを雇うビジネスオーナーはいないでしょう。

ただし、それに加えて、採用時に行う必要のあるかなりの量の作業が必要であり、理想的には、採用部分には堅牢なオンボーディングプロセスが伴う必要があります。

これが意味することは、人が雇われている明確な役割がなければならないので、企業は常に彼らがインターフェースできる何かを持っていることによって仮想アシスタントを雇わなければならないということです。

通常の採用面接と同様に、企業はVA候補者を採用する前に、タスクの一部を実行してもらうことにより、VA候補者のスキルセットをテストすることが不可欠です。

採用されている役割に応じて、バーチャルアシスタントは、提供されている材料を使用して、実行してほしいものを作成する必要があります。 これは、ブログの派生コピーの作成、ビデオの制作、ソーシャルメディアへの投稿の作成など、さまざまなものが考えられます。

VA採用の6つの段階

バーチャルアシスタントを雇うために企業が取らなければならないステップの数を概説することに関しては、正しい答えも間違った答えもありませんが、最適なプロセスは6つあると私たちは信じています。

作成

他のすべての求人と同様に、VAを採用する際の最初のステップでは、企業は関連する求人情報をオンラインで作成する必要があると述べています。 簡単なグーグル検索はあなたに企業がそうすることができて資格のある候補者へのアクセスを得ることができる多くのウェブサイトをあなたに与えるでしょう。

プロセスのこの段階では、投稿後、受信トレイにメールが殺到する可能性があるため、早い段階で穀物をもみ殻から分離するという考え方を持って取り組む必要があります。

したがって、質の高いVAを採用するには、ジョブの投稿で、タスクに関連する重要事項と、ジョブの期待を事前に明確に伝えることが重要です。

有名なデジタルマーケティングの専門家であるデニス・ユーが、真面目な候補者を偽装者から排除するために実施する興味深い戦略は、VAに件名に特定の「キーワード」を付けて求人情報に応答させるなどの小さなタスクを振りかけることです。

そうしないと、プロセスから除外されます。

このようなアプローチは、候補者が細部にどれだけ注意を払っているのかを示すため、得られるであろう応答の急増を整理することになると基本的です。 メールを開かなくても、時間を節約し、キーワードが含まれていない回答を削除できます。

送信

回答を受け取り、目的の仮想アシスタントを候補リストに入れたら、プロセスの次のステップは、候補者に学習するコンテンツを送信し、それに基づいて簡単な演習を実行させることです。

そうすることで、VAが持つスキルについて企業に深く知らせることができます。 たとえば、Dennis Yuのチームは、VA候補者にコース資料を送信してから、1分間のビデオを作成するか、理解したことについて小さなブログを書くように依頼します。

このような練習は、仮想アシスタントが特定のトピックをどれだけうまく把握できるか、どれだけ速く行動できるか、そして最後にリモートコミュニケーションにどれだけ慣れているかを理解するのに役立ちます。

このステップは、VAがビジネスの概念または目標をより深いレベルで理解するのに役立ち、それによってVAの生産性が向上するため、採用プロセス全体にとって重要です。

塗りつぶし

プロセスの次のステップでは、仮想アシスタントに詳細な個人目標シートに記入させる企業が関与します。 これの目的は、VAの特性に関する実用的な洞察を取得し、VAとビジネスとの互換性を確認することです。

あなたが望む最後のことは、彼らの目標があなたの会社の文化や価値観と一致していなかったために、あなたが誰かを短期間で手放さなければならない状況を持つことです。

採用プロセスの開始時に目標シートに記入してもらうと、ビジネスが仮想アシスタントとの相乗的な関係を構築する方法と、完全に完了した後の目標の達成を支援する方法を理解するのに役立ちます。ボード。

目標シートに記入することのいくつかの利点には、彼らの認識されたスキルレベルを理解し、彼らのニーズに応じて開発計画を準備することから始めることが含まれます。

ポケットベル

プロセスの次のステップとして、企業は仮想アシスタントに、採用プロセス全体に関連するすべての情報を含む1ページのシートを作成させる必要があります。

したがって、退役軍人省の履歴書、彼らが作成したビデオ、彼らが書いたブログ、および彼らの個人的な目標シートに関連するすべての情報は、この1ページのシートに存在する必要があります。

このステップの目的は、VAの組織的なスキルを分析し、リモートで作業しているときにVAが指示にどの程度従うかをテストすることです。 最後に、このような慣行は、企業がより良い、より効率的な採用プロセスのためにすべての候補者のリポジトリを保持するための優れた方法でもあります。

インタビュー

次に、採用プロセスの面接段階があります。ここでは、ビデオベースの形式で仮想アシスタントと対面でやり取りすることができます。

アレンジメントの遠隔性により、VAとのやり取りは、オンボード後は完全にオンラインになるため、このビデオ面接の機会を利用して、アレンジメントが機能するかどうか、および候補者にとってどれほど実行可能かを評価してください。 。

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各事業主は、就職の面接を行う独自の方法を持っており、通常、独自の一連の質問を用意していますが、そのような面接中の重要な戦術は、ステップ2でレビューした内容について可能な限り会話をすることです。

したがって、送信されたコンテンツに関する疑問を明確にし、会社の業務に関連する質問をし、リモートワークの疑問をすべて解決することは、議論するのに適したトピックです。

割当

最後に、ステップ2で仮想アシスタントに送信したコンテンツに基づいて、実行を求められた簡単な演習で仮想アシスタントに返信するときが来ました。

これらは、1分間のビデオの作成から、質問されたことを説明する短いブログの作成まで、さまざまなものである可能性があります。 このステップは、ユーザーとVAの間の最後の障壁であり、リモート作業シナリオで命令を実行する能力の分析として機能します。

バーチャルアシスタントがこのステップを通過したら、彼らを雇って乗船させるのは良いことです。

VAを採用する際に人々が犯す間違い

時間が経つにつれて、ビジネスが成長し始め、複数の仮想アシスタントが彼らのために働くようになると、特定の役割によって推進される個々のタスクを委任できることが、ビジネスオーナーが燃え尽きるのを防ぐために絶対に重要です。

ただし、このような状況で企業が犯す最大の間違いは、時間、労力、およびコストを節約するために、複数のVAではなくスーパーVAを採用しようとすることです。

ビジネスオーナーは、すべてを実行し、すべてのタスクを処理することを約束するスーパーVAを採用することは、実りあるビジネス上の決定にはならないことを理解する必要があります。

考えてみれば、動画の編集、ブログの執筆、提案書の作成、ソーシャルメディアコミュニケーションの管理など、複数のタスクをこなせると言っている人なら、それができると思いますか。同時に生産的ですか？

答えはノーだ！ デニス・ユーによれば、20年近くのマーケティング経験を持つ人々でさえ、すべてを一緒に行うことはできず、同時に価値があるとは言えません。

したがって、企業は1つの役割に仮想アシスタントを雇い、1つのことだけを実行させる必要があります。

今日から始めましょう

あなたのビジネスが実際に仮想アシスタントを必要としているかどうかを判断しようとしているときにあなたがフェンスにいる場合は、次の質問を自問してください。

あなたのビジネスに関して言えば、あなたが毎日繰り返すことは何ですか？ 毎日何をしているので、多くの時間を費やしていて、本当にやりたくないことですか？

それは、会議の開催、レポートの作成、プレゼンテーションの作成、コールドコールの作成などです。 そして、あなたが正直であるならば、あなたはおそらくあなたが探している答えを見つけるでしょう。

企業がVAを採用する最大の理由は、日常的に処理する必要のある特定のタスクに取り組むためです。 そのようなタスクがない場合、VAの採用は悪夢になります。

リモートワーカーの採用を検討している場合、彼らはバックグラウンドで動作する単なるソフトウェアプログラムであると考えるのは簡単です。 ただし、採用の明確な目的を持ち、彼らの目標を理解し、彼らのキャリアパスを概説することにより、あなたのビジネスとVAの両方が本当に繁栄するでしょう。