Comment trouver et embaucher un assistant virtuel

Un assistant virtuel, ou VA, comme son nom l'indique, est un assistant qui aide et soutient virtuellement votre entreprise. Cela ne signifie pas nécessairement que la personne est un robot. Cela signifie simplement qu'il est basé dans un endroit éloigné et qu'il est suffisamment compétent pour vous aider à accomplir vos tâches.

Lecture recommandée : Qu'est-ce qu'un assistant virtuel et que fait un VA

La principale raison pour laquelle le concept d'assistant virtuel a gagné en popularité ces derniers temps est due à l'avancement de la technologie. En raison de la présence d'une main-d'œuvre dispersée et/ou d'autres circonstances imprévues, les entreprises sont désormais en train de passer au fonctionnement à distance.

Les employés et les cadres n'ont plus besoin d'être physiquement présents dans la même pièce, ou même le même bâtiment pour être précis. Internet joue le rôle d'un agent de liaison et permet aux AV d'être connectés aux propriétaires d'entreprise à l'aide de logiciels commerciaux de pointe .

Alors, en tant que propriétaire d'entreprise, comment procédez-vous pour trouver et embaucher les meilleurs assistants virtuels ?

Pourquoi choisir les VA plutôt que les freelances

Tout d'abord. Avant de décider comment embaucher des assistants virtuels et où les embaucher, les entreprises doivent comprendre la différence subtile entre un assistant virtuel et un pigiste.

Le plus grand facteur de différenciation entre les conseillers volontaires et les indépendants est la loyauté . En ce qui concerne les indépendants, ils sont fidèles à celui qui leur verse leur salaire. Par conséquent, il peut y avoir des circonstances dans lesquelles un pigiste peut travailler pour plusieurs entreprises en même temps.

Bien qu'un tel arrangement ne soit pas nécessairement une mauvaise chose, avoir un pigiste travaillant pour vous, en plus de travailler pour quelqu'un d'autre, pourrait entraîner des inefficacités et une valeur douteuse.

Avec les assistants virtuels, en revanche, les choses sont différentes. Les entreprises peuvent avoir quelqu'un qui travaille exclusivement pour elles à temps plein et ne pas avoir une situation où le travail est partagé. C'est comme avoir quelqu'un sur votre liste de paie, juste dans ce cas, cette personne n'est pas un employé permanent.

Imaginez que vous êtes un propriétaire d'entreprise à la recherche de quelqu'un pour vous aider dans les tâches de gestion de communauté. Supposons que vous alliez de l'avant et embauchiez quelqu'un sur un site Web indépendant pour une période de temps limitée. Vous allez de l'avant et embarquez la personne et vous la formez pleinement.

Concept isométrique de service indépendant avec place de texte. Modèle de page de destination.

Une fois ce contrat terminé, vous devrez alors recommencer tout le charivari à partir de zéro - un phénomène qui prend non seulement du temps, mais aussi un gaspillage de ressources. Il est vrai que l'embauche de pigistes pourrait être l'option la moins chère, mais à long terme, cela n'en vaut certainement pas la peine.

Par conséquent, les propriétaires d'entreprise, qui cherchent à gérer leurs activités principales, ne devraient pas faire entrer et sortir de nouvelles personnes toutes les deux à trois semaines. Au lieu de cela, ils devraient embaucher des assistants virtuels, qui comprennent ce que représente leur entreprise, qui sont les clients et qui sont là pour le long terme.

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Avoir une raison d'embaucher des conseillers volontaires

Il va sans dire que si les entreprises sont à la recherche d'assistants virtuels, elles ont probablement déjà une bonne raison de le faire.

Avouons-le, aucun propriétaire d'entreprise n'embaucherait un VA juste pour embaucher quelqu'un.

En plus de cela, cependant, il doit y avoir une quantité importante de travail à faire lors de l'embauche, et idéalement, la partie embauche devrait être accompagnée d'un processus d'intégration solide.

Cela signifie que les entreprises doivent toujours embaucher des assistants virtuels en ayant quelque chose avec lequel ils peuvent s'interfacer, car il doit y avoir un rôle clair pour lequel une personne est embauchée.

Tout comme pour un entretien d'embauche normal, il est impératif que les entreprises testent les compétences de leurs candidats VA en leur faisant accomplir une tâche avant de les intégrer.

Selon le rôle pour lequel ils sont embauchés, les assistants virtuels doivent utiliser les ingrédients qui leur sont fournis et créer les choses que vous voudriez qu'ils fassent. Cela peut aller de la création d'une copie dérivée pour un blog, à la production de vidéos ou à la rédaction d'un article sur les réseaux sociaux.

Les six étapes de l'embauche des conseillers volontaires

Bien qu'il n'y ait pas de bonne ou de mauvaise réponse lorsqu'il s'agit de décrire le nombre d'étapes qu'une entreprise doit suivre pour embaucher un assistant virtuel, nous pensons que le processus optimal en compte six.

Créer

Comme pour toutes les autres embauches, la première étape lors de l'embauche de VA stipule que les entreprises doivent créer une offre d'emploi pertinente en ligne. Une simple recherche sur Google vous donnera de nombreux sites Web où les entreprises peuvent le faire et avoir accès à des candidats qualifiés.

À ce stade du processus, vous devez vous diriger avec un état d'esprit pour séparer le grain de l'ivraie dès le début, car après la publication, il est possible que votre boîte de réception soit inondée de courriers.

Par conséquent, afin d'obtenir un VA de qualité à bord, il est important que l'offre d'emploi communique clairement à l'avance les éléments essentiels liés à la tâche, ainsi que les attentes du poste.

Une stratégie intéressante que l'expert renommé en marketing numérique, Dennis Yu, met en œuvre pour éliminer les candidats sérieux des prétendants, consiste à saupoudrer une petite tâche comme faire en sorte que les VA répondent à l'offre d'emploi avec un « mot- clé » spécifique dans la ligne d'objet.

S'ils ne le font pas, ils sont éliminés du processus.

Une telle approche est élémentaire lorsqu'il s'agit de trier la multitude de réponses que vous obtiendriez, car elle montre l'attention portée aux détails par un candidat. Vous pouvez gagner du temps et supprimer les réponses qui ne contiennent pas le mot-clé sans même ouvrir l'e-mail.

Envoyer

Une fois que vous avez obtenu les réponses et que vous avez présélectionné les assistants virtuels souhaités, la prochaine étape du processus consiste à envoyer aux candidats du contenu à étudier et à leur faire effectuer des exercices simples basés sur cela.

Cela permettra aux entreprises de connaître en profondeur les compétences que possèdent les conseillers volontaires. Par exemple, l'équipe de Dennis Yu envoie à ses candidats VA du matériel de cours et leur demande ensuite de créer une vidéo d'une minute ou d'écrire un petit blog sur ce qu'ils ont compris.

Une telle pratique les aide à comprendre à quel point les assistants virtuels peuvent saisir certains sujets, à quelle vitesse ils peuvent agir et enfin à quel point ils sont à l'aise avec la communication à distance.

Cette étape est essentielle à l'ensemble du processus d'embauche car elle aide les VA à comprendre le concept ou l'objectif de votre entreprise à un niveau plus profond, les amenant ainsi à être plus productifs.

Remplir

La prochaine étape du processus implique que les entreprises demandent aux assistants virtuels de remplir une feuille d'objectifs personnels détaillée. Le but est de vous permettre d'obtenir des informations exploitables sur les caractéristiques des AV, ainsi que de vérifier la compatibilité entre elles et votre entreprise.

La dernière chose que vous souhaitez est d'avoir une situation où vous devez laisser partir quelqu'un après une courte période parce que ses objectifs ne correspondent pas à la culture et aux valeurs de votre entreprise.

Les faire remplir une feuille d'objectifs au début du processus d'embauche vous aiderait à comprendre comment votre entreprise peut créer une relation synergique avec les assistants virtuels, et comment vous seriez en mesure de les aider au mieux à atteindre leurs objectifs une fois qu'ils sont pleinement engagés. planche.

Certains avantages de remplir une feuille d'objectifs impliquent que vous appreniez à connaître leur niveau de compétence perçu et que vous preniez une longueur d'avance sur la préparation d'un plan de développement en fonction de leurs besoins.

Un pager

Comme prochaine étape du processus, les entreprises doivent demander aux assistants virtuels de créer une feuille d'une page contenant toutes les informations relatives à l'ensemble du processus d'embauche.

Par conséquent, toutes les informations relatives au CV du VA, aux vidéos qu'il a réalisées, au blog qu'il a écrit et à sa feuille d'objectifs personnels doivent être présentes sur cette feuille d'une page.

Le but de cette étape est d'analyser les compétences organisationnelles des conseillers volontaires et de tester dans quelle mesure ils suivent les instructions tout en travaillant à distance. Enfin, une telle pratique est également un excellent moyen pour les entreprises de conserver un référentiel de tous les candidats pour un processus d'embauche meilleur et plus efficace.

Interview

Vient maintenant l'étape de l'entretien du processus d'embauche, où vous pouvez avoir une interaction en face à face avec les assistants virtuels dans un format vidéo.

Étant donné que vos interactions avec les VA, une fois qu'ils sont à bord, seraient entièrement en ligne en raison de la nature à distance de l'arrangement, profitez de cette opportunité d'entretien vidéo comme un moyen d'évaluer si l'arrangement fonctionnerait et dans quelle mesure il serait viable pour le candidat. .

Chat vidéo en ligne icône vector illustration graphisme

Bien que chaque propriétaire d'entreprise ait sa propre façon de mener des entretiens d'embauche et ait généralement sa propre série de questions prêtes, une tactique clé lors de ces entretiens devrait être de faire la conversation autant que possible sur le contenu qu'ils ont examiné à l'étape deux.

Par conséquent, clarifier les doutes sur le contenu qui a été envoyé, poser des questions liées aux opérations de votre entreprise et lever tous les doutes sur le travail à distance seraient de bons sujets à discuter.

Attribuer

Enfin, sur la base du contenu que vous avez envoyé aux assistants virtuels à la deuxième étape, il est maintenant temps pour eux de vous revenir avec ces exercices simples qu'ils ont été invités à effectuer.

Cela peut aller de la création de vidéos d'une minute à la rédaction de courts blogs expliquant tout ce qui a été demandé. Cette étape est la dernière barrière entre vous et les assistants virtuels et agit comme une analyse de leur capacité à exécuter les instructions dans un scénario de travail à distance.

Une fois que les assistants virtuels ont passé cette étape, vous êtes prêt à les embaucher et à les intégrer.

Erreurs que les gens commettent lors de l'embauche de conseillers volontaires

Au fil du temps, une fois que les entreprises commencent à se développer et à faire travailler plusieurs assistants virtuels, il est absolument essentiel de pouvoir déléguer des tâches individuelles, qui sont motivées par un rôle particulier, pour éviter que les propriétaires d'entreprise ne s'épuisent.

Cependant, l'erreur numéro un que les entreprises commettent dans de telles circonstances est qu'elles essaient d'embaucher un super VA, au lieu de plusieurs VA, dans le but d'économiser du temps, des efforts et des coûts.

Les propriétaires d'entreprise doivent comprendre que l'embauche d'un super VA, qui promet de tout faire et de gérer toutes les tâches, ne s'avérerait pas être une décision commerciale fructueuse.

Si vous y réfléchissez, pensez-vous qu'une personne, qui dit qu'elle serait capable de gérer plusieurs tâches comme le montage vidéo, la rédaction de blogs, la préparation de propositions et la gestion des communications sur les réseaux sociaux, serait capable de le faire et serait hautement productif en même temps?

La réponse est non! Selon Dennis Yu, même les personnes qui ont près de 20 ans d'expérience en marketing ne pourront pas tout faire ensemble et être utiles en même temps.

Par conséquent, les entreprises doivent embaucher des assistants virtuels pour un rôle et leur faire faire une seule chose.

Commencer aujourd'hui

Si vous êtes sur la clôture en essayant de décider si votre entreprise a réellement besoin d'un assistant virtuel ou non, posez-vous simplement les questions suivantes.

En ce qui concerne votre entreprise, qu'est-ce que vous faites de répétitif au quotidien ? Qu'est-ce que vous faites quotidiennement qui vous prend beaucoup de temps et que vous n'avez pas vraiment envie de faire ?

Il peut s'agir d'organiser des réunions, de rédiger des rapports, de créer des présentations, de faire des appels à froid ou quelque chose de similaire. Et si vous êtes honnête, vous trouverez probablement la réponse que vous cherchez.

La principale raison pour laquelle les entreprises embauchent des assistants virtuels est de s'attaquer à des tâches spécifiques qui doivent être exécutées au quotidien. Si vous n'avez pas de telles tâches, l'embauche de conseillers volontaires ne sera qu'un cauchemar.

Lorsque vous cherchez à embaucher des travailleurs à distance, il est facile de penser qu'il ne s'agit que de logiciels qui fonctionnent en arrière-plan. Cependant, en ayant un objectif clair pour l'embauche, en comprenant leurs objectifs et en leur décrivant un cheminement de carrière, votre entreprise et les conseillers volontaires prospéreraient vraiment.