Jak znaleźć i zatrudnić wirtualnego asystenta

Wirtualny asystent lub VA, jak sama nazwa wskazuje, to asystent, który wirtualnie pomaga i wspiera Twój biznes. Nie musi to koniecznie oznaczać, że dana osoba jest robotem. Oznacza to po prostu, że znajduje się w odległej lokalizacji i jest wystarczająco kompetentny, aby pomóc Ci w realizacji Twoich zadań.

Zalecana literatura : Co to jest wirtualny asystent i co robi VA?

Głównym powodem, dla którego koncepcja wirtualnego asystenta zyskała ostatnio na popularności, jest rozwój technologii. Ze względu na obecność rozproszonej siły roboczej i/lub inne nieprzewidziane okoliczności, firmy przechodzą obecnie na działanie zdalne.

Pracownicy i kadra kierownicza nie muszą już być fizycznie obecni w tym samym pomieszczeniu, a nawet w tym samym budynku, aby być precyzyjnym. Internet pełni rolę środka wiążącego i umożliwia połączenie VA z właścicielami firm za pomocą najnowocześniejszego oprogramowania związanego z biznesem .

Jak więc, jako właściciel firmy, chcesz znaleźć i zatrudnić najlepszych wirtualnych asystentów?

Dlaczego warto wybrać VA zamiast freelancerów

Najpierw najważniejsze. Przed podjęciem decyzji o tym, jak zatrudnić wirtualnych asystentów i skąd ich zatrudnić, firmy muszą zrozumieć subtelną różnicę między wirtualnym asystentem a freelancerem.

Największą różnicą między VA a freelancerami jest lojalność . Jeśli chodzi o freelancerów, są lojalni wobec tego, kto płaci im pensję. Dlatego mogą zaistnieć okoliczności, w których jeden freelancer może pracować jednocześnie dla wielu firm.

Chociaż taka umowa niekoniecznie jest zła, posiadanie freelancera, który pracuje dla ciebie, oprócz pracy dla kogoś innego, może prowadzić do nieefektywności i wątpliwej wartości.

Z drugiej strony w przypadku wirtualnych asystentów sytuacja wygląda inaczej. Firmy mogą mieć kogoś, kto pracuje wyłącznie dla nich w pełnym wymiarze godzin i nie mieć sytuacji, w której praca jest podzielona. To jest podobne do posiadania kogoś na liście płac, tylko w tym przypadku, że ktoś nie jest pracownikiem stałym.

Wyobraź sobie, że jesteś właścicielem firmy i szukasz kogoś, kto pomoże Ci w zadaniach związanych z zarządzaniem społecznością. Załóżmy, że udało Ci się wynająć kogoś z witryny freelancera na określony czas. Idziesz do przodu i wprowadzasz osobę na pokład i w pełni ją szkolisz.

Koncepcja izometryczna usługi freelancerów z miejscem na tekst. Szablon strony docelowej.

Gdy kontrakt się skończy, będziesz musiał przejść od zera całą gadkę - zjawisko, które jest nie tylko czasochłonne, ale także marnotrawstwo zasobów. To prawda, że ​​zatrudnianie freelancerów może być tańszą opcją, ale na dłuższą metę zdecydowanie nie jest to warte wysiłku.

Dlatego właściciele firm, którzy chcą zająć się swoją podstawową działalnością, nie powinni mieć nowych osób przyjeżdżających i wyjeżdżających co dwa do trzech tygodni. Zamiast tego powinni zatrudnić wirtualnych asystentów, którzy rozumieją, co reprezentuje ich firma, kim są klienci i są w niej na dłuższą metę.

Rozwijaj swoją firmę, zlecając dźwiganie ciężarów usługom marketingowym Vendasta!

Masz powód, aby zatrudnić VA

Nie trzeba dodawać, że jeśli firmy szukają wirtualnych asystentów, prawdopodobnie mają już solidny powód, aby to zrobić.

Spójrzmy prawdzie w oczy, żaden właściciel firmy nie zatrudniłby VA tylko po to, by kogoś zatrudnić.

Oprócz tego jednak podczas zatrudniania należy wykonać znaczną ilość pracy, a najlepiej, aby części związanej z zatrudnieniem towarzyszył solidny proces onboardingu.

Oznacza to, że firmy muszą zawsze zatrudniać wirtualnych asystentów, mając coś, z czym mogą się kontaktować, ponieważ musi istnieć jasna rola, do której dana osoba jest zatrudniana.

Podobnie jak w przypadku normalnej rozmowy kwalifikacyjnej, konieczne jest, aby firmy przetestowały zestaw umiejętności swoich kandydatów do pracy w VA, wykonując zadanie przed wprowadzeniem ich na rynek.

W zależności od roli, do której są zatrudniani, wirtualni asystenci muszą używać dostarczonych im składników i tworzyć rzeczy, które chcesz, aby zrobili. Może to być wszystko, od tworzenia kopii pochodnych na bloga, produkcji filmów lub pisania postów w mediach społecznościowych.

Sześć etapów zatrudniania VA

Chociaż nie ma dobrej lub złej odpowiedzi, jeśli chodzi o określenie liczby kroków, które firma musi podjąć, aby zatrudnić wirtualnego asystenta, uważamy, że optymalny proces obejmuje sześć.

Tworzyć

Podobnie jak w przypadku wszystkich innych ofert pracy, pierwszym krokiem podczas zatrudniania VA jest to, że firmy muszą stworzyć odpowiednią ofertę pracy online. Proste wyszukiwanie w Google zapewni Ci wiele witryn, na których firmy mogą to zrobić, i uzyskają dostęp do wykwalifikowanych kandydatów.

Na tym etapie procesu musisz nastawić się na oddzielenie ziarna od plew na wczesnym etapie, ponieważ po opublikowaniu możliwe jest, że Twoja skrzynka odbiorcza zostanie zalana mailami.

W związku z tym, aby uzyskać wysokiej jakości VA na pokładzie, ważne jest, aby w ogłoszeniu o pracę w jasny sposób komunikowano podstawowe informacje dotyczące zadania, a także oczekiwania związane z pracą.

Ciekawą strategią, którą wdraża znany ekspert ds. marketingu cyfrowego, Dennis Yu, aby oddzielić poważnych kandydatów od pretendentów, jest posypanie małym zadaniem, takim jak proszenie VA na ogłoszenie o pracę z konkretnym „ słowem kluczowym ” w temacie.

Jeśli tego nie zrobią, zostaną wyeliminowani z procesu.

Takie podejście jest fundamentalne, jeśli chodzi o uporządkowanie natłoku odpowiedzi, które można by otrzymać, ponieważ pokazuje, jak dużą wagę przykłada do szczegółów kandydat. Możesz zaoszczędzić czas i usunąć odpowiedzi, które nie zawierają słowa kluczowego, nawet bez otwierania wiadomości e-mail.

Wysłać

Po otrzymaniu odpowiedzi i zakwalifikowaniu wybranych wirtualnych asystentów następnym krokiem w procesie jest przesłanie kandydatom treści do przestudiowania i poproszenie ich o wykonanie prostych ćwiczeń na tej podstawie.

Dzięki temu firmy dogłębnie dowiedzą się o umiejętnościach, jakie posiadają VA. Na przykład zespół Dennisa Yu wysyła swoim kandydatom do VA materiały szkoleniowe, a następnie prosi ich o nagranie jednominutowego filmu lub napisanie małego bloga o tym, co rozumieli.

Taka praktyka pomaga im zrozumieć, jak dobrze wirtualni asystenci potrafią uchwycić określone tematy, jak szybko mogą podjąć działania i wreszcie, jak dobrze czują się z komunikacją zdalną.

Ten krok ma kluczowe znaczenie dla całego procesu zatrudniania, ponieważ pomaga wirtualnym asystentom zrozumieć koncepcję lub cel Twojej firmy na głębszym poziomie, prowadząc w ten sposób do większej produktywności.

Wypełnić

Kolejny krok w tym procesie polega na tym, że wirtualni asystenci wypełniają szczegółowy arkusz celów osobistych. Celem tego jest uzyskanie praktycznych informacji na temat cech wirtualnych urządzeń wirtualnych, a także sprawdzenie zgodności między nimi a Twoją firmą.

Ostatnią rzeczą, jakiej pragniesz, jest sytuacja, w której musisz pozwolić komuś odejść po krótkim czasie, ponieważ jego cele nie były zgodne z kulturą i wartościami Twojej firmy.

Wypełnienie przez nich arkusza celów na początku procesu rekrutacji pomoże ci zrozumieć, w jaki sposób Twoja firma może stworzyć synergiczną relację z wirtualnymi asystentami i jak najlepiej możesz pomóc im osiągnąć ich cele, gdy będą w pełni zaangażowani tablica.

Niektóre zalety wypełniania arkusza celów obejmują poznanie ich postrzeganego poziomu umiejętności i rozpoczęcie przygotowania planu rozwoju zgodnego z ich potrzebami.

Jednostronicowy

Jako kolejny krok w procesie, firmy muszą zlecić wirtualnym asystentom utworzenie jednostronicowego arkusza, który zawiera wszystkie informacje związane z całym procesem rekrutacji.

Dlatego wszystkie informacje związane z życiorysem VA, filmami, które nakręcili, blogiem, który pisali, i arkuszem celów osobistych muszą znajdować się na tym jednostronicowym arkuszu.

Celem tego kroku jest analiza umiejętności organizacyjnych VA i sprawdzenie, jak dobrze wykonują instrukcje podczas pracy zdalnej. Wreszcie, taka praktyka jest również świetnym sposobem dla firm na prowadzenie repozytorium wszystkich kandydatów w celu lepszego i wydajniejszego procesu rekrutacji.

Wywiad

Teraz nadchodzi etap rozmowy kwalifikacyjnej w procesie rekrutacji, podczas którego masz możliwość bezpośredniej interakcji z wirtualnymi asystentami w formacie wideo.

Ponieważ Twoje interakcje z asystentami wirtualnymi po wejściu na pokład będą całkowicie online ze względu na odległy charakter ustaleń, skorzystaj z tej możliwości rozmowy wideo jako środka do oceny, czy układ zadziała i jak będzie opłacalny dla kandydata .

Czat wideo online ikona wektor ilustracja projekt graficzny

Chociaż każdy właściciel firmy ma swój własny, unikalny sposób prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych i zazwyczaj ma gotowy własny zestaw pytań, kluczową taktyką podczas takich rozmów powinno być, aby rozmowa dotyczyła jak najwięcej treści, które przejrzeli w kroku drugim.

Dlatego wyjaśnienie wątpliwości dotyczących przesyłanych treści, zadawanie pytań związanych z działalnością Twojej firmy oraz rozwianie wszelkich wątpliwości dotyczących pracy zdalnej byłoby dobrym tematem do omówienia.

Przydzielać

Wreszcie, w oparciu o treści, które wysłałeś wirtualnym asystentom w kroku drugim, nadszedł czas, aby wróciły do ​​Ciebie z tymi prostymi ćwiczeniami, o które zostali poproszeni.

Może to być wszystko, od tworzenia jednominutowych filmów po pisanie krótkich blogów wyjaśniających, o co się pytano. Ten krok stanowi ostateczną barierę między Tobą a wirtualnymi urządzeniami wirtualnymi i działa jako analiza ich zdolności do wykonywania instrukcji w scenariuszu pracy zdalnej.

Gdy wirtualni asystenci przejdą ten krok, możesz ich zatrudnić i wprowadzić na pokład.

Błędy popełniane przez ludzi podczas zatrudniania VA

Z biegiem czasu, gdy firmy zaczną się rozwijać i zaczną dla nich pracować wielu wirtualnych asystentów, możliwość delegowania poszczególnych zadań, które są napędzane przez konkretną rolę, jest absolutnie kluczowa, aby powstrzymać właścicieli firm przed wypaleniem.

Jednak największym błędem popełnianym przez firmy w takich okolicznościach jest to, że próbują zatrudnić super wirtualnego pracownika zamiast wielu wirtualnych asystentów, aby zaoszczędzić czas, wysiłek i koszty.

Właściciele firm muszą zrozumieć, że zatrudnienie super VA, która obiecuje zrobić wszystko i obsłużyć wszystkie zadania, nie okaże się owocną decyzją biznesową.

Jeśli się nad tym zastanowisz, czy czujesz, że jedna osoba, która twierdzi, że byłaby w stanie poradzić sobie z wieloma zadaniami, takimi jak edycja wideo, pisanie blogów, przygotowywanie propozycji i zarządzanie komunikacją w mediach społecznościowych, byłaby w stanie to zrobić i byłaby wysoko jednocześnie produktywny?

Odpowiedź brzmi nie! Według Dennisa Yu nawet osoby, które mają blisko 20-letnie doświadczenie w marketingu, nie będą w stanie zrobić wszystkiego razem i jednocześnie być wartościowymi.

Dlatego firmy muszą zatrudniać wirtualnych asystentów do jednej roli i kazać im robić tylko jedną rzecz.

Zacznij dziś

Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja firma rzeczywiście potrzebuje wirtualnego asystenta, czy nie, zadaj sobie następujące pytania.

Jeśli chodzi o Twój biznes, to co robisz, co jest powtarzalne każdego dnia? Czym jest to, co robisz codziennie, co pochłania dużo czasu i jest czymś, czego tak naprawdę nie chcesz robić?

Może to być organizowanie spotkań, sporządzanie raportów, tworzenie prezentacji, wykonywanie zimnych połączeń lub coś podobnego. A jeśli jesteś szczery, prawdopodobnie znajdziesz odpowiedź, której szukasz.

Najważniejszym powodem, dla którego firmy zatrudniają VA, jest rozwiązywanie konkretnych zadań, które muszą być wykonywane na co dzień. Jeśli nie masz takich zadań, zatrudnianie VA będzie po prostu koszmarem.

Gdy chcesz zatrudnić pracowników zdalnych, łatwo jest pomyśleć, że są to tylko programy działające w tle. Jednak dzięki jasnemu celowi zatrudniania, zrozumieniu ich celów i nakreśleniu dla nich ścieżki kariery, zarówno Twoja firma, jak i VA będą naprawdę prosperować.